Sistema Informativo del Lavoro e della Formazione Professionale

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1 Sistema Informativo del Lavoro e della Formazione Professionale Informatizzazione delle procedure di gestione e controllo del PO Sardegna FSE Servizi on line dedicati ai Soggetti Abilitati alla rendicontazione sui progetti finanziati dal POR FSE

2 INDICE 1 INTRODUZIONE GESTIONE PROGETTI COFINANZIATI FSE Gestione rendicontazione Area download Riepilogo rendicontazioni Ricerca Rendicontazione Inserimento Rendicontazione Selezione rendicontazione Quadro Anagrafica Beneficiario Quadro Dati fisici Quadro Dati corso Quadro Partecipanti Quadro Allegati Quadro Piano finanziario Quadro Acconto/Rimborso Quadro Costi Reali Quadro Costi semplificati Quadro Dati invio GESTIONE ALLEGATI Caricamento allegati Caricamento singolo allegato Caricamento massivo allegati Ricerca Allegati GESTIONE DIPENDENTI Inserimento dipendenti...64 Caricamento singolo dipendente Pulsante RECUPERA ANAGRAFICA...69 Caricamento massivo dipendenti Ricerca Dipendenti...71 Pagina 2 di 82

3 4.3 Inserimento Timesheet complessivi SPECIFICHE AGGIUNTIVE PER LA RENDICONTAZIONE DI PARTICOLARI PROCEDURE Più turismo, più lavoro...74 Quadro Acconto/Rimborso per progetti Più turismo Più lavoro Contratto di Ricollocazione - CRiS...76 Quadro Inserimento rendicontazione per progetti CRiS...76 Quadro Partecipanti per progetti CRiS...78 Quadro Costi semplificati per progetti CRiS...80 Pagina 3 di 82

4 Acronimi e abbreviazioni usati nel Documento: ADA: Aree di Attività ASPAL: Agenzia Sarda per le Politiche Attive del Lavoro CPI: Centro per l Impiego DB: Data Base PDF: Portable Document Format RAS: Regione Autonoma della Sardegna SIL: Sistema Informativo del Lavoro SO: Soggetto Ospitante SP: Soggetto Promotore TIFF: Tagged lmage File Format ATI: Associazione Temporanea di Impresa CLP: Codice Locale di progetto CUP: Codice Unico di Progetto FSE: Fondo Sociale Europeo OI: Organismo Intermedio POR: Programma Operativo Regionale RDL: Responsabile di Linea RTI: Raggruppamento Temporaneo di Imprese SAL: Stato avanzamento Lavori RAS: Regione Autonoma della Sardegna Pagina 4 di 82

5 1 INTRODUZIONE Il presente manuale descrive le modalità che consentono all Utente di gestire i propri progetti cofinanziati FSE, in termini di: Comunicazione dei dati Fisico-Procedurali; Rendicontazione Finanziaria; Invio di integrazioni o di controdeduzioni rispetto a quanto verificato dall Amministrazione nei controlli sugli adempimenti inviati; Gestione dei dipendenti e della documentazione da inviare. Tali procedure saranno disponibili per gli utenti che facciano richiesta di abilitazione alla rendicontazione dei progetti di interesse. Il processo di rendicontazione per ogni progetto viene definito dall Amministrazione Regionale, nello specifico, a livello di: Modalità di rendicontazione: sono definite apposite modalità di rendicontazione, sulla base della tipologia di progetto. Il sistema guida l utente nella corretta successione procedurale degli invii degli adempimenti in base a quanto stabilito dall Amministrazione. Tipologia di allegati da presentare: a seconda di quanto definito dall Amministrazione Regionale per una specifica tipologia di adempimento, il sistema richiederà obbligatoriamente o meno l inserimento di specifici allegati. 2 GESTIONE PROGETTI COFINANZIATI FSE Per accedere al modulo della gestione dei progetti FSE , l Utente deve autenticarsi a sistema selezionando il pulsante Accedi dall Home Page del Portale Pubblico Alla selezione di tale link, l Utente accede alla pagina Servizi on line nella quale è necessario inserire le credenziali di accesso, UserID e Password, come visualizzato nella figura seguente, evidenziato in rosso: Pagina 5 di 82

6 Figura 1: Inserimento UserID e Password Selezionare il pulsante LOGIN per accedere all Home Page relativa al proprio profilo. Per accedere all area relativa alla gestione dei progetti FSE selezionare dal menù verticale di sinistra la voce Gestione progetti FSE, come evidenziato in rosso nella figura seguente: Pagina 6 di 82

7 Figura 2: Accesso alla Gestione progetti FSE Alla selezione del link Gestione Progetti FSE l utente visualizza una pagina di cortesia che mostra le aree dedicate alla rendicontazione FSE e alla rendicontazione Garanzia Giovani, come evidenziato nella figura seguente: Pagina 7 di 82

8 Figura 3: Riepilogo rendicontazioni Nella pagina sono visualizzati i seguenti pulsanti: POR FSE : consente di accedere al modulo dedicato alla Gestione dei progetti FSE POR FSE : consente di accedere al modulo dedicato alla Gestione dei progetti FSE Garanzia Giovani : consente di accedere al modulo dedicato alla Garanzia Giovani. Selezionando il pulsante POR FSE il sistema rimanda all area dedicata ai progetti FSE come rappresentato nella figura successiva: Pagina 8 di 82

9 Figura 4: Pagina di riepilogo La pagina si articola in due sezioni: Gestione rendicontazione: la sezione in oggetto si compone delle seguenti sottosezioni Riepilogo (per le specifiche vedi par ); Inserimento (per le specifiche vedi par. 2.3); Ricerca (per le specifiche vedi par. 0); Gestione dipendenti (per le specifiche vedi par. 4); Gestione allegati (per le specifiche vedi par. 3). Area download: la sezione in oggetto si compone delle seguenti sottosezioni: Nuova abilitazione; Pagina 9 di 82

10 Documentazione e normativa. Nei paragrafi successivi verranno illustrate le varie funzionalità. 2.1 Gestione rendicontazione Area download Alla selezione del link Area download, il sistema visualizza la sottosezione Documentazione e normativa, cosi come visualizzato nella figura successiva. Nella pagina in oggetto, è possibile scaricare: Figura 5: Documentazione e normativa Manuali di riferimento. Pagina 10 di 82

11 I regolamenti recanti disposizioni le disposizioni sul Fondo Sociale Europeo per la programmazione Selezionando il link Nuova abilitazione dal menu orizzontale (vedi Figura 5), il sistema rimanda alla pagina dedicata alla richiesta di abilitazione, cosi come visualizzato nella Figura successiva. Figura 6: Abilitazione FSE La pagina contiene gli strumenti per procedere alla richiesta di abilitazione per la rendicontazione sul progetto di interesse. In basso è presente il campo Progetto di riferimento, che consente di ricercare il progetto per cui si intende richiedere l abilitazione. Pagina 11 di 82

12 Alla selezione del pulsante GENERA MODELLO è possibile eseguire il download del modulo per richiedere l abilitazione ad uno specifico progetto; il modulo oggetto del download risulta precompilato in maniera differente ovvero a seconda che sia stato compilato o meno il campo Progetto di riferimento Riepilogo rendicontazioni Alla selezione del pulsante POR FSE o del link Riepilogo (vedi Figura 3) il sistema visualizza il cruscotto di riepilogo caratterizzato da una serie di contatori, la cui selezione consente di visualizzare il dettaglio dei record che rispondono a tale requisito. Nello specifico i link riportati nella pagina sono i seguenti: Rendicontazioni da integrare : riporta il totale di tutte le rendicontazioni da integrare. Per visualizzare il dettaglio dei record visualizzare il numero corrispondente. Rendicontazioni rigettate : riporta il totale di tutte le rendicontazioni che sono state valutate negativamente dall Amministrazione Regionale. Per visualizzare il dettaglio dei record visualizzare il numero corrispondente. N progetti abilitati alla rendicontazione : riporta il totale dei progetti per i quali l utente è abilitato alla rendicontazione. Per visualizzare il dettaglio selezionare il nome del link. La descrizione delle suddette funzionalità sarà affrontata nei paragrafi successivi. 2.2 Ricerca Rendicontazione La funzionalità in oggetto consente di ricercare le rendicontazioni fisico procedurali e finanziarie, attraverso dei filtri personalizzati. Per effettuare la ricerca di una rendicontazione, è necessario selezionare dal menu orizzontale Gestione rendicontazione il link Ricerca, così come visualizzato nella figura sottostante. Pagina 12 di 82

13 Figura 7: Ricerca rendicontazione Pagina 13 di 82

14 I filtri a disposizione sono: Linea di azione : consente di ricercare la rendicontazione tramite la linea di azione. Procedura di attivazione : consente di ricercare la rendicontazione tramite procedura di attivazione. Titolo progetto : consente di ricercare la rendicontazione tramite il titolo del progetto. Codice Locale di Progetto : consente di ricercare la rendicontazione tramite il CLP del progetto. Codice unico di progetto : consente di ricercare la rendicontazione tramite il CUP del progetto. Tipologia rendicontazione : consente di ricercare la rendicontazione tramite la tipologia. Azione : consente di ricercare la rendicontazione tramite l azione. Operazioni : consente di ricercare la rendicontazione tramite l operazione di riferimento. Stato rendicontazione : consente di selezionare lo stato della rendicontazione da ricercare. Stato verifiche amministrative : consente di selezionare lo stato della verifica amministrativa da ricercare. Stato controlli di I livello : consente di selezionare lo stato dei controlli di I livello da ricercare. Codice comunicazione : consente di ricercare la rendicontazione tramite il codice univoco di comunicazione. In fondo alla maschera è presente il pulsante CERCA, la cui selezione permette la visualizzazione dei risultati della ricerca, come mostrato nella figura seguente sottostante: Figura 8: Risultati della ricerca Pagina 14 di 82

15 Per ogni record riportato sono presenti le seguenti informazioni: Progetto : riporta il titolo del progetto, il Titolo il CLP e il CUP; Tipologia : riporta la tipologia e l azione; Importo : riporta tre tipologie di importo ovvero Richiesto, Rendicontato e Ammesso ; Riferimenti : riporta i riferimenti relativi alla Data riferimento, Codice comunicazione, Codice comunicazione precedente ; Stato : riporta lo stato relativo alla Rendicontazione, verifiche amministrative e Controlli di primo livello ; Operazioni : consente di selezionare dal menu a tendina una possibile operazione effettuabile sulla rendicontazione sulla base del suo stato. Per ogni record è presente l icona Prosegui tramite il menu a tendina Operazioni. che consente di procedere con l operazione scelta 2.3 Inserimento Rendicontazione La funzionalità in oggetto consente di inserire una nuova rendicontazione per il progetto di interesse. Per procedere all inserimento, l utente deve selezionare la voce Inserimento dal menù orizzontale Gestione rendicontazione. Alla selezione del suddetto link il sistema visualizza la maschera per la ricerca del progetto di interesse. Per effettuare la ricerca il sistema mette a disposizione i seguenti filtri: Linea di azione : consente di ricercare il progetto su cui rendicontare tramite la linea di azione. Procedura di attivazione : consente di ricercare il progetto su cui rendicontare tramite la procedura di attivazione associata. Titolo : consente di ricercare il progetto su cui rendicontare tramite il titolo. Codice Locale Progetto : consente di ricercare il progetto su cui rendicontare tramite il CLP. Codice Unico di Progetto : consente di ricercare il progetto su cui rendicontare tramite il CUP. Pagina 15 di 82

16 Figura 9: Ricerca Progetto Sotto i filtri è presente il pulsante CERCA, che, se selezionato, consente di visualizzare i progetti presenti a sistema, in base ai filtri di ricerca impostati. Figura 10: Risultati della ricerca progetti Il sistema visualizza i risultati in fondo alla maschera riportando per ogni progetto le informazioni principali, come visualizzato sopra riportata. Per ogni record sono riportate le seguenti informazioni: Linea di azione : riporta la linea di azione. Procedura di attivazione : riporta la procedura di azione. Progetto : riporta il titolo, il CLP e il CUP del progetto. Importo : riporta il totale degli importi richiesti, rendicontati e ammessi per il progetto. L icona di gestione Prosegui rendicontazione. consente di accedere alla pagina di cortesia per l inserimento della Pagina 16 di 82

17 2.3.1 Selezione rendicontazione A seguito della selezione del progetto di interesse il sistema visualizza la seguente maschera, che permette la selezione dell adempimento di interesse. Figura 11: Selezione rendicontazioni La maschera visualizzata si compone di 3 sottosezioni Progetto selezionato: consente di visualizzare il dettaglio del progetto, caratterizzato dai campi Procedura di attivazione, Titolo progetto, Codice locale di progetto, Codice unico di progetto. Riepilogo rendicontazioni: riporta il dettaglio di tutte le rendicontazioni, indipendentemente dallo stato, inserite fino a quel momento per il progetto. Inserisci rendicontazione: consente di compilare i campi che caratterizzano la rendicontazione che si intende inserire. Nello specifico i campi sono: Pagina 17 di 82

18 o o o o Annualità: consente di selezionare l annualità di riferimento nel caso in cui il progetto sia caratterizzato da più annualità; Tipo rendicontazione: consente di selezionare la tipologia di riferimento della rendicontazione che si intende inserire; Azione: consente di selezionare l azione di riferimento della rendicontazione che si intende inserire; Linee guida per la rendicontazione: nel caso in cui siano presenti delle linee guida, il link presente in corrispondenza del campo, consente il download del file. La tabella successiva descrive le sezioni che compongono i singoli adempimenti. Tipologia rendicontazione: Finanziaria Azione Sezioni obbligatorie Sezioni facoltative Piano a preventivo Acconto Acconti successivi Intermedia e saldo Ad avvio, Aggiornamento e a conclusione Anagrafica Beneficiario, Piano finanziario, Dati invio Anagrafica Beneficiario, Acconto, allegati (se presenti allegati obbligatori), Dati invio Anagrafica Beneficiario, Acconto, Allegati (se presenti allegati obbligatori) Dati invio Anagrafica Beneficiario, Costi reali, Costi semplificati, Allegati (se presenti allegati obbligatori), Dati invio Tipologia rendicontazione: Fisico Procedurale Anagrafica Beneficiario, Dati fisici, Dati del corso (se presente), Partecipanti (se presente), Allegati (se presenti allegati obbligatori) e Dati invio Allegati Costi reali, Costi semplificati Tabella 1: Sezioni che compongono le rendicontazioni Quadro Anagrafica Beneficiario Il quadro in oggetto permette l inserimento dei dati anagrafici del beneficiario del progetto. In caso di RTI e ATI consente l inserimento multiplo di più Beneficiari. La prima anagrafica inserita viene identificata dal sistema come Capogruppo e Soggetto Rendicontatore. I dati inseriti in questo quadro sono riproposti anche nelle rendicontazioni successive per una compilazione più veloce della comunicazione, ma possono essere sempre aggiornati dall Utente qualora fosse necessario. Pagina 18 di 82

19 Come visualizzato nella figura successiva, alla selezione del pulsane INSERISCI, dopo aver selezionato l adempimento d interesse, il sistema rimanda alla maschera di caricamento dell anagrafica del beneficiario. Figura 12: Salvataggio dei dati dell Anagrafica Beneficiario Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti: RECUPERA ANAGRAFICA: consente di precompilare i campi con i dati del soggetto rendicontatore, nel caso in cui sia stato già indicato in rendicontazioni afferenti altri progetti associati. Pagina 19 di 82

20 CHIUDI: consente di tornare al riepilogo delle anagrafiche inserite. SALVA: consente di effettuare il salvataggio dell anagrafica. A seguito del salvataggio il sistema visualizza il flag verde sull etichetta della sezione e rimanda alla pagina di riepilogo delle anagrafiche, aggiornato con l anagrafica inserita, cosi come visualizzato nella figura successiva. Figura 13: Anagrafica Beneficiario: inserimento di una nuova anagrafica Per ogni anagrafica precedentemente creata, è presente l icona Modifica che, se selezionata, rimanda alla pagina di inserimento (Figura 13) precompilata con i dati relativi all anagrafica di interesse, pronti per essere modificati. Nel caso in cui l anagrafica non sia capogruppo, in corrispondenza di ogni record è presente l icona Cancella, che consente di rimuovere l anagrafica beneficiario inserita in precedenza. La cancellazione dell anagrafica è preceduta dalla visualizzazione di un messaggio che chiede conferma all utente dell eliminazione. Pagina 20 di 82

21 2.3.3 Quadro Dati fisici Il quadro in oggetto consente all Utente di indicare la data effettiva di inizio, aggiornamento e fine del progetto e il valore degli indicatori di realizzazione nella fase di riferimento del progetto, come visualizzato nella figura seguente: Figura 14: Sezione Dati fisici Nella maschera sono presenti due campi, riportanti i dati inseriti dal RdA in fase di compilazione del progetto, nel dettaglio: Data inizio prevista progetto": è riportata la data inizio prevista dell attività in oggetto. Data fine prevista progetto": è riportata la data fine prevista dell attività in oggetto. Di seguito sono presenti i campi nel quale l Utente deve inserire le date effettive. Nella maschera i campi obbligatori sono identificato con l asterisco *, nel dettaglio: Pagina 21 di 82

22 Data inizio effettiva : indicare la data d inizio effettiva del progetto. Il campo è editabile solo nella rendicontazione ad avvio. Data di aggiornamento : indicare la data di aggiornamento effettiva del progetto. Il campo è editabile solo nella rendicontazione di aggiornamento fisico procedurale. Data di fine effettiva : indicare la data di aggiornamento effettiva del progetto. Il campo è editabile solo nella rendicontazione a conclusione. Valore realizzato : indicare il valore degli indicatori di realizzazione nella fase di riferimento del progetto. Selezionare il pulsante SALVA posto in fondo alla maschera per confermare i dati inseriti Quadro Dati corso Il quadro in oggetto consente di inserire i dati relativi a uno o più corsi di formazione che si attestano sul progetto, tramite la maschera di inserimento visualizzata nella figura seguente: Figura 15: Sezione Dati corso Pagina 22 di 82

23 Alla selezione del pulsante INSERISCI NUOVO, il sistema rimanda al form d inserimento, cosi come visualizzato nella Figura successiva. Figura 16: Dati corsi di formazione L utente deve procedere alla compilazione di tutti i campi obbligatori, identificati dall asterisco *. Il codice corso viene generato in automatico dal sistema al salvataggio della maschera. Per poter procedere al corretto salvataggio della pagina, è necessario inserire almeno una sede del corso, cosi come riportato nella figura successiva. Pagina 23 di 82

24 Figura 17: Sottosezione Sedi del corso Selezionare il pulsante AGGIUNGI SEDE per inserire una nuova sede, come visualizzato nella figura posta in alto. In fondo alla pagina sono presenti due pulsanti: CHIUDI: consente di tornare al riepilogo delle anagrafiche inserite SALVA: consente di effettuare il salvataggio del corso d interesse. A seguito del salvataggio il sistema visualizza il flag verde sull etichetta della sezione e rimanda alla pagina di riepilogo dei corsi, cosi come visualizzato nella figura successiva. A seguito del salvataggio, la maschera d inserimento dati si svuota e consente all Utente di procedere con l inserimento di un altro corso. Pagina 24 di 82

25 Figura 18: Dati corsi di formazione: Riepilogo corsi di formazione Per ogni record è presente un menu che permette le seguenti operazioni: Visualizza : consente di visualizzare i dati del corso inserito in precedenza. Nel caso in cui i corsi siano stati caricati dal responsabile del progetto, è possibile solo visualizzarli e caricare le sedi di riferimento. Modifica : consente di modificare i dati del corso inserito in precedenza. Elimina : consente di eliminare il corso inserito in precedenza. La cancellazione del corso è preceduta da un messaggio di avviso che chiede conferma all utente dell eliminazione. Pagina 25 di 82

26 2.3.5 Quadro Partecipanti Il quadro in oggetto, presente solo se previsto in fase di configurazione del progetto, consente all Utente di inserire i Partecipanti nelle rendicontazioni di Ad avvio, Aggiornamento e A conclusione del progetto, come visualizzato nella figura seguente: Figura 19: Destinatari Diretti Alla selezione del pulsante INSERISCI NUOVO il sistema rimanda alla pagina di inserimento dei partecipanti come visualizzato nella figura successiva: Pagina 26 di 82

27 Figura 20: Sezione Partecipanti I campi contrassegnati dall asterisco * sono obbligatori. Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti: RECUPERA ANAGRAFICA: consente di recuperare i dati di un partecipante già inserito almeno una volta in una Comunicazione Obbligatoria dell impresa, in una rendicontazione Garanzia Giovani, in una rendicontazione FSE o in una FSE Pagina 27 di 82

28 AGGIUNGI: posto sotto la sottosezione Corso di riferimento, il sistema consente di associare al partecipante i corsi di interesse. Ad ogni inserimento il sistema aggiorna l elenco dei corsi associati cosi come visualizzato nella Figura 21. N.B: la sottosezione Corso di riferimento è visibile solo se per il progetto sono previsti dei corsi di formazione. Figura 21: Sottosezione Corso di riferimento ESTRAI ELENCO CORSI: consente di estrarre un excel che contiene l elenco dei corsi inseriti nella sezione Dati corso. CHIUDI: consente di tornare alla pagina di riepilogo dei partecipanti. SALVA: consente di effettuare il salvataggio del partecipante d interesse. A seguito del salvataggio il sistema visualizza il flag verde sull etichetta della sezione e rimanda alla pagina di riepilogo dei partecipanti, cosi come visualizzato nella figura successiva. Pagina 28 di 82

29 Figura 22: Riepilogo Partecipanti Per ogni record è presente un menu che permette le seguenti operazioni: Visualizza : consente di visualizzare i dati del corso inserito in precedenza. Modifica : consente di modificare i dati del corso inserito in precedenza. Elimina : consente di eliminare il corso inserito in precedenza. La cancellazione del corso è preceduta da un messaggio di avviso che chiede conferma all utente dell eliminazione. In aggiunta al pulsante INSERISCI NUOVO nella pagina di riepilogo, sono presenti i seguenti pulsanti: CARICAMENTO MASSIVO: consente di effettuare il caricamento massivo dei partecipanti, cosi come descritto nel paragrafo ESPORTA: consente di estrarre i partecipanti inseriti nella sezione. Pagina 29 di 82

30 Caricamento massivo Partecipanti La funzionalità in oggetto consente di caricare massivamente i dati dei partecipanti dei corsi di formazione presenti per il progetto. Alla selezione del pulsante CARICAMENTO MASSIVO il sistema visualizza la pagina visualizzata nella figura successiva. Figura 23: Funzionalità Caricamento massivo Partecipanti Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti: FILE TEMPLATE: il link in oggetto, consente di effettuare il download del file da compilare per poter effettuare il caricamento massivo dei partecipanti. SFOGLIA: consente di ricercare nell hard disk del PC, il file che si intende caricare. ALLEGA: consente di allegare il file selezionato. Pagina 30 di 82

31 CHIUDI CARICAMENTO MASSIVO: consente di tornare alla pagina contenente l elenco dei partecipanti. A seguito del caricamento, nel caso in cui il sistema dovesse rilevare un errore, viene prodotto un file di log scaricabile cosi come visualizzato nella figura successiva. Figura 24: Caricamento massivo Partecipanti Log errori Per contro, nel caso in cui il caricamento massivo dovesse andare a buon fine, l elenco dei partecipanti viene aggiornato con l elenco di quelli contenuti nel file e caricati con esito positivo Quadro Allegati Il quadro in oggetto consente all utente di caricare gli allegati obbligatori ed opzionali. Alla selezione del quadro il sistema visualizza la seguente maschera: Pagina 31 di 82

32 Figura 25: Quadro Altri allegati La pagina si caratterizza di due parti: La prima parte consente di inserire gli allegati facoltativi La seconda consente di visualizzare gli allegati obbligatori in stato Da completare e per cui vanno completate le informazioni obbligatori, più gli allegati facoltativi inseriti. Per ogni record è presente un menu che permette le seguenti operazioni: Visualizza : consente di visualizzare i dati dell allegato inserito in precedenza. Modifica : consente di modificare i dati dell allegato inserito in precedenza. Elimina : consente di eliminare l allegato inserito in precedenza. La cancellazione dell allegato è preceduta da un messaggio di avviso che chiede conferma all utente dell eliminazione. Alla selezione del pulsante INSERISCI NUOVO (Figura 25), dopo aver Pagina 32 di 82

33 compilato il campo Nome allegato, il sistema rimanda alla pagina visualizzata nella figura successiva. Figura 26: Sezione Allegati La pagina si caratterizza dei seguenti icone/pulsanti: INSERISCI ALLEGATO: consente di aggiungere all elenco allegati il file caricato nello slot Allegato di riferimento ; RICERCA ALLEGATO PRESENTE A SISTEMA: consente di ricercare gli allegati già presenti a sistema e di aggiungerli all elenco allegati tramite il link Selezione ; SALVA: consente di salvare l allegato personalizzato. A seguito del salvataggio il sistema rimanda all elenco degli allegati. Pagina 33 di 82

34 CHIUDI: consente di tornare all elenco degli allegati personalizzati Quadro Piano finanziario Il capitolo in oggetto descrive le procedure per la compilazione della sezione Piano finanziario a preventivo nel caso in cui il progetto di interesse sia stato configurato per l invio della comunicazione da parte del Beneficiario o per la modifica del Piano Finanziario. Alla selezione della sezione Piano Finanziario, il sistema visualizza tutte le voci del piano finanziario di riferimento, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 27: Sezione Piano Finanziario Pagina 34 di 82

35 L utente procede alla compilazione della sezione attraverso la valorizzazione delle singole voci del piano con gli importi che si è preventivato di spendere sia per il finanziamento pubblico sia per il cofinanziamento privato, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 28: Compilazione del Piano Finanziario La maschera è suddivisa in 3 sottosezioni alcune sempre presenti, altre invece visibili a seconda della configurazione effettuata: Totale Piano, sempre presente riporta il totale del piano finanziario calcolato in automatico dal sistema in base agli importi inseriti per le macrovoci e voci di spesa, scomposto in contributo pubblico e cofinanziamento privato; Costi Semplificati, presente solo se sono previsti Unità di costo standard, Tassi forfettari o Costi Forfettari. Per i costi standard è necessario imputare le quantità, mentre i tassi forfettari Pagina 35 di 82

36 verranno calcolati in automatico dal sistema in base agli importi imputati nelle voci di spesa ai quali sono collegati. Costi Reali, presente solo se sono previsti Macrovoci/Voci di spesa appartenenti al vademecum regionale o nazionale. Per i costi standard è necessario imputare le quantità, mentre i tassi forfettari verranno calcolati in automatico dal sistema in base agli importi imputati nelle voci di spesa ai quali sono collegati. A seguito della compilazione è necessario selezionare il pulsante CALCOLA TOTALI, posto in fondo alla maschera, che permette di verificare la correttezza delle sommatorie degli importi imputati a sistema, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 29: Salvataggio dei dati Nel caso in cui le sommatorie imputate non siano corrette, il sistema segnala attraverso un alert, visualizzato sopra i campi di inserimento, e l indicazione in rosso gli importi non corretti. Solo a seguito del corretto salvataggio la sezione mostrerà il flag verde di avvenuta compilazione. N.B.: In caso di inserimento dell adempimento di tipologia Finanziaria - Modifica del Piano Finanziario a preventivo, il sistema precompila il form di inserimento con i dati inseriti per il Piano Finanziario a preventivo. Le logiche di inserimento rimangono le medesime esposte in questo paragrafo Quadro Acconto/Rimborso Il capitolo in oggetto descrive le procedure per la compilazione della sezione Acconto, nel caso si stia procedendo all invio del primo acconto per l annualità di riferimento, o della sezione Rimborso, nel caso di adempimenti successivi. Alla selezione della sezione in oggetto, il sistema visualizza il form di inserimento, cosi come mostrato nella figura seguente: Pagina 36 di 82

37 Figura 30: Sezione Acconto/Rimborso Nella parte alta della maschera il sistema visualizza i dati riepilogativi del progetto: Procedura di attivazione, dove sono riportati il codice e la descrizione della procedura collegata al progetto; Pagina 37 di 82

38 Codice Locale Progetto, dove è riportato il codice locale di progetto; Codice Unico Progetto, dove è riportato il codice unico di progetto; Titolo Progetto, dove è riportato il titolo del progetto di interesse. Nella seconda parte è presente il form di inserimento della Domanda di Rimborso. Tale sezione è sempre di compilazione obbligatoria e permette di inserire l importo che si intende chiedere nell adempimento di interesse. La maschera, cosi come visualizzato nella figura precedente, è suddivisa in due parti: la prima contiene i dati da compilare per il salvataggio della sezione. I campi sono i seguenti: o Importo totale DDR ( ), è un campo obbligatorio (contrassegnato da asterisco *) nel quale l utente deve inserire l importo che si richiede per l adempimento di interesse o in caso di primo acconto come anticipo; o Allegato DDR, il campo è formato dal pulsante SCARICA TEMPLATE, che permette di scaricare il template della Domanda di rimborso, cosi come richiesto dall Amministrazione Regionale e dal campo per allegare il template stesso, dopo che l utente avrà proceduto alla sua compilazione. Per salvare le informazioni inserite è necessario selezionare il pulsante SALVA, sotto i campi di inserimento. Se tutti i controlli vanno a buon fine il sistema visualizza il flag verde sopra la sezione. la seconda contiene il riepilogo finanziario dei costi reali e semplificati inseriti nell adempimento di interesse ripartito per ogni impresa facente parte del Raggruppamento. È possibile estrarre il riepilogo visualizzato attraverso la selezione del pulsante ESTRAI, che permette di estrarre in formato excel la tabella visualizzata in pagina Quadro Costi Reali Il capitolo in oggetto descrive le procedure per la compilazione della sezione Costi reali, sia nel caso di fattura o di rendiconto tramite Allegato 4 (vademecum dell Operatore). I paragrafi di seguito descrivono entrambe le maschere Quadro Costi Reali Allegato 4 Alla selezione della sezione in oggetto, il sistema visualizza il form di inserimento, cosi come mostrato nella figura seguente: Pagina 38 di 82

39 Figura 31: Sezione Costi reali Allegato 4 Nella parte alta della maschera il sistema visualizza i dati riepilogativi del progetto: Procedura di attivazione, dove sono riportati il codice e la descrizione della procedura collegata al progetto; Codice Locale Progetto, dove è riportato il codice locale di progetto; Codice Unico Progetto, dove è riportato il codice unico di progetto; Titolo Progetto, dove è riportato il titolo del progetto di interesse. Nella seconda parte è presente il riepilogo delle spese inserite per i costi reali che riportano i seguenti campi: Pagina 39 di 82

40 Id: riporta l incrementale del record; Macrovoce-Voce: riporta la macrovoce e la voce del record; Destinatario: riporta il destinatario della voce di spesa; Importo pubblico: riporta l importo pubblico della voce di spesa; Importo totale: riporta l importo totale della voce di spesa; Stato: riporta lo stato della voce di spesa; Operazioni: o Modifica : consente di modificare i dati della voce di spesa; o Cancella : consente di cancellare la voce di spesa. Nella parte bassa sono presenti i seguenti pulsanti: INSERISCI NUOVO: consente di accedere al form d inserimento dei costi reali tramite l allegato 4; CARICAMENTO MASSIVO: consente di accedere alla funzionalità di caricamento massivo; ESPORTA: consente di estrarre in excel l elenco dei costi reali. Alla selezione del pulsante INSERISCI NUOVO il sistema visualizza la pagina visualizzata nella figura successiva. Pagina 40 di 82

41 Figura 32: Inserimento Allegato 4 Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti SALVA: il pulsante consente di salvare l allegato 4 dopo aver compilato i campi obbligatori, aggiornando l elenco dei costi inseriti, cosi come visualizzato nella Figura 31. CHIUDI: il pulsante consente di tornare all elenco dei costi inseriti, cosi come visualizzato nella Figura 31. Pagina 41 di 82

42 Caricamento massivo Allegato 4 La funzionalità in oggetto consente di caricare massivamente le voci di spesa dell allegato 4 resenti per il progetto. Alla selezione del pulsante CARICAMENTO MASSIVO il sistema visualizza la pagina visualizzata nella figura successiva. Figura 33: Funzionalità Caricamento massivo Partecipanti Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti: FILE TEMPLATE: il link in oggetto, consente di effettuare il download del file da compilare per poter effettuare il caricamento massivo dei partecipanti. Pagina 42 di 82

43 ELENCO VOCI DI SPESA: il link in oggetto consente di effettuare i download di un excel contenente le voci di spesa. SFOGLIA: consente di ricercare nell hard disk del PC, il file che si intende caricare. ALLEGA: consente di allegare il file selezionato. CHIUDI CARICAMENTO MASSIVO: consente di tornare alla pagina contenente l elenco dei partecipanti. A seguito del caricamento, nel caso in cui il sistema dovesse rilevare un errore, viene prodotto un file di log scaricabile cosi come visualizzato nella figura successiva. Figura 34: Caricamento massivo Partecipanti Log errori Per contro, nel caso in cui il caricamento massivo dovesse andare a buon fine, l elenco delle voci di spese viene aggiornato con l elenco di quelli contenuti nel file e caricati con esito positivo. Pagina 43 di 82

44 Quadro Costi Reali Fattura Alla selezione della sezione in oggetto, il sistema visualizza il form di inserimento, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 35: Sezione Costi reali Fatture Nella parte alta della maschera il sistema visualizza i dati riepilogativi del progetto: Procedura di attivazione, dove sono riportati il codice e la descrizione della procedura collegata al progetto; Codice Locale Progetto, dove è riportato il codice locale di progetto; Codice Unico Progetto, dove è riportato il codice unico di progetto; Titolo Progetto, dove è riportato il titolo del progetto di interesse. Nella seconda parte è presente il riepilogo delle fatture. In capo alle fatture sono presenti i campi N fatture che riporta il numero totale di fatture inserite e Valore totale che riporta il valore della Pagina 44 di 82

45 somma delle fatture inserite; per ogni record sono visualizzati i seguenti dati e le icone di gestione qui sotto elencante: Id: riporta il cronologico dei record; Numero documento: riporta il numero del documento associato alla fattura; Data documento: riporta la data di riferimento della fattura; Valore Totale ( ): riporta il valore totale della fattura; Modifica fattura : consente di modificare i dati della fattura; Voci fattura : consente di inserire, modificare ed eliminare le voci di spesa associate alla fattura; Cancella fattura : consente di eliminare la fattura Inoltre, è presente il pulsante INSERISCI NUOVO che consente di inserire la fattura, cosi come rappresentato nella figura successiva. Figura 36: Inserimento fattura Pagina 45 di 82

46 Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti SALVA: il pulsante consente di salvare la fattura dopo aver compilato i campi obbligatori, aggiornando l elenco delle fatture cosi come visualizzato nella Figura 36. CHIUDI: il pulsante consente di tornare all elenco delle fatture cosi come visualizzato nella Figura 36. A seguito del corretto inserimento della fattura, è possibile inserire le voci di spesa associate alla fattura stessa, selezionando l icona Voci fattura. La figura successiva visualizza il form d inserimento. Figura 37: Elenco Voci fattura Pagina 46 di 82

47 Nella parte alta della maschera il sistema visualizza i dati riepilogativi della fattura: Codice identificativo fattura, Numero documento, Data documento; Valore totale. Nella seconda parte è presente il riepilogo delle voci di spesa. In capo alle fatture è presente il campo N voci Fatture che riporta il numero totale di voci inserite; per ogni record sono visualizzati i seguenti dati e le icone di gestione qui sotto elencante: Id: riporta il cronologico dei record; Macrovoce: riporta la macrovoce di spesa; Voce: riporta la voce di spesa; Costo Totale ( ): riporta il valore totale della voce di spesa; Modifica voce : consente di modificare i dati della voce di spesa; Cancella voce : consente di eliminare della voce di spesa. Inoltre, sono presenti due pulsanti: CHIUDI: consente di tornare all elenco delle fatture; INSERISCI NUOVO: che consente di inserire la voce di spesa, cosi come rappresentato nella figura successiva. Pagina 47 di 82

48 Figura 38: Inserisci voce di spesa Nella pagina sono presenti i seguenti pulsanti SALVA: il pulsante consente di salvare la voce di spesa dopo aver compilato i campi obbligatori, aggiornando l elenco delle voci cosi come visualizzato nella Figura 38. CHIUDI: il pulsante consente di tornare all elenco delle voci spesa cosi come visualizzato nella Figura 38. Pagina 48 di 82

49 Quadro Costi semplificati Il capitolo in oggetto descrive le procedure per la compilazione della sezione Costi semplificati. Alla selezione della sezione in oggetto, il sistema visualizza il form di inserimento, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 39: Sezione Costi semplificati Nella parte alta della maschera il sistema visualizza i dati riepilogativi del progetto: Procedura di attivazione, dove sono riportati il codice e la descrizione della procedura collegata al progetto; Codice Locale Progetto, dove è riportato il codice locale di progetto; Pagina 49 di 82

50 Codice Unico Progetto, dove è riportato il codice unico di progetto; Titolo Progetto, dove è riportato il titolo del progetto di interesse. Nella seconda parte è presente il riepilogo delle spese inserite utilizzando le voci di spesa a costi semplificati (Unità di costo standard, tassi forfettari o costi forfettari). Tale sezione non è obbligatoria ai fini dell invio, ma l utente dovrà compilarla per procedere alla rendicontazione delle spese effettuate attraverso i costi semplificati. Nel riepilogo al primo accesso non sono presenti voci; solo in caso di configurazione del piano finanziario con tassi forfettari, il sistema visualizza la voce di spesa già presente, come mostrato nella Figura 39, in quanto tali voci dovranno essere sempre rendicontate dall utente ad ogni adempimento inviato e saranno calcolate in automatico dal sistema in base agli importi delle voci di spesa collegate. Per ogni record visualizzato nel riepilogo sono presenti le seguenti informazioni: Partecipanti : riporta se del caso il partecipante a cui è imputata la spesa, in caso il costo non sia legato ad un partecipante il sistema visualizza - ; Voce di spesa : riporta la voce di spesa inserita. Valore ( ) : riporta il valore economico della singola UCS o del costo forfettario previsto dall Amministrazione; Importo Totale pubblico ( ) : riporta l importo pubblico finanziario imputato per la singola voce. Importo Totale ( ) : riporta l importo finanziario imputato per la singola voce comprensivo di pubblico e privato. Operazioni : riporta le operazioni che possono essere effettuate sulla singola voce: o Modifica : consente di modificare i dati inseriti. o Cancella : consente di eliminare il record inserito. N.B.: Tali operazioni non sono presenti per i tassi forfettari per le ragioni sopra esposte. In fondo alla pagina è presente il pulsante INSERISCI NUOVO, che permette di inserire una nuova spesa rendicontabile a costi standard. Il sistema alla sua selezione visualizza il form di inserimento come visualizzato nella figura seguente: Pagina 50 di 82

51 Figura 40: Inserimento Costo Standard Nella maschera i campi obbligatori sono identificati dall asterisco *, procedere alla corretta compilazione nell ordine proposto. Di seguito si riportano i campi di maggiore rilevanza per la compilazione del quadro in oggetto: Macrovoce : consente di selezionare dal menù a tendina la voce di spesa che si intende inserire; le voci sono visualizzate in base a quanto è stato predisposto dall Amministrazione come macrovoci di spesa. Tipologia : compilato in automatico dal sistema con la tipologia di spesa (UCS o costo forfettario). Valore unitario : riporta il valore economico della singola UCS o del costo forfettario previsto dall Amministrazione; Pagina 51 di 82

52 Percentuale rendicontabile : riporta il valore percentuale rendicontabile per quel costo previsto dall Amministrazione nello specifico adempimento; Modalità inserimento : riporta un menù a tendina con le seguenti voci: 1. Inserimento valori, se selezionato permette di rendicontare un importo; 2. Prodotto dei costi, se selezionato permette di rendicontare il valore del prodotto tra i campi Valore unitario e Quantità ; Quantità : campo editabile ed obbligatorio solo nel caso in cui l utente abbia selezionato nel campo Modalità inserimento il valore Prodotto dei costi, riporta l importo finanziario imputato per la singola voce. Partecipante : campo che permette all utente di selezionare il partecipante a cui associare la spesa, se del caso; l utente, dopo aver inserito nel campo descrizione il nome del partecipante, deve selezionare l icona Cerca, posta in corrispondenza del campo, attraverso la quale, il sistema visualizza l elenco delle voci corrispondenti al valore inserito. L utente deve selezionare il link Seleziona, posto in corrispondenza della voce di interesse ed il sistema valorizza in automatico il campo. Per eliminare il valore inserito è necessario selezionare l icona Cancella. Allegati (*) : che permette di caricare un giustificativo della spesa; il campo è obbligatorio solo nel caso in cui l Amministrazione lo richieda. L allegato può essere inserito in due modi: 1. Selezionando il pulsante Browse per scegliere il file dal proprio PC e una volta selezionato confermando l operazione con il pulsante ALLEGA. Se il caricamento va a buon file, il sistema in automatico visualizza il nome del file allegato al posto del campo per il caricamento. 2. Selezionando l icona Ricerca allegato presente a sistema, alla selezione della quale il sistema visualizza il capo di ricerca. L utente, dopo aver inserito nel campo descrizione il nome dell allegato, deve selezionare l icona Cerca, posta in corrispondenza del campo, attraverso la quale, il sistema visualizza l elenco delle voci corrispondenti al valore inserito. L utente deve selezionare il link Seleziona, posto in corrispondenza della voce di interesse ed il sistema valorizza in automatico il campo. Per eliminare il valore inserito è necessario selezionare l icona Cancella. Pagina 52 di 82

53 Importo delle spese sostenute e pagate al di fuori dell'area del programma : riporta un campo per l inserimento dell importo per la rendicontazione della quota di spesa sostenuta e pagata dal Beneficiario fuori dall Area del programma; Importo delle spese sostenute e pagate al di fuori dell'unione : riporta un campo per l inserimento dell importo per la rendicontazione della quota di spesa sostenuta e pagata dal Beneficiario fuori dall Area dell Unione Europea; Importo Totale pubblico ( ) : riporta un campo per l inserimento dell importo da rendicontare per la singola voce, se l utente ha selezionato nel campo Modalità inserimento la voce Inserimento valori ; se invece l utente ha selezionato il valore Prodotto dei costi, il sistema accanto al campo visualizza l icona Aggiorna, che permette il calcolo automatico del prodotto dei campi Valore unitario e Quantità, in questo caso il campo è in sola visualizzazione. Importo contributo privato : campo editabile ed obbligatorio nel quale l utente deve imputare per la spesa l importo di cofinanziamento privato inserito. Totale spesa imputato : campo non editabile riporta in automatico la somma del campo Importo Totale pubblico ( ) e del campo Importo contributo privato. In fondo alla pagina sono presenti i pulsanti: SALVA, che permette di salvare i dati inseriti; CHIUDI, che permette di tornare alla pagina precedente senza salvare i dati Quadro Dati invio Il capitolo in oggetto descrive le procedure per la compilazione della sezione Dati invio. Il quadro in oggetto consente all Utente di visualizzare gli errori, se del caso, che sono stati effettuati nella compilazione della rendicontazione (es: sezioni obbligatorie non compilate, incoerenza tra le sezioni, alert sugli importi inseriti), di compilare la data dello Stato di Avanzamento Lavori e un campo note per inserire maggiori specifiche rispetto all adempimento che si sta procedendo ad inviare e un riepilogo dei dati di invio, che verrà compilato in automatico dal sistema a seguito del corretto invio. Alla selezione della sezione Dati invio, il sistema visualizza la pagina, cosi come mostrato nella figura seguente: Pagina 53 di 82

54 La pagina contiene i seguenti campi: Figura 41: Sezione Dati invio Limite di spesa previsto per la DDR, compilato in automatico dal sistema con la percentuale rendicontabile per l adempimento di interesse; Data SAL, campo obbligatorio compilato in automatico dal sistema con la data di accesso alla sezione, il valore è modificabile dall utente; Codice comunicazione precedente, viene valorizzato in caso di integrazione, rettifica, annullamento o controdeduzione con il codice comunicazione dell adempimento che si intende integrare, rettificare, annullare o controdedurre; Codice comunicazione, viene valorizzato in automatico dal sistema con il codice comunicazione generato all invio dell adempimento; Data invio, viene valorizzato in automatico dal sistema con la data di invio dell adempimento; Note, permette all utente di inserire alcune note sulla comunicazione che si intende inviare. Pagina 54 di 82

55 L Utente, prima di procedere all invio dell adempimento, deve procedere per prima cosa al salvataggio della sezione verificando il valore precompilato dal sistema nel campo Data SAL. Il sistema avvisa l Utente per l attività su descritta attraverso l alert bloccante presente nella sezione presente in fondo alla pagina. Tale sezione contiene sia avvisi per i quali la mancata correzione dell errore proibirebbe l invio, sia alert per i quali il sistema consente comunque l invio anche se l utente non procede alla modifica dei dati. Nel primo caso la colonna Bloccante visualizza SI accanto al messaggio mentre nel secondo caso appena descritto visualizza No. Sotto la sezione relativa agli errori è presente il pulsante ESTRAI ERRORI, che permette di estratte in formato txt l elenco degli errori visualizzati, così da permettere all Utente di non dover tornare sempre nella sezione Dati invio, per visualizzare l elenco. Il campo obbligatorio DATA SAL è precompilato dal sistema con la data odierna, ma qualora l utente lo ritenga opportuno si può procedere alla modifica della data dello stato di avanzamento lavori. A seguito del salvataggio della sezione Dati Invio, il pulsante INVIA COMUNICAZIONE si attiva al corretto salvataggio della sezione. A seguito della selezione del pulsante, il sistema invia la comunicazione ed assegna il codice comunicazione e la data di invio, che verranno visualizzati nei campi Data invio e Codice comunicazione. È possibile procedere alla stampa della ricevuta dell invio selezionando il pulsante STAMPA RICEVUTA, che consente di visualizzare la ricevuta in formato.pdf oppure di procedere al salvataggio della stessa sul proprio PC. 3 GESTIONE ALLEGATI Questa sezione consente all Utente di caricare la documentazione che intende successivamente richiamare all'interno di una o più rendicontazioni. Per accedere alla sezione è necessario che l Utente, dopo essersi autenticato a sistema dall Home Page del Portale Pubblico e aver selezionato il pulsante POR FSE , selezioni dal menù orizzontale presente in pagina il link Gestione Allegati, così evidenziato in rosso nella figura seguente: Pagina 55 di 82

56 Figura 42: Accesso sezione Gestione Allegati Pagina 56 di 82

57 Le funzionalità a disposizione dell Utente riguardano: Inserimento degli allegati : consente all utente di inserire un allegato. Ricerca degli allegati : consente di ricercare un allegato inserito in precedenza. La descrizione delle suddette funzionalità sarà affrontata nei paragrafi successivi. 3.1 Caricamento allegati La funzionalità in oggetto consente all'utente di procedere con il caricamento (singolo o massivo) degli allegati che devono essere inseriti nelle rendicontazioni da inviare all'amministrazione Regionale. Il caricamento può essere effettuato secondo due modalità: la prima prevede il caricamento di ogni singolo file; la seconda prevede un caricamento massivo di un file.zip contenente più allegati, di dimensione massima 10 MB Caricamento singolo allegato Per procedere al caricamento di un singolo file è necessario selezionare il pulsante INSERISCI NUOVO. Alla selezione del pulsante il sistema visualizza il form per l inserimento, così come mostrato nella figura seguente: Figura 43: Inserimento nuovo allegato Pagina 57 di 82

58 Per procedere al caricamento è necessario selezionare il pulsante Browse per scegliere il file dal proprio PC. Una volta scelto si conferma l operazione con il pulsante ALLEGA. Se il caricamento va a buon file, il sistema in automatico visualizza il nome del file allegato al posto del campo per il caricamento e in automatico valorizza il campo dimensione allegato, così come mostrato di seguito: Figura 44: Caricamento allegato Nel caso in cui l Utente avesse la necessità di sostituire l allegato selezionare il pulsante RIMUOVI per procedere alla rimozione dell allegato e procedere come descritto sopra per inserirne uno nuovo. Selezionare il pulsante SALVA per procedere alla conferma dell allegato inserito, selezionare CHIUDI per annullare l operazione Caricamento massivo allegati Pagina 58 di 82

59 La sezione in oggetto permette di caricare a sistema massivamente un gruppo di allegati attraverso un file.zip. A seguito del caricamento del file, il sistema prenderà in carico l'elaborazione. Al termine dell'elaborazione e in caso di esito positivo, il sistema predisporrà in automatico un record per ognuno degli allegati presenti nel file. Per procedere al caricamento massivo di allegati è necessario selezionare il pulsante CARICAMENTO MASSIVO. Alla selezione del pulsante il sistema visualizza il form per l inserimento, così come mostrato nella figura seguente: Figura 45: Inserimento nuovi allegati Pagina 59 di 82

60 Per procedere al caricamento è necessario selezionare il pulsante Browse per scegliere il file dal proprio PC. Una volta scelto si conferma l operazione con il pulsante ALLEGA. Se il caricamento non va a buon file, il sistema restituisce un report degli errori mentre nel caso vada a buon file, il sistema visualizza un messaggio come mostrato di seguito: Figura 46: Caricamento allegato Nel caso fosse necessario eliminare un allegato inserito col caricamento massivo è necessario che l utente ricerchi l allegato attraverso la ricerca allegati. Per tornare alla Gestione Allegati, selezionare il pulsante CHIUDI. 3.2 Ricerca Allegati Per effettuare la ricerca di un allegato precedentemente caricato è necessario selezionare la voce del menù orizzontale Gestione allegati. Alla selezione di tale link il sistema visualizza la maschera di Ricerca Allegati come visualizzato nella Figura 42 sopra riportata. Nella maschera di ricerca i filtri a disposizione sono: Codice univoco : consente di ricercare l allegato di interesse per codice. Il codice viene assegnato in automatico dal sistema al corretto caricamento ed è univoco. Descrizione allegato : consente di ricercare per nome dell allegato. Titolo progetto : consente di ricercare tutti gli allegati presenti nelle rendicontazioni collegate al progetto col titolo di interesse. Codice unico di progetto : consente di ricercare tutti gli allegati presenti nelle rendicontazioni collegate al progetto col CUP di interesse. Codice Locale di Progetto : consente di ricercare tutti gli allegati presenti nelle rendicontazioni collegate al progetto col CLP di interesse. In fondo alla maschera sono presenti i seguenti pulsanti: PULISCI FILTRI, la cui selezione permette eliminare tutti i filtri inseriti; Pagina 60 di 82

61 CERCA, la cui selezione permette la visualizzazione dei risultati della ricerca, come mostrato nella figura seguente sottostante: Figura 47: Risultati della ricerca Per ogni record riportato sono presenti le seguenti informazioni: ID : riporta il contatore dell allegato in elenco. Codice univoco : riporta il codice univoco dell allegato. Dimensione Allegato : riporta la dimensione dell allegato. Operazioni : consente di selezionare dal menù a tendina una possibile operazione effettuabile sull allegato: 1. Download, che permette di scaricare l allegato di interesse; Pagina 61 di 82

62 2. Elimina, che permette di eliminare l allegato di interesse. Tale operazione è permessa solo se l allegato non è richiamato in nessun adempimento. In basso nella pagina è presente il pulsante REPORT ALLEGATI che permette di estrarre in formato excel l elenco visualizzato in pagina. 4 GESTIONE DIPENDENTI Questa sezione consente all Utente di caricare tutti i dipendenti (con i relativi timesheet), che l utente intende successivamente richiamare all'interno delle rendicontazioni finanziarie. Per accedere alla sezione è necessario che l Utente, dopo essersi autenticato a sistema dall Home Page del Portale Pubblico e aver selezionato il pulsante POR FSE , selezioni dal menù orizzontale presente in pagina il link Gestione Dipendenti, come evidenziato in rosso nella figura seguente: Pagina 62 di 82

63 Figura 48: Accesso sezione Gestione Dipendenti Pagina 63 di 82

64 Le funzionalità a disposizione dell Utente riguardano: Inserimento dipendenti : consente all utente di inserire dei dipendenti (sia singolo sia attraverso l inserimento massivo). Ricerca dipendenti : consente di ricercare un dipendente inserito in precedenza. La descrizione delle suddette funzionalità sarà affrontata nei paragrafi successivi. 4.1 Inserimento dipendenti La funzionalità in oggetto consente all'utente di procedere con il caricamento dei dipendenti che saranno oggetto di rendicontazione all'amministrazione Regionale. Il caricamento può essere effettuato secondo due modalità: la prima prevede il caricamento di ogni singolo dipendente; la seconda prevede un caricamento massivo di più dipendenti. Caricamento singolo dipendente Per procedere all inserimento di un singolo dipendente dell Agenzia Formativa impegnati nello svolgimento dei corsi di formazione, è necessario selezionare il pulsante INSERISCI NUOVO. Alla selezione del pulsante il sistema visualizza il form per l inserimento, così come mostrato nella figura seguente: Pagina 64 di 82

65 Figura 49: Inserimento nuovo dipendente Pagina 65 di 82

66 Nella maschera è suddivisa in sezioni ed i campi obbligatori sono contrassegnati dall asterisco *. Di seguito si riportano le sezioni Dipendente : consente di inserire i dati anagrafici relativi ai dipendenti coinvolti nei corsi e il loro curriculum vitae, nonché il numero delle ore previste dal CCNL. A disposizione dell utente come supporto nella compilazione, sono presenti: il pulsante RECUPERA ANAGRAFICA, che permette il recupero dei dati del dipendente presenti sul Portale Pubblico Sardegna lavoro. Il dettaglio del funzionamento del pulsante è descritto nel paragrafo le icone di ricerca, poste in corrispondenza dei campi Cittadinanza e Comune, attraverso i quali, dopo aver inserito nel secondo campo la cittadinanza del dipendente o il Comune di interesse e dopo aver selezionato l icona Cerca, il sistema visualizza l elenco delle voci corrispondenti al valore inserito. L utente deve selezionare il link Seleziona, posto in corrispondenza della voce di interesse ed il sistema valorizza in automatico il campo. Per eliminare il valore inserito è necessario selezionare l icona Cancella. Elenco costo orario : consente di inserire il costo orario ex ante e un file.pdf o.tif contenente il Prospetto di calcolo. Per accedere alla maschera di inserimento è necessario selezionare il pulsante NUOVO, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 50: Sezione Elenco costo orario Pagina 66 di 82

67 Alla selezione del pulsante NUOVO, il sistema visualizza il seguente form: Figura 51: Inserimento Costo orario ex ante Tutti i campi sono obbligatori e sono contrassegnati dall asterisco *. Per caricare il documento del prospetto di calcolo, selezionare il pulsante Sfoglia per scegliere il file dal proprio PC e ALLEGA per confermare la scelta. Al termine della compilazione selezionare il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti; il sistema in automatico crea un record di riepilogo nell elenco costo orario, cosi come visualizzato sotto: Figura 52: Riepilogo Costo orario Per ogni record riportato sono presenti le seguenti informazioni: Pagina 67 di 82

68 Periodo di riferimento Da/A : riporta il periodo di riferimento per il costo ex ante imputato. Costo orario ex ante : riporta il costo ex ante imputato per il dipendente. Allegato : riporta il link del prospetto di calcolo del dipendente. Nel riepilogo sono presenti le seguenti icone di gestione: o Modifica : consente di modificare i dati inseriti. o Cancella : consente di eliminare il record inserito. Elenco timesheet : consente di caricare i timesheet mensili per singolo dipendente. Per accedere alla maschera di inserimento è necessario selezionare il pulsante NUOVO, cosi come mostrato nella figura seguente: Figura 53: Sezione Elenco timesheet Alla selezione del pulsante NUOVO, il sistema visualizza il seguente form: Figura 54: Inserimento Timesheet Tutti i campi sono obbligatori e sono contrassegnati dall asterisco *. Pagina 68 di 82

69 Per caricare il timesheet, selezionare il pulsante Sfoglia per scegliere il file dal proprio PC e ALLEGA per confermare la scelta. Al termine della compilazione selezionare il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti; il sistema in automatico crea un record di riepilogo nell elenco timesheet, cosi come visualizzato sotto: Figura 55: Riepilogo timesheet Per ogni record riportato sono presenti le seguenti informazioni: Periodo di riferimento Da/A : riporta il periodo di riferimento del timesheet. Allegato : riporta il link del timesheet del dipendente. Nel riepilogo sono presenti le seguenti icone di gestione: o Modifica : consente di modificare i dati inseriti. o Cancella : consente di eliminare il record inserito. Selezionare il pulsante SALVA posto in fondo alla maschera per confermare i dati inseriti Pulsante RECUPERA ANAGRAFICA La funzionalità in oggetto consente di recuperare i dati dei dipendenti, tramite il loro codice fiscale, attingendo dalle Comunicazioni Obbligatorie (CO) inviate dall utente tramite il Portale Pubblico Sardegna lavoro. Per procedere al recupero inserire il Codice Fiscale del dipendente nell omonimo campo e selezionare il pulsante RECUPERA DA CO. Alla selezione del pulsante in oggetto il sistema popola, se è stata comunicata la CO, i dati anagrafici del dipendente e il domicilio. Caricamento massivo dipendenti La sezione in oggetto permette di caricare a sistema massivamente un gruppo di dipendenti attraverso un file.xls. A seguito del caricamento del file, il sistema prenderà in carico l'elaborazione. Pagina 69 di 82

70 Al termine dell'elaborazione e in caso di esito positivo, il sistema predisporrà in automatico un record per ognuno dei dipendenti presenti nel file. Per procedere al caricamento massivo dei dipendenti è necessario selezionare il pulsante CARICAMENTO MASSIVO. Alla selezione del pulsante il sistema visualizza il form per l inserimento, così come mostrato nella figura seguente: Figura 56: Caricamento massivo dipendenti Per procedere al caricamento è necessario selezionare il link File Template, evidenziato in rosso nella figura precedente, per scaricare l excel. Il file deve essere compilato seguendo le indicazioni inserite all interno del Template. A termine della compilazione selezionare il pulsante Browse per scegliere il file compilato dal proprio PC. Una volta scelto si conferma l operazione con il pulsante Pagina 70 di 82

71 ALLEGA. Se il caricamento non va a buon file, il sistema restituisce un report degli errori mentre nel caso vada a buon file, il sistema visualizza un messaggio come mostrato di seguito: Figura 57: Caricamento dipendenti Nel caso fosse necessario eliminare un dipendente inserito col caricamento massivo è necessario che l utente ricerchi l allegato attraverso la ricerca allegati. Per tornare alla Gestione Dipendenti, selezionare il pulsante CHIUDI. 4.2 Ricerca Dipendenti Per effettuare la ricerca di un dipendente precedentemente caricato è necessario selezionare la voce del menù orizzontale Gestione Dipendenti. Alla selezione di tale link il sistema visualizza la maschera di Ricerca Dipendenti come visualizzato nella Figura 48 sopra riportata. Nella maschera di ricerca i filtri a disposizione sono: Nome : consente di ricercare il dipendente per nome. Cognome : consente di ricercare il dipendente per cognome. Codice Fiscale : consente di ricercare il dipendente per Codice Fiscale. Stato : consente di ricercare tutti i dipendenti a seconda dello stato che hanno a sistema: o o o Bozza, nel caso il dipendente sia stato caricato a sistema attraverso il caricamento massivo o senza completare la sezione Costo orario e Timesheet; Inserito, se sono state compilate tutte le informazioni richieste per il dipendente; Validato, se il dipendente inserito è stato sottoposto a valutazione da parte dell Amministrazione Regionale. In fondo alla maschera sono presenti i seguenti pulsanti: INSERISCI NUOVO, che permette di inserire il dipendente attraverso la compilazione del form di inserimento (vedi par. 0); Pagina 71 di 82

72 CARICAMENTO MASSIVO, che permette di accedere alla funzionalità per il caricamento massivo dei dipendenti (vedi par. 0); PULISCI FILTRI, la cui selezione permette eliminare tutti i filtri inseriti della ricerca; CERCA, la cui selezione permette la visualizzazione dei risultati della ricerca, come mostrato nella figura seguente sottostante: Figura 58: Risultati della ricerca Per ogni record riportato sono presenti le seguenti informazioni: ID : riporta il contatore del dipendente in elenco. Nome : riporta il nome del dipendente. Cognome : riporta il cognome del dipendente. Codice Fiscale : riporta il Codice Fiscale del dipendente. Stato : riporta lo stato del dipendente a sistema. Nel riepilogo sono presenti le seguenti icone di gestione: o Modifica : consente di modificare i dati inseriti. o Cancella : consente di eliminare il record inserito. 4.3 Inserimento Timesheet complessivi La funzionalità in oggetto consente all'utente di procedere con il caricamento dei timesheet complessivi per tutti i dipendenti che saranno oggetto di rendicontazione all'amministrazione Regionale. Pagina 72 di 82

73 Per accedere alla sezione è necessario che l Utente, dopo aver selezionato il link Gestione Dipendenti, selezioni il link Timesheets complessivi, posto nel menù orizzontale, così evidenziato in rosso nella figura seguente: Figura 59: Elenco Timesheet complessivi Per ogni record riportato sono presenti le seguenti informazioni: Periodo di riferimento Da/A : riporta il periodo di riferimento per il timesheet complessivo imputato. Allegato : riporta il link del timesheet complessivo allegato. Stato : riporta lo stato del Timesheet complessivo a sistema. Nel riepilogo sono presenti le seguenti icone di gestione: o Modifica : consente di modificare i dati inseriti. o Cancella : consente di eliminare il record inserito. Per procedere ad un nuovo inserimento, è necessario selezionare il pulsante INSERISCI NUOVO, evidenziato in rosso nella Figura 59. Alla selezione del pulsante il sistema visualizza la maschera di inserimento dei timesheet complessivi cosi come visualizzato nella figura seguente: Pagina 73 di 82

74 Figura 60: Inserimento Timesheet complessivo Tutti i campi sono obbligatori e sono contrassegnati dall asterisco *. Per caricare il timesheet complessivo di interesse, selezionare il pulsante Browse per scegliere il file dal proprio PC e ALLEGA per confermare la scelta. Al termine della compilazione selezionare il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti; il sistema in automatico crea un record di riepilogo nell elenco timesheet complessivi, cosi come visualizzato nella Figura SPECIFICHE AGGIUNTIVE PER LA RENDICONTAZIONE DI PARTICOLARI PROCEDURE Questa sezione permette di avere maggiori specifiche sull utilizzo del sistema rispetto alla rendicontazione di particolari Procedure di Attivazione (Bandi/Avvisi). 5.1 Più turismo, più lavoro Il Bando "Più Turismo più Lavoro" è destinato alla concessione di contributi per l allungamento della stagione turistica. La finalità è quella di favorire l offerta turistica del territorio attraverso la concessione di aiuti alle imprese del turismo ricettivo. Di seguito le differenze rispetto a quanto precedentemente descritto sull inserimento delle rendicontazioni finanziarie per lo specifico bando. Quadro Acconto/Rimborso per progetti Più turismo Più lavoro Alla selezione della sezione in oggetto, il sistema visualizza un form di inserimento, come mostrato nella figura seguente: Pagina 74 di 82

75 Figura 61: Sezione Acconto/Rimborso Pagina 75 di 82

76 A differenza di quanto specificato nel paragrafo precedente, per i progetti finanziati dall Avviso Più Turismo, Più lavoro per procedere al salvataggio della sezione è necessario che l utente compili tutti i campi obbligatori e segnalati dall asterisco (*), come di seguito indicato: Importo totale DDR, dove l utente deve riportare l importo che si sta richiedendo all Amministrazione Regionale; Percentuale richiesta rispetto al finanziamento (%), dove l utente deve riportare la percentuale corrispondente all importo totale della DDR; Elenco sedi operative, dove l utente deve selezionare le sedi che sono oggetto di sede di lavoro dei dipendenti rendicontati. A seguito di ciò l utente deve procedere con la generazione del file, selezionando il pulsante SCARICA RICHIESTA EROGAZIONE E AUTOCERTIFICAZIONE. Il documento generato va verificato in ogni sua parte, compilato nelle sezioni mancanti, firmato digitalmente e riallegato nel campo presente sotto il pulsante. Per procedere al salvataggio della sezione è necessario procedere alla selezione del pulsante SALVA. 5.2 Contratto di Ricollocazione - CRiS L avviso CRiS è finalizzato a fornire ai cittadini che aderiscono al programma le opportunità e il supporto necessari per promuovere e realizzare il loro inserimento lavorativo. Il Contratto di Ricollocazione (CRiS) ha la funzione di sostenere e accompagnare il lavoratore, favorendone il reinserimento nel mercato del lavoro, attraverso la predisposizione di un servizio personalizzato da parte degli operatori pubblici e privati accreditati nell ambito del Sistema regionale dei servizi per il lavoro. Di seguito le differenze rispetto a quanto precedentemente descritto sull inserimento delle rendicontazioni finanziarie per lo specifico bando. Quadro Inserimento rendicontazione per progetti CRiS Alla selezione del progetto di interesse, il sistema visualizza un form di inserimento, come mostrato nella figura seguente: Pagina 76 di 82

77 Figura 62: Inserimento rendicontazione CRiS A differenza di quanto specificato nel paragrafo 2.2, per i progetti finanziati dell Avviso CRiS, alla selezione della tipologia e dell azione della rendicontazione finanziaria da inviare, il sistema mostra un nuovo campo obbligatorio, denominato Fonte di finanziamento. L utente per procedere alla rendicontazione dei partecipanti e delle spese relative ai voucher a processo deve selezionare la voce a processo - FSE, mentre per procedere alla rendicontazione dei partecipanti e delle spese relative ai voucher a risultato e alle relative indennità di soggiorno e di mobilità, deve selezionare la voce a risultato - FPA. Dopo aver compilato i tre campi obbligatori identificati dall asterisco, l utente deve procedere con la selezione del pulsante INSERISCI ; il sistema visualizzerà il form di rendicontazione cosi organizzato: Anagrafica, che risponde alle logiche descritte nel par ; Costi reali, che risponde alle logiche descritte nel par ; Costi semplificati, che risponde alle logiche descritte nel par ; Rimborso, che risponde alle logiche descritte nel par Partecipanti, che risponde alle logiche descritte nel par ; Allegati, che risponde alle logiche descritte nel par ; Dati invio, che risponde alle logiche descritte nel par La figura seguente mostra la pagina mostrata dal sistema: Pagina 77 di 82

78 Figura 63: Rendicontazione finanziaria per l Avviso CRiS Quadro Partecipanti per progetti CRiS Per procedere alla richiesta di rimborso, sia per i voucher a risultato FPA; che per quelli a processo - FSE, è necessario procedere alla compilazione per prima cosa con la compilazione della sezione Partecipanti. Per accedere alla sezione, è necessario selezionare l omonimo TAB. Dopo aver selezionato il Tab, il sistema mostra la presente pagina: Pagina 78 di 82

79 Figura 64: Sezione Partecipanti A differenza di quanto specificato nel paragrafo 2.3.5, per i progetti finanziati dell Avviso CRiS, l elenco dei partecipanti viene precompilato in automatico dal sistema con l elenco dei cittadini per i quali il soggetto accreditato ha proceduto alla chiusura della Misura CRiS con esito Inserimento occupazionale (in caso di voucher a risultato) o con qualsiasi altro risultato ma che abbiano raggiunto almeno le soglie minime di ore erogate (in caso di voucher a processo) e non sono presenti i pulsanti di nuovo inserimento, poiché la sezione verrà aggiornata in automatico dal sistema ad ogni conclusione di una misura. I partecipanti all accesso della sezione hanno tutti lo stato Bozza ; per poter procedere alla rendicontazione degli stessi, infatti, è necessario modificare le anagrafiche, già prepopolate, con pochi dati mancanti, come ad esempio Codice vulnerabilità, Condizione di mercato all'ingresso, Tipologia lavoro e Ha iniziato l'intervento. Per procedere con la modifica dell anagrafica del singolo partecipante, è necessario selezionare la voce Modifica dal menù a tendina e selezionare l icona Procedi, posta in corrispondenza del record di interesse,. Dopo aver completato l anagrafica con i dati mancanti, è necessario selezionare il pulsante SALVA, posto in fondo alla pagina (per maggiori specifiche sulla compilazione dell anagrafica del partecipante fare riferimento al par ). Pagina 79 di 82

80 Se il salvataggio dell anagrafica è avvenuto con successo, il sistema modifica lo stato del partecipante da Bozza a Completato e crea nella sezione Costi semplificati le spese di riferimento per il partecipante di interesse. Quadro Costi semplificati per progetti CRiS Dopo aver completato le anagrafiche dei partecipanti che si intendono rendicontare, il sistema crea automaticamente nella sezione Costi semplificati la spesa relativa al voucher di riferimento, cosi come visualizzato nella figura seguente: Figura 65: Inserimento spese rendicontazione CRiS Per i progetti finanziati dall Avviso CRiS, è previsto quindi l inserimento di nuove spese solo per la rendicontazione di indennità di soggiorno o di mobilità. Tutte le spese relative ai voucher sia a processo sia a risultato, vengono predisposte in automatico dal sistema. Le spese predisposte in automatico dal sistema sono in stato Bozza, l utente deve selezionare l icona Modifica,, posta in corrispondenza del record di interesse. Alla selezione dell icona Modifica, il sistema visualizza il dettaglio della spesa di interesse, cosi come riportato nella seguente figura: Pagina 80 di 82

81 Figura 66: Dettaglio spese rendicontazione CRiS La pagina mostra il dettaglio della spesa creata in automatico per il voucher. Di seguito le specifiche dei campi visualizzati di maggior rilievo: la macrovoce indica la tipologia contrattuale inserita alla chiusura della misura e il profilo di occupabilità associato al cittadino (in caso di rendiconto di voucher a risultato) o il profilo di occupabilità associato al cittadino (in caso di rendiconto di voucher a processo); la tipologia indica il tipo di costo che si sta rendicontando; il valore unitario indica l importo del voucher stabilito dall Amministrazione Regionale, ottenuto attraverso le tabelle disponibili all interno dell Avviso stesso; il partecipante indica il partecipante associato alla spesa di interesse; la sezione degli allegati visualizza in automatico gli allegati obbligatori richiesti dall Amministrazione per le rendicontazioni e recuperati in automatico dalla documentazione in sede di compilazione dei servizi della misura; l importo totale indica l importo rendicontabile per il voucher del partecipante. In basso sotto i campi di inserimento è presente il pulsante SALVA, che deve essere obbligatoriamente selezionato per rendere effettivo il costo. Infatti a seguito del salvataggio con successo dei dati il sistema modificherà lo stato del costo da Bozza a Completo, cosi come mostrato nella seguente figura: Pagina 81 di 82