Condividere i documenti

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1 Appendice Condividere i documenti Quando si lavora in gruppo su uno stesso documento, spesso succede che ciascun redattore stampi una copia del testo per segnare su di essa, a mano, le proprie annotazioni e correzioni. È facile immaginare quanto tempo si perda a riportare nel file originale del testo le correzioni sparse sulle varie copie cartacee e come sia macchinoso poi il confronto tra le nuove versioni del documento che sono state prodotte. In questo capitolo imparerai a utilizzare gli strumenti che Word mette a disposizione per agevolare la redazione collaborativa dei documenti attraverso i commenti e le revisioni inserite direttamente nel file e attraverso le funzioni di confronto e combinazione dei documenti. Imparerai anche come applicare restrizioni sulle possibilità di modifica della formattazione e dei contenuti: le opzioni di protezione tornano utili quando, nel far passare di mano in mano il file del documento, hai la necessità di mantenerne invariate delle caratteristiche. Vedrai anche come ripulire il file di informazioni associate da Word al documento in modo nascosto prima di inoltrare il file a qualcuno che è meglio non venga a conoscenza di queste informazioni. Creare copie compatibili con le versioni precedenti di Word Se le persone con le quali collabori su un documento non hanno a disposizione Word 2007, tieni presente i problemi di compatibilità che potrebbero verificarsi quando hai utilizzato nel tuo documento nuove funzioni di Word che non hanno un corrispettivo nelle versioni precedenti. Se vuoi essere sicuro che i tuoi collaboratori riescano a leggere il file a prescindere dalla versione di Word che hanno in uso, puoi generare una copia del documento compatibile con Word 2003, Word 2002, Word 2000 e, soprattutto, Word 97. Innanzitutto, una volta che hai concluso e salvato il tuo documento, fai clic sul Pulsante Office Prepara Verifica compatibilità. Nella finestra

2 2 Appendice di dialogo che ti viene mostrata c è il riepilogo delle caratteristiche che andranno perse o riconvertite nel salvataggio del documento in un formato leggibile dalle versioni precedenti di Word (Figura 14.1). Si tratta perlopiù di particolari opzioni di formattazione legate ai temi, dell incorporazione di oggetti creati in Excel 2007, dell utilizzo di alcune funzioni di controllo del contenuto, della definizione di proprietà personalizzate e degli elementi grafici SmartArt. Una volta fatto questo controllo, salva il file in un formato leggibile anche dalle versioni precedenti di Word: fai clic sul Pulsante Office, passa con il mouse sulla voce Salva con nome e seleziona l opzione Documento di Word Figura 14.1 Verifica di compatibilità del documento con le versioni precedenti di Word. I documenti in formato.docx possono essere letti solo da Word 2007; per leggerli in altre versioni del programma è necessario scaricare il pacchetto di compatibilità per Office System 2007 da Microsoft Office Online. Viceversa, se usi Word 2007 per leggere e lavorare su documenti prodotti con le versioni precedenti del programma, non devi preoccuparti di nulla: i dati e le formattazioni create con tali versioni sono pienamente supportate da Word 2003.

3 Condividere i documenti 3 Utilizzare commenti e revisioni Più persone che lavorano alla stesura di uno stesso documento possono utilizzare lo strumento delle revisioni di Word per: corredare il testo di commenti con i quali segnalare agli altri redattori dei suggerimenti sull elaborazione delle varie parti del documento; cancellare o aggiungere del testo. Aggiunte e cancellazioni non vanno a modificare direttamente il testo originale del documento: le modifiche del revisore vengono proposte come suggerimenti che possono essere facilmente rifiutati o accettati dagli altri revisori. Solo con l approvazione della revisione le modifiche vengono poi effettivamente integrate nel testo del documento. Inserire un commento al testo Se vuoi lasciare ai tuoi collaboratori degli appunti o dei suggerimenti relativi al documento che state stendendo insieme, utilizza i commenti. Per inserire un commento al testo nel file originale del documento segui le istruzioni. 1. Seleziona le parole cui si riferisce il commento. 2. Spostati nella scheda Revisione e fai clic sul pulsante Nuovo commento nel gruppo Commenti (Figura 14.2). 3. Le parole commentate vengono racchiuse da due parentesi colorate, e puoi inserire subito il contenuto del commento in un riquadro (l Area commenti) che ti viene messo a disposizione entro il margine destro della pagina. 4. Una volta scritto il testo dell annotazione, fai clic in un punto qualsiasi del corpo del testo per confermare. Puoi modificare il testo del commento, e anche formattarlo, come fai con il testo normale. Gli strumenti per le revisioni sul testo sono a tua disposizione, per impostazione predefinita, anche nella modalità di visualizzazione Layout lettura a schermo intero, dai pulsanti Strumenti e Opzioni di visualizzazione. Identificare i revisori Nell Area commenti viene anche inserita la sigla che, assieme al colore utilizzato per il riquadro, identifica in modo univoco il revisore.

4 4 Appendice Figura 14.2 Gli strumenti della scheda Revisione e un commento inserito nel testo. Se fai clic sul pulsante Mostra commenti Revisori nel gruppo Rilevamento modifiche, puoi vedere il nome di ciascun revisore e l associazione del nome con un determinato colore. Selezionando o deselezionando le caselle alla sinistra di ciascun nome puoi fare in modo che vengano visualizzati solo i commenti di alcuni revisori. Commenti e modalità di visualizzazione del documento La modalità di visualizzazione e di inserimento dei commenti e delle revisioni varia a seconda della modalità di visualizzazione che hai attivato sul documento. Nella visualizzazione Layout di stampa, Lettura a schermo intero e Layout Web i commenti sono inseriti nell Area commenti alla destra del testo, in cui sono riportati anche il contenuto della revisione o del commento. Nella visualizzazione Bozza e Struttura viene visualizzata nel corpo del testo, vicino alle parole commentate, una sigla che identifica l autore del commento, ma non viene mostrato il contenuto del commento. Revisioni e commenti vengono inseriti e letti solo nel riquadro delle revisioni: per aprirlo fai clic sul pulsante Riquadro delle revisioni nel gruppo Rilevamento modifiche.

5 Condividere i documenti 5 Il riquadro delle revisioni si apre in orizzontale sopra il bordo inferiore della finestra del documento, o in verticale a fianco della finestra del documento: in esso trovi il dettaglio di tutte le modifiche tracciate nel documento, tra cui il tipo e il contenuto della modifica e l autore della modifica (Figura 14.3). Il riquadro delle revisioni funge anche da mappa delle revisioni: facendo clic su un commento verrai riportato al punto del testo in cui quel commento si trova. Figura 14.3 Il riquadro delle revisioni. Rivedere il testo Oltre che corredare il testo con dei commenti puoi anche effettuare delle revisioni su di esso. Word tiene traccia delle seguenti azioni sul testo come operazioni di revisione (quando è attiva la modalità Revisione, le altre operazioni non vengono registrate come tali): cancellazione del testo; inserimento di testo; modifiche alla formattazione.

6 6 Appendice Le operazioni di spostamento del testo (taglia e incolla) vengono interpretate e segnalate da Word come cancellazione di testo nel punto del documento in cui è stata effettuata l operazione Taglia e inserimento di quello stesso testo nel punto in cui è stata eseguita l operazione Incolla. Prima di effettuare le tue revisioni fai clic sul pulsante Revisioni nel gruppo Rilevamento modifiche della scheda Revisione: in questo modo Word terrà traccia di quello che fai come un operazione di revisione anziché di scrittura normale. Quando hai concluso le tue revisioni, fai clic di nuovo sul pulsante Revisioni affinché Word smetta di registrare come revisioni le tue operazioni sul testo. La Figura 14.4 ti mostra un esempio di come le revisioni vengono segnalate nel documento in visualizzazione Layout di stampa. Figura 14.4 Esempi di revisioni sul testo del documento. Le modifiche alla formattazione vengono segnalate in un riquadro nell Area commenti; il riquadro è collegato con un connettore al punto del testo in cui si trovavano le parole che sono state cancellate. Le linee del riquadro e del connettore sono del colore associato al revisore che ha fatto l aggiunta. Il testo che cancelli rimane nel testo, barrato; il testo che aggiungi viene invece sottolineato. In entrambi i casi il carattere viene for-

7 Condividere i documenti 7 mattato con il colore associato al revisore che ha fatto la modifica, e, a sinistra della riga in cui hai effettuato la revisione, viene aggiunto un bordo esterno nero per evidenziare la presenza di modifiche da rivedere. Trovi il riepilogo di tutte le convenzioni utilizzate di default per segnalare le revisioni nel documento nella finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche, che visualizzi facendo clic sulla piccola freccia nera sotto il pulsante Revisioni e selezionando l opzione Opzioni rilevamento modifiche. Modalità di visualizzazione di revisioni e commenti Nella casella di riepilogo Visualizza per revisione, nel gruppo Rilevamento modifiche l opzione attiva per impostazione predefinita è Commenti finali: in questa modalità di visualizzazione delle revisioni Word mostra il documento corredato con le notazioni di revisione. Le altre opzioni a disposizione nella casella di riepilogo Visualizza per revisione sono le seguenti. Finale: ti mostra come sarebbe il documento se accettassi tutte le modifiche proposte. Commenti originali: ti mostra il testo cancellato con caratteri barrati e il testo inserito in un riquadro a parte, con la dicitura Inserimento. Mostra originale: mostra il documento com era prima che fosse fatta qualsiasi revisione nascondendo temporaneamente commenti e modifiche proposte. Come hai avuto modo di vedere, le notazioni di revisione vengono visualizzate nel margine destro della pagina; l orientamento orizzontale della pagina lascia il maggiore spazio possibile alle notazioni. L orientamento orizzontale della pagina è anche quello ideale per stampare il documento corredato di tutte le notazioni delle revisioni effettuate. Per stampare il documento e le revisioni fai clic sul Pulsante Office Stampa, e assicurati che nel menu a tendina Stampa di sia selezionata la voce Documento con commenti. Sempre in merito alle opzioni di stampa ti può tornare utile sapere che è possibile stampare anche solo l elenco delle modifiche apportate al documento: apri il documento, fai clic sul Pulsante Office Stampa e dalla casella di riepilogo Stampa di seleziona la voce Elenco commenti. Avvia poi la stampa.

8 8 Appendice Accettare o rifiutare un commento o una revisione Le revisioni rimangono nel documento finché non le accetti o le rifiuti; i commenti rimangono nel documento finché non li cancelli. Per verificare immediatamente se ci sono commenti o revisioni in un documento, fai clic sul pulsante Riquadro delle revisioni, che ti mostrerà il riepilogo delle revisioni eventualmente presenti nel testo. Se sei pronto per rivedere definitivamente il documento che è passato per le mani di più revisori, assicurati che siano visualizzati tutti i loro commenti e le loro modifiche: fai clic sul pulsante Mostra commenti nel gruppo Rilevamento modifiche, e alla voce Revisori seleziona la casella a fianco di Tutti i revisori. Assicurati anche che nel menu del pulsante Mostra commenti siano selezionate le voci Commenti, Input penna, Inserimenti ed eliminazioni, Formattazioni e Demarcazione area commenti. Per passare da una notazione di commento o modifica all altra fai clic sui pulsanti Precedente o Successivo nel gruppo Revisioni. Come abbiamo visto prima, puoi spostarti tra le notazioni anche grazie al riquadro delle revisioni: se fai clic sul titolo del commento nel riquadro delle revisioni, verrai infatti riportato direttamente al punto in cui si trova quel commento nel testo. Per eliminare un commento dal documento procedi come segue. 1. Posizionati all interno del riquadro del commento e fai clic sul pulsante Rifiuta: in questo modo eliminerai il commento e passerai al commento successivo da valutare. 2. Se vuoi eliminare in un passaggio solo tutti i commenti, fai clic sulla piccola freccia nera alla destra del pulsante Rifiuta e seleziona l opzione Rifiuta tutte le revisioni nel documento. Per rifiutare e quindi cancellare le revisioni i passaggi da seguire sono sostanzialmente gli stessi che abbiamo visto per rifiutare i commenti; per accettare una modifica e quindi inserirla effettivamente nel testo procedi come segue. 1. Fai clic sul pulsante Accetta nel gruppo Revisioni: in questo modo accetterai la revisione, inserendo la modifica proposta nel testo, e ti sposterai alla revisione successiva da valutare. 2. Se vuoi accettare in un passaggio solo tutte le modifiche, fai clic sulla freccia nera a destra del pulsante Accetta e seleziona la voce Accetta tutte le revisioni nel documento.

9 Condividere i documenti 9 Puoi assicurarti che non ci siano più modifiche o commenti nel documento guardando il contenuto del riquadro delle revisioni: se non c è più alcuna segnalazione, hai completato l analisi di tutte le revisioni proposte. Segnare il documento come finale Se con questa analisi hai concluso il lavoro sul documento, puoi comunicare a tutti i tuoi collaboratori che il lavoro sul testo è terminato e che la versione che invierai loro è da considerarsi definitiva. A questo scopo fai clic sul Pulsante Office Prepara e seleziona l opzione Segna come finale: lo stato del documento vieni impostato su Finale (Figura 14.5), i comandi di digitazione del testo vengono disattivati e il documento diventa così di sola lettura. Figura 14.5 Documento contrassegnato come Finale. Tieni presente che questa non è un opzione di protezione vera e propria: chiunque può tornare a modificare il documento facendo clic sul Pulsante Office Prepara Segna come finale. Confrontare e combinare più versioni dello stesso documento Può capitare che due o più copie di uno stesso documento vengano riviste da persone differenti in momenti diversi; può anche capitare che tu stesso ti trovi ad avere due copie sostanzialmente uguali dello stesso documento e che per sbaglio tu aggiunga del testo prima a una copia e poi all altra. In entrambi questi casi hai la necessità di confrontare le copie del documento per individuare le differenze. Puoi effettuare manualmente un confronto tra due documenti aperti facendo clic sul pulsante Affianca nel gruppo Finestra della scheda

10 10 Appendice Visualizza. Se c è un solo documento aperto, la funzione non è attiva; se ci sono due documenti aperti, essi verranno affiancati nella finestra del documento e verrà attivato lo scorrimento sincrono; se ci sono più documenti aperti, ti verrà chiesto di scegliere quale documento affiancare al documento principale. Grazie allo scorrimento sincrono puoi confrontare il contenuto dei due documenti. Per disattivare questa impostazione fai clic sul pulsante Scorrimento sincrono, sotto il pulsante Affianca. Fai clic sul pulsante Reimposta posizione finestra per riportare il documento nella finestra alla posizione in cui era quando hai cominciato il confronto. C è tuttavia un modo molto più efficace per effettuare un confronto preciso tra due versioni di un documento: fai clic sul pulsante Confronta, nel gruppo Confronta della scheda Revisione. Word aprirà la finestra di dialogo Confronta documenti (Figura 14.6), nella quale puoi indicare qual è il documento che ritieni sia l originale e quale il documento che ha subito delle modifiche. Figura 14.6 Finestra di dialogo Confronta documenti. Facendo clic sul pulsante Altro avrai accesso ai parametri impostati per il confronto, in modo da poterli personalizzare. Una volta impostato il confronto, fai clic sul pulsante OK per avviare il confronto tra i due documenti selezionati. Per impostazione predefinita Word apre una nuova finestra del documento nella quale trovi visualizzati il documento originale, il documento modificato, il riquadro revisioni e un documento che è il risultato del confronto (Figura 14.7); la funzione di scorrimento sincrono è attiva, per cui, quando utilizzerai le barre di scorrimento, vedrai i tre riquadri visualizzare la stessa parte del documento. Il terzo documento generato contiene le differenze tra i due documenti, evidenziate nel riquadro delle revisioni. La funzione Combina, raggiungibile facendo clic sulla piccola freccia nera che trovi sotto il pulsante Confronta, non genera un terzo docu-

11 Condividere i documenti 11 Figura 14.7 Confronto tra due documenti. mento come risultato del confronto, ma unisce i due documenti confrontati nel primo, segnalando come revisioni le differenze tra i due. Inviare il documento per posta elettronica Grazie alle possibilità di interazione tra i programmi di Microsoft Office, è possibile utilizzare alcuni servizi di Outlook 2007 per inviare un documento per posta elettronica direttamente da Word. 1. Fai clic sul Pulsante Office Invia Posta elettronica. Verrà creato un messaggio di posta elettronica che avrà: come Oggetto il nome del file di Word che stai inviando; in allegato al messaggio il documento che stai inviando. 2. Per inviare il messaggio di posta elettronica fai clic sul pulsante Invia. È anche possibile fare in modo che il documento venga inviato come testo del messaggio di posta elettronica, inserito nel corpo del messaggio invece che come allegato. Fai clic sul Pulsante Office Opzioni di Word Personalizzazione. Dal menu a tendina Scegli i comandi da seleziona l opzione Tutti i comandi. Cerca

12 12 Appendice l icona del comando Invia a destinatario posta elettronica e aggiungila alla barra di accesso rapido facendo clic su Aggiungi e poi su OK. Per inviare il documento nel corpo del messaggio di posta elettronica ti basterà fare clic sul pulsante Invia a destinatario posta elettronica che hai appena aggiunto alla barra di accesso rapido: nell interfaccia di Word, tra la barra multifunzione e il righello orizzontale, verrà integrata la barra con gli strumenti di Outlook per impostare destinatari del messaggio e inviarlo (Figura 14.8). Figura 14.8 Inviare un documento di Word come testo di un messaggio di posta elettronica. Controllare i dati nascosti nel documento Prima di inviare per posta elettronica un documento di Word o distribuirlo in altro modo in forma elettronica ti conviene controllare i metadati nascosti associati da Word al documento, per evitare di comunicare involontariamente informazioni che devono rimanere riservate, come appunti, revisioni, commenti o proprietà del documento. Per ripulire il documento salvalo e fai clic sul Pulsante Office Prepara Controlla documento. Si aprirà la finestra di dialogo Controllo documento, nella quale puoi selezionare la tipologia di informazioni che intendi controllare, poi fai clic sul pulsante Controlla.

13 Condividere i documenti 13 Verrà avviato il controllo del documento, al termine del quale Word ti comunicherà il report delle informazioni nascoste presenti (Figura 14.9): fa clic sui pulsanti Rimuovi tutto per rimuovere queste informazioni. Figura 14.9 Metadati nascosti rilevati nel documento. Alcune delle modifiche apportate al documento a seguito dell operazione di controllo non possono essere annullate. Se invece di eliminare le informazioni nascoste nel documento vuoi aggiungere altre informazioni sul documento, puoi servirti delle proprietà del documento, che sono un mezzo per aggiungere al documento meta informazioni descrittive su di esso e che è possibile utilizzare per catalogare o classificare il file. Fai clic sul Pulsante Office Prepara Proprietà: sotto la barra multifunzione verrà aperto il riquadro Proprietà documento, dove puoi compilare i campi relativi alle proprietà descrittive del documento. Proteggere il documento Con Word 2007 è possibile associare al documento una password di apertura e di modifica: in questo modo il documento potrà essere letto o modificato solo dagli utenti che conoscono le password, che andranno inserite, quando richiesto da Word, nella finestra di dialogo Password.

14 14 Appendice La protezione tramite password è attiva solo su documenti con estensione.docx; se salvi il documento con un altra estensione, (.rtf, per esempio) la protezione andrà persa. Quando salvi il documento attraverso la finestra di dialogo Salva con nome, fai clic sul pulsante Strumenti, in basso a destra, e seleziona l opzione Opzioni generali. Si aprirà la finestra di dialogo Opzioni generali (Figura 14.10), dove puoi associare al documento: una password di apertura, che sarà necessario conoscere per poter aprire il documento. L operazione avrà l effetto di crittografare il documento; una password di modifica, che sarà necessario conoscere per poter lavorare sul documento. Chi non conosce questa password potrà solo leggere il documento. Una volta inserite le password, fai clic sul pulsante OK: ti verrà chiesto di inserire nuovamente le password per confermarle. Per eliminare le password associate al documento fai di nuovo clic sul pulsante Strumenti Opzioni generali nella finestra di dialogo Salva con nome, seleziona le password e cancellale premendo il tasto Canc. Ricorda che le password sono case sensitive: le lettere maiuscole sono distinte dalle lettere minuscole, per cui a e A non sono lo stesso carattere. Figura La finestra di dialogo per applicare le password di protezione del documento.

15 Condividere i documenti 15 Con Word 2007 è possibile anche impostare delle protezioni sulla formattazione e sul contenuto del documento: questa possibilità può tornare utile nella redazione collaborativa dei documenti se si vuole mantenere un uniformità di formattazione nel testo e se si vuole essere certi che non vengano cancellate o modificate parti importanti del documento. Applicare restrizioni alla formattazione Le restrizioni alla formattazione fanno in modo che ai collaboratori sia consentito utilizzare solo una minima selezione di stili (non modificabili) per formattare il testo. Ecco come fare per applicarle. 1. Fai clic sul pulsante Proteggi documento, nell angolo a destra della scheda Revisione: Word aprirà il riquadro attività Limita formattazione e modifica (Figura 14.11). Figura Il riquadro attività Limita formattazione e modifica. 2. Seleziona la casella Per la formattazione consenti solo gli stili selezionati. Fai clic sulla voce 3. Impostazioni: si apre la finestra di dialogo Restrizioni alla formattazione, nella quale puoi selezionare quali stili mettere a disposizione nel documento, attraverso una spunta nella casella relativa.

16 16 Appendice 4. Conferma le impostazioni facendo clic sul pulsante Applica protezione e inserendo la password per la protezione. Puoi rimuovere la protezione facendo clic sul pulsante Rimuovi protezione che compare nel riquadro attività e inserendo la password assegnata in precedenza al documento. Quando un collaboratore aprirà il documento troverà, nella galleria degli stili presente nel gruppo Stili della scheda Home, solo gli stili autorizzati, e non gli sarà possibile applicare formattazioni di carattere con i tasti di scelta rapida né con i pulsanti della scheda Home. Potrà tuttavia rimuovere la protezione, se conosce la password: gli basterà fare clic sul pulsante Proteggi documento (che sarà selezionato) nella scheda Revisione, fare clic sul pulsante Rimuovi protezione nel riquadro attività Limita formattazione e modifica e inserire la password. Applicare restrizioni alle modifiche del contenuto Se nel riquadro attività Limita formattazione e modifica selezioni la casella Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento, puoi applicare una protezione alla modifica dei contenuti. Ecco le opzioni che hai a disposizione. Nessuna modifica (solo lettura) : il documento non sarà modificabile. Revisioni: il documento potrà essere modificato, ma le modifiche apportate saranno registrate da Word come revisioni. Commenti: nel documento sarà possibile inserire solo commenti. Compilazione moduli: il documento sarà modificabile solo per quanto riguarda la compilazione di campi di testo (form) inseriti in esso. Quando salvi un documento solo per la lettura puoi anche escludere alcune parti del testo dalla protezione e consentire ai collaboratori la loro modifica: seleziona le parti del documento che vuoi siano modificabili e nel riquadro Eccezioni (facoltative) seleziona la casella Gruppi: Tutti. Le aree modificabili saranno evidenziate da due parentesi quadre colorate; chi lavorerà sul documento potrà individuare velocemente tutte le aree modificabili facendo clic sul pulsante Mostra tutte le aree modificabili nel riquadro attività Limita formattazione e modifica, oppure passare da un area modificabile all altra facendo clic sul pulsante Trova area successiva modificabile. Conferma le impostazioni di protezione come descritto per le restrizioni alla formattazione.