Docfinance Caratteristiche salienti

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1 Docfinance Caratteristiche salienti Indice Premessa: La gestione della Tesoreria Pag. 1 La logica di funzionamento del sistema integrato di Tesoreria Pag. 2 La gestione dello scadenzario Pag. 3 La gestione delle linee di credito Pag. 3 La gestione dei movimenti di tesoreria Pag. 4 La riconciliazione degli Estratti Conto Pag. 4 Il controllo delle Condizioni Bancarie Pag. 5 L estratto conto e lo scalare bancario Pag. 5 Le analisi e situazioni finanziarie Pag. 6 Comparazione fra budget e consuntivo Pag. 7 La scrittura automatica della prima nota Pag. 7 L integrazione con il CBI (spunta avvisi ) Pag 8 L implementazione in azienda Pag 9 Premessa: La gestione della Tesoreria La gestione dei flussi finanziari dell azienda rappresenta una delle attività strategiche per il successo e il conseguimento dell obiettivo primo aziendale creare valore. Il suo svolgimento richiede l'elaborazione e la gestione di una notevole mole di informazioni sia per svolgere operativamente le operazioni quotidiane di tesoreria (disporre i pagamenti e gli incassi, registrare la primanota banche in contabilità, controllare le condizioni bancarie, ) sia per consentire al tesoriere e alla Direzione Aziendale di avere informazioni per prendere certe decisioni (girofondi per ottimizzare i miei conti, minimizzare i costi bancari veicolando incassi e pagamenti verso istituti con condizioni migliori, ) e per conoscere lo stato attuale e prospettico di salute finanziario dell Azienda (che livello di indebitamento o raggiunto? quali sono le previsioni finanziarie per i prossimi mesi? ; che tasso medio sto pagando alle banche sul mio indebitamento? ). Tale attività nella maggior parte delle aziende viene gestita su carta o tramite strumenti extra contabili (in genere fogli elettronici di excel) che attingono informazioni in parte dal sistema contabile e in parte dai movimenti di banca ; essi, malgrado la buona volontà di chi li gestisce, comportano, ogni qualvolta vengono fatti, una grossa mole di lavoro manuale, con il limite che nel momento in cui sono terminati appartengono già al passato (pensate ad una situazione finanziaria previsionale riguardante i dieci giorni successivi)

2 Dt Operaz. Importo Divisa Dt Valuta Caus. ABI Descr. Caus. ABI 29/02/ ITL 25/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 29/02/ ITL 03/03/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 29/02/ ITL 01/03/ Pagamenti diversi 29/02/ ITL 02/03/ Versamento titoli su piazza 29/02/ ITL 27/02/ Disposizioni a favore di: 29/02/ ITL 28/02/ Disposizioni a favore di: 28/02/ ITL 01/03/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 28/02/ ITL 29/02/ Pagamento/incasso documenti Italia 28/02/ ITL 29/02/ Pagamento/incasso documenti Italia 28/02/ ITL 29/02/ Pagamenti diversi 28/02/ ITL 29/02/ Pagamenti diversi 28/02/ ITL 30/01/ Pagamento utenze 28/02/ ITL 30/01/ Pagamento utenze 28/02/ ITL 30/01/ Pagamento utenze 28/02/ ITL 30/01/ Pagamento utenze 28/02/ ITL 22/02/ Assegno 25/02/ ITL 27/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 25/02/ ITL 26/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 25/02/ ITL 23/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 25/02/ ITL 25/02/ Disposizioni a favore di: 24/02/ ITL 21/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 24/02/ ITL 31/01/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 24/02/ ITL 25/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 24/02/ ITL 25/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 24/02/ ITL 28/02/ Versamento titoli su piazza 23/02/ ITL 23/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 23/02/ ITL 28/02/ Pagamento utenze 23/02/ ITL 28/02/ Pagamento utenze 22/02/ ITL 24/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 22/02/ ITL 24/02/ Versamento titoli su piazza 21/02/ ITL 23/02/ Versamento titoli su piazza 18/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 18/02/ ITL 18/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 18/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 14/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 17/02/ ITL 14/02/ Disposizioni a favore di: 16/02/ ITL 16/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 16/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 17/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 14/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 16/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 16/02/ ITL 19/02/ Imposte e tasse 16/02/ ITL 16/02/ Accredito RI.BA. 16/02/ ITL 16/02/ Accredito RI.BA. 16/02/ ITL 16/02/ Assegno 15/02/ ITL 17/02/ Versamento titoli su piazza 15/02/ ITL 12/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 15/02/ ITL 10/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 15/02/ ITL 15/02/ Pagamento per utilizzo carte di credito 15/02/ ITL 15/02/ Prelevamento con moduli di sportello 15/02/ ITL 15/02/ Accredito RI.BA. 15/02/ ITL 23/02/ Ricavo effetti o assegni tutte le valute 14/02/ ITL 16/02/ Versamento titoli su piazza 14/02/ ITL 14/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 14/02/ ITL 10/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 14/02/ ITL 10/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 14/02/ ITL 10/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 14/02/ ITL 15/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 11/02/ ITL 14/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 11/02/ ITL 09/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) 11/02/ ITL 12/02/ Bonifico a favore (per ordine e conto) Ottimizzare la gestione di tutte queste informazioni attraverso l adozione di un sistema di Gestione Anticipata della Tesoreria consente un notevole risparmio di risorse e permette alla Direzione Aziendale di avere in ogni istante le informazioni sulla situazione finanziaria dell Azienda e la risposta a domande fondamentali : Ad oggi stiamo generando valore/denaro o stiamo aumentando l indebitamento? Quale sarà la situazione finanziaria nei prossimi mesi? Il consuntivo di Cassa è in linea rispetto al budget?. Gli obiettivi di una moderna gestione previsionale della Tesoreria Aziendale, elemento importante per una efficiente gestione finanziaria, si possono così riassumere: Proiettare in avanti l orizzonte temporale del tesoriere, con una gestione "anticipata" dei flussi, per prevenire la formazione di saldi attivi su certi conti e passivi su altri. Ciò si ottiene con la gestione di movimenti provvisori e stimati, che rappresentano le previsioni di incassi e pagamenti dell azienda Controllare l operato delle banche, mediante l elaborazione automatica degli estratti conto, degli scalari interessi, dei tabulati di scostamento dei movimenti provvisori dai definitivi, nonché la riconciliazione automatica degli estratti conto bancari. Permettere un agevole collegamento con la contabilità, sia per quanto riguarda l acquisizione di movimenti contabili in Tesoreria, sia per la contabilizzazione dei movimenti definitivi (prima nota). Fare da ponte fra i sistemi di Electronic Banking delle banche ed il sistema informativo aziendale, gestendo il flusso di informazioni nei due sensi (ai fini ad esempio dell acquisizione degli estratti conto elettronici in vista della riconciliazione automatica dei movimenti e della loro certificazione, oppure per l invio alle banche dei bonifici o delle lettere di credito elettroniche, e così via). La logica di Funzionamento del Sistema integrato di Tesoreria : Sistema informativo aziendale (anagrafici, scadenzari, mov. Banca, distinte) Disposizioni Disposizioni aziendali aziendali Scadenzari iniziativa aziendale Movimenti di banca iniziativa banca e riconciliazione estratto estratto conto conto Banca Banca da da CBI CBI Sistema informativo aziendale (ritorno in contabilità, chiusura della prima nota)

3 Dai sistemi di contabilità aziendale si importano le scadenze e il piano dei conti, le scadenze extracontabili si inseriscono direttamente nel sistema. Durante il giorno la ragioniera effettua la quotidiane disposizioni (disposizione di bonifico, presentazione Ri.Ba, pagamenti con assegno, pagamenti per cassa) che permettono attraverso il Software una simulazione di come la banca mi lavorerà le disposizioni che ho fatto (in quanto ho settato in automatico tutte le mie condizioni bancarie) creandomi un movimento di tesoreria che andrò poi a spuntare con l estratto conto importato dal sistema di Corporate Banking. Una volta effettuata la spunta in automatico (con controllo delle condizioni bancarie concordate), grazie all integrazione, andrò a chiudere in automatico le prima nota di contabilità. Di seguito sono illustrare le caratteristiche salienti del Prodotto : Gestione Scadenzari Lo scadenzario rappresenta il cuore delle dinamiche finanziarie aziendali. Docfinance grazie all integrazione con il sistema gestionale consente la gestione dello scadenzario aziendale (Ordini, Bolle, Contabilità, Previsionale, Budget).

4 Gestione Linee di credito L azienda per le proprie esigenze finanziarie instaura con la banca dei rapporti di debito e credito. Docfinance permette la gestione di tali rapporti bancari sulle varie linee di credito. Impostando per ogni rapporto bancario acceso le rispettive condizioni bancarie riservate. Gestione Movimenti di Tesoreria I rapporti bancari corrispondono ai conti di contabilità accesi per imputare le movimentazioni bancarie e ottenere i saldi relativi. Ad ogni iniziativa/disposizione che l Azienda ordina alla banca sui vari rapporti bancari l applicazione genera il movimento di banca corrispondente (simula come la banca lavorerà in base alle condizioni concordate).

5 La riconciliazione degli E/C Dopo aver disposto la banca quotidianamente invia la sua iniziativa attraverso i movimenti di Corporate Banking. Docfinancre permette di effettuare la spunta- riconciliazione automatica per controllare la corretta esecuzione dei movimenti eseguiti dalle banche.

6 Il controllo delle condizioni bancarie Docfinance consente ogni qualvolta riconciliospunto i movimenti di tesoreria con i movimenti di banca il controllo delle condizioni bancarie applicate, generando automaticamente le eventuali contestazioni da inviare. L estratto conto e lo scalare bancario Docfinance anticipando i movimenti di banca consente sempre di avere l estratto conto e lo scalare dei vari conti- rapporti bancari permettendo di simulare il calcolo periodico degli interessi e delle spese conseguenti alla gestione finanziaria.

7 Le analisi e situazioni finanziarie Docfinance consente di avere il pieno controllo della leva finanziaria aziendale nel breve-medio periodo permettendo grazie alle informazioni immesse (scadenzario, movimenti di tesoreria, F24, Stipendi ) di avere situazioni previsionali (per data valuta) per conto-rapporto bancario e per voce finanziaria, dando la possibilità al management aziendale di gestire in modo efficiente ed adeguato il fabbisogno o l eccedenza di liquidità generato dalla Gestione

8 La comparazione fra Budget e Consuntivo Docfinance permette di confrontare Budget con consuntivi periodici, Budget e saldi correnti ovvero permette la comparazione fra due differenti periodi scelti in base a cosa si vuole confrontare. La scrittura in automatico della Prima Nota Docfinance grazie all integrazione con il gestionale (prepara un file per il sistema contabile) consente la contabilizzazione automatica della prima nota rendendo massima l efficienza del personale amministrativo addetto

9 L integrazione con il CBI (spunta avvisi ) Docfinance consente altresì la spunta-associazione automatica degli avvisi passivi con le scadenze generando la distinta di pagamento e il conseguente movimento di tesoreria Docfinance è multiazienda.

10 L implementazione in Azienda L implementazione in azienda è semplice e veloce. I nostri consulenti vi affiancheranno nelle seguenti attività: consulenza; addestramento; assistenza. La consulenza L attività di consulenza si applica per facilitare l introduzione in azienda della procedura tenuto conto: il flusso dei dati tra le procedure coinvolte nel progetto: la contabilità, il corporate banking, la tesoreria; le strutture dati del proprio sistema informativo L addestramento L attività d addestramento è suddivisa in fasi logiche, al fine di trasmettere la conoscenza completa dell'applicazione per assumere la padronanza assoluta delle fasi procedurali da svolgere. Concretamente l'addestramento consta di un numero limitato di sessioni, all'incirca 8, preferibilmente di quattro ore ciascuna. Tra una sessione ed un'altra si lascia un compito propedeutico all'attività della sessione seguente. L assistenza A seguito della installazione e del relativo addestramento, tramite l'hot - line telefonica, sarà fornita l'assistenza necessaria a risolvere i dubbi e rilasciate le spiegazioni necessarie al fine di avere la totale padronanza dell'applicazione e per sfruttarla al meglio. Contattaci per avere maggiori informazioni! Informatica Centro Srl [email protected]