AZIONI PROMOZIONALI VOLKSWAGEN MANUALE UTENTE versione 1.0

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1 AZIONI PROMOZIONALI VOLKSWAGEN MANUALE UTENTE versione 1.0

2 CONTATTI Per Assistenza Tecnica, rivolgersi ai seguenti recapiti: Tel.: Lun Ven dalle 9:00 alle 13:00

3 SOMMARIO INTRODUZIONE REQUISITI DI SISTEMA UTILIZZO DELL APPLICAZIONE Avvio del browser Azioni Upload documenti Lista contributi

4 INTRODUZIONE AZIONI PROMOZIONALI VOLKSWAGEN (APV) è un applicazione web sviluppata per consentire a tutte le parti coinvolte (DIVISIONE e CONCESSIONARI VOLKSWAGEN, oltre a DEKRA ITALIA, società incaricata del controllo) di monitorare l avanzamento delle verifiche svolte sulla documentazione relativa ai contratti di vendita interessati da azioni promozionali con controllo 100%. Una specifica funzionalità dell applicazione consente a tutti gli organizzati di mettere a disposizione di DEKRA la documentazione da controllare: per ciascun telaio sarà possibile infatti allegare un file - in formato pdf contenente tutta la documentazione probatoria prevista dalle relative circolari a giustificazione della richiesta di contributo avanzata. Non sarà pertanto più necessario provvedere all invio tramite posta o dei documenti, poiché lo scambio avverrà in tempo reale. L architettura del sistema garantisce un interazione di profili e ruoli diversi in modo dinamico e personalizzato: ciascun utente in funzione del profilo assegnato avrà la visione dei dati e dello stato avanzamento dei lavori per quanto di sua competenza. La presente guida dovrebbe rappresentare per l utente dealer uno strumento di supporto nell utilizzo dell applicazione. Attenzione! A partire dal 3 novembre 2014 non saranno più accettati dossieri inviati tramite posta o , e ad eccezione di casi particolari preventivamente concordati

5 1. REQUISITI DI SISTEMA Browser Internet Explorer versione 9 o superiore oppure Firefox versione 1.27 Firefox 27 Lettore PDF Adobe Reader versione 9.1 o superiore - 2 -

6 2. UTILIZZO DELL APPLICAZIONE 2.1 Avvio del browser Dopo aver aperto il browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, ecc) e digitato nella barra degli indirizzi viene presentata all utente la seguente pagina Web: Per accedere all applicazione immettere USER e PASSWORD (fornite precedentemente) e cliccare su Login. L Home page dell applicazione è quella sotto riprodotta. Cliccando sul link Utente il sistema consente di completare i dati anagrafici del dealer attraverso la compilazione dei campi presenti nelle due finestre Dettaglio Utente e Password

7 Utilizzare sempre il comando Salva per confermare i dati inseriti o modificati. Attenzione! Molto importante è il corretto inserimento dell indirizzo ciò consentirà al dealer di ricevere, periodicamente, gli aggiornamenti relativi alla lavorazione delle pratiche. La maschera sotto riprodotta consente di effettuare la personalizzazione della password (procedura consigliata a seguito del primo accesso). Anche in questo caso utilizzare il comando Salva per confermare i dati inseriti o modificati. Dopo aver illustrato la procedura di accesso e configurazione dell applicazione passiamo alla descrizione delle principali funzionalità riportate nel menu sotto riprodotto: - 4 -

8 2.2 Azioni Il menu sotto presentato consente di visualizzare i dati anagrafici di tutte le azioni VW sottoposte a controllo 100% e che richiedono l invio della documentazione probatoria relativa alle consegne effettuate. Numero di pagine disponibili; in rosso quella corrente. Comando da utilizzare per definire il numero di record da visualizzare per pagina. Il sistema consente di fare ricerche filtrando attraverso i menu a tendina: - azione - stato Il campo Filtro (impostando il filtro e poi cliccando sull icona ) consente di effettuare la ricerca per descrizione azione (anche parziale), inserendo anche una semplice parola. Stato: indica se l azione è in vigore e ancora attiva (verde), ovvero se il sistema consente di caricare documentazione associandola alle consegne con richiesta di contributo. Condizioni: cliccando sull icona le condizioni (temporali ed economiche). per ogni azione è possibile visualizzare una scheda che ne riepiloga È possibile salvare e/o stampare il documento

9 Nr. circolare: cliccando sul link Nr. circolare è possibile visualizzare le circolari Volkswagen in cui sono disciplinate le singole azioni Anche in questo caso il sistema consente di estrarre/salvare il file e/o stampare il documento Allegati: per ciascuna circolare è possibile visualizzare l elenco degli allegati che si riferiscono all azione controllata cliccando sull icona E poi possibile aprire e consultare ogni singolo allegato attraverso l icona - 6 -

10 2.3 Upload documenti Il menu consente all utente, per ciascuna consegna effettuata/trasmessa, di caricare sul portale e contestualmente trasmettere a DEKRA la documentazione probatoria richiesta per ogni singola azione che sarà poi controllata da DEKRA stessa. La funzionalità prevista dall applicazione sostituisce pertanto le modalità precedentemente adottate ovvero la trasmissione della documentazione via o posta ordinaria. Il sistema consente di ricercare il telaio, o una serie di telai, per: - Azione - Stato (vuoto, R-Ricevuta doc., L-In lavorazione, C-Controllato) - Data contratto (da / a) - Data consegna (da / a) Il campo Filtro consente di effettuare la ricerca per Commissione, Telaio, Targa e Cliente. Al passaggio del mouse sul campo Commissione il sistema visualizza il codice e la descrizione del modello Comando da utilizzare per resettare eventuali filtri precedentemente impostati Comando da utilizzare per passare dal menu Upload documenti al menu Contributi (vedi paragrafo successivo) Il sistema consente l estrazione in formato.xls di un file contenente l elenco dei telai consegnati (e con richiesta di contributo). Il contenuto del file è condizionato dai filtri impostati Per allegare il file contenente la documentazione, da mettere a disposizione di DEKRA, è sufficiente cliccare, in corrispondenza del telaio interessato, sulla graffetta della colonna Doc1. ATTENZIONE! Sono ammessi solo file formato.pdf - 7 -

11 Si aprirà la finestra sotto riportata: Attraverso il comando Aggiungi sarà possibile aprire una seconda finestra, Cliccando sul pulsante Sfoglia, l'utente potrà navigare nel proprio computer per cercare il pdf da allegare. Individuato il file, sarà necessario selezionarlo e confermare la scelta tramite il pulsante Apri. Per effettuare l upload: a) selezionare il file + cliccare sul comando Apri oppure b) effettuare un doppio click sul file prescelto Il pulsante Annulla consente all'utente, qualora abbia selezionato un file diverso, di richiudere la finestra aperta e quindi di ripetere l operazione Nel caso in cui il sistema non abbia ricevuto correttamente il file (es. perché è stato selezionato un file in un formato non ammesso o non è stato selezionato alcun file) viene visualizzato un messaggio esplicativo in base al quale l'utente potrà effettuare l'operazione più appropriata (scelta del formato, selezione corretta, ecc...). Messaggio d errore - 8 -

12 La procedura di caricamento del file verrà completata solamente quando l utente avrà premuto il bottone Salva. Salvare l operazione effettuata Il comando Indietro consente di annullare l operazione e di non procedere al caricamento del file Dopo aver aver cliccato sul comando Salva, nel caso in cui il sistema abbia ricevuto correttamente il file selezionato, si aprirà la finestra sotto riportata Appare il record contenente le informazioni relative al file caricato. Cliccando sulla cartella è possibile visualizzare il contenuto del file Consente di chiudere la finestra e tornare alla maschera principale del menu Upload documenti Dopo aver completato il processo di upload del file, il telaio assume lo stato R-Ricevuta documentazione e la graffetta, in corrispondenza del telaio per il quale è stata allegata la documentazione, assume colore verde buon fine dell operazione! Stato = R-Ricevuta documentazione - 9 -

13 In caso di necessità, per eliminare un file precedentemente allegato, occorre cliccare sulla graffetta: il sistema attraverso la finestra già vista consente l eliminazione del file. Attraverso questo comando sarà possibile eliminare il file allegato. Tale operazione è consentita esclusivamente finché il telaio mantiene lo stato R-Ricevuta documentazione. Dal momento in cui il telaio assume lo stato L- In lavorazione non sarà più possibile per l utente eliminare l allegato. E necessario che tutti i documenti che compongono ciascun dossier (contratto, fattura, libretto di circolazione, certificato di consegna, ecc ) SIANO INSERITI NELLO STESSO FILE. Il sistema consente infatti di allegare, per ogni telaio, UN UNICO FILE (formato.pdf). Si consiglia pertanto di procedere all upload del dossier solamente dopo essersi accertati della completezza dello stesso. N.B. Sarà possibile allegare un secondo file sullo stesso telaio (documentazione integrativa) solo nel caso in cui, a seguito del controllo effettuato sulla documentazione, al contributo sia attribuito un esito NEGATIVO o SOSPESO. Ricapitolando, un telaio può assumere il seguente STATO. STATO Motivazione Documentazione allegata con successo dal dealer. Presa in carico e messa in lavorazione del dossier. Controllo terminato con attribuzione esito

14 2.4 Lista contributi Come riportato nel paragrafo sopra, attraverso l apposito comando, per ciascun telaio, il sistema consente dal menu Upload documenti di passare al menu Contributi, visualizzando il contributo/i associato/i al telaio stesso. Comando da utilizzare per spostarsi dal menu Upload documenti al menu Lista Contributi Il menu Lista Contributi consente all utente di monitorare l avanzamento dei controlli e verificare l esito assegnato a ciascun contributo richiesto. Il menu rende possibile la ricerca di un singolo contributo (o una serie di contributi) attraverso i seguenti filtri: - Azione - Stato - Esito (filtro attivo solo per pratiche con Stato C Controllato ) - Data contratto (da / a) - Data consegna (da / a) Il campo Filtro consente di effettuare la ricerca per Commissione, Telaio e Cliente. Al passaggio del mouse sul campo Commissione il sistema visualizza Codice e Descrizione del modello Il sistema consente l estrazione in formato.xls di un file contenente l elenco dei contributi richiesti. Il contenuto del file è condizionato dai filtri impostati Al passaggio del mouse sul campo Telaio il sistema visualizza il nome del Cliente Comando da utilizzare per tornare dal menu Contributi al menu Upload documenti. Nel momento in cui inizia il processo di presa in carico e lavorazione della pratica il telaio assume lo stato L In lavorazione. Stato L - in lavorazione

15 Al termine della verifica della documentazione allegata e relativa al singolo contributo, l operatore DEKRA provvede all attribuzione dell ESITO e dell eventuale ANOMALIA. Allo stesso tempo il telaio assume lo STATO C CONTROLLATO Stato C - Controllato Descrizione anomalia (+ eventuali note) Al passaggio del mouse sul campo Anomalia il sistema visualizza l eventuale nota inserita dall operatore ESITO attribuito Contributo spettante (solo se con Esito Positivo ). Al passaggio del mouse sull importo del contributo il sistema visualizza la data di pubblicazione/trasmissione dell esito del controllo Come anche indicato nella Legenda (posta in fondo alla tabella Contributi ) l ESITO attribuibile a ciascun contributo controllato potrà essere: ESITO Motivazione documentazione incompleta o situazione in attesa di approfondimenti mancato rispetto dei requisiti dell azione / documentazione non valida rispettati tutti i requisiti dell azione Ribadiamo che la corretta compilazione della anagrafica utente consentirà al dealer di ricevere periodicamente via gli aggiornamenti sull avanzamento delle verifiche. Come già indicato sarà possibile effettuare, per telai con esito SOSPESO o NEGATIVO, un secondo upload: Comando da utilizzare per tornare dal menu Contributi al menu Upload documenti Attraverso l apposito comando è possibile, in riferimento allo specifico contributo, tornare al menu Upload documenti

16 A questo punto sarà disponibile e attiva la graffetta presente nel campo Doc2 e con le stesse modalità già viste per l upload in Doc1 sarà possibile allegare l eventuale DOCUMENTAZIONE INTEGRATIVA Allegare eventuale documentazione INTEGRATIVA Effettuato il caricamento della documentazione integrativa il sistema, nel menu Upload documenti, presenterà la situazione sotto riportata: Anche la seconda graffetta, quella in Doc2, assume colore verde A questo punto sarà possibile per gli operatori DEKRA recuperare e visionare la nuova documentazione ed eventualmente rettificare l esito inizialmente attribuito