Rif. Rapporto n.: nome sigla documento del SGSSL esaminato revisione data. Gruppo di verifica ispettiva nome sigla firma

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1 DIARIO DI VERIFICA S01 Ed giugno 2012 Rif. Rapporto n.: Azienda: Unità: Norma di riferimento BS OHSAS 18001:2007 Tipo di verifica: certificazione rinnovo estensione sorveglianza ESAME DOCUMENTALE data: Resp. Resp. Resp. Resp. nome sigla documento del SGSSL esaminato revisione data VERIFICHE ISPETTIVE data: RVI AVI AVI ADD Gruppo di verifica ispettiva nome sigla firma Auditor data: RVI AVI AVI ADD Gruppo di verifica ispettiva nome sigla firma Auditor

2 Storia S01 - Ed. 0 del 31 maggio 2007 S01 - Ed. 01 del 22 ottobre 2007 S01 - Ed. 02 del 16 gennaio 2008 S01 - Ed. 03 del 31 marzo 2008 S01 - Ed. 04 del 14 maggio 2008 S01 Ed. 05 del 10 aprile 2009 S01 Ed. 06 del 9 febbraio 2010 S01 - Ed. 07 del 30 giugno 2012 Abbreviazioni Nel testo di questo questionario vengono utilizzate le seguenti sigle: VI: verifica ispettiva SSL: Sicurezza e Salute sul Lavoro GSSL: Gestione della Sicurezza e Salute sul Lavoro SGSSL: Sistema di Gestione della Sicurezza e Salute sul Lavoro Note La VI viene condotta per verificare la conformità del SGSSL dell azienda ai requisiti della norma BS OHSAS 18001:2007. La funzione del presente diario è quella di registrare gli appunti relativi alla verifica dei requisiti riportando in maniera chiara ed oggettiva gli eventuali rilievi. Le parti in corsivo si riferiscono alle Linee Guida UNI-INAIL-ISPESL-PARTI SOCIALI e non possono essere oggetto di registrazione di non conformità, le parti scritte in rosso si riferiscono agli obblighi cogenti. Legenda A B A - numero di riferimento del requisito (i requisiti hanno una numerazione separata per ogni elemento del SGSSL); il numero va riportato nella colonna di sinistra della parte Note, evidenze oggettive e commenti per identificare il requisito a cui il commento si riferisce. B - testo del requisito - 2 / 68 -

3 Riunione Iniziale 1) Partecipanti Nome Funzione Ruolo SGA 2) Argomenti da trattare durante la riunione iniziale Argomento Presentazione dei partecipanti, compresa una descrizione dei loro ruoli. Conferma del campo di applicazione della certificazione. Richiamo ai contenuti del comunicato congiunto ISO-IAF " "Risultati attesi delle certificazioni secondo la norma ISO 9001 rilasciate sotto accreditamento". Conferma del piano della verifica, ogni modifica e ogni altra disposizione pertinente, come la data e l'ora della riunione finale e di ogni riunione intermedia fra il GVI e la direzione dell'azienda. Conferma di canali di comunicazione formale fra il GVI e l'azienda. Conferma circa la disponibilità delle risorse e delle attrezzature necessarie al GVI. Conferma degli aspetti riguardanti la riservatezza. Conferma, al GVI dell esistenza di idonee condizioni di sicurezza sul lavoro, di procedure per l'emergenza e la sicurezza. Conferma della disponibilità, dei ruoli e delle identità di eventuali guide e osservatori. Conferma, al GVI dell esistenza di idonee condizioni di sicurezza sul lavoro, di procedure per l'emergenza e la sicurezza. Note - 3 / 68 -

4 Metodo di elaborazione dei rapporti, comprese le eventuali classificazioni delle risultanze dell audit. Informazioni circa le condizioni alle quali l audit potrebbe essere terminato prima del previsto. Conferma che il RVI e il GVI, che rappresentano l organismo di certificazione, sono responsabili della verifica e devono essere in pieno controllo dell esecuzione del piano della verifica. Conferma, se applicabile, dello stato dei rilievi risultanti da precedenti verifiche. Descrizione dei metodi e delle procedure utilizzate per condurre una verifica basata sul campionamento. Conferma della lingua da utilizzare durante l audit. Conferma che, durante l audit, il cliente sarà tenuto informato dell'avanzamento della verifica e dell insorgenza di ogni problema. Possibilità da parte del cliente di porre domande. - 4 / 68 -

5 CAMBIAMENTI INTERVENUTI DALL ULTIMA VERIFICA - 5 / 68 -

6 AZIONI CORRETTIVE RELATIVE ALLE NON CONFORMITÀ RILEVATE DURANTE LA PRECEDENTE VERIFICA ISPETTIVA - 6 / 68 -

7 AZIONI CORRETTIVE RELATIVE ALLE NON CONFORMITÀ RILEVATE DURANTE LA PRECEDENTE VERIFICA ISPETTIVA - 7 / 68 -

8 AZIONI CORRETTIVE RELATIVE ALLE NON CONFORMITÀ RILEVATE DURANTE LA PRECEDENTE VERIFICA ISPETTIVA - 8 / 68 -

9 4.1 Requisiti generali Persone intervistate nome funzione N. REQUISITI 1 È stabilito, documentato, attuato, mantenuto attivo e migliorato in continuo un SGSSL che assicuri la conformità della attività dell'azienda alla politica sulla sicurezza e salute sul lavoro ed ai relativi obiettivi? 2 È definito e documentato il campo di applicazione del SGSSL? 3 Il SGSSL sopra citato opera sulla base della sequenza ciclica delle fasi di pianificazione, attuazione, monitoraggio e riesame del sistema? 4 Il SGSSL sopra citato è parte del sistema di gestione generale dell impresa? - 9 / 68 -

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11 4.2 Politica SSL Persone intervistate nome funzione N. REQUISITI 1 La Direzione ha definito e sottoscritto la politica per la SSL dell azienda? 1 2 Questa politica sancisce l impegno: a) alla prevenzione di infortuni e malattie? b) al miglioramento continuo della gestione e delle prestazioni relative alla SSL? c) al rispetto delle leggi del SSL applicabili e con altri regolamenti sottoscritti dall azienda in relazione ai propri rischi? d) l affermazione che la responsabilità nella gestione della SSL riguarda l intera organizzazione aziendale, dal Datore di Lavoro sino ad ogni lavoratore, ciascuno secondo le proprie attribuzioni e competenze? e) a considerare la SSL ed i relativi risultati come parte integrante della gestione aziendale? f) alla prevenzione? g) a fornire le risorse umane e strumentali necessarie? h) al coinvolgimento ed alla consultazione dei lavoratori, anche attraverso i loro rappresentanti per la sicurezza? i) a definire e diffondere all interno dell azienda gli obiettivi di SSL e i relativi programmi di attuazione? 3 Questa politica è: a) adeguata alla natura ed alla dimensione dei rischi per la SSL delle attività dell azienda? b) documentata? c) applicata? d) mantenuta? e) comunicata a tutto il personale che lavora sotto il controllo dell azienda in modo da renderlo consapevole delle obbligazioni individuali rispetto alla SSL? f) resa disponibile alle parti interessate? 4 La politica SSL è periodicamente riesaminata e revisionata per tenere conto dei cambiamenti delle circostanze e delle conoscenze? 5 Nella definizione o aggiornamento della politica di SSL l organizzazione tiene conto dell attività svolta e della dimensione aziendale, nonché della tipologia dei contratti di lavoro? 6 La politica di SSL aiuta a dimostrare, verso l interno, che si privilegiano le azioni preventive? 7 La politica di SSL è espressa in modo chiaro e comprensibile sia all interno sia alle parti interessate? 8 La politica di SSL è definita e documentata in accordo con la politica di SSL del più ampio gruppo di cui l azienda fa parte e con l approvazione di tale gruppo? 2 1 La politica di SSL dovrebbe essere coerente con la politica sull ambiente e con le altre politiche, quali ad es. quella per la qualità. 2 Requisito applicabile qualora l azienda appartenga ad un gruppo / 68 -

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13 4.3 Pianificazione Identificazione dei pericoli, valutazione dei rischi e determinazione dei controlli Persone intervistate nome funzione N. REQUISITI 1 L azienda ha stabilito, implementato e mantiene attive procedure per: a) la continua identificazione dei pericoli? b) la valutazione dei rischi? c) la determinazione delle necessarie misure di controllo? 2 Le procedure di cui al punto 1 comprendono: a) le attività di routine e di non routine? b) le attività di tutto il personale, compresi i terzisti ed i visitatori, che ha accesso al posto di lavoro? c) comportamento umano, capacità e altri fattori umani? d) pericoli identificati di origine esterna al luogo di lavoro in grado di incidere negativamente sulla salute e sulla sicurezza delle persone sotto il controllo dell organizzazione all interno del luogo di lavoro? e) pericoli creati nelle vicinanze del luogo di lavoro da attività collegate al lavoro sotto il controllo dell organizzazione 3? f) infrastrutture, attrezzature e materiali nel luogo di lavoro, che siano forniti dall organizzazione o da altri? g) cambiamenti o cambiamenti proposti nell organizzazione, nelle sue attività o nei suoi materiali? h) modifiche al SGSSLL, comprese modifiche temporanee, e il loro impatto sulle operazioni, sui processi e sulle attività? i) tutti gli obblighi legali legati alla valutazione dei rischi e all attuazione dei controlli necessari 4? j) la progettazione delle aree di lavoro, dei processi, delle installazioni, dei macchinari e delle attrezzature, delle procedure operative e dell organizzazione del lavoro, compreso il loro adattamento alle capacità umane? 3 La metodologia per l identificazione dei pericoli e di valutazione dei rischi delle procedure di cui al punto 1: a) ha estensione, caratteristiche e tempistica tali da assicurare che sia proattiva anziché reattiva? b) provvede all identificazione dei rischi, individuandone le priorità? c) provvede alla documentazione dei risultati della valutazione dei rischi? 3 Può essere più appropriato valutare tali pericoli come aspetto ambientale. 4 Le organizzazioni possono essere soggette a requisiti legali per la salute e la sicurezza di persone oltre l immediato luogo di lavoro, o che sono esposte alle attività sul luogo di lavoro / 68 -

14 d) è coerente con le esperienze operative/gestionali e con l idoneità delle misure adottate per il controllo dei rischi? 5 4 L azienda identifica i pericoli ed i rischi inerenti la SSL in occasione di cambiamenti nell organizzazione, nel SGSSLL o nelle sue attività, prima di attuarli? 5 L azienda assicura che siano tenuti in considerazione i risultati di queste valutazioni quando determina i controlli? 6 L Azienda: a) documenta e b) tiene aggiornati i risultati dell identificazione dei pericoli, della valutazione dei rischi e della determinazione dei controlli? 7 L Azienda assicura che i rischi per la SSL ed i relativi controlli siano tenuti in conto nell impostazione, attuazione e mantenimento del proprio SGSSL? 8 Nella determinazione dei controlli, o in sede di valutazione dei cambiamenti ai controlli esistenti, l azienda prende in considerazione la riduzione dei rischi secondo la seguente gerarchia: a) eliminazione? b) sostituzione? c) combinazione dei controlli? d) utilizzo di segnali/avvertimenti e/o controlli amministrativi? e) dispositivi di protezione individuale? 5 Questo requisito corrisponde al concetto di BAT previsto dal sistema di gestione ambientale / 68 -

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17 4.3.2 Requisiti legali e altri requisiti Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 9 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attiva una procedura sull identificazione ed accesso alla documentazione legale e di altro tipo applicabile al GSSL? 10 Questa documentazione comprende: a) leggi/regolamenti/circolari vigenti nazionali e locali? 6 b) codici di buona pratica? c) regolamenti volontari? d) accordi sottoscritti con autorità locali? 11 La procedura di cui al punto 9 stabilisce le modalità di: a) reperimento? b) identificazione? c) diffusione alle funzioni competenti? d) valutazioni dell implicazione sulle attività? e) aggiornamento? 12 L organizzazione assicura che le prescrizioni legali applicabili e le altre prescrizioni sottoscritte siano tenute in considerazione quando stabilisce, attua e mantiene attivo il proprio SGSSLL? 13 La fonte dei dati per la gestione della procedura di cui al punto 9, è qualificata? 14 È disponibile un registro 7 dei rischi sulla SSL relativi alle attività dell azienda: a) per ogni rischio? b) per tutti i rischi insieme? 15 Le eventuali denunce, contenziosi, controversie o simili, delle Autorità di controllo o altre, avute in passato 8, possono considerarsi concluse? 16 In relazione alle denunce, ecc., le Autorità competenti hanno dichiarato: a) il problema è risolto? b) sono state messe in atto misure di prevenzione per evitare il ripetersi del problema? 6 Per locali si intendono i provvedimenti emanati da Regione, Provincia e Comune. 7 Per inventario s intende un elenco aggiornato dei rischi e delle azioni che ad esso sono collegate. 8 Per denunce passate si intendono quelle relative all ultimo anno precedente la domanda di certificazione / 68 -

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19 4.3.3 Obiettivi e Programmi Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 17 L azienda ha stabilito, implementato e mantiene attivi obiettivi documentati del SSL per ciascun livello e funzione interna rilevante? 18 Gli obiettivi considerano: a) i requisiti di leggi od altri applicabili? b) i pericoli ed i rischi delle proprie attività? c) le opzioni tecnologiche? d) le esigenze e le risorse finanziarie, operative e commerciali? e) i punti di vista delle parti interessate 9? 19 Gli obiettivi sono riesaminati periodicamente? 20 L Azienda determina, preferibilmente al momento della definizione degli obiettivi, dei criteri di valutazione idonei a dimostrare l effettivo raggiungimento degli obiettivi stessi? 21 Gli obiettivi sono misurabili, ovunque possibile? 22 Gli obiettivi sono coerenti con la politica di SSL, incluso l impegno verso: a) la prevenzione delle lesioni e della cattiva salute? b) la conformità ai requisiti legali ed alle altre prescrizioni sottoscritte dall organizzazione? c) il miglioramento continuo? 23 L azienda ha stabilito attuato e mantiene attivi i programmi per il raggiungimento dei propri obiettivi per la SSL? 24 Questi programmi includono: a) l indicazione della responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi per ogni funzione rilevante e per ogni livello dell organizzazione aziendale? b) i mezzi con i quali ottenerli? c) i tempi entro i quali ottenerli? 25 I programmi vengono riesaminati: a) in modo regolare? b) ad intervalli pianificati? 26 In caso di variazioni 10 nelle attività, nei prodotti, nei servizi e nelle condizioni operative dell azienda i programmi di cui al punto 23 vengano rivisti, ove necessario, per assicurare l applicazione delle disposizione del SGSSL? 9 Per parti interessati si intendono gli stake holders, le Autorità, i lavoratori, le associazioni, ecc.. 10 Per variazioni si intendono sia nuove attività, sia modifiche a quelle esistenti / 68 -

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23 4.4 Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 1 L alta direzione si è assunta la responsabilità per la SSL e per il SGSSL? 2 L alta direzione dimostra il proprio impegno assicurando la disponibilità delle risorse essenziali per istituire, attuare, mantenere attivo e migliorare il SGSSL, in termini di: a) risorse umane e le abilità specialistiche? b) infrastrutture organizzative? c) tecnologia? d) risorse finanziarie? 3 L alta direzione, al fine di facilitare l efficace gestione per la SSLL, ha: a) definito i ruoli? b) assegnato responsabilità? c) delegato autorità 11? 4 Responsabilità e autorità sono stati: a) documentati? b) comunicati? 5 I ruoli, le responsabilità e le autorità del personale che dirige, esegue e verifica le attività che hanno un effetto sui rischi per la SSL relativi alle attività, impianti o processi, sono definite in coerenza con lo schema organizzativo e funzionale dell azienda? 6 Nella definizione dei compiti organizzativi e operativi della direzione aziendale, dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori, l organizzazione ha esplicitato e reso noti anche quelli relativi alle attività di sicurezza di loro competenza, nonché le responsabilità connesse all esercizio delle stesse, ed i compiti di ispezione, verifica e sorveglianza in materia di SSL? 7 Sono documentate e rese note a tutti i livelli aziendali le funzioni ed i compiti di: a) Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e degli eventuali addetti? b) Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza? c) Addetti alla gestione delle emergenze? d) Medico competente? 8 La Direzione 12 dell azienda ha nominato un Responsabile del SGSSL 13 che, indipendentemente da altri incarichi, abbia specifici ruolo e autorità per: a) garantire che il SGSSL sia stabilito, attuato e mantenuto attivo in armonia con la norma di riferimento? b) garantire che i rapporti sulle prestazioni del SGSSL siano presentati all alta direzione per il riesame e per essere usati come base per il miglioramento del SGSSL? 9 Il Responsabile SGSSL è un membro della Direzione 14? 11 Il ruolo, la responsabilità e l autorità devono essere documentate in deleghe formali. 12 La responsabilità finale per la SSL resta alla Direzione. 13 Il rappresentante della Direzioni può non coincidere con il personale che l azienda ha nominato per Legge / 68 -

24 10 L identità dell incaricato dall alta direzione è stata resa disponibile a tutte le persone che lavorano sotto il controllo dell organizzazione? 11 Il personale che ha responsabilità gestionali dimostra il proprio impegno per il miglioramento continuo delle prestazioni del SGSSL? 12 L azienda assicura che tutte le persone sul luogo di lavoro si assumano la responsabilità per gli aspetti della SSL sui quali hanno controllo, compreso l aderire ai requisiti per la SSL applicabili all organizzazione? 14 L incaricato dell alta direzione (in una grande organizzazione può p.e. essere un membro del consiglio d amministrazione) può delegare parte dei propri doveri a un rappresentante della direzione subordinato pur mantenendo la responsabilità - 24 / 68 -

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27 4.4.2 Competenze, formazione e sensibilizzazione Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 13 L azienda esige che tutto il personale che esegue attività che possono avere un impatto sulla SSL abbia una competenza appropriata (istruzione, addestramento ed esperienza)? 14 Sono conservate le registrazioni relative alla competenza del personale di cui al punto 13? 15 L azienda identifica le esigenze di formazione associate ai suoi rischi in tema di SSL e al suo SGSSL? 16 L'azienda organizza la formazione e l'addestramento secondo i fabbisogni rilevati periodicamente, anche attraverso la consultazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti? 17 L azienda provvede a fornire la formazione o intraprendere altre azioni per soddisfare le esigenze individuate? 18 Viene valutata l efficacia della formazione o delle azioni intraprese, conservando le relative registrazioni? 19 L azienda ha stabilito e mantiene attive procedure per la formazione? 20 Queste procedure assicurano che il personale a tutti i livelli interessati sia consapevole: a) delle conseguenze, reali o potenziali, sulla SSL, derivanti dalla propria attività lavorativa? b) dei benefici sul SGSSL dovuti al miglioramento delle prestazioni dei singoli addetti? c) del suo ruolo e della sua responsabilità per conformarsi alla politica per la SSL, alle procedure, ed ai requisiti del SGSSL incluse la capacità di risposta alle emergenze? d) delle potenziali conseguenze della mancata osservanza delle specifiche procedure operative? 21 Il percorso formativo considera diversi livelli in relazione a: a) responsabilità, specializzazione e livello di scolarizzazione? b) rischi dell attività? 22 Il datore di lavoro assicura a ciascun dipendente adeguata formazione e ove previsto addestramento specifico in occasione di (art.37 del D.Lgs.81/08) a) assunzione? b) trasferimento o cambiamento di mansioni c) introduzione di nuove tecnologie o nuove attrezzature di lavoro? d) utilizzo di nuove sostanze e preparati pericolosi? 23 La formazione viene ripetuta in relazione all'evoluzione dei rischi ovvero all'insorgenza di nuovi rischi? 24 È stata erogata una formazione particolare al RLS? 25 È stata erogata una formazione particolare ai lavoratori incaricati dell'attività di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori in caso di pericolo grave ed immediato, di salvataggio, di pronto soccorso e, comunque, di gestione dell'emergenza? 26 È stata erogata (art.36 del D.Lgs.81/08) a ciascun lavoratore un adeguata informazione su: a) rischi per la sicurezza e la salute connessi all'attività dell'impresa? b) le misure e le attività di protezione e prevenzione adottate? - 27 / 68 -

28 c) i rischi specifici cui è esposto in relazione all'attività svolta, le normative di sicurezza e le disposizioni aziendali in materia? d) i pericoli connessi all'uso delle sostanze e dei preparati pericolosi? e) le procedure che riguardano il pronto soccorso, la lotta antincendio, l'evacuazione dei lavoratori? f) il RSPP, il medico competente ed i nominativi dei lavoratori incaricati di applicare le misure di cui agli articoli 12 e 15? - 28 / 68 -

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31 4.4.3 Comunicazione, partecipazione e consultazione Persone intervistate nome funzione COMUNICAZIONE N REQUISITI 27 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive procedure per gestire le sotto citate comunicazioni collegate ai propri pericoli SSL e al proprio SGSSL: a) internamente tra i vari livelli e le varie funzioni dell organizzazione? b) con i fornitori e gli altri visitatori del luogo di lavoro? 28 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive procedure per ricevere, documentare e rispondere alle pertinenti comunicazioni esterne provenienti da parti interessate? Parti interessate sono: personale esterno (committenti, fornitori, collaboratori esterni), pubblico (clienti, visitatori), autorità - 31 / 68 -

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33 PARTECIPAZIONE E CONSULTAZIONE N REQUISITI 29 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive procedure per: a) la partecipazione dei lavoratori tramite: un appropriato coinvolgimento nell identificazione dei pericoli, nelle valutazioni dei rischi e nella determinazione dei controlli 16? un appropriato coinvolgimento nelle indagini sugli incidenti? il coinvolgimento nello sviluppo e nel riesame delle politiche e degli obiettivi per la SSL? la consultazione quando vi sono cambiamenti che impattano sulla loro SSL? la rappresentanza nelle questioni inerenti la SSL? b) la consultazione con i fornitori quando vi sono cambiamenti che impattano sulla loro SSLL? 30 L azienda definisce modalità adeguate per realizzare il coinvolgimento dei lavoratori e/o dei loro rappresentanti ed in particolare per attuare: a) la consultazione preventiva in merito alla individuazione e valutazione dei rischi ed alla definizione delle misure preventive? b) riunioni periodiche da effettuarsi con frequenza e modalità che tengano conto almeno delle richieste fissate dalla legislazione vigente? 16 Questa attività può coincidere con il Comitato previsto per Legge / 68 -

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35 4.4.4 Documentazione Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 31 La documentazione del SGSSL comprende: 17 a) la politica SSL? b) gli obiettivi e i traguardi? c) la descrizione del campo di applicazione del SGSSL? d) la descrizione dei principali elementi del SGSSL e delle loro interazioni, nonché il riferimento ai documenti correlati? e) i documenti, comprese le registrazioni, richieste dalla norma di riferimento? f) i documenti, comprese le registrazioni, che l organizzazione ritiene necessari per assicurare una pianificazione, un funzionamento ed un controllo efficaci dei processi relativi ai propri aspetti ambientali significativi? 32 Questa documentazione è sufficientemente esaustiva per l efficacia e l efficienza del SGSSL? La norma di riferimento non prescrive obbligatoriamente un manuale. Il requisito del manuale di gestione SSL è esplicitamente richiesto da IGQ, come atto di sintesi e di controllo di tutto il sistema, nonché di trasparenza per l azienda e di tutte le parti interessate. Il manuale pertanto deve soddisfare i requisiti esposti. 18 Per documentazione si intende almeno: - leggi, regolamenti, norme antinfortunistiche attinenti l attività dell azienda; - regolamenti e accordi aziendali; - manuale del SGSL, se esiste; - quella richiesta dalla normativa vigente in materia di SSL; - manuali, istruzioni per l uso di macchine, attrezzature, DPI forniti dai costruttori; - informazioni sui processi produttivi; - schemi organizzativi; - norme interne e procedure operative; - piani di emergenza - 35 / 68 -

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37 4.4.5 Controllo della documentazione Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 33 L azienda ha stabilito, implementato e mantiene attive procedure per il controllo dei documenti e dei dati previsti dal SGSSL? 34 Queste procedure stabiliscono le modalità e le responsabilità per: a) approvare i documenti ai fini della loro adeguatezza prima dell emissione? b) riesaminare e, qualora necessario, aggiornare e riapprovare i documenti? c) assicurare che le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti siano identificati? d) assicurare che le edizioni appropriate dei documenti applicabili siano disponibili in tutti i luoghi d uso? e) assicurare che i documenti rimangano leggibili e facilmente identificabili? f) assicurare che i documenti di origine esterna, che l organizzazione ritiene necessari per la pianificazione e il funzionamento del sistema di gestione ambientale, siano identificati? g) assicurare che la loro distribuzione sia tenuta sotto controllo? h) impedire l uso involontario di documenti obsoleti? i) applicare ai documenti obsoleti un adeguata identificazione se per una qualsiasi ragione vengono conservati? 35 L azienda ha individuato una figura incaricata della gestione del sistema documentale? - 37 / 68 -

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39 4.4.6 Controllo operativo Persone intervistate nome funzione - 39 / 68 -

40 N REQUISITI 36 L azienda ha identificato le attività e le operazioni che sono associate ai pericoli identificati, per le quali devono essere applicate le misure di controllo al fine di gestire il rischio della SSL? 37 L azienda ha definito modalità per individuare i propri processi e le loro correlazioni ed influenze reciproche? (NOTA: In ogni processo aziendale si deve determinare l influenza che lo svolgimento di tale processo ha sulle problematiche di SSL di tutti i processi correlati e sul funzionamento del SGSL e sul raggiungimento degli obiettivi prefissati). 38 Le attività, di cui al punto 36, comprendono anche la gestione del cambiamento (vedere 4.3.1)? 39 L azienda in relazione alle attività descritte ai punti 36 e 38 ha stabilito e mantiene attivi: a) controlli operativi, integrati del SGSSL, applicabili all organizzazione e alle sue attività? b) controlli collegati alle prodotti, ai servizi, ed alle attrezzature acquistati? c) controlli collegati ai subappaltatori e ad altri frequentatori del luogo di lavoro? d) procedure documentate per tenere sotto controllo le attività per cui l assenza di procedure determinerebbe difformità rispetto alla politica ed agli obiettivi per la SSL? e) criteri e modalità operative nel caso in cui la loro assenza potrebbe portare a difformità alla politica e agli obiettivi per la SSL? 40 L azienda ha individuato e definito anche, sulla base di quanto fissato per il raggiungimento degli obiettivi di salute e sicurezza e per il funzionamento del SGSSL, precise disposizioni alle funzioni aziendali interessate in materia di assunzione e qualificazione del personale? 41 L azienda assicura che: a) tutte le componenti aziendali siano sensibili ed attive rispetto agli obiettivi di SSL? b) sia evitata la duplicazione di sforzi e spreco di risorse? c) venga promossa la collaborazione tra tutti i lavoratori? d) le decisioni prese tengano conto degli effetti sulla SSL? e) la valutazione dei risultati raggiunti dal personale e dalle strutture aziendali tenga conto anche delle prestazioni fornite in materia di SSL? - 40 / 68 -

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50 4.4.7 Preparazione all emergenza e risposta Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 1 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive procedure per: a) identificare le situazioni di potenziale emergenza? b) rispondere a tali situazioni di emergenza? 2 L azienda: a) risponde alle situazioni di reale emergenza? b) ha adottato misure per prevenire e ridurre le conseguenze sulla SSL associate a tali eventi? 3 Nella pianificazione delle proprie risposte alle situazioni di emergenza, l organizzazione tiene conto dei bisogni delle parti interessate pertinenti, p.e. servizi di emergenza e vicini? 4 L azienda ha pianificato periodici test di simulazione di potenziali incidenti o emergenze per verificare l efficacia delle procedure di cui al punto 42, ove possibile? 5 Nelle simulazioni delle situazioni di cui al punto precedente, l azienda ha coinvolto, dove appropriato, anche le parti interessate? 6 Queste procedure prevedono inoltre il riesame e la revisione, in particolare dopo il le simulazioni periodiche e il verificarsi di incidenti o emergenze? - 50 / 68 -

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52 4.5 Controllo Misurazione delle prestazioni e monitoraggio Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 1 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive una o più procedure per sorvegliare e misurare su base regolare le prestazioni della SSL? 2 Queste procedure contemplano: a) misure quantitative e qualitative appropriate alle attività dell azienda? b) sorveglianza del livello di raggiungimento degli obiettivi dell azienda in materia di SSL? c) il monitoraggio dell efficacia dei controlli (sia per la salute sia per la sicurezza)? d) misure proattive di prestazione che sorvegliano la conformità: al programma per la gestione del SGSSL? ai controlli? ai criteri e le modalità operative? e) misure reattive di prestazione per il controllo di: infortuni? malattie? incidenti, inclusi quelli evitati? altre evidenze storiche di prestazioni carenti in tema di SSLL? f) registrazione dei dati e dei risultati nel controllo e nella misura delle prestazioni, tali da consentire l analisi per conseguenti azioni correttive e preventive? 3 È impostato un piano di monitoraggio che evidenzi: a) la pianificazione temporale delle verifiche (frequenza)? b) l'attribuzione di compiti e di responsabilità dell'esecuzione dei monitoraggi? c) la descrizione delle metodologie da seguire? d) le modalità di segnalazione delle eventuali situazioni di non conformità? 4 In caso di utilizzo di apparecchiature per la misura ed il controllo delle prestazioni, l azienda ha stabilito e mantiene attive procedure per la loro: a) calibrazione? b) manutenzione? 5 Le procedure di cui al punto 4 comprendono la conservazione delle registrazioni delle attività di taratura e manutenzione? - 52 / 68 -

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54 4.5.2 Valutazione della conformità Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 6 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive una o più procedure per valutare periodicamente la conformità alle prescrizioni legali applicabili, coerentemente con il suo impegno al rispetto delle prescrizioni legali? 19 7 L organizzazione valuta il rispetto delle altre prescrizioni che essa sottoscrive? 20 8 Le registrazioni delle valutazioni periodiche di cui ai punti 6 e 7 sono disponibili? 19 La frequenza della valutazione periodica può variare in funzione di prescrizioni legali diversi 20 L organizzazione può, se lo desidera, combinare questa valutazione con quella del rispetto delle prescrizioni legali di cui al punto 6, oppure stabilire procedure separate. Anche in questo caso la frequenza della valutazione periodica può variare per le diverse altre prescrizioni che ha sottoscritto / 68 -

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56 4.5.3 Indagine degli incidenti, non conformità, azioni correttive e preventive Persone intervistate nome funzione INDAGINE DEGLI INCIDENTI 21 N REQUISITI 9 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive procedure per registrare, indagare ed analizzare gli incidenti al fine di: a) identificare le carenze di base nella SSL e altri fattori che potrebbero causare o contribuire al verificarsi di incidenti? b) identificare l esigenza di azioni correttive? c) identificare le opportunità di azioni preventive? d) identificare opportunità per il miglioramento continuo? e) comunicare i risultati di tali indagini? 10 Le indagini di cui al precedente punto sono eseguite in maniera tempestiva? 11 I risultati delle indagini sugli incidenti sono documentati e conservati? 12 Ogni esigenza identificata per AC od ogni opportunità identificata per AP viene trattata con il coinvolgimento delle parti interessate? 21 Si rammenta la nuova definizione di incidente riportata nella norma: Evento legato al lavoro per il quale si sono verificate (o avrebbero potuto verificarsi) lesioni, cattiva salute (indipendentemente dalla severità) o morti NOTA 1 Un sinistro è un incidente che non ha scaturito lesioni né cattiva salute né decessi. NOTA 2 Ci si può riferire a un incidente che non ha comportato lesioni né cattiva salute né decessi come a un quasi-incidente o a una di quelle situazioni in cui c è mancato poco o come a un avvenimento pericoloso. NOTA 3 Una situazione d emergenza (v ) è un particolare tipo di incidente / 68 -

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59 NON CONFORMITÀ, AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE N REQUISITI 13 L azienda ha stabilito, attuato e mantiene attive procedure per: a) trattare le non conformità reali e potenziali? b) intraprendere azioni correttive e azioni preventive? 14 Queste procedure definiscono i requisiti per: a) identificare e correggere le non conformità e per intraprendere azioni per mitigare le conseguenze sulla SSLL? b) indagare sulle non conformità, determinarne le cause e intraprendere azioni al fine di evitare che si riverifichino? c) valutare il bisogno di azioni per prevenire le non conformità e attuare azioni appropriate sviluppate per evitare che si verifichino? d) registrare e comunicare i risultati delle azioni correttive e preventive intraprese? e) riesaminare l efficacia delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese? 15 Se le azioni correttive e preventive identificano pericoli nuovi o mutati o il bisogno di controlli nuovi o modificati, la/le procedura/e richiedono che le azioni proposte siano riesaminate attraverso una valutazione dei rischi prima della loro attuazione? 16 Ogni azione correttiva o preventiva intrapresa per eliminare la causa di non conformità reali o potenziali è: a) adeguata alla importanza dei problemi? b) è commisurata ai rischi per la SSL da fronteggiare? 17 Ogni cambiamento nelle procedure documentate, derivante da azione correttiva o preventiva, è attuato e registrato? - 59 / 68 -

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61 4.5.4 Controllo delle registrazioni N REQUISITI 18 L azienda ha istituito e mantiene attive le registrazioni necessarie a dimostrare: a) la conformità ai requisiti del proprio SGSSL? b) la conformità ai requisiti della norma di riferimento? c) i risultati ottenuti? 19 L azienda ha stabilito e mantiene attive procedure sulle registrazioni della SSL ai fini della loro: a) identificazione? b) conservazione? c) protezione? d) reperibilità? e) mantenimento? f) eliminazione? 20 Le registrazione della SSL sono: a) leggibili? b) identificabili? c) prontamente rintracciabili? - 61 / 68 -

62 4.5.5 Audit interno Persone intervistate nome funzione 22 N REQUISITI 21 L azienda svolge ad intervalli pianificati audit del SGSSL? 22 Gli audit vengono condotti per determinare: a) la conformità della GSSL a quanto pianificato? b) la conformità della GSSL alla norma di riferimento? c) la corretta applicazione del SGSSL? d) il mantenimento attivo del SGSSL? e) l efficace conseguimento della politica e degli obiettivi dell azienda in materia di SSL? 23 I risultati degli audit costituiscono una delle informazioni fornite alla direzione? 24 L azienda ha pianificato, stabilito, attuato e mantenuto attivi programmi di audit del SGSSL, è basati su: a) risultato dell analisi dei rischi sulle attività dell azienda? b) risultati degli audit precedenti? 25 L azienda ha stabilito, attuato e mantenuto attive procedure di audit che definiscono la responsabilità, le competenze e i requisiti per: a) la pianificazione? b) la conduzione? c) i criteri di rapportazione? d) la conservazione delle registrazioni? 26 Le procedure di audit del precedente punto definiscono anche: e) i criteri dell audit? f) il campo di applicazione? g) la frequenza? h) la metodologia? 27 La selezione degli auditor e la conduzione degli audit assicura l obiettività e l imparzialità del processo di audit? Ai fini della certificazione l azienda deve aver completato un intero ciclo di audit. 23 Le verifiche dovrebbero essere effettuate da persone competenti, o rese tali da adeguata formazione e/o addestramento e, se più persone, abituate a lavorare in squadra. Nella scelta dei verificatori andrebbe considerata: - la disponibilità in termini di tempo dei verificatori; - il livello di esperienza richiesto nelle verifiche; - la necessità di conoscenze specialistiche o esperienza tecnica; - il livello di formazione. I verificatori dovrebbero essere responsabili per quanto di loro pertinenza, di: - agire in conformità ai requisiti stabiliti per il monitoraggio e mantenersi entro l ambito del monitoraggio stesso; - approntare e adempiere con obiettività ed efficienza agli incarichi assegnati; - seguire le procedure definite; - raccogliere ed analizzare elementi, in particolare osservazioni e suggerimenti dei lavoratori e dei loro rappresentanti, che consentano di giungere a conclusioni relative all'efficacia del SGSL sottoposto al monitoraggio; - 62 / 68 -

63 - prestare attenzione agli elementi che possono influenzarne gli esiti; - documentare ed esporre i risultati del monitoraggio / 68 -

64 4.6 Riesame della Direzione Persone intervistate nome funzione N REQUISITI 1 La Direzione esegue ad intervalli prefissati un riesame documentato del SGSSL? 24 2 Il riesame è finalizzato ad assicurare: a) l idoneità del sistema? b) l'adeguatezza del sistema? c) l'efficacia del sistema? 3 Il riesame comprende: a) la valutazione delle opportunità per il miglioramento? b) le necessità di apportare modifiche al SGSSL, compresi obiettivi e politica per la SSL? 4 Le registrazioni del riesame della Direzione sono conservate? 5 Gli elementi in ingresso al riesame comprendono: a) i risultati degli audit interni? b) i risultati delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni sottoscritte dall azienda? c) i risultati della partecipazione e della consultazione? d) le comunicazioni provenienti dalle parti interessate esterne, compresi i reclami? e) le prestazioni in tema di SSL? f) il grado di raggiungimento degli obiettivi? g) lo stato delle indagini sugli incidenti, delle azioni correttive e preventive? h) le azioni a seguire dai precedenti riesami della direzione? i) il cambiamento di situazioni circostanti, comprese le evoluzioni/sviluppo delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni relative alla SSL? j) le raccomandazioni per il miglioramento? 6 Gli elementi in uscita dal riesame comprendono tutte le decisioni e le azioni relative a possibili modifiche: a) alle prestazioni in tema di SSL? b) della politica e degli obiettivi per la SSL? c) di risorse? d) di altri elementi del SGSSL? 7 Gli elementi in uscita dal riesame sono coerenti con l impegno dell organizzazione verso il miglioramento continuo? 24 Ai fini della certificazione la Direzione dell azienda deve aver eseguito almeno un riesame del SGSSL - 64 / 68 -

65 8 Nel riesame si prende in considerazione la riduzione progressiva dei costi complessivi della SSL compresi quelli derivanti da incidenti, infortuni e malattie correlate al lavoro minimizzando i rischi cui possono essere esposti i dipendenti o i terzi (clienti, fornitori, visitatori, ecc.); 9 I pertinenti elementi in uscita dal riesame della direzione sono resi disponibili per la comunicazione e la consultazione? - 65 / 68 -

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67 USO DEL MARCHIO DI CERTIFICAZIONE - 67 / 68 -

68 Riunione di chiusura 1) Partecipanti Nome Funzione Ruolo SGA 2) Argomenti da trattare durante la riunione di chiusura: Argomento Richiamo ai contenuti del comunicato congiunto ISO-IAF " "Risultati attesi delle certificazioni secondo la norma ISO 9001 rilasciate sotto accreditamento". Avvisare il cliente che l evidenza raccolta nel corso della verifica è basata su un campionamento, e che quindi è presente un elemento di incertezza. Metodo e i tempi di redazione del rapporto, compresa la classificazione dei rilievi risultanti dalla verifica e le relative implicazioni. Processo seguito dall IGQ per gestire le non conformità, comprese eventuali conseguenze sullo stato della certificazione dell'azienda. Tempi che il cliente ha a disposizione per presentare un piano per le correzioni e le azioni correttive relative ad eventuali non conformità rilevate durante la verifica ispettiva. Attività dell'igq successive alla verifica. Informazioni circa il trattamento dei reclami e le procedure seguite per i ricorsi. Note - 68 / 68 -