CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

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1 ASL 2 LIGURIA Savona, 23 Settembre 2008 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA prof. avv. Benedetto Santacroce Santacroce-Procida-Fruscione 1

2 CM 45/E/2005 Delibera CNIPA 11/2004 MEMORIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA CONSERVAZIONE Processo di TRASPOSIZIONE su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici Processo di MEMORIZZAZIONE, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, ( ), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione Processo che presuppone la MEMORIZZAZIONE, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabili A FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITA A TERZI Santacroce-Procida-Fruscione 2

3 DOCUMENTI OGGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA libro giornale e libro degli inventari; scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali DOCUMENTI RILEVANTI A FINI TRIBUTARI scritture ausiliarie di magazzino registro dei beni ammortizzabili registri prescritti ai fini Iva: acquisti, corrispettivi, fatture emesse dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770 ) modelli di pagamento (F23 e F24) libri sociali bilancio d esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota,parcella e simili ricevute fiscali e scontrini fiscali documenti di trasporto (DDT) DOCUMENTI ESCLUSI scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo libro paga e libro matricola (conservazione secondo CM 33/03 Min. Lavoro) Santacroce-Procida-Fruscione 3

4 D.Lgs 52/2004 CONSERVAZIONE FATTURE le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica Santacroce-Procida-Fruscione 4

5 DM 23 gennaio 2004 Smaterializzazione fatture periodi precedenti: memorizzazione elettronica dell immagine; sottoscrizione elettronica e apposizione della marca temporale da parte del contribuente o del Responsabile del processo di conservazione. - organizza il sistema e stabilisce le regole di conservazione; - effettua i controlli necessari - genera e firma i CD-ROM prodotti ed i file di chiusura La distruzione di DOCUMENTI ANALOGICI soggetti a conservazione obbligatoria, potrà avvenire solo dopo il completamento della conservazione digitale. Santacroce-Procida-Fruscione 5

6 DOCUMENTI RILEVANTI A FINI DOGANALI E SETTORE ACCISE Art. 2, co. 2, D.M : Il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle dogane. - Circolare Confindustria 15 dicembre 2004, n C.M. Agenzia delle Dogane 25 gennaio 2005, n. 5/D - C.M. Agenzia delle Entrate 19 ottobre 2005, n. 45/E Santacroce-Procida-Fruscione 6

7 Circolare CONFINDUSTRIA del , n DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI DOGANALI ESCLUSI Sono quelli propri di determinazione dei diritti doganali e delle accise non anche le fatture, che assolvono ad una diversa funzione probatoria e di controllo Santacroce-Procida-Fruscione 7

8 C.M. Agenzia delle Dogane del , n. 5/D I DOCUMENTI COMMERCIALI emessi per l'addebito dei corrispettivi per le somministrazioni di: - gas; - energia elettrica; - vapore e teleriscaldamento urbano; - operazioni relative al servizio di raccolta, trasporto e smaltimento dei rifiuti solidi urbani e assimilati, di fognatura e depurazione; comprensivi delle imposte di consumo e delle accise, emessi nei confronti della clientela in qualunque formato NON RIENTRANO NELL ESCLUSIONE Non sussistono motivi ostativi alla loro conservazione secondo le regole ivi previste. In tale esclusione rientra la dichiarazione annuale di consumo. Santacroce-Procida-Fruscione 8

9 C.M. Agenzia Entrate del 19 ottobre 2005, n. 45 Non è consentita l'emissione e la conservazione in formato elettronico: - delle bollette all'importazione ed all'esportazione su cui viene apposto il visto doganale; - dei documenti di accompagnamento (DAA, DAS) necessari per la circolazione dei beni soggetti ed assoggettati ad accisa; - della dichiarazione annuale di consumo. Tuttavia, i documenti emessi nei confronti della clientela per l'addebito dei corrispettivi, comprensivi delle imposte di consumo e delle accise, emessi o pervenuti in qualunque formato, non rientrano nell'esclusione prevista dall'articolo 2, comma 2 del D.M. Pertanto non sussistono motivi ostativi alla loro conservazione secondo le regole ivi previste. Santacroce-Procida-Fruscione 9

10 DOCUMENTI INFORMATICI: CONSERVAZIONE Santacroce-Procida-Fruscione 10

11 art. 3, co. 2, DM 23 gennaio 2004 PROCESSO di CONSERVAZIONE dei documenti informatici - avviene previa memorizzazione - termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale -sull INSIEME DEI DOCUMENTI o -su EVIDENZA INFORMATICA contenente impronta dei documenti da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE TERMINI PER LA CONSERVAZIONE Ogni 15 giorni per le fatture Ogni anno per gli altri documenti Santacroce-Procida-Fruscione 11

12 DM 23 gennaio 2004 ARCHIVIAZIONE può essere propedeutica alla CONSERVAZIONE ma non è necessaria CONSERVAZIONE consente la tenuta nel tempo dei documenti e scritture contabili A FINI PROBATORI E DI OPPONIBILITA A TERZI PROCESSO di CONSERVAZIONE dei documenti informatici Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico Apposizione della firma elettronica qualificata Apposizione della marca temporale Santacroce-Procida-Fruscione 12

13 INTERFERENZE FRA REGOLE FISCALI E REGOLE CNIPA DOCUMENTI INFORMATICI - trasformati in documenti statici non modificabili - contenuto non alterabile durante l accesso e/o la conservazione - contenuto immodificabile nel tempo DM 23/01/2004 CNIPA 19/02/2004 Conservati e memorizzati su qualsiasi supporto Conservati e memorizzati su supporti ottici Santacroce-Procida-Fruscione 13

14 RM 161/E/2007 FATTURA ATTIVA ANALOGICA FATTURA ATTIVA ELETTRONICA FATTURE PASSIVE DOCUMENTI DIVERSI DA FATTURE CONTRATTI TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE decorrenza da data consegna o spedizione (possibile anche da data indicata sul documento) decorrenza da trasmissione telematica decorrenza da ricezione (e non da annotazione in contabilità generale) se inerenti a dichiarazioni fiscali: entro il termine di presentazione della dichiarazione se non legati a dichiarazioni annuali, entro un anno dalla formazione entro un anno dalla formazione e non dalla registrazione Santacroce-Procida-Fruscione 14

15 DOCUMENTI ANALOGICI: CONSERVAZIONE Santacroce-Procida-Fruscione 15

16 Art. 4, DM 23 gennaio 2004 PROCESSO di CONSERVAZIONE digitale dei documenti analogici - avviene previa memorizzazione della relativa immagine - può essere limitato ad una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità - termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale Santacroce-Procida-Fruscione 16

17 DM 23 gennaio 2004 PROCESSO di CONSERVAZIONE digitale dei documenti analogici (es: doc. cartacei) Avviene previa memorizzazione della relativa immagine Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione N.B. : Per la conservazione di un DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO occorre l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale, che ne attesta la conformità. Santacroce-Procida-Fruscione 17

18 CARATTERISTICHE PER NATURA CARATTERISTICHE PER NATURA ATIPICI (documenti analogici originali unici per natura, che diventano non unici se ) DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO unico esemplare non annotato in libri o registri contenuto non riprodotto in altri documenti nota spese dipendenti scheda carburante libri sociali DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE NON UNICO emesso in duplice esemplare annotato in libri o registri contenuto riprodotto in altri documenti fatture ricevute fiscali scontrini fiscali nota spese dipendenti: se rimborso analitico e conservati i giustificativi di spesa scheda carburante, se elementi essenziali riportati in contabilità (veicolo, ammontare complessivo delle operazioni, Iva detraibile, imponibile, imposta, rifornimento e distributore ) libri sociali depositati c/o terzi: -verbale assemblee straordinarie c/o repertori e archivi notarili; -verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio) in via generale, qualunque documento che nasce come originale unico ma il cui contenuto essenziale riportato in contabilità Santacroce-Procida-Fruscione 18

19 RM 161/E/2007 TEMPISTICA PRIMA dell INIZIO del PROCESSO (in forma prudenziale) ENTRO 30 GG. da inizio del processo ENTRO dell ANNO SUCCESSIVO ADEMPIMENTO versamento imposta di bollo con F23 cod. tributo 458T con riferimento al numero presunto delle registrazioni (2.500) o frazioni di esse comunicazione preventiva racc. a/r a Ag. Entrate con: numero presuntivo atti, documenti e registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno e estremi del versamento F23 comunicazione di inizio, variazione dati e cessazione di attività per i soggetti diversi dalla persone fisiche, con indicazione dei dati relativi al luogo di conservazione delle scritture contabili versamento a saldo dell eventuale differenza di imposta comunicazione consuntiva racc. a/r a Ag. Entrate con: numero documenti informatici formati nell anno e estremi versamento della eventuale differenza di imposta ovvero richiesta di rimborso o compensazione Santacroce-Procida-Fruscione 19

20 ACCESSI, ISPEZIONI E VERIFICHE documento informatico e analogico, conservato su supporto informatico, resi leggibili e a richiesta disponibili su carta o su supporto informatico ESIBIZIONE DOCUMENTI CONSERVATI ACCESSI, ISPEZIONI e VERIFICHE VIOLAZIONE OBBLIGHI di CONSERVAZIONE esibizione anche in via telematica secondo modalità stabilite con provvedimento Direttore Agenzia entrate se esibito su carta fuori del luogo in cui conservate le scritture contabili: necessaria attestazione di conformità del pubblico ufficiale se è documento per cui è previsto un suo intervento (analogico originale unico) anticipazione del termine quindicinale di conservazione per le fatture anticipazione della conservazione per i documenti diversi dalle fatture come risultano aggiornati al momento della verifica nonchè copia cartacea degli stessi aggiornamento libri e registri effettuato anche in corso di ispezione ferma restando l immodificabilità delle annotazioni già effettuate e oggetto di conservazione accertamento induttivo ex art. 39, co. 2, lett. d), D.P.R. 600/73 (II.DD.) e ex art. 55, co. 2, 2 e 3, D.P.R. 633/72 (IVA) SANZIONI art. 9, D.Lgs. 471/97 - violazioni degli obblighi relativi alla contabilità art. 10, D.Lgs. 74/00 - occultamento o distruzione di documenti contabili Santacroce-Procida-Fruscione 20

21 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Santacroce-Procida-Fruscione 21

22 art. 5, Delibera CNIPA 11/2004 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE FUNZIONE PRINCIPALE apposizione della marca temporale sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato Santacroce-Procida-Fruscione 22

23 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ALTRE FUNZIONI: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici); organizza il contenuto dei supporti ottici; gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato; archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: - la descrizione del contenuto dell insieme dei documenti; - l indicazione delle copie di sicurezza; - gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate; Santacroce-Procida-Fruscione 23

24 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ALTRE FUNZIONI: mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione, nelle eventuali diverse versioni; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema; richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto; definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nell apposizione del riferimento temporale; verificare, con cadenza non superiore a 5 anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati; provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Santacroce-Procida-Fruscione 24

25 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE PRIVATI Individuano un soggetto deputato ad operare quale responsabile della conservazione, anche esterno all azienda ai sensi dell art. 5, co. 2, Delibera CNIPA 11/2004. AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE Il responsabile del procedimento di conservazione rientra fra le figure individuate all art. 4, L. 241/1990 sulla trasparenza amministrativa, che prevede l obbligo di individuare per ciascun tipo di procedimento l unità organizzativa responsabile Santacroce-Procida-Fruscione 25

26 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Non esiste alcun vincolo normativo alle modalità di nomina e all individuazione del soggetto, persona fisica, responsabile della conservazione; in via interpretativa, si procede come segue: la struttura individua con APPOSITO ATTO DI NOMINA, la persona fisica Responsabile della conservazione, il soggetto cioè che materialmente appone firma e marca temporale. Santacroce-Procida-Fruscione 26

27 SOLUZIONE IN HOUSE O IN OUTSOURCING Santacroce-Procida-Fruscione 27

28 DELEGA AD UN SOGGETTO TERZO: L OUTSOURCING I processi di conservazione e/o di fatturazione elettronica possono essere delegati a una terza parte (outsourcer) L outsourcer può assumersi il ruolo di responsabile della conservazione (garantisce la conformità del processo) Nel caso di delega delle attività di fatturazione attiva, la circostanza deve essere annotata in fattura Resta ferma la responsabilità del cedente/prestatore in caso di violazioni connesse all emissione della fattura (DPR 633/1972, art. 21) Santacroce-Procida-Fruscione 28

29 FATTORI DI SCELTA STRATEGIE ICT in house/outsourcing SCELTA ORGANIZZAZIONE presenza di Unità di Servizio DIMENSIONI AZIENDALI Capacità di spesa Modello organizzativo Servizio in outsourcing Soluzione in house Focus sul core-business Ricerca risultati a breve termine Organizzazione snella, senza rilevanti strutture di servizio Organizzazione dotata di centro servizi infragruppo Grande capacità di spesa Piano di progetto a lungo termine Santacroce-Procida-Fruscione 29

30 VANTAGGI DEL PROCESSO IN OUTSOURCING non richiede Servizio investimenti outsourcing tecnologia delega del Responsabile della Conservazione non richiede attività di formazione interna attivazione veloce richiede definizione di un modello di governance del processo Santacroce-Procida-Fruscione 30

31 MODELLI DI IMPLEMENTAZIONE E DELEGA CLIENTE OUTSOURCER Soluzione in-house Responsabile della Conservazione Soluzione IT Operatore della Conservazione Soluzione in-house con operatori in outsourcing Responsabile della Conservazione Soluzione IT Operatore della Conservazione Soluzione in hosting Responsabile della Conservazione Operatore della Conservazione Soluzione IT Soluzione in full outsourcing Responsabile della Conservazione Operatore della Conservazione Soluzione IT Santacroce-Procida-Fruscione 31

32 PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE: CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO Santacroce-Procida-Fruscione 32

33 LE FASI: FATTURAZIONE ELETTRONICA LATO EMITTENTE Ciclo attivo Emissione fattura Elaborazione Archiviazione elettronica Santacroce-Procida-Fruscione 33

34 LE FASI: FATTURAZIONE ELETTRONICA LATO EMITTENTE Ciclo attivo Emissione fattura Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Santacroce-Procida-Fruscione 34

35 LE FASI: FATTURAZIONE ELETTRONICA LATO EMITTENTE Ciclo attivo Emissione fattura Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Pubblicazione sul portale Inoltro o notifica tramite Invio tramite stampa Fattura Telematica (normale PDF) Fattura Telematica (link o normale PDF) Fatture cartacee tradizionali Santacroce-Procida-Fruscione 35

36 LE FASI: FATTURAZIONE ELETTRONICA LATO EMITTENTE Ciclo attivo Emissione fattura Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Pubblicazione sul portale Inoltro o notifica tramite Invio tramite stampa Fattura Telematica (normale PDF) Fattura Telematica (link o normale PDF) Fatture cartacee tradizionali Flusso di fattura elettronica Fattura Elettronica con Firma digitale Santacroce-Procida-Fruscione 36

37 CONNESSIONE CON IL CICLO PASSIVO Ciclo attivo Emissione fattura Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Ciclo passivo Ricezione fatture Elaborazione Santacroce-Procida-Fruscione 37

38 PRINCIPALI DOCUMENTI DI PRASSI MINISTERIALE Santacroce-Procida-Fruscione 38

39 RM 267/E/2007 multiutility ex D.M. 370/2000: - emissione bollette in unico esemplare con tutti gli elementi ex art. 21, DPR 633/72 - secondo esemplare della bolletta fattura sostituito con distinte meccanografiche di fatturazione emissione di fatture elettroniche e bollette analogiche nei confronti del medesimo cliente per settori omogenei di attività Santacroce-Procida-Fruscione 39

40 conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF RM 298/E/2007 conservazione in modalità informatica delle dichiarazioni fiscali predisposte ed trasmesse elettronicamente da CAF anche se non riproducono la firma autografa del contribuente non necessaria quindi la fase di stampa e successiva acquisizione conservazione con firma autografa obbligatoria solo per contribuente per il CAF, termine del processo di conservazione sostitutiva: entro un mese da termine presentazione della propria dichiarazione Santacroce-Procida-Fruscione 40

41 RM 318/E/2007 outsourcer - registro di protocollo obbligo di numerazione delle fatture passive più società di uno stesso gruppo affidano ad un outsourcer esterno la ricezione, registrazione e conservazione di fatture di acquisto ciascuna società invia le proprie fatture passive ricevute all outsourcer outsourcer acquisisce l immagine (scansione) e numera i documenti con protocollo di arrivo (apponendo codice a barre) outsourcer annota nei registri Iva acquisti, di ciascuna società, le fatture passive attribuendo il nr. progressivo Iva ex art. 25 DPR 633/72 outsourcer istituisce un REGISTRO DEI PROTOCOLLI dei singoli documenti e abbina il relativo protocollo progressivo Iva necessaria CORRELAZIONE UNIVOCA tra protocollo di arrivo e protocollo Iva Santacroce-Procida-Fruscione 41

42 outsourcer - registro di protocollo obbligo di numerazione delle fatture passive RM 318/E/2007 necessaria CORRELAZIONE UNIVOCA tra protocollo di arrivo e protocollo Iva NON NECESSARIA apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale SE nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, è riportato anche il numero progressivo di protocollo di arrivo Santacroce-Procida-Fruscione 42

43 conservazione sostitutiva spool di stampa RM 14/E/2008 SPOOL DI STAMPA = DOCUMENTO ANALOGICO necessaria materializzazione su supporto cartaceo e successiva acquisizione immagine Santacroce-Procida-Fruscione 43

44 obblighi del vettore o dello spedizioniere - messa a disposizione delle fatture tramite strumenti elettronici RM 67/E/2008 per vettori e spedizionieri conservazione sostitutiva ANNUALE di fatture accompagnatorie e documenti di trasporto delle merci utilizzo di posta elettronica e sistemi informatici per trasmetterli al destinatario previo accordo con il mittente anche per completare il processo di conservazione sostitutiva RILEVA lo spostamento del termine per procedere alla stampa dei registri previsto dalla Finanziaria 2008, da perfezionarsi entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale Santacroce-Procida-Fruscione 44

45 conservazione sostitutiva delle distinte meccanografiche di fatturazione RM 85/E/2008 CADENZA ANNUALE DI CONSERVAZIONE delle distinte meccanografiche di fatturazione, anche se contenenti riferimenti al settore delle accise e delle imposte di consumo, in quanto documenti formati e non emessi a differenza delle fatture conservazione sostitutiva di distinte meccanografiche, che rappresentano anche registri o conti sezionali, NON VINCOLA il contribuente alle modalità di tenuta informatica dell'intera contabilità: art. 4, co. 2, DM ammette infatti la limitazione della conservazione sostitutiva a specifiche tipologie di documenti Santacroce-Procida-Fruscione 45