Fatturazione elettronica obbligatoria verso la P.A.: il quadro normativo di riferimento e aspetti operativi

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1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Le nuove regole sulla fatturazione elettronica Fatturazione elettronica obbligatoria verso la P.A.: il quadro normativo di riferimento e aspetti operativi GIUSEPPE MANTESE 07 ottobre 2014 Milano

2 Argomenti trattati nell intervento: Breve inquadramento del fenomeno; Normativa di riferimento e concetti chiave; Quali step operativi deve seguire il fornitore della PA supportato dal suo commercialista 2

3 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Breve inquadramento del fenomeno

4 I numeri chiave: Punto elenco primo livello Punto elenco secondo livello fonte_: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano 4

5 Enti pubblici coinvolti: Punto elenco primo livello Punto elenco secondo livello fonte_: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano 5

6 Principali benefici: fonte_: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano 6

7 Nuova tempistica di adozione (D.L. 66/2014): fonte_: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano 7

8 Andamento degli invii di fatture verso il Sdi (giugno - settembre 2014) Fonte: ufficio fatturazione pa dell Agenzia delle Entrate 8

9 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Normativa di riferimento

10 Principali norme di riferimento Articolo 1, commi Legge 244/2007 e successive modifiche È la norma che istituisce l obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. L'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.. Le amministrazioni pubbliche non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea ne' possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica.. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio. 10

11 Principali norme di riferimento Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio individua nell Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI. Decreto 3 aprile 2013 n. 55, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Art. 25 del D.L. 66/2014 Modifica la tempistica di adozione 11

12 Contenuto degli allegati al Decreto n. 55/2013 1/2 ALLEGATO "A": formato della fattura elettronica verso la PA ALLEGATO "B": REGOLE TECNICHE: -MODALITA' DI EMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE -MODALITA' DI TRASMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE -MODALITA' DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO - -procedura per l'accreditamento del soggetto ricevente - -procedura per l'accreditamento del soggetto trasmittente - -procedura di invio della fattura al sistema di interscambio - -procedura di inoltro della fattura da parte del sistema di interscambio --procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche -CONTROLLI EFFETTUATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO 12

13 Contenuto degli allegati al Decreto n. 55/2013 2/2 ALLEGATO "C": linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle pubbliche amministrazioni interessate ALLEGATO "D": regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione ALLEGATO "E": servizi di supporto di natura informatica per le PMI abilitate al Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA), che abbiano almeno un catalogo pubblicato on line nel relativo sistema 13

14 Principale prassi di riferimento: Circolare n.37 4 novembre 2013 della Ragioneria generale dello Stato (prime istruzione operative ai Ministeri e nuove funzionalità SICOGE e interazione con sistema di interscambio) Circolare n. 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento finanze del Ministero dell Economia (precisazioni in tema di emissione della fattura elettronica verso la PA, divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica, casistiche di impossibilità di recapito della fattura elettronica) Circolari interne emanate dai singoli enti pubblici (ad esempio Ministero dell istruzione circolare 3359 del 17 aprile 2014) 14

15 La fattura elettronica verso la PA: quale formato 1/3 I dati delle fatture elettroniche da trasmettere al Sistema di Interscambio devono essere rappresentati in un file in formato XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche delle suddette informazioni sono rese disponibili sul sito del Sistema di Interscambio L autenticità dell' origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. 15

16 La fattura elettronica verso la PA: un esempio 16

17 La fattura elettronica verso la PA: una zoomata sul tracciato 17

18 La fattura elettronica verso la PA: quale formato 2/3 La fattura elettronica reca i dati e le informazioni indicati e definiti nel documento recante «Formato della fattura elettronica» che costituisce l'allegato A del Decreto 55 /2013 Il contenuto informativo della FatturaPA prevede: -le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali -altre informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio -OBBLIGATORIO il codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura disponibile presso l indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) 18

19 La fattura elettronica verso la PA: quale formato 3/3 Art. 25 comma 2, 3 obbligatori Codice identificativo di gara (Cig) del D.L. 66/2014 introduce altri Dati il CIG è un codice identificativo, associato ad un appalto o ad un lotto, attribuito dall'autorità di vigilanza sui contratti pubblici (AVCP). Codice unico di Progetto (Cup) relativo ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ogni nuovo progetto di investimento pubblico 19

20 Il Sistema di interscambio La trasmissione delle fatture elettroniche verso la Pubblica amministrazione può avvenire esclusivamente tramite il sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze Il sistema di interscambio e' l'unica interfaccia per i fornitori della Pa Il D.M. 8 marzo 2007 ha individuato nell Agenzia delle Entrate il gestore del sistema di interscambio e nella Sogei controllata dall Agenzia delle Entrate medesima, l apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di detto sistema di interscambio. 20

21 Schema funzionamento sistema d interscambio 21

22 Sistema di interscambio: tipologia di file gestiti -file FatturaPA: file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere: una fattura singola (un solo corpo fattura) o un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione). -file archivio: file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno. il file archivio non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece,tutti i file FatturaPA al suo interno. -file messaggio: file XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: AttachmentTypes.xsd e scaricabile nella sezione Documentazione Sistema di Interscambio del sito web : Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione. 22

23 Sistema di interscambio: gestione delle notifiche 23

24 Sistema di interscambio: gestione dei messaggi di notifica consegna (fattura formalmente corretta e trasmessa) scarto (fattura che non ha superato i controlli formali, da correggere e ritrasmettere) mancata consegna (la fattura ha superato i controlli ma non può essere trasmessa al soggetto ricevente, resta in carico al SdI fino alla avvenuta consegna o impossibilità definitiva) riconoscimento/rifiuto (della fattura da parte del soggetto destinatario entro 15 giorni) decorrenza termini (per la comunicazione di riconoscimento /rifiuto) file non recapitabile (impossibilità al recapito conseguente 24 la mancata consegna)

25 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Quali step operativi deve seguire il fornitore della PA

26 Principali step: Recuperare le informazioni obbligatorie che devono essere presenti nella fattura PA Predisporre e firmare la FatturaPA Inviare la FatturaPA Quali attività dopo l invio della FatturaPA 26

27 Recuperare le informazioni obbligatorie che devono essere presenti nella fatturapa codice destinatario Le amministrazioni identificano i propri uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di interscambio e ne curano l'inserimento nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) Tutti gli uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali destinatari della FatturaPA devono essere identificati per mezzo di un codice univoco assegnato dall'indice delle Pubbliche Amministrazioni - IPA. Tale codice deve essere inserito a cura del fornitore della PA, nell'elemento "CodiceDestinatario" presente nel tracciato della Fattura elettronica al fine dell'identificazione univoca dell'ufficio deputato al ricevimento della fattura elettronica. 27

28 Recuperare le informazioni obbligatorie che devono essere presenti nella fatturapa: codice destinatario fonte_: Agenzia per l Italia digitale 28

29 Recuperare le informazioni obbligatorie che devono essere presenti nella fatturapa 29

30 Recuperare le informazioni obbligatorie che devono essere presenti nella fatturapa fonte_: Agenzia per l Italia digitale 30

31 Come recuperare Cig e Cup Codice identificativo di gara (Cig) il CIG è un codice identificativo, associato ad un appalto o ad un lotto, attribuito dall'autorità di vigilanza sui contratti pubblici (AVCP). Non obbligatorio nei casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari (determinazione N.4 dell'autorità di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture 7 luglio 2011 e tabella 1 D.L. 66/2014) Codice unico di Progetto (Cup) relativo ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ogni nuovo progetto di investimento pubblico nei casi previsti dall'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n

32 Predisporre la FatturaPA: quali alternative Soluzione interne Utilizzare un Editor xml e gli strumenti disponibili sul sito web per controllo e visualizzazione della fattura elettronica Acquistare un software ad hoc o un add on del proprio gestionale Soluzioni in outsourcing Appoggiarsi al proprio commercialista Utilizzare servizi di società terze Utilizzare gli strumenti messi a disposizione dalla PA per le PMI abilitate al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione 32

33 Predisporre la FatturaPA: quale sottoscrizione elettronica Il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma: CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010, XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre L unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella enveloped. In base al formato di firma adottato, l estensione del file assume il valore.xml.p7m (per la firma CAdES-BES) oppure.xml (per la firma XAdES-BES). Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro signing time, che riporta la data e l ora, e che assume il significato di riferimento temporale. 33

34 Denominazione del file: quali regole 1/2 Dopo aver preparato il file, esso deve essere denominato in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio. Deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice PaeseIdentificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file dove: il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code, l Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da A a Z e da 0 a 9. Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore ( _ ), L estensione del file assume il valore.xml oppure.xml.p7m in base al tipo di firma utilizzata 34

35 Denominazione del file: quali regole 2/2 Esempi di denominazione del file: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml ; IT _00002.xml.p7m; FR _00003.xml Codice Paese IT Identificativo univoco del Trasmittente codice fiscale caratteri _ Progressivo univoco del file max 5 caratteri alfanumerici Estensione file.xml. xml.p7m.zip 35

36 Inviare la fattura elettronica verso la PA Modalità di invio fatture Mail Posta De visu AS IS PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. Web Pdd Web service PEC FTP SdI Monitoraggio finanza pubblica TO BE Pdd PEC FTP fonte_: Agenzia per l Italia digitale PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. 36

37 Inviare la fattura elettronica verso la PA 1/7 Disponibili 5 diversi canali: Posta Elettronica Certificata (PEC) Invio via web Servizio SDICoop Trasmissione Servizio SDIFTP Servizio SPCoop - Trasmissione 37

38 Inviare la fattura verso la PA 2/7 Posta Elettronica Certificata (PEC) L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal Sistema di Interscambio relativi al proprio invio. Il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii. 38

39 Inviare la fattura verso la PA 3/7 Invio via web Il Sistema di Interscambio mette a disposizione sul sito applicazione per inviare la fattura elettronica attraverso un interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'agenzia delle Entrate. Il soggetto che usa il canale Web per l invio di file potrà visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile nella sezione Strumenti del medesimo sito web. 39

40 Inviare la fattura verso la PA 4/7 Servizio SDICoop Trasmissione Il Servizio SDICoop - Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare le fatture elettromiche e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. Vengono fornite le istruzioni necessarie per interagire con il Sistema di Interscambio. 40

41 Inviare la fattura verso la PA 5/7 Servizio SDIFTP Il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare le fatture elettroniche e ricevere i file messaggio utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol ). Adatto pertanto a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio Lo scambio dei file avviene tramite l uso di due directory, accessibili in lettura e scrittura da parte del Sistema di Interscambio acui bisogna fornire ip address e credenziali. 41

42 Inviare la fattura verso la PA 6/7 Servizio SPCoop - Trasmissione Il Servizio SPCCoop - Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i le fatture elettroniche e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall'agenzia per l'italia Digitale. Si tratta di un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettivita') Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. 42

43 Inviare la fattura verso la PA: comparazione fra canali di trasmissione 7/7 CONDIZIONI PRELIMINARI DIMENSIONE FILE GESTIONE FLUSSO SEMPLIFICATO (Soggetti sia trasmittenti che riceventi) PEC SDICoop SDIFTP SPCoop via web NO Necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio Necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio 30 MB 5 MB 150 MB 5MB 5MB NO SI SI SI NO Essere soggetti accreditati Entratel, Fiscoline, Cns con servizi entratel 43

44 Quali attività dopo l invio della FatturaPA: Gestione dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di interscambio Monitoraggio delle tempistiche di pagamento delle fatture verso le PA Controllo se la piattaforma elettronica per la gestione telematica del rilascio in modalità automatica delle certificazioni dei crediti verso le pubbliche amministrazioni è stata aggiornata con i dati delle fatture elettroniche verso la PA Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche inviate alla PA 44

45 Quando avviene l emissione della fattura elettronica verso la Pa La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica e ricevuta dalle pubbliche amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna rilasciata dal Sistema di interscambio. L'art. 2, quarto comma, del DM 3 aprile 2013, n. 55, stabilisce che: "La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell'articolo 21, comma l, del D.p.r. n. 633/1972 e ricevuta dalle amministrazioni, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, da parte del Sistema di interscambio". 45

46 Come provare l emissione della fattura: Nel caso in cui l inoltro all amministrazione committente abbia avuto esito positivo, la conseguente ricevuta di consegna recapitata al soggetto che ha inviato la fattura è certamente sufficiente a provare sia l emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente. Nel caso in cui l inoltro all amministrazione committente abbia avuto esito negativo il soggetto che ha inviato la fattura riceve dal SdI una notifica di mancata consegna Tale notifica di mancata consegna è sicuramente sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SdI, e conseguentemente l avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SdI 46

47 Altri Punti di attenzione Registro unico delle fatture per le pubbliche amministrazioni (Art. 42 D.L. 66/2014): (Verifica dell adozione del registro e suo aggiornamento a carico dei Revisori enti locali) Piattaforma di certificazione dei crediti (PCC) ( 47

48 Grazie per l attenzione Giuseppe Mantese Dottore commercialista in Milano g.mantese@gmail.com 48