INTRODUZIONE... 1 ACCESSO Riferimento agenzia Persona di contatto Agenzia Stipulare un assicurazione...

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2 INTRODUZIONE... 1 ACCESSO... 1 A).Prenotazione non ancora in periodo di applicazione della penale e modificabile Riferimento agenzia Persona di contatto Agenzia Stipulare un assicurazione Informazioni sul titolare della prenotazione Date dei servizi Pagamento con carta di credito dell agenzia Pagamento per conto del cliente Aggiungere/modificare osservazioni sulla prenotazione Modificare Nº Camere/Trattamenti per il totale del soggiorno Modificare Nº Camere / Trattamenti per giorno Aggiungere nuovi tipi di Camere/Trattamenti per il totale del soggiorno Aggiungere nuovi tipo di Camere / Trattamenti per giorno Cambiare tipo di Camera per l intero soggiorno Cambiare tipo di Camera per giorno B) Prenotazione non ancora in periodo di applicazione della penale e non modificabile C) Prenotazione in periodo di applicazione della penale... 12

3 1 INTRODUCTION TOR System Advanced permette di realizzare un gran numero di modifiche sulle prenotazioni effettuate. A seconda dello stato della prenotazione (pagata, in attesa di pagamento, in periodo di applicazione della penale) o del tipo di pagamento scelto, le opzioni mostrate nel menù possono essere diverse. Questo manuale spiega le principali funzioni del servizio. - Modificabili: sono prenotazioni che permettono cambi o cancellazioni fino alla data di inizio dell applicazione della penale. La suddetta data viene indicata sia nel punto 1 della prenotazione nel TOR System Advanced, sia nella Conferma della stessa. Da questo momento, si potranno realizzare i cambi descritti nel punto C. - Non modificabili: sono prenotazioni che non ammettono cambi, così come viene indicato in un avviso all inizio del procedimento di prenotazione. Per realizzare cambi, al di là di quanto descritto nei punti B e C, si dovrà cancellare la prenotazione e realizzare una nuova. Si raccomanda di esaminare le condizioni e le spese di cancellazione di ogni prenotazione prima di cancellarla. ACCESSO Prenotazioni Gestione prenotazioni Cercare la prenotazione Fare click sulla freccia Modifica. Le opzioni che appaiono nell immagine successiva si riferiscono ad una prenotazione realizzata con Transhotel che non è ancora entrata in periodo di applicazione della penale e con modalità di pagamento per conto dell agenzia. Nel manuale si analizzano le diverse possibilità che si possono incontrare con altri tipi di prenotazioni. PANORAMICA DELLE OPZIONI DI MODIFICA Per effettuare dei cambi nella prenotazione già realizzata, è necessario selezionare il tipo di modifica che si intende fare e cliccare su Accettare. TOR System Advanced mostrerà la schermata di inizio del cambio. Alcune opzioni richiedono solamente la conferma di un quadro di dialogo per terminare il processo, altre invece, richiedono il completamento di diversi passi per la loro finalizzazione.

4 2 A) PRENOTAZIONE NON ANCORA IN PERIODO DI APPLICAZIONE DELLA PENALE E MODIFICABILE 1. Riferimento agenzia: Introdurre un nuovo riferimento interno per la prenotazione del codice mostrato e accettare. Il nuovo dato sostituirà l anteriore. 2. Personne de contact Agence : Introdurre il nuovo nome della persona di contatto e cliccare Accettare. Accettando, il sistema mostrerà la persona che si indicò originariamente al momento della prenotazione. 3. Stipulare un assicurazione: Si apre una finestra che offre la possibilità di stipulare in maniera rapida e semplice un assicurazione per la prenotazione selezionata. Solo sarà sufficiente contrassegnare l opzione desiderata (che appare vicino al prezzo e alle condizioni della stessa) e accettare per includere il prodotto nella prenotazione. Apparirà un avviso che indica che all importo della prenotazione verrà aggiunto il costo dell assicurazione. Una volta aggiunta l assicurazione, dalla finestra di dialogo indicata si potrà annullare l operazione.

5 3 4. Informazioni sul titolare della prenotazione: È possibile modificare i dati di tutti i titolari della prenotazione utilizzando una semplice finestra di dialogo. Si introducono i nuovi dati e si accetta. 5. Date dei servizi: Questo punto permette modificare rapidamente le date di check-in e di check-out della prenotazione in questione. Dopo aver accettato, apparirà una schermata con la nuova prenotazione. In questa schermata vengono indicati, con differenti colori, lo stato iniziale della prenotazione, lo stato dopo le modifiche e la parte che è stata eliminata dal registro. Inoltre verranno indicati eventuali cambi nel prezzo o nella politica di cancellazione della nuova prenotazione. Se il prezzo finale dovesse cambiare, il pagamento della differenza o il rimborso si effettueranno immediatamente dopo.

6 4 6. Pagamento con carta di credito dell agenzia: Se nel momento di realizzare la prenotazione non è stata scelta una modalità di pagamento con carta di credito, con questa opzione si potrà richiedere che il pagamento venga effettuato mediante la carta di credito dell agenzia. Dopo aver scelto questa modalità e cliccato su Accettare, si aprirà un riquadro dove si dovranno introdurre i dati della carta di credito che si desidera utilizzare. Il pagamento verrà realizzato nel momento della conferma finale del cambio.

7 5 7. Pagamento per conto del cliente: Mentre con l opzione precedente, se al momento di effettuare la prenotazione non si è scelto la modalità di pagamento con carta di credito, in questa sezione lo si potrà fare, questa volta introducendo la carta di credito del cliente. Dopo aver scelto la modalità di pagamento, si aprirà una finestra di dialogo per introdurre i dati della carta di credito. Il pagamento avverrà una volta confermato quest ultimo passo. 8. Aggiungere/modificare osservazioni sulla prenotazione: Come indica il titolo, permette aggiungere o modificare le osservazioni sulla prenotazione attraverso la stessa finestra di dialogo che appare al momento di realizzare qualunqe prenotazione.

8 6 9. Modificare Nº Camere/Trattamenti per il totale del soggiorno: La miglior opzione per modificare il numero di camere e i trattamenti sulla totalità del soggiorno. Una volta realizzati i cambi, apparirà una finestra con il riassunto delle modifiche. In caso vengano accettati i cambi, il sistema procede a ricalcolare gli importi finali e successivamente al pagamento o al rimborso delle differenze*. * Opzioni Metodo di pagamento carta di credito: pagamento o rimborso diretto al termine della modifica. Metodo di pagamento diverso dalla carta di credito: passo successivo -> modalità di pagamento.

9 7 10. Modificare Nº Camere / Trattamenti per giorno: Mentre l opzione anteriore si riferisce alla totalità della prenotazione, in questo punto si potrà modificare il numero delle camere e del trattamento giorno per giorno. Anche in questo caso, cliccando su Accettare, si visualizzerà un riassunto dei cambi e il sistema ricalcolerà gli importi finali e si completeranno le azioni richieste a secondo del tipo di pagamento*. * Opzioni Metodo di pagamento carta di credito: pagamento o rimborso diretto al termine della modifica. Metodo di pagamento diverso dalla carta di credito: passo successivo -> modalità di pagamento.

10 8 11. Aggiungere nuovi tipi di Camere/Trattamenti per il totale del soggiorno: Opzione che permette aggiungere nuovi tipi di camera e trattamenti. In questo punto i cambi influiranno sul totale della prenotazione. Terminando l operazione, verranno mostrati il riassunto dei cambi e le azioni relative ai nuovi importi totali*. * Options Metodo di pagamento carta di credito: pagamento o rimborso diretto al termine della modifica. Metodo di pagamento diverso dalla carta di credito: passo successivo -> modalità di pagamento.

11 9 12. Aggiungere nuovi tipo di Camere / Trattamenti per giorno: Come nel caso precedente, i cambi sui nuovi tipi di camera o trattamenti che verranno scelti per la prenotazione, verranno applicati unicamente ai giorni della prenotazione selezionati. Una volta scelta la camera o le camere da aggiungere, si dovrà premere sul simbolo per rendere effettivi i cambi. Al termine dell operazione, verranno mostrati il riassunto dei cambi e le azioni relative ai nuovi importi totali. * Opzioni Metodo di pagamento carta di credito: pagamento o rimborso diretto al termine della modifica. Metodo di pagamento diverso dalla carta di credito: passo successivo -> modalità di pagamento.

12 Cambiare tipo di Camera per l intero soggiorno: Sezione per cambiare il tipo di camera di tutto il soggiorno e il trattamento senza possibilità di aggiungere o ridurre il loro numero. Dopo aver accettato, il sistema modificherà eventualmente il totale della prenotazione e realizzerà le azioni relative ai nuovi importi*. * Opzioni Metodo di pagamento carta di credito: pagamento o rimborso diretto al termine della modifica. Metodo di pagamento diverso dalla carta di credito: passo successivo -> modalità di pagamento.

13 Cambiare tipo di camera per giorno: Come nelle sezioni precedenti, questa opzione permette cambiare il tipo di camera e il suo trattamento (senza aumentare o ridurre il numero), con la differenza che i cambi verranno applicati unicamente ai giorni selezionati invece che alla totalità della prenotazione. Allo stesso modo, dopo aver visualizzato il riassunto dei cambi, il sistema ricalcola l importo finale della prenotazione*. * Opzioni Metodo di pagamento carta di credito: pagamento o rimborso diretto al termine della modifica. Metodo di pagamento diverso dalla carta di credito: passo successivo -> modalità di pagamento.

14 12 B) PRENOTAZIONE NON ANCORA IN PERIODO DI APPLICAZIONE DELLA PENALE E NON MODIFICABILE Appariranno unicamente le opzioni mostrate nella seguente immagine. Per altri cambi, sarà necessario cancellare la prenotazione e realizzare una nuova. Nel caso che l operazione preveda spese di cancellazione, apparirà l informazione sia nella documentazione della prenotazione, sia in un avviso che (apparirà al momento della richiesta dell annullamento, comprensivo del totale delle spese). (esaminare più in alto la descrizione di ogni opzione) C) PRENOTAZIONE IN PERIODO DI APPLICAZIONE DELLA PENALE Si applicano le stesse condizioni della sezione B.