Sistemi Informativi Aziendali II

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1 Modulo 5 Sistemi Informativi Aziendali II 1 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

2 Modulo 5 La gestione dei Progetti (Project Management): Generalità e metodologie; Gestire un progetto con uno strumento informatico (esercitazione). 2 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

3 Generalità sul Project Management Cosa è un progetto? Cosa è il Project Management? Gli aspetti umani; Le fasi di gestione di un progetto; Il Sistema di Gestione Progetto. 3 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

4 Cosa è un progetto? A project is a problem scheduled for solution (J.M. Juran); Un problema è la distanza tra dove ci troviamo e dove vorremmo essere, con un ostacolo che ci impedisce di percorrere facilmente la distanza; Alcune riflessioni: Qual è lo stato finale desiderato? Cosa impedisce, o rende difficile, il raggiungerlo? Come sapremo di aver davvero raggiunto il risultato? 4 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

5 Cosa è il Project Management? E l insieme delle attività di programmazione, pianificazione e controllo del progetto per ottenerne gli obiettivi; Chiamiamo obiettivi: Costo del progetto (risorse); Tempo necessario; Ambito del progetto (dimensione); Risultato previsto; Qualità del risultato ottenuto. 5 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

6 Cosa è il Project Management? (2) Cost= f(p, T, S) P -> Performance T -> Time S -> Scope N.B. La relazione tra le variabili di un progetto è complessa; ad esempio non sempre aumentando la risorsa persone si ha una diminuzione del tempo necessario. 6 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

7 Gli aspetti umani I fattori che influenzano il successo di un progetto sono molteplici: E ben pianificato? Il problema è ben definito? Il tempo previsto è realistico?. Altri importanti fattori: Le persone giuste; Il giusto management; Il buon Project Manager governa con molta attenzione anche gli aspetti umani. 7 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

8 Le fasi di gestione di un progetto Definire (identificare) il problema: Sviluppare opzioni di soluzione: Pianificare il progetto; Eseguire il piano; Verificare e governare il progresso; Chiudere il progetto. Senza dimenticare di accumulare l esperienza acquisita! 8 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

9 Il Sistema di Gestione Progetto Fattori Umani: Leadership; Negoziazione; Team Building; Motivazione; Comunicazione Capacità decisionali; Strumenti; Cultura: Valori; Attitudini; Tradizioni; 9 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

10 Il Sistema di Gestione Progetto (2) Organizzazione: Autorità; Responsabilità; Accountability ; Pianificazione; Informazione: Costi attuali e storici; Sistema informativo dei progetti; Controllo: A che punto siamo? A che punto dovremmo essere? Basato su informazione e pianificazione. 10 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

11 Facciamo il punto Un progetto è un problema di cui abbiamo strutturato la soluzione; Se non definiamo con precisione il problema, rischiamo di trovare la soluzione giusta al problema sbagliato; Dobbiamo focalizzarci sui risultati. Come facciamo a capire quando li abbiamo raggiunti? Cerchiamo di imparare da ciascun progetto, magari attraverso una valutazione finale. 11 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

12 Approccio alla pianificazione di progetto Perché pianificare; Cosa c è in un piano? Formulazione, approvazione ed evoluzioni del piani. 12 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

13 Pianificazione e controllo, parenti stretti! Il controllo consiste nel paragonare dove siamo con dove dovremmo essere, e quindi operare un azione correttiva in caso di scostamento; Il management è controllare l applicazione di risorse organizzative scarse per ottenere i risultati desiderati; Se non abbiamo un piano, non possiamo avere controllo! In sintesi non c è alternativa: abbiamo bisogno di un piano per governare tempi, costi e performance. 13 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

14 Cosa scriviamo in un piano di progetto? Definizione del problema da affrontare; Missione del team di progetto; Obiettivi del progetto; Requisiti del lavoro (lista di deliverables e milestones); Criteri di uscita (quando finisce una certa fase? Specifiche tecniche del risultato finale; 14 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

15 Cosa scriviamo in un piano di progetto? (2) Work Breakdown Structure (WBS); elenco gerarchico delle attività; Piano di dettaglio (schedula); Piano delle risorse (persone, strumenti, materiali ) Sistemi di controllo; Responsabilità; Aree di rischio e contingency plans. 15 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

16 Formulazione, approvazione e cambiamenti al piano E bene che chi lavorerà al progetto partecipi allo sviluppo del piano; Il piano deve essere esaminato ed approvato dagli stakeholders; Il piano deve essere pronto ad essere modificato con continuità; Valutare in anticipo rischi ed alternative per la loro gestione. Pensa a quanto è saggio il topolino, non affida mai la sua vita ad un solo buco. (Plauto) 16 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

17 Facciamo il punto Se non hai un piano non hai il controllo; Le persone che partecipano all esecuzione del piano dovrebbero partecipare alla stesura; L approvazione del piano è un impegno a realizzarlo da parte di chi approva (stakeholders); E importante curare la documentazione di progetto; Prima di procedere con il prossimo passo assicurarsi di aver completato il precedente; Approvare i cambiamenti così come il piano; L analisi del rischio è parte integrante della pianificazione. 17 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

18 Missione, scopi ed obiettivi L utilità della missione; Come definire la missione; Gli obiettivi del Progetto; La valutazione dei rischi. 18 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

19 L utilità di definire la missione Il documento che esprime la missione fornisce la base per definire: Scopi ed obiettivi; Modalità decisionali; Stile di azione; Inserimento di persone nel progetto; Definisce il problema del Cliente e garantisce l allineamento del progetto a questo; Alcuni progetti utilizzano la metodologia QFD (Quality Function Deployment) all interno della missione. 19 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

20 Il processo di definizione della missione Occorre articolare con cura la risposta ad alcune domande: Che cosa dobbiamo fare? Per chi lo facciamo? Quali sono i criteri, vincoli e filosofie con cui lo faremo? Questi sono concetti fondamentali, che dovranno ottenere la condivisione profonda da parte di tutti gli stakeholders. 20 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

21 In pratica Il problema da affrontare: Gli studenti della facoltà di economia hanno bisogno di conoscere i principali aspetti del Project Management in modo piano e concreto, senza scendere in troppi dettagli tecnici. La missione: La missione del progetto è produrre la presentazione per un seminario breve sul Project Management orientato alle applicazioni d impresa. La presentazione, su slide, dovrà usare un linguaggio preciso, ma non difficile, e contenere esempi pratici. 21 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

22 Gli Obiettivi del progetto Una volta articolata la missione del progetto, si definiscono gli Obiettivi; Gli obiettivi sono più specifici, definiscono cosa occorre fare per adempiere la missione; L obiettivo è un sostantivo, un risultato da raggiungere, l attività necessaria per raggiungerlo solitamente è espressa con un verbo. 22 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

23 Gli Obiettivi del progetto (2) E bene che gli obiettivi siano SMART: Specifici; Misurabili; Attuabili; Realistici; Temporalmente limitati. 23 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

24 In pratica La traccia della presentazione deve essere pronta una settimana prima del seminario; L applicazione da utilizzare in aula per gli esempi deve essere testata e funzionante due settimane prima; La presentazione su lucidi deve essere pronta il lunedì precedente la lezione; 24 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

25 La valutazione dei rischi di progetto Le aree di rischio: Le tempistiche; Il budget; La qualità del lavoro; La soddisfazione del Cliente; Le domande da porsi: Cosa potrebbe andare storto? Cosa ci potrebbe impedire di raggiungere gli obiettivi? Come possiamo prepararci a superare con successo queste difficoltà? 25 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

26 Facciamo il punto Una missione ben definita aiuta il team di progetto a fare ciò che ci si aspetta da loro; La missione dovrebbe essere articolata dai membri del team di progetto; Definita la missione, si può passare a fissare obiettivi ed azioni; E importante curare con continuità la documentazione di progetto; La valutazione dei rischi, molto importante, va fatta in positivo, chiedendosi come è possibile prepararsi ad affrontare positivamente eventuali situazioni impreviste o sfavorevoli. 26 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

27 Usare la WBS per pianificare Perché la WBS? Come sviluppare la WBS; Le criticità della stima. 27 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

28 Pianificare e Stimare Il processo di pianificazione passa necessariamente per la necessità di stimare ciò che occorre fare; Il concetto della Work Breakdown Structure: Un compito complesso può essere suddiviso in diversi compiti meno complessi. Questo processo di suddivisione può essere iterato fino a quando abbiamo singoli compiti di cui possiamo stimare le necessità di tempo e risorse con buona confidenza. 28 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

29 Per esempio Per rassettare la mia stanza devo: Raccogliere vestiti, libri ed altro dal pavimento e rimetterli al loro posto; Spolverare i mobili; Passare l aspirapolvere; Lavare i vetri; Ecc 29 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

30 La struttura generale di una WBS PROGETTO Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

31 Suggerimenti per sviluppare la WBS Scomporre fino a quando è possibile stimare con il grado di incertezza desiderato, ovvero si è arrivati alle durate tipiche di attività che si vuole gestire (giorni, settimane, ecc.); La stesura della WBS può essere scomposta per responsabilità tra le persone che seguiranno le diverse aree; Non confondere o mescolare la WBS con la schedulazione, (precedenze e tempi) che è bene fare successivamente. 31 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

32 Stimare tempi, costi e risorse A questo punto possiamo stimare la durata di ogni attività al livello più basso; La stima della durata sarà fatta su base statistica, sperimentale o modellistica; Ogni stima è affetta da errore ed esisterà sempre una varianza del valore ottenuto rispetto alla stima; Sperimentalmente una attività durerà di più, raramente meno di quanto stimato. 32 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

33 Facciamo il punto La WBS si usa per dividere un lavoro complesso in attività meno complesse, per renderne più semplice ed affidabile la stima; La WBS ci aiuta a non dimenticare pezzi, anche attraverso meccanismi di revisione; La WBS non contiene la sequenza delle attività; Le stime sono fatte, ove possibile, in base ad esperienza pregressa e tengono conto di chi eseguirà l attività; Le stime dovrebbero contenere una valutazione della loro attendibilità (Ad es. +/- 20%) e descrivere le condizioni e modalità in cui è stata fatta. 33 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

34 La schedulazione del progetto Cosa significa schedulare? Il Diagramma di Gantt; I diagrammi reticolari; Il cammino critico. 34 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

35 Schedulare Significa collocare le attività indicate nella WBS nel tempo, rispettando le precedenze; E l operazione che caratterizza il Project Management, spesso viene erroneamente confusa con esso; Esistono diversi software che aiutano nella fase di schedulazione. Occorre comunque una buona conoscenza del Project Mangement per usarli proficuamente. 35 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

36 Come si rappresenta la schedula? Diagramma di Gantt È una rappresentazione su scala temporale dell'evoluzione del progetto. Ogni barra rappresenta un'attività (Work Breakdown Element), la lunghezza di ognuna di esse è proporzionale alla durata dell'attività che rappresenta e viene collocata sulla scala temporale in rappresentanza dell'attività stessa. 36 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

37 Nota biografica: Henry Gantt Ingegnere industriale Nota statunitense, biografica: Henry discepolo Gantt di Taylor, consigliere militare durante la prima guerra mondiale. Ha sviluppato una notazione per indicare i progressi tramite diagrammi a barre, ora comunemente detti Diagrammi di Gantt. Ha ideato anche metodi automatici per il calcolo dei tempi di lavorazione alle macchine utensili 37 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

38 Diagramma di Gantt A Attività B C Milestone D Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug tempo 38 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

39 Come si rappresenta la schedula? Diagrammi Reticolari Il reticolo è la rappresentazione grafica delle attività costituenti il progetto e dei loro legami logici dove: le attività sono rappresentate da nodi; i legami sono rappresentate da archi orientati (frecce); non esistono cammini chiusi. N.B. Esiste anche una notazione, meno diffusa, in cui le attività sono rappresentate dagli archi e gli eventi dai nodi. 39 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

40 Diagramma reticolare Nodi (attività) Archi (legami) 40 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

41 Il Cammino Critico (Critical Path) Cammino Critico È la sequenza di attività più lunga,, in termini di tempo, dall inizio alla fine del progetto e determina la durata minima del progetto stesso; Le attività appartenenti a tale percorso non ammettono slittamenti indolori (ovvero che non comportano ritardi nel progetto). 41 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

42 Alcune riflessioni Il diagramma di Gantt, nella sua forma originaria, non rende evidente il cammino critico ed il concatenamento tra le attività; Per questo motivo sono stati sviluppati i diagrammi reticolari su cui basare due diverse metodologie: CPM - Critical Path Method: Sviluppato dalla DuPont, cattura le relazioni di serie e parallelo tra le attività; PERT - Project Evaluation and Review Technique: Sviluppato dalla Marina degli Stati Uniti con Booze, Hallen and Hamilton, aggiunge tecniche di tipo probabilistico. 42 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

43 Definizioni Attività: Un attività consuma tempo e può consumare risorse. Ad esempio un operazione meccanica o l attesa di un materiale; Critico: Un attività o evento che deve essere completato entro un certo tempo e non ha margini di ritardo o spostamento; Cammino critico: Il percorso più lungo attraverso il reticolo, determina la durata minima del progetto; 43 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

44 Definizioni (2) Evento: Inizio e fine di un attività determinano un evento. Un evento è uno specifico momento nel tempo; Milestone: Un evento che rappresenta un momento significativo nel progetto, ad esempio la chiusura di una fase del lavoro. Spesso e il momento per fare il punto del progetto; 44 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

45 Facciamo il punto La schedulazione è cruciale ma è solo una parte del lavoro; Attenzione al cammino critico! Non è utile pianificare ad un livello di dettaglio superiore a quello che si può gestire; Nessun compito schedulato dovrebbe avere una durata superiore a quattro/sei settimane. Meglio scomporre ancora; L allocazione definitiva delle risorse va fatta dopo aver completato la schedula; L unità di misura del tempo deve essere sempre la stessa. 45 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

46 La gestione del Team di Progetto Il Team di Progetto; Ruoli e responsabilità; Le fasi di evoluzione di un Team; Stili di leadership. 46 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

47 Il Team di Progetto non nasce per caso, deve essere costruito! Spesso il Project Manager non ha autorità gerarchica sui membri del gruppo; Occorre creare appartenenza ed impegno (commitment); Questo è più facile se la pianificazione del progetto è partecipata (incluse le stime!); Missione, scopi ed obiettivi devono essere chiari e condivisi; Tanto più gli obiettivi del Team sono allineati con gli obiettivi personali dei singoli, tanto meglio il Team funziona. 47 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

48 Ruoli e responsabilità Tutti i membri del gruppo devono conoscere ciò che ci si aspetta da ciascuno; Il clima e la comunicazione devono essere aperti e chiari e tendere all obiettivo; Il team ideale definisce di concerto anche le modalità di lavoro e di comunicazione; Il project manager sa bene che possono esserci, e ci saranno, criticità nelle relazioni interpersonali e si prepara a gestirle tempestivamente e correttamente. 48 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

49 Le fasi di evoluzione del Team Forming: E la fase in cui il gruppo si forma, ciascuno cerca di capire e di trovare la propria posizione. Dal Leader ci si aspetta struttura e direzione; Storming: In questa fase i membri esercitano la critica. Gli obiettivi sono corretti? Abbiamo il giusto leader? E una fase critica e necessaria; Norming: I conflitti si risolvono, il lavoro inizia, si sono stabilite le regole implicite della cooperazione; Performing: Il Team inizia ad essere maturo, si lavora bene e serenamente insieme, la qualità del lavoro è crescente. 49 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

50 Lo stile di leadership nelle diverse fasi Direttivo: Nella fase in cui il gruppo si forma le persone si conoscono e si appoggiano al leader per le decisioni; Vendita ed influenza: Nella fase storming i membri cercano la convinzione, devono persuadersi che il gruppo va nella direzione giusta; Partecipativo: Il gruppo trova il proprio equilibrio, il leader partecipa ed incoraggia; Delegante: Il Team inizia ad essere maturo e produttivo, il leader può delegare i compiti e concentrarsi sulla gestione del progetto. 50 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

51 Facciamo il punto I momenti di interazione diretta tra i membri sono cruciali per lo sviluppo del Team Gli obiettivi individuali devono essere anch essi soddisfatti nel lavoro del Team; Il progetto è importante e tutti dobbiamo esserne convinti e sapere perché; Obiettivi, ruoli, responsabilità, procedure e relazioni vanno considerati, e gestiti, in questo ordine. Il buon Team non compete al suo interno, compete all esterno; Il buon Project Manager cambia il suo stile di leadership in funzione dell evoluzione del Team. 51 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

52 Un esercizio Trovare il primo lavoro Sviluppare la missione del progetto; Quale è il problema? Obiettivi e rischi; Sviluppare la Work Breakdown Structure del progetto; Ipotizzare la schedula e discutere il cammino critico. 52 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

53 Il tema di questa settimana Un progetto d impresa (inclusa l infrastruttura ed i locali) Sviluppare la missione del progetto; Quale è il problema? Obiettivi e rischi; Sviluppare la Work Breakdown Structure del progetto; Inserire lo strumento software; Ipotizzare la schedula e discutere il cammino critico. 53 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5

54 Riferimenti Riferimenti software Ganttproject (documentazione ed eseguibile: E un software multipiattaforma e gira sulla Java Virtual Machine del vostro computer. 54 Corso Sistemi Informativi Aziendali II - Modulo 5