ECOPNEUS Scpa. Piattaforma di Vendor Management: SolVe MANUALE UTENTE PER L OPERATORE ECONOMICO

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1 FOR NON-ITALIAN SPEAKING USER PLEASE CONTACT DIRECTLY I-FABER CUSTOMER SUPPORT AT: TEL.: / OR / TO RECEIVE SUPPORT ON PORTAL USE. ECOPNEUS Scpa Piattaforma di Vendor Management: SolVe Versione: 1.1 Data ultima revisione: Novembre 2016 Data di emissione: Marzo 2014 Data di scadenza: Pagine complessive: 31 i-faber S.p.A. Via Livio Cambi, Milano Tel Fax Sede Legale: Via Livio Cambi, Milano Capitale Sociale: euro ,00 i.v. REA di Milano n R.I.m C.F. e P.IVA n Società soggetta all attività di direzione e coordinamento di UniCredit S.p.A.

2 Sommario 1. PROCESSO DI QUALIFICA 3 2. REGISTRAZIONE Registrazione nuova utenza Autenticazione Recupero password Modifica dati personali Registrazione di un azienda Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente/utente primario QUESTIONARIO DATI AZIENDALI Compilazione del questionario generale Presentazione del questionario Ritiro del questionario Dati Aziendali Rinnovo di una domanda di qualifica QUESTIONARIO CATEGORIA Scelta delle Categorie Merceologiche Compilazione e presentazione dei questionari di categoria Ritiro e rinnovo di una domanda di categoria Rimozione di una categoria scaduta da parte di un fornitore Domande di categoria con qualifica da integrare SCADENZARIO COMUNICAZIONI 30 2 di 31

3 1. PROCESSO DI QUALIFICA Il processo di qualifica degli operatori economici all interno dell albo fornitori di Ecopneus prevede le seguenti macro attività: 1. REGISTRAZIONE NUOVO UTENTE/AZIENDA a) Registrazione e attivazione dell account utente. b) Primo accesso all area riservata: login con username e password. c) Registrazione dell azienda: inserimento ragione sociale, partita iva, nazione. d) Compilazione del questionario dei dati generali (ulteriori dati azienda, sede legale, certificazioni ecc). e) Scelta delle categorie merceologiche di interesse. f) Compilazione dei questionari specifici di categoria. 2. GESTIONE PROFILO/AZIENDA GIA ESISTENTE a) Accesso all area riservata utilizzando le credenziali ottenute in precedenza. b) Aggiornamento dei dati Generali e dei Dati relativi alle categorie merceologiche. c) Aggiunta ulteriori categorie merceologiche nel caso l utente volesse aggiungerne di ulteriori. In questo caso si procederà come descritto al precedente punto 1e. Gli step operativi per l esecuzione delle attività sopra indicate all interno della Piattaforma di Vendor Management di Ecopneus sono descritti nei capitoli seguenti. 3 di 31

4 2. REGISTRAZIONE 2.1. Registrazione nuova utenza Accedere al sito. Selezionare il link REGISTRAZIONE UTENTE : Si apre la pagina di inserimento dei dati del nuovo utente; per registrarsi è necessario compilare i campi presenti nella pagina. I campi con il simbolo (*) sono obbligatori. 4 di 31

5 Per completare la registrazione è necessario accettare le condizioni contrattuali e premere il tasto PROSEGUI. 5 di 31

6 Il sistema invierà una notifica all indirizzo di posta inserito dall utente per confermare la ricezione della richiesta di registrazione; all interno di questa sarà presente un link su cui l utente dovrà cliccare per attivare definitivamente l account creato. Nel caso in cui venga erroneamente cliccato due o più volte il link contenuto nella notifica , sarà visualizzato il messaggio di errore di seguito riportato; per accedere al portale, in questo caso, sarà comunque sufficiente inserire nel browser l indirizzo della home page (l account sarà stato comunque attivato correttamente). 6 di 31

7 Dopo aver attivato l account, l utente riceverà una seconda contenente la password di primo accesso generata automaticamente dal sistema, che dovrà essere poi modificata a piacere Autenticazione Per accedere all area riservata del portale di qualifica fornitori è necessario inserire nei campi Username e Password, rispettivamente, il proprio indirizzo e la password ricevuta in fase di registrazione (per gli accessi successivi, la password impostata manualmente nelle Preferenze di sistema ) e cliccare sul tasto LOGIN Recupero password Nel caso in cui l utente dimentichi la password inserita in fase di registrazione è necessario accedere al sito e selezionare il link RECUPERO PASSWORD : Inserire l indirizzo per il quale si richiede la rigenerazione della password e premere sul tasto CONFERMA. 7 di 31

8 Il sistema invierà in automatico una all indirizzo di posta indicato, contenente la nuova password, generata automaticamente, da utilizzare per accedere all applicazione. Una volta effettuato l accesso con la nuova password sarà possibile modificarla come indicato nel paragrafo successivo Modifica dati personali Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente per il quale si vogliono modificare i dati. Nella parte superiore è presente il link PREFERENZE DI SISTEMA che deve essere selezionato per aggiornare i dati anagrafici e/o la password di accesso dell utente. Si accede alla pagina contenente tutti i dati anagrafici inseriti in fase di registrazione; dopo aver effettuato le modifiche necessarie premere il tasto SALVA per rendere attivi gli aggiornamenti. In questa pagina è possibile anche modificare la propria password di accesso inserendo la vecchia password e la nuova password (questa deve essere inserita due volte per conferma). La password scelta dovrà rispettare una serie di requisiti che dipendono dal livello di complessità impostato dalla stazione appaltante; in ogni caso, la password dovrà essere composta da almeno otto caratteri e non potrà contenere più di due caratteri consecutivi presenti anche nell indirizzo . Il sistema mostrerà un popup di errore nel caso non vengano soddisfatti i requisiti minimi di composizione della password e l utente dovrà indicarne una differente. 8 di 31

9 2.5. Registrazione di un azienda Una volta effettuato il login tramite inserimento di username e password, si accede alla pagina ACCESSO PIATTAFORMA, in cui è possibile registrare la propria azienda o l azienda di cui si è rappresentante legale / procuratore delegato: Per registrare una nuova azienda è necessario inserire la nazione di appartenenza, la ragione sociale e la partita iva nella prima maschera e, quindi, cliccare sul tasto VAI. Se l azienda non era già presente a sistema, essa viene creata e l utente le viene associato come referente principale; in caso contrario: se l utente è già associato all azienda, occorre annullare l operazione; se l utente non risultava essere già associato all azienda indicata, è possibile scegliere se annullare l operazione oppure associare l utente come referente secondario dell azienda già presente. Nota: l identificativo univoco dell azienda è la partita iva. 9 di 31

10 Una volta registrata una nuova azienda associata all utente, essa compare nell elenco a tendina presente nella maschera Accedi all Albo Fornitori ; in questo modo un utente che svolge il ruolo di rappresentante legale o procuratore delegato di più aziende può selezionare l azienda per cui vuole operare in quel momento. In seguito alla registrazione di una nuova azienda il sistema porta direttamente l utente nell area riservata all azienda; per gli accessi successivi, l utente dovrà selezionare l azienda di riferimento nell apposita maschera e premere il tasto ACCEDI Aggiunta di un nuovo contatto da parte del referente/utente primario. Il sistema prevede che possa essere aggiunto un ulteriore utente (utente secondario) all azienda fornitrice già registrata ed associata ad un utente referente/utente primario. Tutti gli utenti secondari potranno accedere in sola visualizzazione dei dati inseriti a sistema dal referente principale; l'abilitazione consentirà infatti a questi utenti di visualizzare i dati relativi all'azienda ma non di presentare domande di abilitazione (questionario dati aziendali) o di qualifica (questionari di categoria). L'utente secondario abilitato riceverà le comunicazioni e potrà partecipare ai processi di gara rilevanti per l'azienda. L aggiunta di un contatto secondario ad un impresa già registrata a sistema può essere effettuata con due differenti modalità: Scenario 1: l utente secondario richiede l associazione all azienda fornitrice all utente primario (referente); Scenario 2: l utente primario aggiunge l utente secondario; in questo caso il nuovo utente può anche non essere ancora registrato nell applicazione Primo Scenario L utente secondario si registra a portale seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE standard ed effettua il login. Una volta autenticato inserisce i dati dell azienda nella maschera di registrazione azienda e preme il tasto VAI. Il sistema mostra il seguente messaggio. Premere il tasto SÌ. 10 di 31

11 Il sistema mostra un ulteriore messaggio a cui dare OK Premendo OK, l utente primario della stessa azienda riceve una mail o una PEC (Posta Elettronica Certificata, se indicata in fase di registrazione nell apposito campo), che comunica la richiesta di affiliazione dell utente secondario. Per completare l abilitazione, l utente primario deve accedere all applicazione e confermare l associazione dell utente secondario all azienda; una volta effettuato il login, l utente primario riceverà il messaggio di notifica in figura: Accedendo alla sezione Gestione utenti presente nella pagina Preferenze di Sistema, l utente primario troverà la notifica di richiesta dell utente secondario in stato Da Confermare. Per confermare l associazione, l utente primario preme il pulsante MODIFICA (simbolo matita). 11 di 31

12 Il sistema mostra una pagina contenente i dati anagrafici dell utente secondario candidato (non modificabili), in cui si ha la possibilità di confermare l associazione tramite il tasto CONFERMA. 12 di 31

13 Per rifiutare la richiesta di associazione all azienda dell utente secondario è sufficiente deselezionare il flag al campo Abilitato e premere il pulsante di conferma. Lo stato dell utente passerà da Da confermare a Abilitato / Non abilitato. L utente primario potrà, in qualsiasi momento, modificare lo stato di abilitazione assegnato agli utenti secondari. 13 di 31

14 Nel caso in cui l utente secondario (che ha chiesto l abilitazione) sia già associato ad un altra azienda registrata a sistema, comparirà un opportuno messaggio di attenzione, con ulteriori richiesta di conferma a procedere con l abilitazione. Una volta confermata l abilitazione dell utente secondario da parte del referente principale, il sistema invia all utente abilitato una notifica automatica via Secondo scenario In questo scenario è l utente primario che associa un utente secondario alla propria azienda. Per far questo dovrà accedere al portale con le proprie credenziali e selezionare il link nell angolo in alto a sinistra Preferenze di sistema. Dopo i propri dati anagrafici, è presente la sezione Gestione utenti, in cui è possibile aggiungere nuovi utenti secondari inserendone l indirizzo , indicando a quale delle aziende per cui si è profilati come referente principale si vuole associare l utente e premendo infine il tasto Associa. Se l indirizzo inserito non corrisponde a nessuno degli account già registrati a sistema, viene mostrato il seguente messaggio di conferma; scegliendo SÌ verrà inviata al nuovo utente una di richiesta di associazione: 14 di 31

15 A questo punto l utente secondario che ha ricevuto l dovrà: 1. registrarsi all applicazione utilizzando il link presente nella mail e seguendo la procedura di REGISTRAZIONE UTENTE descritta al par. 2.1.; 2. effettuare la procedura descritta al par per richiedere di essere associato all azienda come utente secondario. Se, invece, l indirizzo inserito corrisponde a quello di un utente già presente sistema comparirà il seguente messaggio di conferma: Scegliendo SÌ viene inviata una notifica automatica all utente secondario; lo stato dell utente secondario risulterà In Attesa. Quest ultimo dovrà, a sua volta, confermare l invito ad associarsi all azienda ricevuto dall utente primario. Per far questo egli dovrà accedere all applicazione con le proprie credenziali; appena effettuato il login gli sarà mostrato il seguente messaggio di attenzione: 15 di 31

16 Accedendo alle Preferenze di sistema, l utente potrà visualizzare la sezione Relazioni dell utente con le altre aziende, dove è visibile appunto la sua relazione con l azienda a cui l utente primario ha chiesto l associazione. Per confermare l associazione con la nuova Azienda l utente secondario dovrà premere il pulsante CONFERMA. Lo stato passerà ad Abilitato. 16 di 31

17 3. QUESTIONARIO DATI AZIENDALI 3.1. Compilazione del questionario generale La prima operazione da effettuare per essere abilitati all albo fornitori è quella di compilare e presentare il questionario dei dati aziendali. Soltanto dopo aver ottenuto l approvazione dei dati generali, sarà possibile ottenere le qualifiche sulle categorie merceologiche. Accedendo all area riservata dell operatore economico (tramite la selezione dell azienda di riferimento nella pagina Piattaforma ), si apre la pagina di RIEPILOGO, che riporta lo stato della domanda generale (questionario dati aziendali) e lo stato delle eventuali domande di qualifica in lavorazione o presentate dall azienda. 17 di 31

18 Per compilare il questionario generale relativo ai Dati aziendali premere il tasto MODIFICA nella sezione Dati Aziendali in corrispondenza della Domanda generale in stato BOZZA. A fianco della domanda generale il sistema riporta la percentuale di completamento, che dipende dal numero di domande obbligatorie a cui è già stata fornita una risposta. Selezionando il tasto VISUALIZZA si entra in sola visualizzazione di tutti i dettagli relativi a domande e risposte fornite. Dopo aver selezionato il tasto MODIFICA, si apre la pagina di compilazione del questionario riguardante i Dati Aziendali; questo è suddiviso in sei diverse sottosezioni, navigabili anche mediante l apposito menu a sinistra: Dati Anagrafici: Generali Dati Anagrafici: Struttura Societaria Dati Anagrafici: Dati Economici Certificazioni Nel suddetto menu, a lato di ogni sezione è presente un pallino con una colorazione differente: 18 di 31

19 rosso: nel questionario sono presenti domande obbligatorie da compilare; dopo aver completato la compilazione delle stesse, il pallino assumerà la colorazione verde; verde: sono state compilate tutte le domande obbligatorie presenti nella stessa sezione. E possibile accedere alla sezione successiva anche premendo il tasto Avanti. Nota: le domande obbligatorie del questionario sono contornate da un riquadro rosso; non appena viene fornita la risposta ad ogni singola domanda obbligatoria, il riquadro sparisce e la risposta viene automaticamente salvata. Per poter sottomettere la domanda di abilitazione all albo, occorre compilare il questionario in tutte le sue sezioni, fornendo risposta ad almeno tutte le domande obbligatorie Presentazione del questionario Quando è stata compilata l ultima sezione e quindi anche i pallini di fianco alle sezioni sono tutti verdi (sono state fornite tutte le risposte obbligatorie), premere il tasto PROSSIMO STEP per completare i passi successivi necessari per la presentazione del questionario. A questo punto, il sistema visualizza la pagina di Gestione dati del firmatario : qui vengono presentati i dati dell utente primario ma, se l utente che ha compilato il questionario non è il firmatario della domanda di abilitazione, occorre modificare i dati presenti in questa pagina con quelli del titolare o del rappresentante legale / procuratore / delegato (i campi contrassegnati dal simbolo di asterisco sono obbligatori); questi dati saranno poi riportati nel documento in formato.pdf generato automaticamente dal sistema e contenente tutte le risposte fornite al questionario. 19 di 31

20 Per passare allo step successivo, dalla pagina Gestione dati del firmatario occorre selezionare il tasto PROSSIMO STEP ; a questo punto il sistema visualizza la schermata di Upload Dati Aziendali. Il fornitore potrà scaricare il documento PDF generato automaticamente dal sistema premendo il tasto Scarica PDF, che mostra il riepilogo delle risposte fornite nel questionario. Premere il pulsante Presenta questionario generale per inviare la domanda di abilitazione ad Ecopneus. Successivamente, il sistema riporta l utente nella pagina di Riepilogo dove si può trovare la conferma della presentazione del questionario. 20 di 31

21 3.3. Ritiro del questionario Dati Aziendali Se il Questionario dei Dati Aziendali è stato presentato e quindi la Nuova domanda generale risulta in stato Presentata, la stessa può essere modificata premendo il pulsante RITIRA ; quest azione non può essere intrapresa se lo stato della domanda è Presentata (presa in carico), in quanto questo stato indica che la domanda è in lavorazione da parte della stazione appaltante. In questo caso, occorre attendere l esito della valutazione da parte della stazione appaltante e procedere poi un eventuale ripresentazione della domanda (vedi par. 3.4), modificando gli eventuali dati inseriti in modo errato/non completo. Effettuando il ritiro della domanda, lo stato ritorna in BOZZA ; è quindi possibile aggiornare il questionario e successivamente ripresentarlo premendo il tasto MODIFICA. Selezionando il tasto MODIFICA si ritorna nella pagina di compilazione del questionario, per cui il processo di compilazione e presentazione dello stesso è quello descritto ai par. 3.1 e Rinnovo di una domanda di qualifica Dopo che la domanda di abilitazione è stata lavorata dalla stazione appaltante (approvata o rifiutata), è possibile ripresentare il questionario selezionando il pulsante RIPRESENTA. Questa operazione può essere effettuata sia alla scadenza del questionario generale ovvero ogni qualvolta occorra aggiornare i dati dell azienda inseriti a sistema. 21 di 31

22 Selezionando il pulsante RIPRESENTA viene generata una nuova domanda generale in stato di bozza, da aggiornare premendo il tasto di modifica. Selezionando questo tasto si ritorna nella pagina di compilazione del questionario, per cui il processo di compilazione e presentazione dello stesso è quello descritto ai par. 3.1 e di 31

23 4. QUESTIONARIO CATEGORIA 4.1. Scelta delle Categorie Merceologiche Prima di compilare il questionario di Categoria è necessario scegliere le categorie merceologiche di appartenenza. Dalla pagina RIEPILOGO è possibile premere il tasto AGGIUNGI CATEGORIE : Il sistema visualizzerà la sezione che contiene l albero delle categorie; è possibile ricercare le categorie merceologiche con tre differenti modalità: 1. effettuare una ricerca per nome categoria (Cerca per nome); 2. effettuare una ricerca per codice associato alla categoria (Cerca per codice categoria); 3. navigare l'albero delle categorie nella sezione Selezione categorie ; l albero potrebbe essere composto da vari livelli, è quindi necessario selezionare la freccetta di fianco al nome della singola categoria per accedere al livello inferiore; all ultimo livello hanno di fianco un quadratino selezionabile: spuntare il/i quadratini delle categorie per le quali ci si vuole candidare. 23 di 31

24 Dopo aver scelto le categorie premere il pulsante Aggiungi Selezionate : la/le categoria/e viene aggiunta nell Elenco categorie del fornitore del fornitore; tutte le categorie risultano in stato "BOZZA". Per procedere con la compilazione del questionario di categoria, è necessario selezionare la categoria d interesse e premere il tasto "Prossimo step". Nella schermata seguente il sistema ci propone la lista delle domande del questionario per la categoria selezionata in precedenza; la categoria scelta è visualizzata nel menù a tendina Categoria. È possibile passare alla domanda di qualifica per un altra categoria selezionata semplicemente scegliendola dall apposito menù a tendina. A questo punto il sistema ci proporrà le domande del questionario relative all ultima categoria scelta nel menù di 31

25 4.2. Compilazione e presentazione dei questionari di categoria Ad ogni categoria merceologica è associato un questionario di qualifica dedicato; in pratica, le diverse categorie potrebbero avere questionari analoghi o differenti o ancora non presentare alcun requisito dedicato ma, in ogni caso, è necessario presentare domanda di qualifica per ogni singola categoria merceologica di interesse. Il processo di compilazione e presentazione dei questionari di categoria è del tutto analogo a quello relativo al questionario generale, pertanto si rimanda ai par. 3.1 e Ritiro e rinnovo di una domanda di categoria I processi di ritiro e rinnovo dei questionari di categoria sono del tutto analoghi a quelli relativi al questionario generale, pertanto si rimanda ai par. 3.3 e Rimozione di una categoria scaduta da parte di un fornitore A differenza della domanda generale di abilitazione (questionario dati aziendali), le qualifiche possono essere rimosse anche dall operatore economico mediante il pulsante RIMUOVI presente nel pannello di riepilogo in corrispondenza delle varie domande di qualifica già valutate positivamente dalla stazione appaltante Domande di categoria con qualifica da integrare La stazione appaltante può decidere di qualificare d ufficio un operatore economico su una categoria merceologica specifica; in questo caso, l operatore economico risulta, a tutti gli effetti, come qualificato su quella categoria, anche se non ha mai presentato compilato e presentato il questionario di categoria specifico. Questo stato di qualifica è appunto denominato da integrare in quanto le informazioni relative ai requisiti di categoria sono mancanti e devono essere integrate dall operatore economico. 25 di 31

26 Quest ultimo potrà: a) mantenere la qualifica ottenuta d ufficio dalla stazione appaltante fino alla relativa scadenza; b) rimuovere la qualifica da integrare ottenuta mediante l apposito pulsante presente nel pannello di riepilogo in corrispondenza della categoria in questione; c) aggiornare la domanda di qualifica (inserita automaticamente in bozza all atto della qualifica d ufficio), premendo il tasto MODIFICA e procedendo con la compilazione e presentazione del questionario di categoria, secondo il processo illustrato ai par. 3.1 e 3.2 (la qualifica da integrare ricevuta in precedenza rimane comunque valida fino a scadenza o fino alla qualifica/non qualifica, da parte della stazione appaltante, della nuova domanda presentata). 26 di 31

27 5. SCADENZARIO Il pannello SCADENZARIO riporta la lista dei documenti allegati e delle informazioni fornite dall operatore economico durante la compilazione dei questionari, per i quali è stata fissata una data/periodo di scadenza. E possibile filtrare i dati/documenti per visualizzare soltanto quelli già scaduti. Per ognuno dei dati/documenti elencati è possibile, anche se non ancora in stato scaduto 1, effettuarne l aggiornamento mediante apposito link. Sono disponibili tre modalità di aggiornamento, in base al periodo di validità associato al singolo requisito dalla stazione appaltante: 1) inserimento del documento aggiornato e relativa data di emissione: è necessario selezionare il tasto Carica per caricare il nuovo documento e modificare il campo Data di emissione, inserendo quella del nuovo documento appena caricato. La data di scadenza del nuovo requisito è calcolata in automatico dal sistema sulla della data di emissione inserita e dal periodo di validità impostato dalla stazione appaltante per quel requisito; 1 I requisiti scaduti sono contrassegnati da un quadratino di colore rosso; quelli ancora in corso di validità son contrassegnati da un quadratino di colore verde. 27 di 31

28 2) inserimento del documento aggiornato e relativa data di scadenza: è necessario selezionare il tasto Carica per caricare il nuovo documento e modificare il campo Data scadenza, inserendo la data di scadenza riferita al nuovo documento appena caricato. 3) inserimento del solo requisito aggiornato: è necessario selezionare il tasto Carica per caricare il nuovo documento oppure fornire la nuova risposta al requisito; la nuova data di scadenza verrà calcolata automaticamente dal sistema sulla base della data di aggiornamento dello stesso e del periodo di validità pre-impostato dalla stazione appaltante. 28 di 31

29 Per rendere attive le modifiche selezionare il tasto AGGIORNA. 29 di 31

30 6. COMUNICAZIONI Il pannello COMUNICAZIONI riporta tutte le notifiche inviate automaticamente dal sistema all operatore economico. Per ognuna di esse vengono riportate le seguenti informazioni: data di creazione della notifica da parte del sistema; data di invio della notifica da parte del sistema; indirizzo della persona a cui è stata inviata la notifica; oggetto della notifica inviata; stato di invio (colonna stato ): il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata correttamente. Il colore grigio indica che la notifica non è ancora stata inviata, mentre il colore giallo indica che l invio è in corso; stato di lettura (colonna Letta il ): se risulta Non letta significa che la comunicazione non è stata aperta dal destinatario né dal client di posta elettronica né dalla piattaforma Albo Fornitori. Se invece la comunicazione è stata Letta allora il sistema riporta la data di lettura da parte del destinatario; dettagli (colonna Visualizza ): cliccando su questo link si apre un popup contenente tutti i dettagli della notifica (mittente, destinatario, data di invio, oggetto, corpo del testo). Dopo aver visualizzato i dettagli della notifica tramite questa funzionalità on-line, essa risulterà in stato Letta. 30 di 31

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