Procedure verbalizzazione esami per docenti Facoltà di Economia

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1 Procedure verbalizzazione esami per docenti Facoltà di Economia Manuale d uso a cura di Dott.ssa Annalisa Golfredi Area sistemi informativi Dott.ssa Laura Costa Ufficio Didattica Facoltà di Economia Ultimo aggiornamento 04/05/2010 1

2 Le nuove procedure di verbalizzazione digitale degli esami hanno come obiettivo la semplificazione delle pratiche burocratiche dei docenti e della segreteria studenti. In questa prima fase tutti gli attori coinvolti (docenti, studenti, personale tecnico-amministrativo) sono chiamati a collaborare per definire modalità operative comuni. Queste procedure verranno aggiornate con l introduzione o l attivazione di nuove funzionalità tecniche per venire incontro alle esigenze dei docenti. Si invita tutto il personale interessato alle procedure a inviare domande e suggerimenti all indirizzo verbalizzazione@eco.unipv.it Accesso all'area riservata 1. Dal sito accedere alla propria Area riservata dal menu Login utilizzando Codice fiscale e password di Ateneo. 2. Se il docente non ricorda o ha smarrito la password di Ateneo, la può richiedere seguendo le istruzioni alla pagina 2

3 Se un docente (ad esempio a contratto) non ha il Codice fiscale associato ad una password di Ateneo, può chiederlo alla sign.ra Lopez della Segreteria di Presidenza della Facoltà di Economia, specificandone lo scopo (accesso all Area riservata per la verbalizzazione online) e indicando nella richiesta: - nominativo, - Codice fiscale, - password scelta - indirizzo mail usato di solito (in caso di modifica, infatti, la nuova password verrà inviata o all'indirizzo mail indicato dal docente o all'indirizzo mail istituzionale dell Università nome.cognome@unipv.it). Successivamente il Preside dovrà inviare un mail al dott. Luigi Santangelo dell Area Sistemi Informativi (luigi.santangelo@unipv.it) contenente il nominativo e CF del docente da autorizzare in Esse3. I docenti che non utilizzano abitualmente la posta di Ateneo si possono rivolgere al sig. Maurizio Quoex dell Area Sistemi Informativi al numero chiedendo di confermare il proprio indirizzo di Ateneo e relativo account e devono quindi inviare al un fax indicando nominativo, indirizzo di posta (di solito nome.cognome@unipv.it) e una password alfanumerica di almeno 8 caratteri. 3. Per accedere, se necessario, selezionare il profilo Docente (questa eventualità si verifica solo quando il docente è stato anche studente presso il nostro Ateneo). 3

4 Visualizzazione appelli 4. Per visualizzare gli appelli d esame che il docente può gestire, selezionare Calendario Esami dal menu Didattica. Se il docente non riesce a visualizzare gli appelli, deve contattare verbalizzazione@eco.unipv.it Selezionare quindi l insegnamento che interessa tramite l icona della matita sulla destra. Nella successiva schermata, il docente può visualizzare le informazioni sull appello e, se presenti, l elenco degli studenti iscritti all appello (dall icona dello studente sotto al menu Azioni). Se non ci fossero iscritti, passare al punto 6. 4

5 5. Selezionando l elenco degli studenti appare la seguente schermata, in cui è possibile visualizzare gli iscritti all appello, stamparne l elenco o salvarlo in formato pdf, esportare i dati in formato Excel (per la successiva pubblicazione degli esiti), inviare comunicazioni agli iscritti e cancellare o aggiungere studenti. ATTENZIONE: Il docente può iscrivere studenti all appello anche dopo la data dell appello ma prima di effettuare la pubblicazione; dopo la pubblicazione degli esiti non sarà possibile aggiungere studenti e pubblicarne gli esiti. Dall appello di aprile gli studenti dovranno iscriversi entro 3 giorni dall'esame, mentre i docenti potranno continuare a farlo fino alla pubblicazione degli esiti. 5

6 Iscrizione studenti 6. In caso non ci fossero iscritti all esame sull Area riservata del docente (ad esempio per problemi tecnici), selezionando l icona della matita sulla destra, apparirà la successiva schermata e il docente potrà comunque iscrivere gli studenti che si presentano all appello tramite l icona con il triangolo rosso dal menu Azioni. 7. Per iscrivere uno studente all esame, è sufficiente inserire o il numero di matricola o il cognome e premere il pulsante Ricerca. Il sistema recupera in automatico tutti i dati necessari. Lo studente cercato appare sotto alla maschera di Ricerca studente ed è possibile iscriverlo selezionando l icona dello studente sotto al menu Iscrivi. Il docente può cancellare solo gli studenti che lui stesso o il backoffice ha iscritto (e per i quali appare il simbolo cancella ). 6

7 ATTENZIONE: I nominativi e numeri di matricola degli studenti che non possono essere inseriti nemmeno dal docente devono essere inviati dal docente ad assistenza.economia@unipv.it o a verbalizzazione@eco.unipv.it. Nelle procedure per gli studenti abbiamo chiesto agli studenti che non riuscissero ad iscriversi di mandare un messaggio al docente per consentirgli di preparare il materiale per l esame. Gli studenti Erasmus e gli studenti del vecchio ordinamento quandriennale invieranno un mail al docente per iscriversi all'esame e verranno per ora registrati sui registri cartacei. 7

8 Valutazione della didattica 8. La valutazione della didattica da parte dello studente, utilizzato per la ripartizione dei finanziamenti da parte del Ministero, viene effettuata tramite un questionario disponibile a partire dall'iscrizione all'esame. Dato che la compilazione del questionario non è ancora obbligatoria, il docente può chiedere agli studenti di effettuarla accedendo al suo Libretto dal menu Carriera. L ultima colonna a destra del libretto contiene la voce Q.Val.: selezionando l icona del foglio rosso, è possibile compilare il questionario. ATTENZIONE: i questionari di valutazione sono disponibili solo per le attività didattiche offerte nell a.a. 2009/2010. In caso di problemi nella compilazione dei questionari, dire agli studenti di inviare un messaggio a verbalizzazione@eco.unipv.it contenente nominativo, numero di matricola ed esame per il quale non si riesce a compilare il questionario. Per motivare lo studente a compilare il questionario, il docente può dirgli che se non lo compila il voto non verrà inserito a carriera ( o che le tasse aumenteranno). 8

9 Pubblicazione degli esiti 9. Per semplificare le procedure, si è deciso che la data dell'appello che verrà inserita e visualizzata nella nuova procedura sarà quella dell'inizio dell'appello (sia questo solo scritto, solo orale o con scritto seguito da orale). Gli studenti si iscriveranno quindi a 1 solo appello e, in caso di scritto seguito da orale, nelle note saranno indicati data, orario e aula dell orale. Per semplificare le procedure, gli esiti degli esami verranno resi pubblici e verbalizzati come segue: per gli esami solo orali il docente propone un voto e, se lo studente lo accetta, lo registra sul libretto e ne prende nota; alla fine dell'appello il docente inserisce tutti gli esiti degli studenti e verbalizza on-line tutti gli esami superati senza pubblicarli sull Area riservata. Non è quindi più necessario attendere l accettazione/rifiutare del voto, la verbalizzazione è immediata; per gli esami scritti seguiti da orali, il docente effettua l esame e, terminata la correzione della prova scritta, pubblica i voti (con eventuali commenti e note) sul sito della Facoltà di Economia. Nella data, ora e luogo previsti per l eventuale prova orale di completamento dell esame, il docente propone un voto e, se lo studente lo accetta, lo registra sul libretto e ne prende nota; alla fine dell'appello il docente inserisce tutti gli esiti degli studenti e verbalizza on-line tutti gli esami superati senza pubblicarli sull Area riservata. Non è quindi più necessario attendere l accettazione/rifiutare del voto, la verbalizzazione è immediata; per gli esami scritti, il docente effettua l esame e, terminata la correzione della prova scritta, pubblica i voti (con eventuali commenti e note) sull Area riservata, indicando il termine ultimo di accettazione/rifiuto da parte dello studente. La verbalizzazione degli esiti positivi accettati e la relativa registrazione dei voti sui libretti possono avvenire solo dopo la data indicata dal docente. In questo caso è quindi necessario l accettazione/rifiutare del voto; il docente potrà comunqe, a sua discrezione, decidere di tenere in sospeso un esito positivo non accettato per un appello successivo. Si raccomanda di spiegare agli studenti la modalità di verbalizzazione dell esame. Al momento dell iscrizione all appello lo studente può comunque verificare se l appello prevede o non prevede la fase della pubblicazione on-line e quindi dell accettazione/rifiuto degli esiti, come indicato nella figura. Quando l appello è definito senza pubblicazione esiti non è necessario accettare/rifiutare il voto sull Area riservata. 9

10 I docenti che effettuano esami scritti con l accettazione/rifiuto del voto da parte dello studente sono invitati a ricordare allo studente che deve accettare il voto entro 5 giorni dalla pubblicazione degli esiti anche nella propria Area riservata (5 giorni è l'intervallo di tempo minimo; il docente può decidere di prolungare questo intervallo di tempo a sua scelta). Al termine della seduta d'esame solo scritto, il docente deve pubblicare gli esiti dell'esame sulla propria area riservata, dopo di che, al termine del periodo di tempo indicato per l'accettazione del voto da parte dello studente, deve verbalizzare online (con firma digitale o stampa del verbale cartaceo da firmare e inviare in segreteria) e registrare i voti sui libretti. La pubblicazione dei voti e la verbalizzazione online devono avvenire il prima possibile per velocizzare le procedure, soprattutto in caso di scadenze (bandi Erasmus, collegi, borse di studio, ecc.) ATTENZIONE: Il docente può anche decidere di registrare il voto sul libretto dello studente immediatamente dopo l esame, ma lo studente dovrà comunque accedere alla bacheca esiti per accettare/rifiutare il voto, altrimenti quell esame non verrà verbalizzato dalla Segreteria studenti. La data sul libretto deve corrispondere alla data dell esame. 10

11 10. Dopo avere effettuato l esame orale o scritto seguito da orale, sarà possibile e necessario inserire gli esiti, selezionando la relativa voce. Gli esiti possono anche essere inseriti a lotti, è sufficiente che ci sia ancora almeno 1 studente iscritto di cui inserire l esito dell esame. La verbalizzazione sarà comunque cumulativa (non a lotti) ATTENZIONE: in caso di appelli con turni A-K e L-Z, il docente deve selezionare solo il proprio turno dal menu a tendina, oppure pubblicare solo gli esiti degli studenti iscritti al proprio turno, deselezionando gli altri. Se non si selezionano correttamente gli iscritti al proprio turno, la pubblicazione e verbalizzazione vengono effettuate anche per l altro turno. Selezionare il metodo di valutazione (voto o giudizio) e premere Avanti. Fra i voti sono presenti anche le voci Assente, Ritirato e Insufficiente. E possibile inserire solo gli esiti positivi e deselezionare gli altri (per non farli risultare assenti). 11

12 Per accedere alla pagina di compilazione dei verbali, selezionare l icona del blocco o il menu a tendina sotto a Valutazione. 12

13 Qualora la data di superamento dell esame fosse diversa da quella dell appello, compilare anche il campo Data esame, in quanto questa è la data che verrà indicata nella carriera studente come quella di superamento dell esame (se non si compila il campo, appare la data dell appello). Inserire nella schermata relativa allo studente selezionato l esito dell esame ed eventuali domande d esame. Passare al verbale successivo utilizzando gli appositi pulsanti evidenziati sotto oppure salvare e uscire per tornare all elenco degli iscritti. 13

14 Salvare gli esiti e premere Esci per uscire dalla procedura di inserimento esiti. 11. Dopo avere inserito gli esiti, se l appello prevede la pubblicazione e l accettazione/rifiuto da parte dello studente, è necessario pubblicarli. Selezionare quindi il comando Pubblica esiti. Premere Continua e, nella schermata successiva, inserire il termine ultimo per il rifiuto e premere il pulsante Pubblica Risultati. Anche nel caso in cui l appello non preveda accettazione o rifiuto da parte dello studente il sistema richiede comunque l inserimento della data di ultimo rifiuto. 14

15 Si consiglia ai docenti di segnarsi la data di termine ultimo, dopo la quale sarà possibile procedere con la verbalizzazione. Dopo che la pubblicazione è stata effettuata per tutti gli iscritti e fino alla data in cui è possibile verbalizzare, dovrebbe comunque apparire un messaggio del tipo: 15

16 Confermare la pubblicazione e uscire dalla procedura. 16

17 Al momento della pubblicazione, il sistema invia l avviso della pubblicazione degli esiti agli studenti (sull dell università). Il docente potrà verificare l accettazione/rifiuto da parte degli studenti nella seguente finestra. Solo gli esiti non ancora accettati o rifiutati potranno essere modificati. Esito accettato Esito rifiutato Gli esiti evidenziati in verde sono accettati, in rosso rifiutati, in arancione visualizzati, in grigio non visualizzati dagli studenti. Fino al termine ultimo indicato, lo studente può decidere se accettare o rifiutare il voto. Il docente può conservare il voto non rifiutato esplicitamente per una successiva iscrizione e verbalizzazione (non più tardi della sessione successiva). Si consiglia ai docenti di pubblicare sempre sul sito della Facoltà di Economia un avviso relativo alla pubblicazione dei voti con la data di termine ultimo per l accettazione /rifiuto ed eventualmente data, ora e luogo di registrazione sul libretto. 17

18 Verbalizzazione 12. Alla scadenza del termine di accettazione/rifiuto degli esiti, il docente deve effettuare la verbalizzazione rientrando nel Calendario esami, scegliendo l esame da verbalizzare e selezionando l icona o il comando del Preview verbale. 18

19 Apparirà l elenco degli esiti da verbalizzare, e sarà possibile anche visualizzare gli studenti che hanno rifiutato il voto e che quindi non saranno inseriti nel verbale. 19

20 13. Nel caso di verbalizzazione con firma digitale, selezionare il pulsante Firma verbale per avviare il processo di firma digitale. ATTENZIONE: prima di effettuare la procedura, collegare il lettore al pc e inserire la smart card (lettore e smart card verranno installati dai tecnici) La prima volta che si avvia il processo, apparirà il seguente messaggio di protezione: selezionare il segno di spunta Considera sempre attendibili i contenuti di questo autore e premere Esegui. In fondo alla pagina si apre la finestra per la firma, attendere qualche secondo che la procedura venga inizializzata, quindi premere Firma digitale. Inserire il PIN della smart card Apparirà la seguente schermata, in cui è sufficiente premere Firma. 20

21 In fondo alla pagina, appare quindi la seguente finestra. In caso il processo di firma digitale non si avviasse, scaricare e installare l ultima versione di Java dal sito Riaccedere al verbale e rispondere No alla seguente richiesta. 21

22 14. Nel caso di verbalizzazione online senza firma digitale ma con stampa del verbale cartaceo cumulativo da firmare e inviare alla segreteria, apparirà invece la seguente schermata. Selezionare il pulsante Stampa Verbale per avviare il processo di verbalizzazione online e stampa del verbale cartaceo. Sarà possibile salvare o aprire il verbale in formato pdf. Si consiglia di salvare una copia del verbale. Inviare a verbalizzazione@eco.unipv.it il numero di Lotto e Batch del verbale (queste informazioni si trovano sulla prima pagina del verbale). Firmare il verbale cartaceo e inviarlo come di consueto alla segreteria studenti. 22

23 Se si torna sulla pagina degli iscritti, l appello risulta chiuso e i verbali generati. Il verbale può essere comunque ristampato dalla pagina delle azioni o dalla pagina dei dettagli dell appello. (Non sempre questa azione è consentita, in particolare nel caso di firma digitale con smart card.) 23

24 ATTENZIONE: La visualizzazione dell appello senza pubblicazione degli esiti differisce da quello con pubblicazione solo perchè non è presente il link pubblicazione esiti. 24

25 15. Dopo avere effettuato la firma dei verbali, i docenti titolari di commissioni che effettuano la firma digitale con smart card devono avvisare (via mail o telefono) i commissari che possono procedere con la seconda firma. Nel caso di stampa del verbale cartaceo, i titolari e i commissari lo firmano, quindi lo inviano alla segreteria studenti. Solo in questo momento i verbali online verrano acquisiti dalla segreteria. I docenti membri di commissioni possono verificare la necessità di firmare i verbali di altri esami di cui non sono presidenti dal link Firma Documenti Elettronici. Logout 16. Al termine delle operazioni, effettuare il Logout dall Area riservata dal menu di sinistra. 25

26 INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI Processo iscrizione-verbalizzazione: procedure di backoffice (inserimento sessioni, commissioni, appelli)- Laura Costa iscrizione studenti all appello-studenti stessi o, in caso di problemi, i docenti prima di verbalizzare l esito svolgimento dell appello pubblicazione esiti-docenti accettazione esplicita esito-studenti verbalizzazione con a. firma digitale-docenti abilitati da Clara Parisi b. stampa verbale cumulativo, firma manuale e invio a segreteria studenti-tutti gli altri docenti registrazione dell esito sul libretto SOLO per gli studenti che sono inseriti nell elenco sull Area riservata e con data corrispondente alla data dell esame; per gli altri studenti che non riescono a visualizzare gli esami cui iscriversi, mandare l elenco con nominativo e matricola ad assistenza.economia@unipv.it Inserimento studenti da parte dei docenti gli studenti assenti o con esiti non sufficienti non devono essere necessariamente iscritti Esiti pubblicazione degli esiti con la regola del silenzio-rifiuto; gli studenti verranno avvisati sia via posta (funzione non ancora attiva), sia sul web, sia dai docenti agli esami e comunque i docenti potranno ripubblicare gli esiti non accettati ai successivi appelli; ricordare agli studenti il termine per l accettazione (5 o più giorni dalla pubblicazion); la pubblicazione degli esiti degli esami scritti seguiti da orale verrà effettuata sul sito della Facoltà di Economia Verbalizzazione si può verbalizzare online contestualmente all esame oppure ora per allora, ma la verbalizzazione va effettuata entro 1/3 mesi dall appello (anche al di fuori delle sessioni d esame); la registrazione dei voti avverrà comunque anche sul libretto carteceo; solo per studenti Erasmus e vecchio ordinamento quadriennale verranno verbalizzati i voti sui vecchi registri cartacei: la segreteria studenti non accetterà più verbali cartacei per gli altri studenti nel caso di appelli relativi ad insegnamenti per cui due docenti sono titolari di due parti distinte del corso, l'esame è comunque unico, per cui ci sarà un solo voto complessivo da verbalizzare; dal punto di vista della procedura online, solo il presidente della commissione (o chi per esso, accedendo con le credenziali del presidente) può pubblicare gli esiti e verbalizzare online. L'altro membro della commissione dovrà solo firmare manualmente o con la smart card il verbale d esame Valutazione didattica Il docente dovrà ricordare agli studenti di compilare il questionario di valutazione Errori Annullamento operazione: il docente dovrà mandare al dott. Antonio Barili una lettera firmata e sarà inoltre necessario avvertire il dott. G. Rovati per produrre un decreto di annullamento Rettifica voto: qualora si intendesse rettificare il voto registrato allo studente, bisogna dapprima procedere alla chiusura della registrazione con l apposizione della firma digitale da parte dell altro Commissario d esame, quindi si dovrà inviare alla Segreteria Studenti una lettera con cui esprime la volontà di rettificare il voto spiegandone i motivi; la Segreteria provvede quindi all annullamento della registrazione, inviando una mail con la quale si invitia il presidente della commissione e l altro componente della Commissione a perfezionare la nuova registrazione 26

27 Richieste assistenza per problemi di segreteria studenti o di natura tecnica, inviare ad assistenza.economia@unipv.it un messaggio indicante nome docente, nome e matricola studente, descrizione problema e riferimenti telefonici del docente Sito Ateneo>Amministrazione>Area Sistemi Informativi>Firma digitale 27