Sistema di gestione per la qualità

Transcript

1 Revisione Pagina 1 di INDICE 1 OBIETTIVO APPLICAZIONE PRINCIPI E STRUTTURA DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ I PROCESSI QUADRO SINOTTICO DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ EMISSIONE DEI DOCUMENTI MDQ: MANUALE DELLA QUALITÀ PO: PROCEDURE IS: ISTRUZIONI DI LAVORO MOD: REGISTRAZIONI DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ MODIFICA DEI DOCUMENTI ARCHIVIAZIONE TUTELA DEI DATI RISERVATI PRIVACY GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA ALTRI DOCUMENTI RIFERIMENTI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE MATRICE DELLE REVISIONI Rev. DATA DESCRIZIONE DELLA MODIFICA Prima emissione del documento Adeguamento normativa vigente Aggiornamento e sostituzione loghi Adozione del software gestionale Infoschool Aggiornamento modalità di iscrizione alle classi prime Aggiornamento quadri orari Aggiornamento Piano dell Offerta Formativa Aggiornamento presentazione APPROVATO Il Dirigente Scolastico prof.ssa Graziella CANNA GALLO

2 Revisione Pagina 2 di OBIETTIVO Il dell Istituto Lagrangia ha l obiettivo di garantire la capacità dell organizzazione di soddisfare le esigenze e le attese degli Utenti e di fornire al Personale ed ai collaboratori esterni un riferimento per lo svolgimento delle attività di cui sono responsabili. La documentazione per la qualità costituisce lo strumento che formalizza la gestione dell organizzazione attraverso una raccolta strutturata di norme che ne regolano la gestione e il funzionamento e sono finalizzate al miglioramento continuo del servizio erogato e dell organizzazione del lavoro. 2 APPLICAZIONE L Istituto Lagrangia ha come missione fondamentale l istruzione secondaria superiore finalizzata all ottenimento del diploma di maturità con la seguente articolazione: liceo classico (L.Lagrangia) Liceo linguistico, liceo delle scienze umane, liceo delle scienze umane con opzione economico sociale. (Istituto Rosa Stampa) : liceo artistico (A.Alciati) con sezione staccata di Trino vercellese Il dell Istituto Lagrangia interessa tutti i processi che, direttamente od indirettamente, concorrono alla progettazione e alla realizzazione dei servizi di: Progettazione e realizzazione di servizi di istruzione secondaria superiore, formazione professionale e orientamento. Il rispetta i requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 non prevede esclusioni. Sono previste per le attività di out sourcing docenze legate all esterno.

3 Revisione Pagina 3 di PRINCIPI E STRUTTURA DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALI- TÀ Il dell Istituto nasce come conseguenza ed attuazione di precise volontà del Dirigente Scolastico definite e documentate attraverso gli obiettivi dell Istituto (rif. Sezione 05). Per attuare il orientato alla soddisfazione degli Utenti ed al miglioramento continuo, nel rispetto dei requisiti cogenti applicabili, l Istituto ha: definito la struttura organizzativa e le responsabilità (cfr. Sezioni 03 e 05) identificato i processi gestionali ed operativi stabilito la sequenza e le interazioni dei processi per garantire il raggiungimento degli obiettivi e la soddisfazione degli Utenti stabilito criteri e metodi capaci di assicurare l efficace organizzazione del lavoro ed il controllo dei processi stabilito procedure per garantire la disponibilità delle risorse e delle informazioni necessarie per attuare con efficacia le operazioni previste per la gestione dei progetti integrativi definito sistemi di monitoraggio e di analisi delle attività (cfr. Sezione 08) previsto l attuazione delle azioni necessarie a conseguire i risultati prefissati e il miglioramento continuo dei processi (cfr. Sezione 08) Parti dei processi possono essere realizzate con organizzazioni esterne con le quali l Istituto istituisce rapporti tali da assicurare il controllo del servizio erogato.

4 Revisione Pagina 4 di I processi Quadro sinottico del Lo schema che segue costituisce un'esemplificazione dell'approccio adottato per l'elaborazione e l'implementazione del e consente di evidenziare le modalità di interazione dei vari processi all'interno dell organizzazione. STUDENTI GESTIONE DELLE RISORSE FAMIGLIE Elementi in ingresso DOCENTI REQUISITI PERSONALE ATA MINISTERO AMM. LOCALI PROCESSI OPERATIVI DI SUPPORTO MONDO DEL LAVORO Programmazione e gestione dei UNIVERSITA servizi generali ed amministrativi Gestione laboratori ISTITUZIONI, ENTI Sicurezza MIGLIORAMENTO CONTINUO DEL SISTEMA ORGANIZZATIVO E DEL SERVI- ZIO PIANIFICAZIONE E GESTIONE Definizione missione, linee strategiche di sviluppo Programmazione economica e controllo di gestione Definizione della struttura organizzativa Definizione dei ruoli e delle responsabilità Comunicazioni interne ed esterne Gestione della documentazione Riesame del sistema di gestione MdQ per Sezioni la 04 qualità e 05 PO GEST 01 e 02 MdQ Sezione 06 PO OPER PROCESSI DIDATTICO- EDUCATIVI Analisi fabbisogni formativi Pianificazione dell offerta formativa Programmazione e gestione delle attività didattico-educative Gestione dei progetti Biblioteca Orientamento Stage PO DIDA AUTOVALUTAZIONE, MI- SURAZIONI, ANALISI DA- TI E MIGLIORAMENTO MdQ Sezione 08 PO DIDA 03 PO FOR 03 Elementi in uscita FORMAZIONE PROFESSIONALE Partecipazione a bandi di finanziamento Gestione dei corsi di formazione Gestione della FAD STUDENTI FAMIGLIE DOCENTI PERSONALE ATA SODDISFAZIONE PO FOR

5 Revisione Pagina 5 di DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ La documentazione del riguarda gli aspetti organizzativi e gestionali della struttura ed è improntata alla gestione dei processi. Essa è strutturata come indicato nel prospetto che segue. Organizzazione Processi Obiettivi (Sezione 05 del Manuale della Qualità) Struttura organizzativa Organigramma (MOD ORG 01) Responsabilità ed autorità (MOD ORG 02 Ruoli organizzativi) Risorse, costituite da personale e infrastrutture (Sezione 06 del Manuale della Qualità Gestione delle risorse) Manuale della Qualità Procedure Istruzioni Registrazioni Documenti di origine esterna 4.1 Emissione dei documenti La gestione dei documenti del emessi dall Istituto si articola in diverse attività: emissione (redazione, verifica, approvazione, distribuzione) revisione e distribuzione archiviazione annullamento Il Dirigente Scolastico gestisce gli archivi cartacei degli originali dei documenti, mentre l ufficio Sistemi informativi e banche dati ha la responsabilità dell archivio informatico. NOTA La redazione consiste nella stesura formale del documento e del suo contenuto. La verifica consiste nella valutazione del documento in termini di coerenza con le disposizioni regionali e i requisiti del Sistema di gestione per la qualità. L approvazione consente l emissione del documento e dunque la sua applicazione all interno dell Istituto. La revisione consiste nella revisione formale del documento seguendo l iter della sua prima emissione.

6 Revisione Pagina 6 di MdQ: Manuale della qualità Ha lo scopo di descrivere, nei suoi requisiti di base, le caratteristiche del Sistema di gestione per la qualità, cioè l organizzazione, le risorse e i processi aziendali. La struttura del Manuale della qualità è descritta nella Sezione 02 del Manuale stesso. 4.3 PO: Procedure Le procedure hanno lo scopo di descrivere nel dettaglio le attività illustrate nel Manuale della Qualità. Definiscono la gestione dei processi gestionali e per l erogazione dei servizi, le responsabilità, le risorse, gli elementi in ingresso per le diverse attività, i risultati attesi, le modalità di lavoro Identificazione Le Procedure sono codificate come PO- xx, dove "xx" indica il numero progressivo della procedura Struttura delle procedure Le procedure devono contenere, ove applicabili, i seguenti argomenti in sequenza: OBIETTIVO: ovvero finalità da raggiungere DEFINIZIONI: illustrano il significato di termini specifici contenuti nel documento RESPONSABILITÀ: aree interessate dalle attività descritte nella procedura MODALITÀ OPERATIVE: come e da chi devono essere eseguite le attività in oggetto RIFERIMENTI: leggi, norme procedure, istruzioni da tenere in considerazione moduli dove sono registrati i dati relativi alle attività descritte nella procedura e ai loro risultati Gestione Redazione: a cura dei Responsabili degli uffici/referenti per le diverse attività. Verifica, approvazione e distribuzione: a cura del Dirigente Scolastico Gli originali delle Procedure sono firmati sulla prima pagina dal Dirigente Scolastico. Il Dirigente Scolastico cura l'archiviazione dell originale e la distribuzione controllata dei documenti alle aree ed alle persone interessate. L ufficio Sistemi informativi e banche dati gestisce l archivio in-

7 Revisione Pagina 7 di formatico. 4.4 IS: Istruzioni di lavoro Hanno lo scopo di dettagliare maggiormente le attività già descritte nelle Procedure, con l'esposizione di tutti i passi necessari alla corretta conduzione di un attività. Ogni Ufficio ha facoltà di emettere delle istruzioni di lavoro per descrivere metodologie standard e linee guida per l esecuzione di attività specifiche come: compilazione di documenti metodologie di controllo gestione di prodotti, sistemi ecc Identificazione Le Istruzioni di lavoro sono codificate IS-xx, dove "xx" identifica il numero progressivo dell'istruzione di lavoro Struttura La struttura delle Istruzioni di lavoro segue quella descritta per le procedure. Sulle istruzioni di lavoro possono non essere indicati l obiettivo, le definizioni e le responsabilità Gestione Redazione e approvazione: curata dal Responsabile dell area interessata o del Referente dell attività Verifica, autorizzazione e distribuzione: a cura del Dirigente Scolastico Gli originali delle Istruzioni di lavoro sono firmati sulla prima pagina dal Dirigente Scolastico. Il Dirigente Scolastico cura l'archiviazione dell originale e la distribuzione controllata dei documenti alle aree ed alle persone interessate. L ufficio Sistemi informativi e banche dati gestisce l archivio informatico. 4.5 MOD: Registrazioni Il Manuale della qualità, le Procedure e le Istruzioni richiamano i documenti da utilizzare: a supporto delle attività (documenti per la gestione dei processi come schede, istruzioni visive ecc.) come moduli per la registrazione dei dati relativi ai processi e al servizio erogato I documenti citati sono denominati registrazioni e sono strutturati in modo tale da assicurare la correlazione all attività cui fanno riferimento.

8 Revisione Pagina 8 di Identificazione Il codice viene assegnato dall Ufficio Qualità con il seguente criterio: MOD XXX nn yy dove "xxx" richiama l area organizzativa di riferimento (es. didattica, organizzativa, formazione professionale ecc.), nn indica il numero progressivo del modulo e "yy" indica il livello di revisione (es. 01 = prima emissione) Gestione Redazione: a cura dei Responsabili degli uffici. Verifica, approvazione e distribuzione: a cura del Dirigente Scolastico Gli originali di tutti i moduli sono timbrati e firmati sul retro per approvazione dal Dirigente Scolastico. Il Dirigente Scolastico cura l'archiviazione dell originale e la distribuzione dei documenti alle aree e alle persone interessate. L ufficio Sistemi informativi e banche dati gestisce l archivio informatico Compilazione Un documento di registrazione è valido se tutte le voci sono compilate e se figurano tutte le firme previste Conservazione Gli Uffici e tutto Personale hanno la responsabilità della corretta gestione ed archiviazione delle registrazioni per consentire la loro tempestiva rintracciabilità ed evitare danneggiamenti o perdite. L archiviazione dei moduli è subordinata alla verifica della loro corretta compilazione, come indicato nell Elenco moduli di registrazione (MOD ORG 08) L Elenco moduli di registrazione indica. la responsabilità di Compilazione: chi effettua registrazioni sul modello la responsabilità di Verifica: se applicabile, si evidenzia la figura responsabile del controllo di quanto registrato sul documento; la verifica può essere preliminare ad altre operazioni, oppure può costituire l autorizzazione a compiere una certa operazione la responsabilità di Archiviazione : chi archivia il modulo compilato il tempo minimo di archiviazione del documento compilato (nei casi in cui il documento non debba essere conservato, non indicare nulla) 4.6 Distribuzione dei documenti del Ogni area organizzativa è destinataria di copia dei documenti, di origine interna ed esterna, che riguardano le attività di propria competenza. Nel caso di distribuzione controllata, l Elenco dei documenti (MOD ORG 09) è distribuito unita-

9 Revisione Pagina 9 di mente ad ogni aggiornamento delle procedure e delle istruzioni. La distribuzione controllata dei documenti all interno e all esterno dell Istituto è curata dal Dirigente Scolastico con il supporto della Segreteria ed è registrata sulla Lista di Distribuzione (MOD ORG 10) dove il ricevente (o, in sua vece Il Dirigente Scolastico, nel caso i documenti siano spediti) sigla la casella appropriata. La Lista è conservata con la copia originale del documento. Le copie dei documenti distribuite all interno sono archiviate a cura di coloro a cui sono state distribuite in modo tale da rimanere leggibili, facilmente identificabili ed essere preservate da qualsiasi tipo di danneggiamento. Le copie dei documenti distribuite in forma Non controllata (dicitura da evidenziare sul documento) sono divulgate a carattere puramente informativo e non sono soggette ad aggiornamento in caso di modifica. 4.7 Modifica dei documenti Tutte le aree dell organizzazione possono proporre eventuali modifiche o aggiornamenti di manuale, procedure, istruzioni e allegati. Le richieste possono essere formalizzate utilizzando l Azione di miglioramento (MOD ORG 07). Le modifiche ai documenti del avvengono con le stesse modalità previste per l emissione iniziale e sono descritte nella tabella Matrice delle revisioni presente sulla prima pagina dei documenti. Non sono ammesse riedizioni di sole parti dei documenti. 5 ARCHIVIAZIONE L archiviazione consiste nella raccolta organizzata di dati, informazioni e documentazione, nella loro conservazione per un tempo stabilito, nel luogo e nella forma stabilita, nel loro aggiornamento continuo e nei modi di accesso consentiti. Si possono distinguere due forme di archiviazione: a) Dossier, Pratica/Cartella Sistema per la raccolta e la conservazione di documentazione cartacea attinente uno specifico argomento. b) Archivio cartaceo e informatico Sistema per la raccolta e la conservazione di dati/informazioni o di qualsiasi categoria di documentazione, tendenzialmente su supporto cartaceo e/o magnetico. Per la gestione della documentazione sono da considerare: L aggiornamento: inserimento di moduli/documenti in una pratica, oppure: verifica dello stato di aggiornamento della documentazione/dei dati in un archivio, con sostituzione dei dati/documenti obsoleti con dati/documenti attuali

10 Revisione Pagina di 12 L accessibilità/divulgazione: possibilità di consultazione della documentazione o dell archivio, che dipende dal livello di riservatezza dei dati e delle informazioni contenute La conservazione: mantenimento, per il tempo stabilito, dei dati/della documentazione nella loro forma di archiviazione e nel luogo stabilito L estinzione: eliminazione di dati/documenti dalla loro forma di archiviazione, oppure eliminazione dell archivio. La conservazione/estinzione è definita in base ad opportunità organizzative ed a vincoli normativi. I documenti superati possono essere conservati purché identificati dalla dicitura superato o annullato in modo da prevenire l uso involontario di documenti obsoleti. 6 TUTELA DEI DATI RISERVATI PRIVACY L Istituto opera nel rispetto delle normative vigenti sulla tutela dei dati riservati (DLGS 196/2003). Nei rapporti con gli Utenti (iscrizioni ai corsi, selezione, colloqui di orientamento, assunzione di informazioni per ricerche, ecc.) viene comunicato formalmente all Utente che i dati ottenuti saranno e- sclusivamente utilizzati per le finalità istituzionali di lavoro, senza ulteriori elaborazioni o divulgazioni (MOD OPER 08), e viene richiesta espressione di consenso (MOD OPER 09). E definito un Responsabile del Trattamento della Privacy, da notificarsi al Garante. Egli sovrintende, nelle fasi di elaborazione e gestione degli archivi sensibili, garantendo tali gestioni con la responsabilità dello specifico ruolo, per quanto riguarda la riservatezza dei dati. L accesso ai documenti e agli archivi cartacei è concesso esclusivamente a personale autorizzato. Inoltre da un punto di vista tecnico, il trattamento e spesso l archiviazione dei dati sono attuati con modalità informatiche, per cui riservatezza e sicurezza dei dati dipendono: dall inaccessibilità del sistema dalla protezione del sistema da virus dalla salvaguardia delle informazioni. L inacessibilità del sistema è garantita da password riservate, assegnate dai Responsabili di Funzione in fase di elaborazione, disponibili solo agli operatori addetti alle elaborazioni. La protezione da virus è garantita da antivirus commerciale con applicazione automatica in fase di lavoro. Il salvataggio di informazioni è garantito dal sistema di back up periodico effettuato dall Ufficio Sistemi informativi e banche dati. 7 GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA L Istituto Lagrangia ha definito una specifica procedura per la gestione dei flussi di comunicazione e della documentazione di origine interna ed esterna (PO GEST 01 Gestione della comunicazione inter-

11 Revisione Pagina di 12 na ed esterna). 8 ALTRI DOCUMENTI La documentazione operativa è costituita da: documentazione fiscale (documenti di trasporto, fatture, ordini, contratti ecc.) documentazione varia (comunicazioni interne, lettere, fax ecc.) È lasciata alla discrezione dei singoli Uffici la definizione delle modalità di gestione della propria documentazione operativa. In ogni caso si deve garantire una facile e univoca identificazione e archiviazione. I requisiti minimi d identificazione sono: tipo di documento data di emissione/numero di edizione 9 RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001: Manuale Sinottico Accreditamento: Criterio A.1 CAPACITÀ GESTIONALI Procedure: Procedure gestionali Procedure didattiche Procedure operative di supporto Procedure per la formazione professionale 10 DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE MOD ORG 05 MOD ORG 07 MOD ORG 08 MOD ORG 09 MOD ORG 10 Verbale Azione di miglioramento Elenco moduli di registrazione Elenco documenti Lista di distribuzione

12 Revisione Pagina di MOD FOR 01 MOD DIDA 25 MOD DIDA 26 Gestione comunicazioni con uffici regionali e provinciali Informativa trattamento dati sensibili (privacy) Consenso utenza trattamento dati sensibili (privacy)