MODULO HOTEL: INSTALLAZIONE E MANUALE UTENTE

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1 MODULO HOTEL: INSTALLAZIONE E MANUALE UTENTE Il modulo hotel permette di disporre delle funzionalità di maggiore utilizzo per le strutture di ricettività da un semplice pannello amministrativo. Le funzionalità disponibili oggi con il modulo hotel sono: 1. Abilitazione/disabilitazione camere alle chiamate all esterno 2. Check-in/check-out con report chiamate nel periodo di permanenza 3. Sveglia programmabile dalla reception per camera Nel successivo paragrafo MANUALE UTILIZZO verrà dettagliato il funzionamento di ciascuna di esse. Il modulo è nativamente presente nel file di installazione del VOIspeed Server a partire dalla versione e, una volta abilitata la funzionalità per la specifica licenza, è sufficiente procedere ad una semplice serie di passaggi per il setup iniziale del modulo. Vediamo di seguito questi passaggi e poi il manuale di utilizzo del modulo una volta completate le configurazioni iniziali. INSTALLAZIONE Per accedere alla porcedura di configurazione iniziale del modulo, è sufficiente accedere da un browser alla pagina Da qui partirà una procedura guidata che abiliterà le funzionalità del modulo per la particolare installazione. Vediamo di seguito i passi che la compongono. 1- I dati del DB vengono rilevati automaticamente; il dominio va selezionato poiché potremmo trovarci in una installazione multiazienda;

2 2- Si imposta lo username e password di accesso al pannello (non deve essere un account di amministratore del PBX); una volta fatto questo vengono salvati i dati e testato l accesso al DB 3- Le impostazioni di questo passaggio servono alla configurazione di avvio dell intero modulo. In particolare, con riferimento all immagine sopra, abbiamo: a. Numero abilitazione camere: è il numero che le camere dovranno chiamare per ottenere l abilitazione (nel caso non siano ancora abilitate) o per avere la linea per la chiamata esterna (nel caso siano abilitate) b. Utente reception: è l utente con il quale la camera viene messa in comunicazione quando prova ad effettuare una chiamata sterna senza esserne abilitata c. Reparti che contengono le camere da gestire: selezionando i reparti nei quali sono stati nel VOIspeed inseriti gli interni telefonici delle camere, il modulo configurerà in automatico tali interni come disabilitati alle chiamate in uscita e li renderà visibili e gestibili nel pannello di gestione delle camere (v. punto 2. del presente manuale). Completati i vari passaggi descritti sopra, il modulo ci avvisa che affinché siano operative le configurazioni realizzate dai passaggi del setup è necessario un riavvio del PBX VOIspeed. Una volta effettuato il riavvio, il modulo è pronto all utilizzo e accessibile da qualsiasi browser web all indirizzo:

3 MANUALE UTILIZZO Accedendo alla pagina web da un qualsiasi browser è possibile entrare in amministrazione delle funzionalità messe a disposizione dal modulo hotel precedentemente installato. Al primo accesso è necessario inserire i dati di accesso configurati al passaggio 2. Della precedente procedura di setup. Una volta effettuato l accesso, la pagina di gestione presenta le funzionalità attualmente disponibili in 4 aree precise: Vediamole nel dettaglio: 1. Barra dei menù Cliccando sulla voce è possibile accedere alla modifica di alcuni elementi importanti per la gestione del modulo: a. Costi chiamata dove è possibile impostare un costo fisso unitario (costo una tantum o scatto alla risposta) ed un costo al secondo per la valorizzazione monetario delle chiamate esterne delle camere, differenziando i costi anche per tipologia di chiamata se necessario;

4 b. Gestione camere Dove è possibile impostare/modificare i reparti del centralino i cui utenti saranno visualizzati come camere da gestire. ATTENZIONE: le modifiche operate in questa sezione richiedono il riavvio del PBX per essere effettive. c. Modifica password Dove è possibile modificare la password di accesso al portale. 2. Abilitare/disabilitare una camera In corrispondenza della camera, è sufficiente agire sullo switch ON/OFF posto nella colonna Abilitata. Quando abilitata, una camera potrà effettuare chiamate all esterno dopo aver digitato il numero configurato in fase di installazione; diversamente, se disabilitata, la camera che dovesse chiamare il medesimo numero verrà reindirizzata all interno impostato come reception sempre in fase di installazione. 3. Check-In/Check-Out L utilizzo del check-in/out permette di avere un report completo delle chiamate nel periodo di permanenza di un cliente nella struttura. Cliccando sul tasto il sistema acquisisce il dato su data e ora di inizio permanenza del cliente nella struttura, mentre cliccando sul tasto il sistema determina data e ora di uscita del cliente. Quando entrambi i campi sono valorizzati, sotto la colonna Report compare il tasto. Premendolo, è possibile visualizzare il riepilogo delle chiamate effettuate in uscita dalla struttura da parte della camera corrispondente nel periodo fra l ultimo check-in e l ultimo check-out impostati con i relativi costi.

5 Cliccando sul tasto Mostra dettagli chiamate è possibile accedere alla lista delle chiamate effettuate dal cliente con le informazioni su data, durata e costi relativi per ciascuna. Quando un dato di check-in o check-out è stato impostato, al di sopra dell informazione salvata compare il tasto che permette di Modificare la data e ora memorizzate o di cancellarle per attivare un nuovo periodo di report delle chiamate della camera. 4. Sveglia La sezione sveglia permette di pianificare una sveglia per la camera corrispondente. Cliccando sul tasto sveglia. si apre la seguente interfaccia per impostare l orario di squillo della

6 Alla voce intervallo date è possibile scegliere se impostare la sveglia per una sola data oppure per un intervallo all interno del quale la sveglia si attiverà sempre allo stesso orario. Subito sotto è possibile impostare l orario preciso di attivazione della sveglia. Infine, i tasti finali permettono di non salvare i dati relativi alla creazione della sveglia (tasto Annulla) o di confermarli (tasto Salva). Una volta pianificata la sveglia, al posto del tasto per aprire le impostazioni compaiono tre voci il cui significato è dettagliato di seguito: - che permette di tornare alle impostazioni della sveglia per modificarne la programmazione; - che permette di cancellare la sveglia programmata; - che permette di verificare i giorni e l ora in cui la sveglia è stata pianificata. Infine, in corrispondenza di ciascuna sveglia è possibile visualizzare un icona di stato della sveglia stessa con i seguenti significati: - non è stata impostata alcuna sveglia per la camera corrispondente - è stata pianificata una nuova sveglia per la camera corrispondente (con l ora della prossima attivazione - Il cliente ha ritardato di 5 minuti la sveglia pianificata