SIPC Vademecum Referente di DSM

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1 SIPC Vademecum Referente di DSM PRTE 1: HELP-DESK L Help-Desk del SIPC si occupa di: Tenuta dell archivio delle Strutture Residenziali presenti sul territorio; Contatti con i referenti designati, raccolta delle nomine ed eventuali sostituzioni; Consegna delle password; Raccolta delle problematiche e delle questioni inerenti l inserimento dei dati; Assistenza nella risoluzione delle problematiche all inserimento manuale dei dati via telefono ed e- mail; Inoltro e ricezione delle comunicazioni inerenti il SIPC. L orario dell Help-Desk è dal Lunedì al Venerdì dalle ore alle ore per le comunicazioni telefoniche al numero 06/ ed è comunque raggiungibile via mail oltre tale orario all indirizzo asp-sipc@regione.lazio.it PARTE 2: REFERENTE DI DSM L Help-Desk si interfaccia unicamente con i Referenti di DSM designati. Il Referente di DSM designato per il SIPC è nominato dal responsabile del proprio DSM con lettera di nomina protocollata inviata ai referenti regionali del SIPC attraverso l Help-Desk. Tale nomina deve contenere il nominativo e i recapiti telefonici ed del Referente e può essere inviata sia via mail che posta tradizionale. La password di accesso al portale è nominativa e personale e va ritirata previo appuntamento dal Referente Designato o da suo Delegato in busta chiusa presso l ufficio dell Help-Desk: Via Rosa Raimondi Garibaldi, 7 (ROMA) Palazzina B, Piano 11, stanza 115. Il Referente è responsabile del ritiro, della conservazione e della gestione della password. Ogni cambiamento del Referente di DSM deve essere comunicato tempestivamente attraverso la stessa procedura della nomina. La password del Referente di DSM fornisce l accesso al Sistema per le seguenti funzioni: Consultazione di: Tutti i dati di tutte le strutture del proprio territorio; Tutti i dati dei propri residenti, anche se inseriti in SRP operanti fuori dal proprio territorio; Scaricare: i dati dei propri residenti, anche se inseriti in SRP operanti fuori dal proprio territorio. I Referenti SIPC di ciascun DSM hanno il compito di supportare le strutture erogatrici nelle varie fasi di caricamento sul portale dei dati di attività e di verificare il rispetto della tempistica stabilita.

2 Parte 2.1: Pagina di Accesso al Portale SIPC Ciascun Referente accede alla propria area di competenza effettuando il login sul Portale SIPC attraverso la Pagina di accesso al seguente indirizzo: In seguito agli spostamenti materiali e le procedure informatiche conseguenti alla cessazione delle attività dell'agenzia di Sanità Pubblica (ASP), il link di accesso al portale potrebbe variare. In questo caso tutti i referenti saranno prontamente informati dall HelpDesk-SIPC agli indirizzi di posta elettronica comunicati nell atto di nomina. Ogni referente è pregato di darne comunicazione ai propri collaboratori. Nella stessa pagina di accesso al portale si trova la sezione Help-Desk, contenente gli orari e i contatti dello stesso e la sezione Documentazione dalla quale è possibile scaricare vari documenti utili predisposti per aiutare l inserimento. Sono inoltre presenti le sezioni Attenzione in cui verranno pubblicati avvisi riguardanti l attività del SIPC e Novità in cui saranno pubblicati contenuti di interesse degli utenti del Sistema.

3 Effettuato l ingresso si è indirizzati alla pagina Ultime attività effettuate che visualizza uno schema riassuntivo degli inserimenti per il proprio territorio. Al primo accesso, inoltre, si verrà indirizzati alla pagina Gestione Utente in cui verrà richiesto di sostituire la password ritirata presso l Help-Desk con una di propria scelta. Questa operazione è possibile ogni volta che si desidera cambiare password. Per motivi di sicurezza tutte le password scadono dopo un periodo di 90 giorni se non utilizzate, in tal caso e ogni volta che si presenti un problema di accesso, va inviata comunicazione all Help-Desk che attiverà le procedure per la verifica della situazione dell utenza e per il reset della password. Una password resettata è riportata a quella originaria indicata sulla lettera ritirata presso l Help- Desk, e si potrà procedere come al primo accesso.

4 Altre procedure di sicurezza previste dal Sistema sono: La chiusura della sessione di lavoro se l operatore non dovesse compiere operazioni per 15 minuti, in tal caso bisogna ripetere la procedura di login; La necessità di modificare la password almeno ogni 180 giorni, password già impiegate non possono essere utilizzate. PARTE 3: VISUALIZZAZIONE DATI Nella Sezione DATI è possibile visualizzare tutti i dati inseriti dalle Srp del proprio territorio: cliccando sul nominativo del paziente si apre una scheda riassuntiva in sola visualizzazione di tutti i dati presenti nel Sistema per quel dato paziente. Cliccando sul pulsante Personale si apre una scheda riassuntiva degli inserimenti effettuati per il personale delle strutture diviso per anno cui si riferisce la rilevazione.

5 PARTE 4: SCARICARE I DATI INSERITI Nella pagina DATI è presente una funzione che permette di scaricare i dati inseriti nel Sistema: cliccando su scarica dati il Sistema genera un file di Excel che contiene i dati selezionati. Nella pagina DATI è presente una funzione che permette di scaricare i dati inseriti nel Sistema: cliccando su scarica dati il Sistema genera un file di Excel che contiene i dati selezionati. E possibile scaricare tutti i dati presenti o effettuare prima una selezione per scaricare solo alcune informazioni:

6 Nel campo TROVA è possibile selezionare un paziente inserendo il cognome; nel successivo menù a tendina è possibile selezionare i record per: Tutti, Rifiutati, Validati, Da Validare ; nell ultimo menù a tendina è possibile selezionare una Struttura Specifica. Cliccando su cerca si avvia la ricerca per la selezione scelta e, a quel punto si può cliccare su scarica i dati selezionati. Il file Excel così creato si compone di 6 fogli ognuno riportante le informazioni specifiche di una sezione del Sistema: Strutture; Anagrafica; Assistito; Episodio di Cura; Specifica Episodio di Cura; Valutazione. Foglio Strutture Riporta i parametri utilizzati per la selezione utilizzata per scaricare i dati e le informazioni delle Strutture presenti in quella data selezione specificandone l id Struttura: Codice univoco che identifica quella data Srp in tutto il SIPC SRa, la sua denominazione e il numero di pazienti presenti per la selezione scelta.

7 Foglio Anagrafica Riporta le informazioni inserite nella sezione Anagrafica legate al Codice Fiscale: Ad ogni paziente è associato un idana, un codice univoco che lo identifica nel SIPC SRa.

8 Foglio Assistito Riporta tutte le altre informazioni inserite nella sezione Anagrafica. Ad ogni record è associato un idass, un codice univoco che identifica quella specifica anagrafica e i rispettivi idana e idstr con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. Foglio Episodio di Cura Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Episodio di Cura. Ad ogni record è associato un idedc un codice univoco che identifica quello specifico Episodio e i rispettivi idana e idass, con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle.

9 Foglio Specifica Episodio di Cura Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Episodio di Cura. Ad ogni record è associato un idsec un codice univoco che identifica quella data Specifica dell Episodio di Cura e i rispettivi idana, idass e idedc, con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle.

10 Foglio Valutazione Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Valutazione. Ad ogni record è associato un idval un codice univoco che identifica quella data Valutazione e i rispettivi idana, idass, idedc e idsec con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. Per ulteriori informazioni non presenti in questo Vademecum si ricorda che sono comunque disponibili il Manuale Tecnico del Sistema e Contenuti informativi, la Miniguida al Caricamento Manuale, la Minigiuda alla Compilazione delle Liste di Attesa e le FAQ.