DBLANHOTEL SOFTWARE PROFESSIONALE PER HOTEL. L inserimento è molto intuitivo, tuttavia ecco alcune cose da tenere in considerazione:

Transcript

1 DBLANHOTEL SOFTWARE PROFESSIONALE PER HOTEL MANUALE D USO Questo Manuale è suddiviso secondo le voci del menu principale. PERNOTTAMENTI Pernottamenti Nuovo pernottamento La schermata per inserire un pernottamento singolo o di gruppo è la medesima. L inserimento è molto intuitivo, tuttavia ecco alcune cose da tenere in considerazione: selezionando l agenzia e il cliente/capo gruppo la percentuale di sconto può automaticamente assumere valori positivi. Questo nel caso sia stato specificato in anagrafica clienti e/o agenzia una percentuale di sconto prefissata per il cliente e/o l agenzia selezionata. (vedi sezione anagrafica) Lo sconto come il costo reimpostato e le percentuali di sconto per ogni categoria di ospite (vedi sezione successiva) può essere impostato manualmente. Per fare ciò è necessario conoscere la password di admin (vedasi sezione password di admin). La password va inserita nell apposito spazio e cliccare OK. I campi sconto e prezzo impostato sono cosi resi editabili. Il pagamento caparra è ininfluente se l importo della caparra è pari a 0

2 L inserimento del cliente è necessario solo se il pernottamento è singolo. Scegliendo dal menu a tendina il cliente tra quelli inseriti in anagrafica, automaticamente i relativi campi associati vengono compilati secondo i dati presenti in database. Per ogni pernottamento è possibile associare fino a 10 date differenti. Anche in questo caso alcune considerazioni: Il tipo camera prenotante è valevole ai soli fini del calcolo del costo del pernottamento. A questo proposito si rimanda alla sezione listini per la metodologia di calcolo del prezzo. Una volta compilati i campi: Tipo cam prenotante, arrivo, partenza e arrangiamento, automaticamente il sistema imposta la disponibilità massima di camere e le percentuali di sconto per ogni categoria di ospite (vedasi sezioni categorie ospiti e listini) Il sistema automaticamente calcola il numero di pranzi e cene all arrivo e di colazioni e pranzi alla partenza a seconda del tiupo di arrangiamenti (vedasi sezione arrangiamenti) Prezzo ipotetico e Prezzo reale vengono automaticamente aggiornati dal sistema a seconda del numero di camere o del numero totale di ospiti (a seconda che l arrangiamento sia a forfait o a parsona) Una volta impostato il numero di camere desiderato è possibile cliccare sul tasto Camere. Assegnare le camere è un operazione che può essere svolta successivamente.

3 Dal menu a tendina appariranno solo le camere disponibili per quel periodo selezionato. Scegliere la vestizione e a seconda di quanti sono i numeri di posti letto specificato per quella tipologia di camera si ha la possibilità dio inserire tanti ospiti. Prestare attenzione ai campi Regione e Nazione documento: Se si inserisce Basilicata, tutti i successivi ospiti residenti in basilicata dovranno essere compilati con lo stesso nome Basilicata scritto allo stesso modo. Stessa cosa vale per nazione documento: indicare ITALIA per i residenti in Italia. Se il cliente non è tra quelli elencati, è sufficiente specificare cognome e nome per inserirne uno nuovo. Ogni dato può essere corretto e aggiunto successivamente, entrando nel pernottamento e cliccando Modifica.

4 Elenco Questa sezione propone un elenco completo di tutti i pernottamenti inseriti. Cliccando sulle voci nella riga superiore è possibile ottentere piu ordinamenti sia in ordine crescente che descrescente. Sul lato sx è possibile ricercare particolari pernottamenti in base na diversi criteri. Per ogni pernottamento sono disponibili due link. Il primo apre il pernottamento in modalità visualizzazione, il secondo apre il pernottamento in modalità modifica. In basso sono presenti due tasti: Stampa, che permette di aprire una finestra per stampare i risultati e un seocndo tasto, Dettaglio, che propone lo stesso elenco ma camera per camera.

5

6 Lista arrivi Le seguenti liste presentano tutte le stesse peculiarità: campi colonna e possibilità di entrare nel ettaglio, ma si differenziano per i pernottamenti visualizzati. In questo caso vengono visualizzati tutti i pernottamenti compresi il cui arrivo è previsto tra le date indicate ad esclusione delle prenotazioni con opzione, No show e cancellate.

7 Lista partenze Elenco di tutti i pernottamenti la cui partenza è compresa tra le date indicate ad esclusione delle prenotazioni con opzione, No show e cancellate.

8 Lista ospiti in casa Lista di tutti gli ospiti che hanno effettuato il checkin ma non il checkout. Lista no show Lista di tutti i pernottamenti del tipo: No show Lista cancellate Lista di tutti i pernottamenti del tipo: Cancellata

9 Allotment Elenco Elenco di tutti gli Allotment inseriti

10 Nuovo Per inserire un nuovo allotment è necessario specificare: l agenzia di riferimento il tipo di camera il numero di camere il perdiodo di riferimento e il numero di giorni di scadenza dell allotment. Il numero di giorni di scadenza rappresenta il margine di tempo che sommato alla data odierna se cade in un giorno all interno del periodo specificato, annulla l allotment

11 Prenotazioni con opzione Elenco di tutti i pernottamenti del tipo: Prenotazione con opzione

12 ANAGRAFICA Clienti Elenco Nuovo

13 Agenzie Elenco Nuovo

14 STRUMENTI Fattura libera

15 RIEPILOGHI Contabilità

16 Produzione

17 Ricariche RFID Servizi RFID

18 Planning sett. Pasti Disponibilità

19 Movimenti previsti Rilevazione ISTAT

20 Schedine PS

21 CONFIGURAZIONE Camere Elenco

22 Nuova

23 IVA camere Tipi di camere Elenco

24

25 Nuovo Per inserire una nuova tipologia bisogna specificare: un nome valido, composto indifferentemente da caratteri numerici ed alfanumerici: il numero di posti letto (si consiglia il numero massimo) La struttura: suddivisa in Hotel, Cottage e Residenze. Si ricorda che nel caso di Residenze il costo sarà calcolato settimanalmente, diversamente sarà calcolato giornalmente.

26 Arrangiamenti Gli arrangiamenti concorrono nel calcolo del prezzo di un pernottamento e nel calcolo del numero di pasti da servire. Il calcolo del prezzo a forfait sottointende che il costo è riferito all occupazione di una camera indipendentemente dal numero di ospiti che la occupano. A persona invece, il costo è calcolato sul numero di ospiti.

27 Vestizione camere La vestizione delle camere è composta da un codice e da una descrizione.

28 Listini Elenco

29 Nuovo Nella creazione di un listino è possibile specificare: le tipologie di camere allle quali associarlo: 12 differenti periodi diversi con tariffe differenziate. Per ogni periodo è possibile associare un prezzo per ogni arrangiamento inserito e una percentuale di sconto per ogni categoria di ospite specificata.

30 Servizi a pagamento In questa sezione è possibile specificare i servizi a pagamento che potranno poi essere selezionati per essere addebitati su ogni singola camera, all interno di un pernottamento. E inoltre possibile specificare un prezzo di default che potra successivamente essere modificato in fase di addebito.

31

32 Categorie ospiti E possibile specificare tutte le categoria ospiti che si desidera. Esse serviranno per associare particolari sconti. Es. bambino di 4 letto, etc.

33 Accessi Password admin

34 Backup CASSE Punti Cassa/Ricarica

35 Categorie Prodotti Prodotti INFORMAZIONI SOFTWARE LOGOUT