WAR SISTEMA DI CONSUNTIVAZIONE ATTIVITA E SPESE

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1 WAR SISTEMA DI CONSUNTIVAZIONE ATTIVITA E SPESE ATTENZIONE: Il presente documento è di proprietà della Società ICM.S S.r.l. Ogni riproduzione o divulgazione anche parziale deve essere autorizzata.

2 PREMESSA: WAR è un applicazione web che si appoggia al browser Internet. Verificate le note riportate nell ultimo paragrafo del documento relative alla scelta e all impostazione del browser prima di utilizzare l applicazione Login Aprire il browser all indirizzo Inserire nome utente e password, quindi cliccare su LOGIN : Ad accesso effettuato viene presentata la home page con il calendario del mese corrente. Al primo accesso si consiglia di modificare la password di default: cliccare sul proprio nome nell intestazione della home page per accedere alle Info utente, quindi selezionare Modifica la password e seguire le istruzioni a video. Per segnalazioni o richieste di supporto utilizzare il link riportato nella pagina di logon: war-support@icms.it Logout Cliccare sul pulsante in alto a destra. L applicazione esegue verifiche sui dati inseriti: per terminare la sessione di lavoro si raccomanda quindi di seguire la procedura indicata, evitando di chiudere la finestra del browser senza aver prima effettuato il logout.

3 Consuntivazione attività Nella home page dell applicazione è visualizzato il calendario del mese corrente. La cella corrispondente alla data odierna è indicata dal contorno viola: Nella sezione a fondo pagina sono riportate le attività già inserite per la giornata selezionata. Per inserire una nuova attività selezionare la giornata nel calendario e cliccare sul pulsante nell angolo in basso a destra. Nella pagina di inserimento attività selezionare la Commessa (progetto), quindi l Attività (WBS):

4 NOTA: sono visualizzate solo le commesse e le attività a cui si è stati abilitati. Per l abilitazione contattare il Project Manager di riferimento o l Amministrazione. Proseguire con l inserimento degli altri dati richiesti: Campo O/F Note Luogo di lavoro Obbligatorio Cliente / Sede (ICM.S) / Casa Ore lavorate Obbligatorio L unità minima di consuntivazione è la mezzora Descrizione Obbligatorio Testo breve (40 caratteri) che specifica l attività svolta Note Facoltativo Testo esteso Tipo orario Ora inizio attività Obbligatorio Per default: blank = Ordinario, di norma non sono richieste modifiche Obbligatorio Il campo viene impostato automaticamente e di norma non sono richieste modifiche Devono essere consuntivate 8 ore giornaliere di tipo ordinario (ore totali su una o più commesse cliente o interne) Nel caso in cui si debbano consuntivare attività fatturabili oltre le 8 ore giornaliere, inserire un nuovo consuntivo selezionando uno dei tipi orario alternativi previsti (altri dettagli nella nota sotto la tabella) L orario non ha alcuna relazione con le pause pranzo o con il calcolo degli straordinari, ma serve unicamente per mettere in sequenza le attività all interno della giornata. Al primo inserimento del giorno viene proposto l orario default di inizio lavoro (9:00); in base alle ore lavorate, il sistema calcola l orario di fine attività, in modo da proporre il nuovo orario di partenza per le altre eventuali attività nella stessa giornata Non fatturabile Facoltativo Marcare il flag su indicazione del Project Manager per eventuali attività erogate in forma gratuita per il cliente. Da utilizzarsi solo su commesse di tipo T&M

5 Nota sul TIPO ORARIO: come riportato in tabella, per ciascuna giornata feriale devono essere consuntivate esattamente 8 ore giornaliere totali (su una o più commesse cliente o interne) con tipo orario ordinario. Il dato viene utilizzato per il controllo presenze e il totale mensile deve corrispondere a quanto comunicato di volta in volta dall Amministrazione (es. 168 ore). Per consuntivare attività fatturabili oltre le 8 ore giornaliere in giornata feriale inserire un nuovo consuntivo e indicare uno dei tipi orario feriali alternativi previsti. Per consuntivare attività fatturabili in una giornata festiva indicare uno dei tipi orario festivi alternativi previsti. Di seguito un esempio di consuntivazione tipica, con i dati minimi richiesti: Al termine dell inserimento cliccare sul pulsante in basso a destra. Le attività del giorno selezionato sono riportate nella sezione a fondo pagina:

6 Rilascio attività Le attività appena inserite assumono lo stato In elaborazione (ELAB): In questo stato i consuntivi sono modificabili da parte dell utente e vanno intesi come non ancora confermati: per default non sono visualizzati da parte del Project Manager e dell Amministrazione e di conseguenza non possono essere approvati. Per questo motivo è opportuno rilasciare i consuntivi non appena l attività svolta è certa. Allo scopo, cliccare sul pulsante e selezionare con il mouse le giornate con attività da rilasciare (sono quelle contrassegnate da una barra colorata). Confermare il rilascio cliccando su e verificare la modifica dello stato al valore Rilasciato (RIL) nella barra delle attività del giorno: Nota: per motivi tecnici i rapportini inseriti in un mese diverso da quello corrente assumono per default lo stato RIL.

7 Consuntivazione spese Le spese possono essere inserite solo in riferimento ad un attività. Dopo aver selezionato una giornata con almeno un attività consuntivata, cliccare sull icona dell attività a cui la spesa va attribuita. in corrispondenza Selezionare dalla casella a discesa una delle categorie di spesa definite, inserire quindi l importo in EUR, la località cui la spesa si riferisce ed eventuali note. Al termine cliccare su. Nel caso dei tragitti chilometrici, il valore da inserire è il numero dei KM percorsi e il campo Località viene sdoppiato in Partenza ed Arrivo. Il tipo di auto proposto è derivato dall anagrafica dell utente. Per ritornare alla pagina principale, cliccare su (in alto a sinistra). In presenza di spese l icona della nota spese sulla riga dell attività diventa verde:. Sincronizzazione A differenza della prima versione, l applicazione attuale lavora esclusivamente in modalità online. La sincronizzazione viene dunque effettuata automaticamente a seguito di ciascuna modifica. I dati visualizzati sono quindi sempre allineati con quelli presenti nel gestionale (salvo modifiche effettuate direttamente a sistema da parte dell Amministrazione o del PjM durante la sessione di lavoro).

8 Modifica dati consuntivi Solo le attività con stato In elaborazione possono essere modificate senza vincoli: allo scopo, cliccare sull attività per visualizzarne i dettagli, quindi cliccare su Le attività con stato Rilasciato possono essere modificate solo previo reset dello stato a In elaborazione: allo scopo, marcare il flag alla sinistra dell attività e cliccare su. Le attività in stato Approvato non possono essere modificate. A fine mese l Amministrazione comunica le giornate entro cui il caricamento di attività e spese deve essere completato. Successivamente procede alla chiusura dei periodi e al conseguente blocco delle consuntivazioni. Cancellazione consuntivi Solo le attività con stato In elaborazione possono essere cancellate: allo scopo, marcare il flag alla sinistra dell attività e cliccare su. Le attività con stato Rilasciato possono essere modificate solo previo reset dello stato a In elaborazione (vedere capitolo precedente). Le attività in stato Approvato non possono essere cancellate. Cancellazione di intere giornate Il pulsante permette di cancellare le attività con stato In elaborazione di una o più giornate collettivamente. Duplicazione È possibile duplicare le attività già inserite marcando il flag alla sinistra delle attività e cliccando poi su. In presenza di spese è possibile scegliere se duplicare solo l attività o anche le spese associate. È consentito duplicare solo un attività alla volta. Analoga funzione è disponibile per i singoli giustificativi di spesa.

9 Report Il pulsante consente l accesso alla sezione dei riepiloghi attività e spese. I riepiloghi possono essere scaricati in formato Excel cliccando su. Per inserire i KM a fine mese cliccare sul pulsante. Altre informazioni Il pulsante Stato, situato nella home page in alto a destra, dà evidenza delle eventuali attività non rilasciate. La barra orizzontale accanto al pulsante stato riporta lo stato di avanzamento della consuntivazione mensile. Nel caso di superamento del totale mensile di ore lavorabili ordinarie la barra si colora di rosso. La barra colorata verticale all interno delle caselle del calendario indica la presenza di un attività consuntivata. Tutte le attività di una commessa assumono lo stesso colore. Limitazioni e raccomandazioni Lingua. Sono supportate le lingue di navigazione italiano ed inglese. Browser. Si consiglia l utilizzo di Chrome. Al momento del rilascio non risultano controindicazioni all utilizzo di Firefox, Internet Explorer, Edge, Opera, Safari. Policies di rete. Restrizioni di policy sulle operazioni di rete (es. download di file in risposta dal gestionale) possono impedire il corretto funzionamento dell applicazione. In caso di problemi di sincronizzazione prima di contattare il Supporto effettuare un test utilizzando una connessione aperta (es. Internet key o tethering). Device. L applicazione è stata testata su PC e tablet >= 7 su s.o. Windows, ios e Android. Su schermi touchscreen non è al momento supportato il cambio di mese.