Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio

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1 Release 5.20 Manuale Operativo CONTABILITA' Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Nel presente manuale, andremo a descrivere le funzionalità che l utente deve eseguire per effettuare le chiusure e aperture di esercizio, con una spiegazione passo per passo delle operazioni da compiere e dei significati delle apposite funzioni.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 OPERAZIONI CONTABILI ANNUALI Aperture e Chiusure d esercizio Impostazione dei Conti e delle Causali Apertura Nuovo Esercizio Apertura Iva Annuale (funzione singola) Bilancio di Apertura Provvisorio Dati Dichiarazione Iva Bilancio di Apertura Definitivo Bilancio di Chiusura Bilancio di Chiusura Anticipato Modulo Magazzino GESTIONE RATEI E RISCONTI Generazione e Ripresa dei Ratei e Risconti Gestione dei RISCONTI (esempio) Gestione dei RATEI (esempio) Riferimenti nei movimenti Ratei/Risconti Manutenzione Ratei e Risconti Eliminazione ratei e risconti Stampa Bilancio Simulato... 29

3 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Operazioni contabili annuali Secondo le norme civilistiche, l andamento di ogni azienda (inteso come capacità di produrre utili o perdite) viene misurato in un arco temporale di un anno (12 mesi), definito esercizio. Nella maggioranza dei casi, le date di inizio e di fine esercizio corrispondono all anno solare, quindi dall al (esercizio solare), mentre in altri casi le date di inizio e fine esercizio sono a cavallo dell anno (comunque di 12 mesi, per esempio dall 1.7 al esercizio a cavallo). Le Norme civilistiche prevedono che ad ogni fine esercizio venga effettuata una chiusura dei conti economici e venga determinato il risultato: per l esercizio considerato deve essere definito se l azienda ha prodotto un utile o ha subito una perdita. Prima di definire ciò, sarà necessario analizzare i costi e i ricavi secondo il criterio della competenza, al fine di verificare che tutti i costi e ricavi, già registrati e non, siano effettivamente di competenza dell esercizio considerato, o debbano essere considerati di competenza (in parte o completamente) dell esercizio successivo. Al fine di gestire in modo idoneo questo particolare momento, sono state sviluppate una serie di procedure per gestire: L APERTURA DELL IVA: la cui gestione è sempre legata all anno solare (inizia l e finisce al 31.12), indipendentemente dall esercizio (solare o a cavallo). La numerazione dei documenti deve essere progressiva da inizio anno solare sino a fine anno solare: a tal fine, la procedura consente all utente di utilizzare una funzione (chiamata Aperture IVA annuale) che azzera e inizializza i contatori dei documenti, e che dovrà essere eseguita al di ogni anno (ovvero subito dopo aver eseguito l apertura dell esercizio se l azienda usa l esercizio solare, oppure dall senza avere aperto alcun nuovo esercizio se l azienda usa l esercizio a cavallo). L APERTURA DEI CONTI: le aperture e chiusure di esercizio devono essere eseguite in tempi diversi, a seconda del tipo di esercizio applicato dall azienda ( solare o a cavallo ). Prima di procedere con la chiusura dei conti, per poter definire il risultato d esercizio si dovrà aspettare un certo tempo (mediamente 4 mesi), durante il quale si determinerà la competenza di costi e ricavi, si procederà con la valorizzazione delle rimanenze finali (che diventeranno, di conseguenza, rimanenze iniziali per il nuovo esercizio), con il calcolo delle quote di ammortamento da imputare all esercizio in fase di chiusura, e via dicendo. Per risolvere queste problematiche, sono state create una serie di funzionalità che consentono all azienda di creare il nuovo esercizio ed effettuare immediatamente un riporto dei saldi provvisorio (grazie alla funzione Bilancio di Apertura Provvisorio), aggiornando così i saldi iniziali dei conti patrimoniali e dei clienti e fornitori. Nello stesso tempo, sarà possibile lavorare nell esercizio precedente, così che l utente, da questo momento in poi, può registrare i movimenti sia nell esercizio vecchio che nell esercizio nuovo. Rieseguendo la funzione di Apertura Provvisoria (anche più volte) tutto ciò che è variato nell esercizio precedente a livello patrimoniale viene trasferito nel nuovo, aggiornando automaticamente i saldi iniziali del nuovo anno. In questo modo, è possibile ottenere un Bilancio di Verifica sempre allineato sia nel vecchio sia nel nuovo esercizio. L azienda può quindi tenere aperti due anni per un certo numero di mesi (in base a quanto previsto dallo Statuto della società): al termine di questo periodo, si procederà all apertura definitiva dei conti (Bilancio di Apertura Definitivo) riportando i saldi dei conti patrimoniali definitivi (così come saranno riportati nei bilanci da consegnare e/o da allegare alle dichiarazioni dei redditi) nel bilancio d apertura del nuovo esercizio. Infine, per determinare l utile/perdita d esercizio precedente, effettuerà la chiusura definitiva dei conti patrimoniali (Bilancio di Chiusura); da questo momento non potrà più caricare altri movimenti contabili nel vecchio esercizio.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Aperture e Chiusure d esercizio La procedura opera concettualmente associando un unico codice società per tutti gli esercizi che si gestiranno: il programma si preoccuperà di riconoscere su quale anno si sta lavorando basandosi sulla data di elaborazione. Le funzionalità sono descritte nello stesso ordine con il quale dovrebbero essere eseguite: per semplicità, forniamo uno schema esemplificativo dei passaggi da effettuare in sequenza: 1. Controlli preventivi Dal Menù Contabilità Annuali Struttura Contabilità Verificare che la struttura di contabilità sia corretta, in particolare il contenuto delle cartelle Bilancio di Apertura e Bilancio di Chiusura. 2. Apertura nuovo esercizio Dal Menù Utilità Apertura nuovo esercizio Per aprire il nuovo esercizio. 3. Apertura Iva Annuale Per inizializzare i protocolli annuali Iva nel nuovo esercizio. (l apertura annuale viene effettuata, tramite una richiesta di conferma, in fase di apertura di un nuovo esercizio, ma è comunque possibile, per particolari esigenze quali la presenza di un esercizio contabile a cavallo di anno, effettuarla manualmente dalla funzione Apertura Iva Annuale presente nel Menù Contabilità Annuali) 4. Apertura dei conti Provvisoria Dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Apertura Provvisoria Per riportare i saldi iniziali dei conti patrimoniali nel nuovo esercizio. Può essere effettuata più volte 5. Dati Dichiarazione Iva Dal Menù Contabilità Elaborazioni Iva Dati Dichiarazione Iva Per gestire il credito Iva nel nuovo esercizio 6. Apertura dei conti Definitiva Dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Apertura Definitiva Per riportare i saldi definitivi dei conti patrimoniali nel nuovo esercizio 7. Chiusura dei conti Dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Chiusura Per chiudere i conti dell esercizio precedente (definitivo)

5 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Impostazione dei Conti e delle Causali Occorre innanzitutto impostare correttamente la Struttura Contabile. Infatti, le funzionalità di apertura e chiusura dei conti generano dei movimenti contabili automatici che utilizzano le causali e i conti pre- impostati dall utente. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Struttura Contabilità Cartella Bilancio di Apertura Cartella Bilancio di Chiusura Le cartelle Bilancio Apertura e Bilancio Chiusura contengono le causali ed il conto di riferimento che vengono utilizzati per la registrazione automatica di apertura e di chiusura dei conti dello Stato Patrimoniale del Bilancio tra un esercizio e l altro. Per quanto concerne le causali inserite, è importante che le stesse siano state precedentemente create nella Tabelle Causali Contabili, e che abbiano associato come Tipo Causale: - BA per le causali associate al Bilancio di Apertura - BC per la causale associata al Bilancio di Chiusura E importante che i conti e le causali qui indicati siano corretti e specifici: i codici indicati in queste cartelle devono infatti essere utilizzate esclusivamente per la generazione di queste scritture, e non devono essere utilizzate per la registrazione manuale di nessun movimento di altro tipo. La funzione di Bilancio di Apertura Definitiva va a sovrascrivere i movimenti precedentemente generati con il Bilancio di Apertura Provvisoria, sostituendo quelli già presenti con la stessa causale: è fondamentale, quindi, non cambiare le causali indicate in Struttura Contabile per essere utilizzate per il Bilancio di Apertura Provvisorio e Definitivo quando si devono effettuare queste operazioni.

6 6 Manuale Operativo Apertura Nuovo Esercizio Questa funzione consente l apertura del nuovo esercizio. Si accede alla funzione dal Menù Utilità Apertura nuovo esercizio: Viene visualizzata una maschera con evidenziato: Numero Esercizio (calcolato in automatico dal programma) Data Inizio Esercizio (calcolata in automatico dal programma). Data Fine Esercizio (proposta in automatico dal programma con la possibilità di variarla). Una volta controllate le date di inizio e fine esercizio premere il pulsante Conferma. Alla conferma, viene visualizzato il seguente messaggio con il quale l utente può confermare o meno l operazione simultanea di Apertura Iva Annuale. Il messaggio viene segnalato solo se sono state effettuate correttamente le aperture iva annuali per gli anni degli esercizi precedenti in modo tale di non creare disallineamenti negli archivi; infatti se l utente ad esempio crea l esercizio per il 2006 senza effettuare l apertura iva e poi crea l esercizio 2007 richiedendo di creare l apertura iva non sarebbe possibile creare la struttura iva corretta in quanto la funzione di apertura iva annuale recupera le impostazioni dell anno precedente. Nota sulle Funzioni multisocietarie: nelle funzioni societarie sono disponibili sia la voce Apertura Nuovo Esercizio sia Apertura Iva Annuale, queste operazioni devono essere eseguite separatamente.

7 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Apertura Iva Annuale (funzione singola) Effettuando l apertura del nuovo esercizio, viene automaticamente effettuata anche l apertura IVA annuale. Nel caso, però, di esercizio a cavallo, è necessario effettuare l apertura IVA manualmente per la seconda parte dell esercizio. Esempio: se l esercizio va dal 01/07/2004 al 30/06/2005, effettuando l apertura del nuovo esercizio (01/07/ /06/2006), si dovrà procedere con l apertura iva annuale del 2006 (quella del 2005 era già presente) prima di iniziare ad emettere documenti nel nuovo anno solare. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Apertura Iva Annuale Se l utente vuole accertarsi dell effettivo azzeramento dei protocolli, può interrogare la Struttura Iva (dal Menù Contabilità Servizi): dalla cartella Giornali Iva indicato l Anno di Riferimento appena creato, richiamare i protocolli gestiti nel campo Protocollo (nei casi più frequenti A = Acquisti, V = Vendite ecc ): La funzione riporta gli stessi protocolli IVA dell esercizio precedente nel nuovo esercizio: in questo modo si può verificare che come Ultimo Numero ci sarà uno zero.

8 8 Manuale Operativo Bilancio di Apertura Provvisorio Una volta creato il nuovo esercizio, le anagrafiche (clienti fornitori articoli tabelle piano conti) rimangono invariate, mentre contabilmente tutti i saldi sono a zero. Poiché i saldi effettivi si avranno solo dopo aver effettuato tutte le scritture di rettifica e assestamento di bilancio nell esercizio precedente (lavoro che normalmente richiede mesi di attesa) e dovendo comunque procedere con l inserimento di Prima Nota nel nuovo esercizio, si ritiene opportuno poter lavorare sul nuovo esercizio con dei saldi provvisori, comunque molto attendibili. A tal fine è possibile eseguire questa funzione, che consente l'apertura del nuovo esercizio eseguendo l apertura dei conti patrimoniali e riportando i saldi dei mastrini dell esercizio precedente, anche se questo non è ancora stato definito. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Apertura Provvisorio: Vengono visualizzate le date dei due esercizi, quello attuale ed il precedente, e viene proposta la data di registrazione, ovviamente con possibilità di variazione. Dopo aver verificato che le date corrispondano esattamente a quelle di inizio e fine del vecchio e del nuovo esercizio, con Conferma il programma legge i saldi sull esercizio precedente (nell esempio il 2002) e li riporta sul nuovo esercizio (scadenziario e partitario compresi) generando le opportune scritture contabili e utilizzando le causali ed i conti memorizzati in Struttura Contabile. Verranno ricercate ed eliminate le precedenti scritture contabili di apertura se la funzione era stata già effettuata precedentemente. Il Bilancio di Apertura Provvisorio non verrà stampato sul giornale bollato: la funzione può essere eseguita tutte le volte che si vuole. E il programma stesso che si preoccupa di azzerare la precedente apertura e riaggiornare i saldi con la nuova; per questo motivo non bisogna mai cancellare i movimenti generati automaticamente dalla procedura.

9 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Dati Dichiarazione Iva In presenza di Credito Iva, è necessario eseguire quest apposita funzione che servirà a gestire il credito Iva dell anno precedente ed indicare se si desidera chiederne una parte a rimborso. La funzione consente, al momento in cui viene effettuato il calcolo del credito Iva annuale, di decidere la ripartizione del credito stesso tra importo in compensazione (ossia sul Conto Iva in Compensazione) e importo da richiedere a rimborso (ossia sul Conto Iva Chiesta a Rimborso). Una volta confermato, sarà generato un articolo contabile tra il Conto Transitorio Iva a Credito e Conto Iva in compensazione e/o Conto Iva Chiesta a Rimborso. Inoltre con l indicazione della data di registrazione, che in automatico è portata uguale alla data di inizio anno come previsto da disposizioni ministeriali, sarà stabilito in che data dovrà essere stampato sul registro degli acquisti il Credito Iva che si riporta a credito dall anno precedente. Per maggiori informazioni relativamente alle modalità di trattamento del credito Iva, si fa riferimento al capitolo di Gestione dell Iva.

10 10 Manuale Operativo Bilancio di Apertura Definitivo La funzione esegue l apertura definitiva dei conti Patrimoniali per l esercizio in corso, annullando l eventuale apertura provvisoria. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Apertura Definitivo: Vengono visualizzate le date dei due esercizi, quello attuale ed il precedente, e viene proposta la data di registrazione, con possibilità di variazione. Dopo aver verificato che le date corrispondano esattamente a quelle di inizio e fine del vecchio e del nuovo esercizio, con Conferma verranno ricercate ed eliminate le precedenti scritture contabili di apertura provvisoria e verranno generate le nuove, utilizzando le causali ed i conti memorizzati in Struttura Contabile. Al completamento dell elaborazione, comparirà il messaggio di conferma dell avvenuta apertura. Alla fine delle operazioni di chiusura e apertura, consigliamo di andare ad interrogare il piano dei conti per accertarsi che effettivamente tali conti siano correttamente caricati con l evidenziazione del gruppo di bilancio associato (conti d ordine e conto patrimoniale). IMPORTANTISSIMO! E NECESSARIO EFFETTUARE PRIMA LA FUNZIONE DI BILANCIO DI APERTURA DEFINITIVO (nel nuovo esercizio) DELLA FUNZIONE BILANCIO DI CHIUSURA (per l esercizio precedente).

11 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Bilancio di Chiusura La funzione esegue la chiusura dei conti dell esercizio precedente, generando delle registrazioni contabili secondo quanto indicato in Struttura contabile; è possibile effettuare la chiusura, anche in forma separata, dei conti economici e dei conti patrimoniali. Per poter chiudere i conti patrimoniali, occorre aver effettuato l Apertura Definitiva dell esercizio successivo. Le scritture di chiusura potranno essere registrare in data corrispondente all ultimo giorno dell esercizio precedente, oppure con data superiore, purché rientrante nei limiti dell esercizio in corso. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Chiusura: Data di registrazione : (viene proposta la data di elaborazione, con possibilità di variarla) Causale Movimento di Chiusura (prelevata in automatico dal programma). Tipo chiusura: Solo Economico oppure Economico e Patrimoniale. Il programma in automatico propone abilitato il tipo chiusura Economico e Patrimoniale. Vengono visualizzati i codici dei conti impostati in Struttura contabilità: Conto Profitti e Perdite: (prelevato in automatico). Conto Utile di Esercizio: (prelevato in automatico). Conto Perdita di Esercizio: (prelevato in automatico). Conto Bilancio di Chiusura: (prelevato in automatico). Con Conferma la procedura chiude sia il conto economico sia quello patrimoniale. NOTA SULLA STAMPA DEL GIORNALE BOLLATO Dopo aver confermato il bilancio di chiusura, è possibile stampare il libro giornale del mese di dicembre. Le registrazioni relative al Bilancio di Chiusura, nel caso in cui si effettui nell esercizio successivo all esercizio di competenza, vengono stampate sul bollato in base alla data di registrazione con l indicazione EX 31/12/... In questo modo, se si registra il bilancio di chiusura del 2002 in data 31 marzo del 2003, le registrazioni saranno stampate sul giornale bollato di marzo 2003 con la dicitura EX 31/12/2002. Nel caso in cui il Bilancio di Chiusura fosse registrato nell esercizio di competenza, la data di registrazione deve essere la data di Fine Esercizio.

12 12 Manuale Operativo Bilancio di Chiusura Anticipato La funzione consente di eseguire la chiusura anticipata dei conti, senza effettuare alcun controllo sulle date di registrazione e sull apertura definitiva dell anno successivo. Tali controlli devono essere effettuati manualmente dall utente. L utilizzo generalmente avviene in caso di messa in liquidazione della società. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Bilancio di Chiusura Anticipato Le modalità operative sono le medesime del Bilancio di Chiusura. 1.3 Modulo Magazzino Per quanto riguarda la ripresa in automatico dei saldi di magazzino, la logica e identica a quello contabile. Operativamente, si procede nel seguente modo: Dal Menù Utilità Cambia Società/Data: digitare la data relativa al nuovo esercizio. Dal Menù Magazzino Annuali Riprese Giacenze Anno Precedente: Premendo su Ok vengono in automatico aggiornati i dati relativi alle giacenze iniziali di magazzino.

13 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Gestione Ratei e Risconti La procedura prevede una serie di automatismi per la rilevazione delle competenze di costi e ricavi, direttamente in fase di registrazione in prima nota, e la successiva generazione delle scritture di rettifica di fine anno. In particolare, la gestione automatica dei Ratei e Risconti prevede: La rilevazione delle competenze direttamente da Prima Nota Iva La successiva manutenzione in grigia dei dati inserti La generazione dei movimenti contabili relativi ai ratei e risconti La stampa del bilancio simulato I movimenti contabili automatici vengono generati tramite la funzione Generazione e Ripresa dei Ratei e Risconti : sui movimenti generati vengono riportate in automatico delle note che consentono l individuazione del documento di origine che ha generato il movimento. Questi riferimenti sono molti utili per migliorare la lettura del movimento all interno della Consultazione o stampa dei Mastrini, consentendo una veloce individuazione dell evento che ha generato la registrazione. Le stesse note vengono anche riportate sul Giornale Bollato. Movimento RATEO/RISCONTO Se l origine è un Nella nota viene riportato: Movimento Iva: Numero della partita, Numero e data del documento Periodo di competenza. Esempio: Se l origine è un Nella nota viene riportato: Movimento Diversi a diversi: Numero del movimento oppure Numero e Data Documento il periodo di competenza. Se la generazione del movimento avviene da esercizio precedente o successivo, a fianco del numero movimento viene indicato il riferimento all esercizio precedente/successivo Inoltre, l utente può scegliere se riportare il Numero del movimento della registrazione che ha generato il rateo/risconto oppure il Numero del documento e la relativa Data (così come inseriti in Prima Nota DD). Tale scelta può essere effettuata accedendo alla funzione dal menù Contabilità Servizi Struttura Contabilità cartella Causali e Conti e scegliendo se attivare il flag Riporta su registrazione riferimenti documento. I risultati saranno: Flag Disattivo: riporta il numero del movimento

14 14 Manuale Operativo Flag Attivo: riporta il numero del documento e la relativa data. Con il Flag Attivo è quindi importante indicare, durante la registrazione del documento in prima nota DD (oppure di Rilevazione Costi/Ricavi), il numero del documento stesso (dato solitamente non obbligatorio), per poter ottenere nelle registrazioni di Ratei/Risconti il dato. In caso contrario verrebbe effettuata una registrazione contenente nelle Note la dicitura Documento n. senza nessun campo I movimenti automatici generati sono collegati al movimento di partenza, e non sono modificabili dall utente: infatti, cercando di modificare un movimento di rateo/risconto, alla conferma, sarà visualizzato un messaggio che avverte l utente che esistono movimenti collegati. Si potrà quindi cancellare l ultimo movimento generato da questo processo, ma non modificarlo: qualora si cancelli un movimento relativo ad un rateo/risconto, viene effettuato in automatico il ripristino dello stato delle competenze del documento padre, permettendo così una successiva generazione del movimento stesso. Per non avere buchi nella catena delle dipendenze, è inibita la possibilità di cancellare o modificare un movimento padre cui altri movimenti fanno riferimento. Infatti, se si cerca di eliminare una fattura dalla quale sono stati generati movimenti di ratei/risconti, viene visualizzato un messaggio che indica il numero movimento collegato e l impossibilità di portare a termine il comando.

15 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Generazione e Ripresa dei Ratei e Risconti Le funzioni di Gestione Ratei e Risconti consentono la generazione automatica, per l esercizio in cui sono state caricate le date di competenza, delle scritture di rateo e risconto; qualora l esercizio precedente fosse ancora aperto, è inoltre possibile riprendere la parte di rateo di competenza, mentre per i risconti, dopo aver eseguito l apertura definitiva, è possibile riprendere la parte di competenza dell esercizio in corso. Le date di competenza si possono attribuire al momento della registrazione del movimento in Prima Nota Iva, oppure dalla funzione di Manutenzione Ratei e Risconti. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Gestione Ratei e Risconti: Nella sezione superiore della finestra di input sono previste i check boxes che, con la loro selezione, permettono l estrazione dei dati desiderati. Il programma propone già attivi le selezioni possibili (in base ai dati gestiti in archivio, agli esercizi etc ). Cliccando sul pulsante Seleziona Tutto vengono attivate tutte le opzioni per la generazione sia dei ratei sia dei risconti in un unica elaborazione.

16 16 Manuale Operativo Una volta selezionata l azione da svolgere, con Estrai vengono automaticamente visualizzati in griglia i movimenti presenti per quel tipo di selezione. Nella colonna Descrizione estrazione verrà riportata, per ciascuna riga, la tipologia dell importo estratto: Una volta estratti i dati, il programma visualizza la ripartizione delle quote nei diversi esercizi: la generazione automatica delle registrazioni avviene in base al check box precedentemente attivato e alle righe selezionate. Le righe possono essere selezionate automaticamente grazie ai pulsanti Seleziona Tutte (e deselezionate con Deseleziona tutte ). Una volta effettuata l estrazione, è anche possibile utilizzando il pulsante Esporta in MS Excel (in fondo alla maschera) - esportare la griglia, con i dati così come visualizzati, in un file Excel modificabile. Considerando che i ratei ed i risconti fanno parte delle scritture di rettifica, vengono accettate anche date di registrazione superiori alla fine dell esercizio in corso, rientranti, tuttavia, nei limiti dell esercizio successivo. In questi casi, sarà possibile stampare tali scritture sul giornale bollato contraddistinte da una particolare dicitura per distinguerle. È bene precisare che, nonostante vi sia la possibilità di posticipare la stampa, le registrazioni rimangono a tutti gli effetti di competenza dell esercizio in corso. Vediamo ora le diverse opzioni presenti, con esempi pratici, dove ipotizziamo di avere due esercizi in linea: 1 esercizio (<precedente>): esercizio (<attuale>): Nella parte superiore della maschera è possibile scegliere di estrarre i dati con le seguenti opzioni alternative: Fissa date competenza e registrazione rateo esercizio in corso a data di registrazione del movimento contabile, per attribuire come data di registrazione dei ratei e risconti la data in cui è stato generato il movimento contabile originale;

17 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 17 Fissa date di competenza a data di inizio/fine esercizio per ripresa/generazione rateo/risconto, per generare i movimenti contabili di rateo/risconto con data di registrazione diversa da quella di competenza. L opzione può essere utile agli utenti che utilizzano le date di registrazione differenti da quelle di competenza. Esempio Se un movimento di risconto in corso viene generato con Data Reg. 10/06/2012, ma è attivo il flag Fissa date di competenza a data di inizio/fine esercizio per ripresa/generazione rateo/risconto, tale data sarà riportata solo come data di registrazione del movimento mentre come data di competenza sarà riportata la data di fine esercizio. Quindi nel mastrino viene riportata la registrazione in base alla data di registrazione, ma stampando il bilancio alla data del 10/06/2012 il movimento di risconto in esame non viene compreso poiché ha come data di competenza il 31/12/2012. Nel caso in cui venga impostata una data di registrazione che non coincide con l esercizio in corso, verrà visualizzato il seguente messaggio: Infatti, se la data impostata rientra nell esercizio successivo a quello di registrazione, sarà generato un movimento di rettifica che prevede come data di registrazione quella dell anno seguente a quello considerato, mentre, la competenza del movimento rimane quella dell esercizio attuale. Rispondendo Si sarà generato un movimento contabile con competenza anno 2006, ma sarà stampato nel registro bollato dell anno 2007.

18 18 Manuale Operativo Gestione dei RISCONTI (esempio) Registriamo nell esercizio 2003 una fattura di acquisto e una fattura di vendita, al fine di generare rispettivamente un riscontro attivo e un riscontro passivo: Al movimento di FTV (risconto passivo) assoceremo la seguente competenza: Al movimento di FTA (risconto attivo) assoceremo la seguente competenza: Vediamo ora le operazioni che dovremo compiere dapprima nell esercizio in corso (nel quale abbiamo registrato le fatture con le relative competenze) quindi nell esercizio successivo (nel quale dovremo riportare a bilancio la quota di costo/ricavo stornata) per la generazione automatica delle scritture contabili.

19 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 19 Generazione Risconto Esercizio in corso: Permette di generare in automatico le scritture di risconto per l esercizio in cui sono stati registrati i movimenti contabili, con le relative date di competenza. Selezionata questa opzione, vengono estratte in griglia le registrazioni create nell anno, nelle quali sono state indicate date di competenza relative a esercizi futuri. Nell esempio, siamo posizionati nell anno 2003 (1 esercizio) con Data Reg. = 31/12/2003 Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti contabile: alla Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota. Le registrazioni saranno visualizzabili dalla funzione Contabilità Prima Nota D.D.: Il movimento contabile sarà generato automaticamente utilizzando la causale contabile ed i conti precaricati in Struttura di Contabilità nella cartella Causali e Conti. In particolare, viene generato un movimento che storna il costo/ricavo della quota di competenza dell esercizio successivo (es. 2004).

20 20 Manuale Operativo Ripresa Risconti da Esercizio Precedente: (effettuabile dopo aver generato i risconti nell esercizio di registrazione dei movimenti) Permette di generare in automatico le scritture di risconto per l esercizio successivo (a quello di registrazione dei movimenti contabili con le relative date di competenza), riprendendo la quota di costo/ricavo di sua competenza: questa ripresa potrà essere effettuata in tutti gli esercizi successivi a quello che li ha generati, in base alla data di competenza. Selezionata questa opzione, vengono estratte in griglia le registrazioni create nell anno precedente, nelle quali sono state indicate date di competenza relative all esercizio in corso: Nell esempio, siamo posizionati nell anno 2004 (2 esercizio) con Data Reg. = 01/01/2004 Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti contabile: alla Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota. Le registrazioni saranno visualizzabili dalla funzione Contabilità Prima Nota D.D.: Il movimento contabile sarà generato automaticamente utilizzando la causale contabile ed i conti precaricati in Struttura di Contabilità nella cartella Causali e Conti. Nel nuovo anno (es. 2004), viene generato un movimento che imputa in bilancio la quota di costo/ricavo stornato nell esercizio precedente e di competenza dell esercizio in corso.

21 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Gestione dei RATEI (esempio) Registriamo ora nell esercizio 2004 una fattura di acquisto e una fattura di vendita, al fine di generare rispettivamente un rateo passivo e un riscontro attivo: Al movimento di FTA (rateo passivo) assoceremo la seguente competenza: Al movimento di FTV (rateo attivo) assoceremo la seguente competenza: Vediamo ora le operazioni che dovremo compiere dapprima nell esercizio in corso (nel quale abbiamo registrato le fatture con le relative competenze) quindi nell esercizio precedente (nel quale dovremo riportare a bilancio la quota di costo/ricavo di competenza) per la generazione automatica delle scritture contabili.

22 22 Manuale Operativo Generazione Ratei Esercizio in corso: Permette di generare in automatico le scritture di rateo per l esercizio in cui sono stati registrati i movimenti contabili, con le relative date di competenza. Selezionata questa opzione, vengono estratte in griglia le registrazioni create nell anno, nelle quali sono state indicate date di competenza relative a periodi/esercizi precedenti. Nell esempio, siamo posizionati nell anno 2004 (2 esercizio) con Data Reg. = 01/01/2004 Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti contabile: con Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota. La registrazione è visualizzabile dalla funzione Contabilità Prima Nota D.D.: Il movimento contabile sarà generato automaticamente utilizzando la causale contabile ed i conti precaricati in Struttura di Contabilità nella cartella Causali e Conti. In particolare, viene generato un movimento che storna il costo/ricavo della quota di competenza dell esercizio precedente (es. 2003).

23 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 23 Ripresa Ratei da Esercizio successivo: (effettuabile dopo aver effettuato la generazione nell esercizio di registrazione dei movimenti) Permette di generare in automatico le scritture di rateo per l esercizio precedente (a quello di registrazione dei movimenti contabili con le relative date di competenza), riprendendo la quota di costo/ricavo di sua competenza: questa ripresa potrà essere effettuata solo se l esercizio precedente è ancora aperto. Selezionata questa opzione, vengono estratte in griglia le registrazioni create nell anno successivo, nelle quali sono state indicate date di competenza relative all esercizio in corso: Nell esempio, siamo posizionati nell anno 2003 (1 esercizio) con Data Reg. = 31/12/2003 Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti contabile: con Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota. La registrazione è visualizzabile dalla funzione Contabilità Prima Nota D.D.: Il movimento contabile sarà generato automaticamente utilizzando la causale contabile ed i conti precaricati in Struttura di Contabilità nella cartella Causali e Conti. Nell esercizio 2003, viene generato un movimento che imputa in bilancio la quota di costo/ricavo stornato nell esercizio successivo e di competenza dell esercizio in corso.

24 24 Manuale Operativo Riferimenti nei movimenti Ratei/Risconti La procedura, tramite l apposita funzione, consente di effettuare le registrazioni automatiche dei Ratei e dei Risconti; attraverso il flag Riporta su registrazione riferimenti documento l utente può scegliere se riportare il numero del movimento della registrazione che ha generato il rateo/risconto oppure riportare il numero del documento e la relativa data. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Servizi Struttura Contabilità: Con questa modalità (flag attivo), è quindi importante indicare, durante la registrazione del documento in prima nota DD (oppure di Rilevazione Costi/Ricavi), il numero del documento stesso (dato non obbligatorio), per poter indicare nelle registrazioni di Ratei/Risconti il numero del documento con la relativa data; in caso contrario verrebbe effettuata una registrazione contenente nelle Note la dicitura Documento n. senza nessun campo. Nella funzione di generazione dei ratei/risconti il comportamento è il seguente: Flag Disattivo: riporta il numero del movimento della scrittura che genera il rateo/risconto. Flag Attivo: riporta il numero del documento e la relativa data.

25 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Manutenzione Ratei e Risconti La manutenzione consente di estrarre, per ogni mese dell esercizio o per tutto l esercizio selezionato, tutte le registrazioni che abbiano conti di costo o di ricavo, quindi consente la visualizzazione delle date di competenza già inserite (con il relativo importo di rateo o risconto suddiviso per anni) e premette anche la manutenzione e l inserimento di date di competenza per le registrazioni interessate. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Manutenzione Ratei e Risconti: Le informazioni a video sono suddivise in sezioni distinte. La procedura prevede due sezioni di selezione iniziale: Esercizio: per selezionare il numero dell esercizio per il quale si vuole effettuare la selezione stessa. Ad ogni numero corrisponderanno, nei campi a lato, le date di inizio e fine dell esercizio selezionato. Scelto l esercizio, con il tasto <Invio> viene abilitata la seconda sezione. Costo/Ricavo: impostando in questo campo un determinato codice di costo / ricavo è possibile effettuare solamente la selezione di partite appartenenti a quel determinato conto inserito: ad esempio se vogliamo selezionare le partite relative alle fatture di vendita il cui conto di Ricavo sia Vendite Beni ed Accessori digitiamo nel relativo campo il codice , identificativo di quel conto di ricavo. Periodo è possibile scegliere fra il mese o tutto l esercizio. Nel primo caso verranno visualizzati, solo dopo aver confermato con il tasto <Invio>, i movimenti inerenti a quel mese, nel secondo caso con la selezione appare in automatico la videata con tutti i movimenti inseriti nell esercizio. Estrai solo da definire: per estrarre solo le registrazioni con le competenze non ancora definite (flag Da definire in PN Iva). Se non si abilita il flag, le competenze da definire verranno in ogni caso estratte.

26 26 Manuale Operativo Selezionati i termini di estrazione, il programma provvederà a visualizzare i movimenti contenenti conti di costo o di ricavo impostati nel relativo campo: La griglia è composta dalle seguenti colonne: Num.: questo campo riporta il numero di inserimento in prima nota della registrazione Data reg.: riporta la data in cui è stata effettuata, in prima nota, la registrazione Num.: corrisponde al numero del documento a cui si riferisce la registrazione Data doc.: riporta la data del documento inserito Caus.: evidenzia la causale utilizzata per la registrazione Tipo Comp, Comp da, Comp a.: se in fase di registrazione in prima nota si è provveduto, attraverso la selezione del pulsante Competenza, a memorizzare le date di inerenza del movimento, queste appaiono in automatico in tutti e tre i campi, se invece sono vuoti, posizionandosi nella colonna Tipo Comp sarà possibile scegliere il metodo secondo il quale si desidera effettuare il calcolo della competenza, che può essere per mesi o per giorni. Nei campi seguenti vanno indicate le date di inizio e fine periodo di riferimento. Quando si è posizionati sul campo Tipo Comp digitando il tasto funzione F6 sulla riga corrente è possibile duplicare i campi Tipo Comp, Comp Da e Comp A della riga precedente.

27 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 27 Ad esempio consideriamo la maschera precedente e posizioniamoci sulla terza riga, modifichiamo il valore in G giorni e indiciamo le date 31/01/ /01/2002. Quindi, posizioniamoci sulla riga successiva e premendo F6 i campi Tipo Comp, Comp Da e Comp A si compilano automaticamente con i valori inseriti nella riga precedente: La stessa operazione può essere effettuata anche su righe successive, non consecutive. Nel caso tali campi dovessero già essere compilati, il programma effettuerà una segnalazione chiedendo all utente se vuole operare una sostituzione dei valori esistenti con quelli dell ultima competenza digitata. Importo Totale: importo totale del costo o del ricavo registrato Importo Esercizio Precedente: importo calcolato in base al periodo impostato, relativo all esercizio precedente Importo Esercizio in Corso: importo calcolato in base al periodo impostato, relativo all esercizio in corso Importo Esercizio Successivo: importo calcolato in base al periodo impostato, relativo all esercizio o agli esercizi successivi In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma Pulisci Esci.

28 28 Manuale Operativo 2.3 Eliminazione ratei e risconti Per eliminare contemporaneamente tutti i movimenti relativi ai ratei e ai risconti dell esercizio (e non singolarmente dalla Prima Nota). Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Eliminazione Ratei e Risconti dell esercizio. È possibile eliminare solo i movimenti che non sono già stati ripresi in altri esercizi: tali movimenti vengono evidenziati nel Totale movimenti non eliminabili perché ripresi in altri esercizi. In questi casi, è quindi necessario eliminare prima il movimento ripreso nell esercizio precedente/successivo.

29 CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio Stampa Bilancio Simulato La funzione consente di stampare un bilancio che, oltre ai movimenti effettivi, tenga conto della simulazione dei Ratei e Risconti non ancora generati, partendo dalle date di competenza assegnate ai movimenti contabili. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Stampa Bilancio Simulato: I campi di selezione Da / A Data, insieme al campo Tipo Stampa, risultano utili per limitare il periodo da riportare in stampa e velocizzare l elaborazione. Selezionando il flag Includi Movimenti Simulati, si otterrà la stampa del Bilancio Simulato e del dettaglio movimenti simulati. Considera Rischio Effetti: include/esclude la stampa delle registrazioni degli insoluti Il flag Includi Scritture Extracontabili include/esclude la stampa delle registrazioni extracontabili nel caso si sia deciso di gestirle (per dettagli sulle scritture contabili, si rimanda al paragrafo relativo del presente manuale). Il flag Includi Simulazione Ammortamenti consente di includere la simulazione degli ammortamenti dei cespiti (se gestiti all interno della procedura). Stampa Movimenti Simulati: Solo Saldi Dettagliato Dettagliato per conto: genera una stampa aggiuntiva, in cascata, che giustifica le registrazioni opzionali inserite in bilancio Esempio di stampa: il risultato è simile al bilancio contabile

30 30 Manuale Operativo Se l utente seleziona la voce Dettaglio per conto e attiva almeno uno dei tre flag: Includi movimenti simulati Considera rischio effetti Includi scritture extracontabili Il nuovo report viene attivato in cascata alla stampa del bilancio, e raggruppa per codice conto tutti i dettagli; a rottura di conto viene stampato il totale dare e avere, e nella prima colonna del dettaglio dei movimenti viene stampato un codice interno che ne identifica la tipologia, quale: RIS.EFF: per riga relativa a rischio effetti EXTR: per movimento extracontabile RISC: per movimento contabile con competenza a risconto RAT: per movimento contabile con competenza a rateo L elaborazione riporta i riferimenti principali della registrazione, prelevati dalla testata documento nel caso di scritture extracontabili e movimenti simulati. Per i movimenti simulati sono stati inseriti: Numero movimento (nummov) Causale (causale) Descrizione (note) Numero documento (numdoc) Data documento (datadoc) Per quanto riguarda infine il calcolo del rischio effetti, viene emessa una unica movimentazione per ogni banca con il totale del conto.