Guida all'uso di Gmail

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1 Guida all'uso di Gmail Indice generale 1. Inviare messaggi Formattazione, caratteri e colori Inserimento di immagini nei messaggi Aggiunta di allegati Inserimento di un link Aggiunta di una Emoticon Allegati ricevuti: visualizzazione, download e salvataggio Utilizzo della casella di ricerca Elimina messaggi Segnalazione di spam Messaggi speciali Contrassegnare i messaggi come letti o da leggere Uso delle etichette Crea un'etichetta Applicazione di un'etichetta Organizzazione delle etichette Come modificare le impostazioni delle etichette Creazione di gruppi di contatti Gestione dei gruppi di contatti Invio a un gruppo di contatti Dalla finestra di composizione Da Gestione contatti Stampa dei messaggi /14

2 1. Inviare messaggi Fai clic sul pulsante Scrivi sul lato sinistro della pagina di Gmail. 1) Digita l'indirizzo del destinatario nel campo "A". Man mano che digiti l'indirizzo del destinatario, Gmail ti suggerisce gli indirizzi del tuo elenco contatti utilizzando la funzione di completamento automatico. 2) Inserisci l'oggetto del messaggio nel campo "Oggetto". 3) Scrivi il messaggio: fai clic sul campo sotto la riga dell'oggetto e inizia a digitare il testo. 4) Quando hai finito di scrivere, fai clic su Invia in fondo alla finestra di composizione. Abbiamo trattato solo i rudimenti della scrittura di messaggi in realtà puoi fare molte altre cose, come cambiare il colore del testo o aggiungere una firma. Ulteriori informazioni sulla composizione di Formattazione, caratteri e colori Che tu voglia aggiungere colore ai tuoi saluti, enfatizzare punti chiave, formattare le tue parole in grassetto o tutte e tre le cose, il primo passaggio consiste nel fare clic sull'icona Opzioni di formattazione nella parte inferiore della finestra di composizione. Fai clic sull'icona A per visualizzare la barra degli strumenti di formattazione. Le opzioni di formattazione rimarranno visibili mentre componi il messaggio. 3. Inserimento di immagini nei messaggi Fai clic sull'icona dell'immagine in basso. Verrà visualizzata una finestra popup con tutte le opzioni per l'aggiunta delle foto. Puoi aggiungere foto da Google+, dal computer o dal Web. Fai clic su Inserisci. Puoi anche trascinare le immagini dal tuo computer all' o fare un copia e incolla. Per ridimensionare un'immagine, basta fare clic su un angolo dell'immagine e trascinare. 2/14

3 4. Aggiunta di allegati Per allegare un file a un messaggio che stai scrivendo, procedi nel seguente modo: 1. In Gmail, fai clic sul pulsante Scrivi. 2. Fai clic sull'icona a forma di graffetta nella parte inferiore della finestra di scrittura. 3. Sfoglia i tuoi file, quindi seleziona il nome del file che desideri allegare. 4. Fai clic su Apri. Per allegare più file, tieni premuto il tasto Ctrl mentre selezioni i file. Suggerimento. Trascina gli allegati direttamente nella finestra di composizione. Quando trascini le immagini, puoi incorporarle nel messaggio o aggiungerle come allegati. Rimozione di allegati Se desideri rimuovere un file che hai allegato a un messaggio, fai clic sulla x a destra del nome del file in fondo al messaggio. Limite di dimensione degli allegati Puoi inviare messaggi di dimensioni fino a 25 megabyte (MB). Potrebbe non essere possibile inviare allegati di grandi dimensioni a contatti che utilizzano servizi di posta elettronica con limiti di allegati inferiori. Come misura precauzionale per prevenire potenziali virus, Gmail non consente di inviare o ricevere file eseguibili (ossia file con estensione.exe). 5. Inserimento di un link Nella parte inferiore dell' che stai scrivendo, fai clic sull'icona come in figura: (tasti di scelta rapida: Ctrl+K) e si aprirà una finestra che ti permette di inserire il link: 1. Nel campo Testo da visualizzare scrivere un testo che diventerà cliccabile nel messaggio da inviare. 2. Nel campo a quale URL deve collegare questo link? scrivere l'indirizzo della pagina web a cui si verrà inviati cliccando sul testo scritto nel campo precedente. N.B. Poiché tali indirizzi sono complicati da scrivere è consigliabile collegarsi prima alla pagina interessata e fare un copia e incolla del suo indirizzo che è visibile in alto nel campo degli indirizzi. 3/14

4 3. Cliccando sul link Esegui test su questo link si fa una prova del funzionamento del link. 4. Infine fare click su OK 6. Aggiunta di una Emoticon Se sei stanco oppure non riesci a trovare le parole giuste per esprimerti nei tuoi messaggi, le emoticon possono aiutarti. In Gmail trovi tante immagini (ad esempio faccine, cibo e bevande o cuori spezzati) che puoi utilizzare con il testo nei messaggi o come alternativa alle parole. Per scoprire come utilizzarle, procedi nel seguente modo: Mentre scrivi un messaggio, fai clic sull'icona Inserisci emoticon. Fai clic su un'emoticon per inserirla nel tuo messaggio. 7. Allegati ricevuti: visualizzazione, download e salvataggio Quando si riceve un' con allegati, le miniature degli allegati sono visibili nella parte inferiore del messaggio. Sposta il mouse sopra la miniatura dell'allegato e utilizza i pulsanti per scaricarlo. 4/14

5 Domande comuni Dove finiscono gli allegati dopo averli scaricati? Gli allegati vengono salvati sul computer nella posizione predefinita impostata dal browser. Per sapere dove vanno a finire gli allegati scaricati, controlla le impostazioni del tuo browser. Se utilizzi Google Chrome, scopri di più sulla posizione di download per Chrome. Come faccio a scaricare o condividere una foto se non succede nulla quando faccio clic? Se hai provato a fare clic o a passare sopra una foto e non è successo nulla, è probabile che la foto sia stata aggiunta come immagine all'interno del corpo del messaggio, non come allegato del messaggio. Ecco alcune opzioni per accedere alle immagini all'interno dei messaggi: Scarica: fai clic con il tasto destro del mouse sulla foto e scegli di salvare l'immagine. Condividi: alcune immagini possono essere condivise direttamente con Google+. Passa il mouse sopra l'immagine e cerca il pulsante Condividi nell'angolo in basso della foto. Inclusione degli allegati nella risposta o nell'inoltro di messaggi Per impostazione predefinita, gli allegati originali vengono inclusi quando si inoltra ma non quando si risponde a un messaggio. Per includere gli allegati originali nelle risposte ai messaggi, fai clic sulla piccola freccia basso in fondo alla finestra di risposta e seleziona Includi allegati originali. verso il Se non vuoi includere gli allegati originali, fai clic a destra del nome del file X in fondo al messaggio. Scaricare, salvare o condividere tutti gli allegati in una volta. Se vedi delle icone nell'angolo appena sopra gli allegati, ciò significa che puoi scaricare, salvare o condividere tutti gli allegati in una volta. Visualizzazione degli allegati in una nuova scheda. Se preferisci visualizzare gli allegati in una nuova scheda, tieni premuto Ctrl mentre fai clic sulla miniatura dell'allegato. 5/14

6 8. Utilizzo della casella di ricerca Il modo più semplice per trovare i messaggi archiviati è utilizzare lo strumento di ricerca. Se non riesci a trovare il risultato desiderato, puoi perfezionare la ricerca facendo clic sulla piccola freccia nella casella di ricerca e inserendo i tuoi criteri nei campi appropriati. Gmail non riconosce caratteri speciali come [ ], ( ), &, #, * e i simboli di valuta. Gmail effettua la ricerca anche negli allegati, pertanto i risultati potrebbero non avere i termini di ricerca evidenziati. 9. Elimina messaggi Il pulsante Elimina sposta i messaggi nel Cestino. Dopo essere rimasto nel Cestino per circa 30 giorni, il messaggio sarà eliminato definitivamente in modo automatico. I messaggi eliminati dal Cestino non possono essere recuperati. Come eliminare Eliminare singoli messaggi 1. Apri Gmail. 2. Apri il messaggio o seleziona la relativa casella di controllo. 3. Fai clic sul pulsante Elimina. Per eliminare un messaggio specifico da un thread di conversazione, fai clic sulla freccia verso il basso accanto a Rispondie scegli Elimina questo messaggio. Eliminare molti o tutti i messaggi in una volta 1. Apri Gmail. 2. Trova il gruppo di messaggi che desideri eliminare, ad esempio tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca o tutti i messaggi in un'etichetta. 3. Seleziona i messaggi tramite la casella di controllo nella Toolbar sopra i messaggi. Verranno selezionati tutti i messaggi attualmente visibili sulla pagina. 4. Appena sopra i messaggi, dovresti vedere una frase simile a questa: "Tutte le 20 conversazioni in questa pagina sono state selezionate. Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca". 6/14

7 Utilizza il link "Seleziona tutte le conversazioni" per selezionare il resto dei messaggi se vuoi eliminare tutti i messaggi in una volta, piuttosto che una pagina alla volta. 5. Se sei sicuro che non avrai bisogno di questi messaggi in futuro, fai clic sul pulsante Elimina. Messaggi nel Cestino È possibile spostare i messaggi dal Cestino in modo che non vengano eliminati dall'account automaticamente oppure eliminarli definitivamente in modo manuale. Trovare i messaggi nel Cestino 1. Apri Gmail. 2. Passa il mouse sopra l'elenco delle etichette, sul lato sinistro di Gmail (sotto il pulsante di "Scrivi"). 3. Fai clic su Altro in fondo all'elenco delle etichette (potresti dover scorrere verso il basso). 4. Seleziona Cestino. Se non vedi il Cestino sotto Altro, cerca il Cestino verso l'inizio dell'elenco delle etichette. Recuperare i messaggi eliminati 1. Trova il messaggio nel Cestino (vedi sopra). 2. Apri il messaggio o seleziona la relativa casella di controllo. 3. Fai clic sul pulsante Sposta in. 4. Scegli dove vuoi spostare il messaggio; ad esempio, in Posta in arrivo o in un'altra etichetta. Dopo essere rimasto nel Cestino per circa 30 giorni, il messaggio sarà eliminato definitivamente in modo automatico. I messaggi eliminati dal Cestino non possono essere recuperati. Eliminare i messaggi definitivamente in modo manuale 7/14

8 Se non vuoi aspettare che i messaggi vengano eliminati definitivamente in modo automatico, puoi fare in modo che vengano eliminati subito dal tuo account. 1. Vai nel Cestino (vedi indicazioni precedenti). 2. Per eliminare i messaggi singolarmente, apri o seleziona il messaggio e fai clic sul pulsante Elimina definitivamente. 3. Per eliminare tutti i messaggi nel Cestino in una sola volta, fai clic sul link Svuota il cestino adesso direttamente sopra i messaggi. 10. Segnalazione di spam Gmail impedisce che gran parte dello spam, o posta indesiderata, raggiunga la Posta in arrivo. Tuttavia, quando lo spam riesce a raggiungerla, puoi contribuire a migliorare il servizio Gmail segnalando la conversazione come spam. 1. Seleziona una o più conversazioni di spam nella Posta in arrivo o in un altro elenco di conversazioni. 1. Tocca Menu > Segnala come spam. OPPURE 2. Durante la lettura dei messaggi di una conversazione, tocca Menu > Segnala come spam. Quando segnali una conversazione come spam, la conversazione e tutti i suoi messaggi vengono rimossi dalla Posta in arrivo. Puoi vedere i messaggi segnalati come spam visualizzando quelli con l'etichetta Spam. 11. Messaggi speciali Utilizza le stelle per contrassegnare facilmente alcuni messaggi come importanti oppure per indicare quelli a cui devi rispondere. Le stelle vengono visualizzate a sinistra del nome del mittente nella Posta in arrivo e solo tu puoi vedere se hai contrassegnato o meno un messaggio come speciale. Come aggiungere una stella Mentre sei nella Posta in arrivo: fai clic sull'icona a forma di stella accanto al nome del mittente. Mentre leggi un messaggio: fai clic sull'icona a forma di stella nell'angolo superiore destro del messaggio, accanto all'indicazione dell'ora. Mentre scrivi un nuovo messaggio: fai clic su Altre opzioni nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione, fai clic su Etichetta e seleziona Aggiungi a Speciali. 8/14

9 Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera s per contrassegnare i messaggi come speciali nella Posta in arrivo. Scelta tra diversi tipi di stelle Puoi inoltre scegliere di utilizzare più tipi di stelle per indicare diversi tipi di messaggi. Ad esempio, potresti utilizzare una stella viola per i messaggi che desideri leggere di nuovo e un punto esclamativo rosso per quelli a cui dare un seguito. Come scegliere altre stelle Apri Gmail. 1.Fai clic sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra e seleziona Impostazioni. 2.Scorri verso il basso fino alla sezione "Stelle" della scheda Generali. 3.Trascina le stelle da "Non in uso" a "In uso". Puoi anche trascinare le stelle della categoria "In uso" per riordinarle. 4.Fai clic su Salva modifiche nella parte inferiore della pagina. Per utilizzare nuovi stili di stella, fai clic ripetutamente vedi la stella che desideri utilizzare. sull'icona a forma di stella fino a che non Ricerca dei messaggi speciali Per visualizzare i messaggi contrassegnati come Speciali, fai clic su Speciali sul lato sinistro di Gmail, sotto Posta in arrivo Messaggi speciali nella tua Posta in arrivo Se utilizzi le categorie della Posta in arrivo, i messaggi che contrassegni con una stella vengono visualizzati anche nella scheda Principale, in modo che sia più semplice tenerne traccia. Se non desideri includere i messaggi speciali nella scheda Principale, procedi come segue: 1. Apri Gmail. 2. Fai clic sull'icona+ a destra delle schede. 3. Deseleziona la casella accanto a "Includi speciali in Principale". 4. Fai clic su Salva. Se ti piace utilizzare le stelle, puoi anche provare la Posta prioritaria o la Posta in arrivo speciale, in modo da avere un'intera sezione della Posta in arrivo dedicata alle stelle. 9/14

10 12. Contrassegnare i messaggi come letti o da leggere Per contrassegnare i messaggi come letti o da leggere, procedi nel seguente modo: 1. Apri Gmail. 2. Seleziona le caselle accanto ai messaggi da contrassegnare oppure apri un messaggio. 3. Fai clic sul pulsante Altro che si trova nella parte superiore della pagina e seleziona Segna come già letto o Segna come da leggere. 13. Uso delle etichette Le etichette ti consentono di organizzare i messaggi in categorie, ad esempio lavoro, famiglia, attività, leggi dopo, barzellette, ricette e qualsiasi altra categoria desideri. Le etichette funzionano allo stesso modo delle cartelle, ma hanno una caratteristica speciale: puoi aggiungerne più di una a un messaggio. Solo tu puoi vedere le tue etichette, quindi anche se contrassegni un messaggio con "Migliore amico" o "Leggi dopo", il mittente non lo saprà mai. Crea un'etichetta Per creare un'etichetta che puoi aggiungere a qualsiasi messaggio, procedi nel seguente modo: 1. Sul lato sinistro della pagina, fai clic su Altro in fondo all'elenco delle etichette. Se non vedi "Altro", trascina verso il basso con il mouse la riga di divisione grigia per visualizzare altre etichette. 2. Fai clic su Crea nuova etichetta. 3. Digita il nome della nuova etichetta e fai clic su Crea. Puoi anche creare una nuova etichetta per un messaggio nella Posta in arrivo selezionando la casella accanto al messaggio, facendo clic sul pulsante Etichette sopra l'elenco dei messaggi e facendo quindi clic su Crea nuova. Applicazione di un'etichetta modi per aggiungere un'etichetta ai messaggi: Esistono diversi Quando visualizzi la Posta in arrivo, seleziona la casella di controllo accanto ai messaggi, fai clic sul pulsante Etichette e quindi sull'etichetta desiderata. In alternativa puoi selezionare le caselle accanto a diverse etichette e fare clic su Applica. Quando visualizzi un messaggio, fai clic sul pulsante Etichette per aggiungere un'etichetta al messaggio. Puoi anche fare clic e trascinare un'etichetta dal lato sinistro, quindi rilasciarla sul messaggio. Quando scrivi un nuovo messaggio, fai clic su Altre opzioni nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione, quindi fai clic su Etichetta e seleziona una delle etichette. Quando aggiungi un'etichetta a una conversazione, l'etichetta viene applicata solo ai messaggi già in quella conversazione, non ai messaggi inviati dopo. Quando cerchi dei messaggi con un'etichetta, verranno 10/14

11 visualizzati i messaggi che corrispondono all'etichetta, insieme al relativo thread di conversazione. Tuttavia non potrai cercare unmessaggio singolo nel thread senza quell'etichetta. Organizzazione delle etichette Come modificare o eliminare un'etichetta: Passa il cursore sull'etichetta sul lato sinistro della pagina di Gmail e fai clic sulla freccia rivolta verso il basso che viene visualizzata accanto all'etichetta. Viene visualizzato un menu in cui puoi cambiare il colore dell'etichetta e modificarne le impostazioni oppure fare clic su Modifica per modificare il nome dell'etichetta. In questo menu puoi anche fare clic su Rimuovi etichetta per eliminare l'etichetta dall'elenco e rimuoverla da tutti i messaggi che erano contrassegnati con quell'etichetta. Puoi anche modificare ed eliminare le etichette nella scheda Etichette delle impostazioni di Gmail. Crea sotto-etichette: Puoi aggiungere una sotto-etichetta sotto un'etichetta per creare una gerarchia. Ad esempio, se hai un'etichetta relativa alle vacanze e desideri crearne un'altra specifica per un viaggio alle Hawaii, puoi inserire l'etichetta "Hawaii" all'interno dell'etichetta "Vacanze". Quando crei una nuova etichetta, puoi renderla una sotto-etichetta di un'altra etichetta già presente nell'account selezionando la casella accanto a "Nidifica etichetta in" e scegliendo l'etichetta alla quale collegarla. Puoi creare sotto-etichette anche passando il cursore su un'etichetta esistente sul lato sinistro della pagina di Gmail: fai clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata accanto a quell'etichetta e seleziona "Aggiungi sotto-etichetta". Come modificare le impostazioni delle etichette Puoi controllare alcune delle impostazioni delle tue etichette dalla scheda Etichette. Per visualizzarla, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio, seleziona Impostazioni, quindi Etichette. Ecco alcuni esempi: Scegli le etichette da visualizzare nell'elenco a sinistra: nella colonna "Mostra in elenco etichette", fai clic sul link "mostra" o "nascondi" accanto a ogni etichetta per scegliere se deve essere visualizzata o meno nel riquadro a sinistra delle pagine di Gmail. Puoi anche impostare le etichette in modo che siano visibili solo quando contengono messaggi non letti e restino nascoste in caso contrario. Scegli le etichette da visualizzare nei messaggi: nella colonna "Mostra in elenco messaggi", puoi scegliere se mostrare o nascondere le singole etichette accanto alla riga dell'oggetto del messaggio. Fai clic sunascondi se non vuoi vedere il nome di quell'etichetta quando guardi i messaggi che contiene. Elimina etichette: se vedi un'etichetta che non vuoi più utilizzare, fai clic su rimuovi nella colonna "Rimuovi etichetta". Dovrai quindi fare clic su Elimina per confermare la rimozione dell'etichetta. 11/14

12 14. Creazione di gruppi di contatti Grazie ai gruppi di contatti puoi tenere i tuoi contatti organizzati e inviare a un determinato insieme di persone senza alcuna difficoltà. Ad esempio, se hai creato un gruppo di contatti che hai chiamato "Club del Rugby" puoi semplicemente inviare un messaggio a quel gruppo invece di scrivere a 50 persone diverse. È utile anche per non dimenticare nessuno! Per creare un gruppo di contatti: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona i contatti che vuoi aggiungere a un gruppo, fai clic sul pulsante Gruppi, quindi su Crea nuovo. 3. Immetti il nome del gruppo. 4. Fai clic su OK. 5. Per aggiungere contatti a un gruppo, procedi nel seguente modo: 6. Seleziona i contatti nell'elenco Contatti. 7. Fai clic sul pulsante Gruppi. 8. Seleziona il gruppo a cui aggiungere il contatto oppure seleziona Crea nuovo per creare un nuovo gruppo. 9. Se hai salvato più indirizzi per un contatto, puoi scegliere a quale indirizzo associare il gruppo: apri il contatto e fai clic sulla piccola freccia accanto al gruppo che desideri modificare. 15. Gestione dei gruppi di contatti Per modificare il nome di un gruppo di contatti: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona il gruppo da modificare sul lato sinistro della pagina. 3. Fai clic su Altro e seleziona Rinomina gruppo. 4. Inserisci il nuovo nome e fai clic su OK. 5. Per aggiungere contatti a un gruppo, procedi nel seguente modo: 6. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 7. Seleziona i contatti nell'elenco Contatti. 8. Fai clic sul pulsante Gruppi. 9. Seleziona il nome dei gruppi a cui desideri aggiungere i contatti oppure scegli Crea nuovo per creare un nuovo gruppo. Per rimuovere i contatti da un gruppo: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona il contatto nell'elenco Contatti. 12/14

13 3. Fai clic sul pulsante Gruppi. 4. Deseleziona le caselle di controllo dei gruppi da cui desideri rimuovere i contatti. Per eliminare un gruppo di contatti: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona il gruppo di contatti dall'elenco. 3. Seleziona Elimina gruppo dal menu a discesa Altro in alto nella pagina. 4. Fai clic su OK. Questa operazione rimuoverà solo il gruppo ma non i contatti stessi, che rimarranno nel tuo elenco Contatti. 16. Invio a un gruppo di contatti Per inviare messaggi a gruppi di contatti, per prima cosa è necessario creare un gruppo di contatti. Appena sei pronto, esistono due modi per indirizzare un messaggio al tuo gruppo di contatti: Dalla finestra di composizione 1. Apri Gmail. 2. Fai clic su Scrivi. 3. Nel campo A:, immetti le prime lettere del nome del gruppo di contatti al quale vuoi inviare il messaggio. 4. Seleziona il gruppo di contatti dall'elenco di destinatari suggeriti dalla funzione di completamento automatico. 5. Scrivi il tuo messaggio. Da Gestione contatti 1. Apri Gmail. 2. Fai clic su Gmail nell'angolo superiore sinistro della pagina Gmail, quindi seleziona Contatti. 3. Seleziona il gruppo sul lato sinistro della pagina. 4. Fai clic sulla casella di controllo sopra l'elenco di contatti o seleziona i singoli contatti a cui inviare. 13/14

14 5. Fai clic sul pulsante sopra l'elenco di contatti. 17. Stampa dei messaggi A volte può essere utile poter stampare dalla casella di posta i biglietti per un concerto o le indicazioni stradali per un locale, ad esempio. Ecco come fare per stampare qualsiasi cosa in un formato perfetto: Per stampare un singolo messaggio: 1. Apri il messaggio da stampare. 2. In alto a destra nella finestra del messaggio, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto al pulsante Rispondi. 3. Seleziona Stampa. Stampare il messaggio che stai scrivendo Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto all'icona "Elimina bozza" Per stampare un'intera conversazione: e seleziona Stampa. 1. Apri la conversazione da stampare. 2. Fai clic sul pulsante "Stampa tutto" situato sopra il riquadro del messaggio. 14/14