Gestione Elettronica Documentale

Transcript

1 Gestione Elettronica Documentale PER LE AZIENDE E I PROFESSIONISTI Servizi - Consulenza - Soluzioni Software

2 Premessa Il Gruppo Maggioli propone soluzioni e servizi per la conversione di documenti analogici in immagini digitali, ed il loro conseguente utilizzo tramite il sistema gestionale del Cliente, o tramite portale WEB; il tutto finalizzato al conseguimento di maggiore efficienza, efficacia ed economicità nei processi documentali. Il Gruppo Maggioli presenta i nuovi servizi di Gestione Elettronica Documentale, dedicati alle aziende che vogliono usufruire dei vantaggi della dematerializzazione dei documenti cartacei, cogliendo così una grande opportunità di risparmio ed efficienza. Specializzato nella progettazione, sviluppo ed organizzazione di sistemi di archiviazione e gestione documentale in outsourcing, il Gruppo Maggioli garantisce risultati di qualità grazie all utilizzo di personale specializzato, tecnologie avanzate e servizi integrati di archiviazione ottica e workflow. Grazie ai nostri servizi è possibile ridurre i tempi di ricerca dei documenti, semplificare le procedure interne acquisendo una maggiore efficienza operativa; contestualmente si possono ridurre i costi riducendo gli spazi ed il personale dedicati agli archivi, il tutto con la garanzia dei migliori livelli di sicurezza e riservatezza. SCHEMA DI APPLICAZIONE DI UN DOCUMENTO DIGITALE SISTEMI DI WORKFLOW & DOCUMENT MANAGEMENT GESTIONE FIRMA DIGITALE SOTTOSCRIZIONE DOCUMENTO DIGITALE TRASMISSIONE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA CONSERVAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

3 La normativa di riferimento Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Decreto Legislativo n. 235/2010 Nuovo CAD (Nuovo Codice Amministrazione Digitale) Agenzia delle Entrate 2010 Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari Circolare 6 dicembre 2006, n.36 dell Agenzia delle entrate Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Decreto Legislativo n. 82/2005 CAD (Codice Amministrazione Digitale) Circolare 19 ottobre 2005, n.45 dell Agenzia delle entrate Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n.5 Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n.52 riguardante l attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 del Ministero dell economia e delle finanze inerente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporti. Decreto ministeriale 17 maggio 2002, n. 127 del Ministero dell economia e delle finanze Regolamento recante disciplina delle modalità di pagamento dell imposta di bollo dovuta sulle domande, le denunce e gli atti che le accompagnano, presentate all Ufficio del registro delle imprese in via telematica, nonché la determinazione della nuova tariffa dell imposta di bollo dovuta su tali atti. Direttiva CEE 2001/115/CE del 20 dicembre 2001 che modifica la direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto. D.P.R. 5 ottobre 2001, n. 404 recante disposizioni in materia di utilizzo del servizio di collegamento telematico con l Agenzia delle entrate per la presentazione di documenti, atti e istanze previsti dalle disposizioni che disciplinano i singoli tributi nonché per ottenere certificazioni ed altri servizi connessi ad adempimenti fiscali. D.P.R. 18 agosto 2000, n. 308 concernente l utilizzazione di procedure telematiche per gli adempimenti tributari in materia di atti immobiliari. D.P.R. 22 luglio n. 322 recante modalità per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all imposta regionale sulle attività produttive e all imposta sul valore aggiunto, ai sensi dell articolo 3, comma 136, della legge 23 dicembre 1996, n. 662.

4 Servizi - Consulenza - Soluzioni Software SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE OTTICA Normalizzazione documenti ACQUISIZIONE DEI documenti (DOCUMENT CAPTURE) INDICIZZAZIONE (DATA CAPTURE) Estrazione documenti da fascicoli o raccoglitori Rimozione punti metallici, fermagli, piegatura Ripristino documenti danneggiati Organizzazione in lotti di lavorazione Riproduzione Digitale tramite scanner ad alte prestazioni Ottimizzazione, scontorno e raddrizzamento immagini Formati di acquisizione da A6 ad A0, sciolti e rilegati Modalità di ripresa a colori e B/N, fronte/retro Compressione PDF, PDF/A, TIF, JPG Riconoscimento caratteri, OCR Full Text, ICR, Form Processing, Barcode Data Entry professionale, verificato e corretto Abbinamento indici di ricerca aggiuntivi tramite file guida

5 SOLUZIONI SOFTWARE SERVIZI AGGIUNTIVI VALIDAZIONE E GESTIONE Controllo qualità e Validazione Restituzione degli originali cartacei Conservazione a lungo termine degli originali cartacei Riversamento su supporto ottico auto consultante Pubblicazione archivio su WEB Caricamento sistema gestionale del Cliente Workflow per automazione processi Document Management per la gestione documentale Content Management per la gestione di contenuti ed informazioni Conservazione Sostitutiva dei documenti digitali - Assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione - Consultazione On-Line dei documenti portati in Conservazione Sostitutiva Posta Elettronica Certificata Firma Digitale Marca Temporale N.B. I servizi di archiviazione ottica presentati nel depliant sono forniti dalla società ISS - Imaging System Service, società del Gruppo Maggioli -

6 Le fasi dei servizi I nostri servizi sono studiati da esperti di workflow & document management e dai migliori professionisti nel settore della logistica e dell archivistica, secondo metodologie di lavoro testate ed affidabili, personalizzate in base alle esigenze del committente. Queste metodologie consentono di ottenere risultati concreti, in grado di soddisfare le attese dei clienti di ogni dimensione. Normalizzazione documenti I documenti vengono estratti da fascicoli o da raccoglitori, vengono rimossi i punti metallici presenti ed eventualmente ripristinati i documenti danneggiati, strappati o in cattive condizioni. I documenti vengono divisi in lotti in base alla tipologia di lavorazione a cui devono essere sottoposti, se necessario possono essere utilizzate etichette codificate per l identificazione di inizio/fine di un nuovo documento/pratica. Al termine delle attività di riproduzione i documenti possono essere ricomposti nei fascicoli/raccoglitori iniziali o essere inseriti in scatole d archivio codificate per l avvio alla conservazione a lungo termine. ACQUISIZIONE DEI documenti (DOCUMENT CAPTURE) I documenti da digitalizzare, in base alla tipologia di lavorazione, vengono inviati alla fase di riproduzione digitale che prevede: Scansione documenti dal formato A6 al formato A3 tramite scanner rotativi ad alta velocità Riproduzione digitale in modalità solo fronte o fronte/retro con eliminazione automatica dei retri bianchi Scansione documenti dal formato A2 al formato A0 sia sciolti che rilegati Risoluzione in scansione da 200 dpi a 600 dpi in modalità Bianco/Nero, Toni di Grigio, Colore Salvataggio delle immagini digitali nei formati più diffusi: PDF, PDF/A, TIFF, JPEG. Durante ed al termine del processo di acquisizione, operatori specializzati effettuano il controllo della qualità delle immagini digitali prodotte e provvedono, qualora necessario, a ritrattare tutti i documenti che non soddisfano gli standard definiti. INDICIZZAZIONE (DATA CAPTURE) La fase di indicizzazione viene eseguita presso la nostra sede operativa utilizzando le migliori tecnologie software disponibili sul mercato per: OCR Riconoscimenti ottico dei caratteri del testo ICR Riconoscimento ottico caratteri manoscritti in box Lettura ottica documenti strutturati (chiavi di ricerca in posizioni fisse) Lettura ottica documenti non strutturati, (chiavi di ricerca in posizioni variabili) Lettura Barcode e codici OCR A/B e CMC7 Data Entry professionale corretto e verificato Gestione file guida per verifica dati e inserimento indici aggiuntivi.

7 VALIDAZIONE SOLUZIONI SOFTWARE La validazione prevede l esecuzione di tutti i riscontri previsti dalle procedure di qualità del processo di riproduzione digitale ed indicizzazione di documenti. Il processo di digitalizzazione prevede quotidiane verifiche di qualità basate su controlli automatici e manuali: Identificazione lotti di lavorazione a cui applicare le procedure automatiche di verifica Selezione dei campioni casuali in ogni lotto a cui applicare le procedure manuali di verifica Registrazione dei risultati delle verifiche ed eventuali azioni correttive Controllo chiavi di ricerca tramite doppia indicizzazione e verifica con file guida Validazione del processo di digitalizzazione ed indicizzazione. gestione Al termine delle attività di riproduzione digitale, le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca vengono salvati in appositi sistemi di storage per l avvio alla successiva gestione delle informazioni che possono prevedere: Riversamento immagini ed indici di ricerca su supporti ottici (CD/DVD) auto consultanti Ricomposizione dei documenti originali e restituzione al Cliente Avvio degli originali cartacei alla Conservazione a Lungo Termine Caricamento dei documenti digitali e degli indici nel sistema gestionale del Cliente Pubblicazione dei documenti digitali e degli indici in appositi portali in Asp per la consultazione dell archivio tramite WEB. La gestione delle informazioni, dei documenti e dei processi, rappresentano elementi essenziali per l ottimizzazione dei flussi comunicativi aziendali. Per utilizzare al meglio nel proprio contesto organizzativo strumenti quali firma digitale, posta certificata, gestione documentale, sito internet, ecc., il Gruppo Maggioli offre alle aziende soluzioni specifiche che consentono di avere un controllo totale di tutte le fasi di creazione, acquisizione, distribuzione, validazione, condivisione, ed archiviazione delle informazioni e dei documenti; garantendo sicurezza, autenticità, conservazione e salvaguardia dei dati in conformità alle normative di riferimento. La soluzione prevede l utilizzo di un sistema integrato di Document e Content Management che si presenta come una piattaforma modulare per monitorare ed eseguire in automatico i flussi di lavoro (workflow) di ogni processo documentale indipendentemente dalla sua complessità. L utilizzo del sistema e l accesso alle informazioni è semplice ed intuitivo. Tutte le informazioni possono essere certificate con l apposizione della Firma Digitale e sono rigorosamente protette da qualsiasi possibile accesso non autorizzato.

8 Servizi aggiuntivi Competenza, efficienza e passione sono gli ingredienti che hanno permesso al Gruppo Maggioli di crescere nel tempo, ampliando i propri orizzonti operativi anche alla consulenza, all informatica ed ai servizi. È proprio nel desiderio di raggiungere sempre nuovi obiettivi che si riflette la partnership con InfoCert. Una sinergia strategica tra due marchi eccellenti nel proprio settore, nata per offrire soluzioni in grado di ottimizzare i processi informativi all interno di organizzazione complesse e per indicare alle aziende la via per allinearsi alle disposizioni previste dal nuovo Codice della P.A. digitale. Una vera rivoluzione informatica che pone particolare attenzione alla nuova disciplina dei diritti all uso delle tecnologie I.C.T. e al nuovo regime di scambio di informazioni con la Pubblica Amministrazione Centrale e Locale. SERVIZI AGGIUNTIVI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il servizio di Conservazione Sostitutiva garantisce nel tempo l integrità e la leggibilità dei documenti informatici nel pieno rispetto della normativa vigente, con la possibilità di delegare al Gruppo Maggioli la responsabilità della conservazione e dello storage a lungo termine dei documenti. Il servizio è fruibile in modalità ASP e permette di conservare, ed esibire i documenti inviati in conservazione direttamente tramite portale web e può inoltre integrarsi al meglio con eventuali sistemi di gestione Documentale già in uso presso il Cliente. Il servizio di conservazione sostitutiva consente di ridurre drasticamente tutti i costi relativi agli archivi (spazi, personale dedicato, gestione, ecc.) Esempi di documenti che si possono Conservare in modalità Sostitutiva: Fatture attive e passive Libro unico del Lavoro Registri e Libri Contabili Contratti e Ordini Documenti di trasporto Corrispondenza in e out.

9 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Il servizio di Posta Elettronica Certificata offerto è in grado di garantire che un messaggio di posta elettronica arrivi integro al destinatario, certificando l avvenuta spedizione attestando data, ora di spedizione e consegna. La ricevuta di consegna certifica il contenuto integrale del messaggio recapitato e degli eventuali allegati. La posta Elettronica Certificata garantisce: Risparmi consistenti rispetto ai costi di invio delle Raccomandate Una maggiore efficienza dovuta all eliminazione della carta Eliminazione delle attese allo sportello postale Maggiore rapidità nei tempi di consegna Accesso sicuro alla web mail con certificato di autenticazione ospitato nella smart card Antivirus aggiornato più volte al giorno Possibilità di firmare digitalmente i messaggi direttamente da WEB Semplice integrazione con altri sistemi grazie all utilizzo di protocolli standard. FIRMA DIGITALE La Firma Digitale è l equivalente elettronico di una firma apposta su carta e ne assume lo stesso valore legale. Associata al documenti informatico, lo arricchisce di informazioni che attestano con certezza l integrità, l autenticità e la non ripudiabilità dello stesso. La firma digitale per offrire queste garanzie utilizza un sistema di chiavi crittografiche correlate fra loro, una pubblica e una privata, che consentono al titolare e al destinatario di rendere manifesta e verifica la provenienza e l integrità di uno o più documenti informatici. La firma digitale ed i servizi correlati consentono di: Firmare e Marcare temporalmente un documento informatico attribuendogli valore legale Firmare e crittografare un messaggio di posta elettronica Farsi riconoscere all accesso di un sito sicuro Concludere contratti on-line con pieno valore legale Partecipare a gare pubbliche Effettuare su WEB transazioni economiche sicure Colloquiare con tutta la Pubblica Amministrazione. MARCA TEMPORALE La marca temporale è una sequenza di caratteri contenenti una data ed un orario preciso, generata da una Time Stamping Authority (TSA), terza parte fidata. Un file marcato temporalmente ha estensione.m7m: al suo interno contiene il documento del quale si è chiesta la validazione temporale. La TSA è sincronizzata con il segnale emesso dall Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica di Torino, massima autorità italiana nel settore. La marcatura temporale consente di datare in modo certo un documento rendendo opponibile a terzi.

10 maggio 2011 Servizio clienti: tel fax Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) Servizi - Consulenza - Soluzioni Software