Centro sportivo Goal. Manuale d uso. Commento guidato sulle principali funzionalità del programma

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1 Centro sportivo Goal Manuale d uso Commento guidato sulle principali funzionalità del programma

2 Indice 1. Presentazione Sito Internet Pagina principale Dove siamo Fotografie Tariffe Inserimento di una prenotazione Contattaci Area Riservata Inserimento di una prenotazione Mappa delle prenotazioni Dettagli di una prenotazione Eliminazione di una prenotazione Ricerca delle prenotazioni Modifica del tariffario Opzioni Uscita dall Area Riservata Consigli d uso Note

3 1. Presentazione Goal è un potente e intuitivo programma di gestione per impianti e centri sportivi che permette all utente di svolgere in modo estremamente rapido e semplice le normali operazioni di amministrazione. Con Goal sono sufficienti pochi clic per inserire prenotazioni relative alle varie strutture, ricercare, visualizzare, modificare o eliminare prenotazioni già esistenti, gestire i dati anagrafici dei clienti e pubblicizzare su Internet la propria attività. 2. Sito Internet Il programma si presenta come un sito web accessibile a chiunque e dalla grafica accattivante, nel quale è però integrata un area riservata al gestore dell impianto e dedicata a tutte le funzionalità di amministrazione avanzata e gestione delle prenotazioni. I paragrafi seguenti sono dedicati alla descrizione del sito web e di tutte le aree visitabili da qualsiasi utente, mentre nel capitolo 3 ci si occuperà dell analisi del gestionale vero e proprio, riservato all amministratore dell impianto Pagina principale La pagina principale, così come ogni altra pagina, presenta l intestazione del sito (che può essere personalizzata in base al logo e ai dati del centro sportivo) e una barra dei menù dalla quale sono richiamabili tutte le altre sezioni del sito stesso. Inoltre, in questa pagina è possibile collocare una descrizione personalizzata dell impianto, una breve storia, un elenco delle strutture disponibili e qualunque altra informazione si ritenga utile a presentare e pubblicizzare l attività. 3

4 2.2. Dove siamo Nella pagina Dove siamo è visualizzata una mappa stradale interattiva dell area in cui si trova l impianto sportivo. Cliccando con il mouse sugli appositi simboli di tale mappa, sarà possibile aumentarne o diminuirne la risoluzione (passando dalla vista più ampia della regione e della provincia in cui è sito il centro sportivo alla vista più dettagliata del singolo isolato e della singola via). È possibile accompagnare la mappa con una descrizione testuale delle indicazioni stradali utili a raggiungere l impianto partendo da un particolare punto di riferimento di facile individuazione (stazione ferroviaria, casello o svincolo autostradale, particolare via o quartiere, eccetera). Cliccando, infine, sull apposito link evidenziato anche in figura, è possibile ottenere una versione ingrandita e stampabile della mappa in questione Fotografie La pagina delle fotografie contiene tutte le immagini significative relative all impianto sportivo, alle varie attrezzature e strutture, ai campi utilizzati per i singoli sport, ai tornei e agli eventi organizzati. 4

5 È possibile personalizzare totalmente questa sezione e inserire qualsiasi altro tipo di immagine atta a valorizzare e pubblicizzare il centro sportivo, le sue caratteristiche e le sue doti. Cliccando su ciascuna fotografia, è possibile vederne una versione ingrandita e proseguire nello scorrimento dell album scegliendo di visualizzare in successione tutte le immagini precedenti e successive a quella al momento mostrata a video Tariffe La pagina dedicata alle tariffe si presenta come una tabella riepilogativa di tutte le singole strutture e attrezzature soggette a prenotazione, ciascuna delle quali è accompagnata dal prezzo orario da pagare per il suo utilizzo. Sul tariffario visualizzato in questa pagina si basano tutti i calcoli relativi ai costi delle prenotazioni che verranno effettuate dagli utenti del sito o dallo stesso gestore (per i dettagli relativi a queste funzioni, si rimanda al paragrafo 2.5); nel caso in cui il gestore apporti aggiornamenti e modifiche al listino dei prezzi (funzione descritta nel paragrafo 3.4), tali modifiche non si ripercuoteranno sul- 5

6 le prenotazioni già esistenti ma avranno effetto solo su quelle effettuate dal momento in cui si è e- seguito l aggiornamento dei prezzi in poi Inserimento di una prenotazione La pagina delle prenotazioni, della quale viene riportato uno stralcio nella figura seguente, consiste in una serie di tabelle relative alle singole strutture e attrezzature soggette a prenotazione. Ogni tabella presenta: in colonna i singoli giorni della settimana corrente; in riga le fasce orarie (della durata di mezz ora ciascuna ed eventualmente diverse a seconda delle singole strutture o attrezzature soggette e prenotazione) in cui è possibile effettuare una prenotazione; all incrocio di ogni riga con ogni colonna la situazione nel determinato orario e nel determinato giorno della struttura a cui si riferisce la tabella stessa. In particolare, ciascun incrocio di riga e colonna può apparire in una e una sola delle seguenti forme: casella di sfondo rosso accompagnata dalla scritta Occupato se la relativa struttura è già soggetta a una prenotazione nella determinata fascia oraria del determinato giorno; casella di sfondo verde accompagnata da un quadratino cliccabile e selezionabile se la relativa struttura è ancora libera nella determinata fascia oraria del determinato giorno; casella di sfondo verde accompagnata da un quadratino non più cliccabile e non più selezionabile se la relativa struttura è sì libera nella determinata fascia oraria del determinato giorno, ma l orario o il giorno in questione sono già passati. 6

7 È possibile effettuare una o più prenotazioni relative alla settimana visualizzata a video selezionando con un segno di spunta una o più combinazioni di strutture, orari e giorni ancora disponibili. Nella parte finale della pagina sono presenti un pulsante Calcola il preventivo che permette di continuare con la prenotazione e un menù a tendina Seleziona un periodo diverso che consente di selezionare un altra settimana nell arco di tempo che comprende automaticamente 52 settimane a partire da quella in corso. Cliccando sul pulsante Calcola il preventivo si accede a una nuova schermata che riepilogherà i dettagli delle prenotazioni che si è deciso di effettuare e i costi relativi a ciascuna di queste. Solamente compilando gli appositi campi relativi ai dati personali dell utente sarà possibile permettere all applicazione di registrare la prenotazione e di contrassegnare come occupate nelle varie fasce orarie le strutture precedentemente selezionate. Nel caso in cui non si compilino i suddetti campi, le prenotazioni non verranno effettuate e il compito dell applicazione si limiterà al solo calcolo del preventivo. Al momento della conferma della prenotazione verranno registrati i dati del cliente, gli orari, i giorni e le strutture oggetto della prenotazione ed eventuali note, appunti, richieste o commenti scritti dal cliente. Verrà inoltre inviata automaticamente per posta elettronica al gestore dell impianto sportivo una notifica dell avvenuta prenotazione, con riportati tutti i dettagli relativi a questa. 7

8 2.6. Contattaci La pagina dei contatti permette all utente del sito di sottoporre qualunque tipo di domanda, richiesta, consiglio o commento all attenzione dello staff dell impianto sportivo. Inserendo il proprio indirizzo di posta elettronica, l oggetto della richiesta e il relativo testo e premendo il pulsante Invia la mail, l utente darà modo all applicazione di generare automaticamente un messaggio di posta elettronica che verrà inviato immediatamente agli indirizzi di uno o più responsabili. Nella parte finale di tutte le pagine del sito, inoltre, è presente l indirizzo di posta elettronica di riferimento del centro sportivo: con un semplice clic su tale indirizzo è in ogni momento possibile inviare ai responsabili un messaggio di posta elettronica totalmente personalizzato (a patto che sia installato e correttamente configurato sul proprio computer uno degli appositi programmi in grado di svolgere queste operazioni). 8

9 3. Area Riservata 9

10 L utilizzo di questa sezione del sito web (contenente la vera e propria parte gestionale di tutta l applicazione) è riservato a un amministratore, il quale possiede un nome-utente e una password che gli permettono l ingresso nell area riservata. Il ruolo di amministratore può essere assunto anche da più persone contemporaneamente, a patto che siano tutte a conoscenza del nome-utente e della password di accesso. È possibile assegnare a tutti gli amministratori un unica password o creare una singola password strettamente personale per ognuno di questi. Una volta inseriti correttamente il nome-utente e la password, si arriva a visualizzare il menù principale dell area riservata, dal quale è possibile svolgere tutte le operazioni di gestione delle prenotazioni (inserimento, ricerca, cancellazione, nonché visualizzazione della mappa delle prenotazioni già registrate), di aggiornamento del tariffario e di modifica delle opzioni del sito Inserimento di una prenotazione L inserimento di una prenotazione da parte del gestore dell impianto sportivo avviene esattamente come l inserimento di una prenotazione da parte di un semplice utente del sito. Pertanto, per la descrizione dettagliata del suo funzionamento si rimanda al paragrafo 2.5, di cui si è già trattato in precedenza Mappa delle prenotazioni La mappa delle prenotazioni, della quale viene riportato uno stralcio nella figura seguente, consiste in una serie di tabelle relative alle singole strutture e attrezzature soggette a prenotazione, simile alla 10

11 serie di tabelle della pagina dedicata all inserimento di una prenotazione già descritta al paragrafo 2.5. Ogni tabella presenta: in colonna i singoli giorni della settimana corrente; in riga le fasce orarie (della durata di mezz ora ciascuna ed eventualmente diverse a seconda delle singole strutture o attrezzature soggette e prenotazione) in cui è o è stato possibile effettuare una prenotazione; all incrocio di ogni riga con ogni colonna la situazione nel determinato orario e nel determinato giorno della struttura a cui si riferisce la tabella stessa. In particolare, ciascun incrocio di riga e colonna può apparire in una e una sola delle seguenti forme: casella di sfondo rosso accompagnata dai simboli della lente d ingrandimento e della croce (grazie a cui è possibile, rispettivamente, visualizzare i dettagli della prenotazione associata o cancellarla) se la relativa struttura è già soggetta a una prenotazione nella determinata fascia oraria del determinato giorno; casella di sfondo verde accompagnata dalla scritta Libero se la relativa struttura è libera nella determinata fascia oraria del determinato giorno. 11

12 Nella parte finale della pagina è presente un menù a tendina Seleziona un periodo diverso che consente di selezionare un altra settimana nell arco di tempo che va dalla data in cui si è stabilito a tavolino di iniziare a gestire le prenotazioni tramite l applicazione Goal (per esempio, 1 Gennaio 2007) alla data che avrà corso al passare di 52 settimane a partire da quella attuale Dettagli di una prenotazione Cliccando sul simbolo della lente d ingrandimento relativo a una prenotazione, è possibile visualizzarne i dettagli. In particolare, vengono riepilogati i dati del cliente (nome, cognome, numero di telefono, eventuale indirizzo di posta elettronica), i dati specifici della prenotazione (struttura prenotata, giorno e fascia oraria), le eventuali note, il costo e lo stato del pagamento. Un pagamento non ancora effettuato viene evidenziato in rosso; un pagamento già effettuato viene evidenziato in verde. È possibile cambiare lo stato di un pagamento (da non pagato a pagato, ma anche viceversa) semplicemente selezionando una delle voci Sì/No dall apposito menù a tendina che accompagna appunto la voce Pagato. 12

13 Eliminazione di una prenotazione Cliccando sul simbolo della croce relativo a una prenotazione (o sul pulsante Elimina la prenotazione nel caso in cui già se ne stiano visualizzando i dettagli), è possibile procedere alla definitiva cancellazione della prenotazione scelta. Nel caso in cui una prenotazione venga eliminata, resteranno presenti in archivio i dati relativi al cliente nel solo caso in cui a questi corrispondano una o più altre prenotazioni. Se, al contrario, vengono eliminate tutte le prenotazioni relative a un cliente, saranno automaticamente e definitivamente cancellati anche i suoi dati. Poiché, una volta cancellata, una prenotazione non può essere recuperata, durante la procedura di eliminazione viene sempre per sicurezza chiesta conferma di quello che si sta compiendo. È possibile disabilitare l apparizione di questi messaggi cambiando le opzioni del sito, come verrà descritto nel paragrafo Ricerca delle prenotazioni È possibile effettuare una ricerca nell archivio di tutte le prenotazioni in base ai seguenti criteri: nome e cognome del cliente; struttura o attrezzatura prenotata; data o periodo; stato del pagamento. 13

14 Nel caso in cui vengano selezionati più parametri di ricerca, verranno riportate fra i risultati solo le prenotazioni che rispondano contemporaneamente a tutti questi parametri. Se, per esempio, si ricer- 14

15 cano le prenotazioni relative al signor Rossi e al mese scorso, non verranno visualizzate quelle relative al signor Rossi e al mese attuale, o quelle relative al mese scorso e al signor Verdi, e così via. Se non si compila nessuno dei campi specifici di ricerca, verranno visualizzate tutte le prenotazioni presenti in archivio. È inoltre possibile scegliere se visualizzare i risultati in ordine alfabetico (del cognome del cliente), in ordine cronologico o suddivisi per struttura prenotata. Per ciascuna prenotazione viene visualizzato lo stato del pagamento (evidenziato in rosso se non ancora effettuato, in verde se già effettuato), modificabile tramite l apposito menù a tendina. Ogni singola prenotazione trovata può essere visualizzata nei dettagli o eliminata con le stesse modalità descritte nei paragrafi e Modifica del tariffario La pagina dedicata alla modifica delle tariffe si presenta come una tabella riepilogativa di tutte le singole strutture e attrezzature soggette a prenotazione, ciascuna delle quali è accompagnata dal prezzo orario da pagare per il suo utilizzo. Nel caso in cui il gestore apporti aggiornamenti e modifiche al listino dei prezzi, tali modifiche non si ripercuoteranno sulle prenotazioni già esistenti ma avranno effetto solo su quelle effettuate dal momento in cui si è eseguito l aggiornamento dei prezzi in poi. 15

16 3.5. Opzioni In questa sezione è possibile con pochi clic del mouse modificare alcune opzioni relative al funzionamento del sito web e dell applicazione. In particolare, si possono abilitare o disabilitare la richiesta di conferma dell eliminazione di una prenotazione e l invio via posta elettronica di un messaggio di notifica dell effettuazione di una nuova prenotazione. Inoltre, si può stabilire con quale giorno della settimana far iniziare le tabelle e le mappe relative alle prenotazioni (si vedano, in merito, i paragrafi 2.5 e 3.2). È infine possibile stabilire il tempo di durata massima di accesso all area riservata, alla scadenza del quale verranno di nuovo chiesti il nome-utente e la password per continuare le operazioni di gestione da parte dell amministratore. Si consiglia di selezionare un tempo relativamente basso nel caso in cui si operi da un computer pubblico (o comunque condiviso con altre persone non amministratrici) e si tenda a lasciare aperta per volontà o per dimenticanza una sessione di lavoro riguardante l area riservata Uscita dall Area Riservata La funzione di uscita permette di chiudere la sessione di lavoro. Quando una sessione viene chiusa, nessuna operazione di gestione può essere compiuta se prima non verranno inseriti di nuovo il nome-utente e la password. Tutto il resto del sito (ovvero ogni parte trattata e descritta nel capitolo 2) resterà sempre accessibile a chiunque anche una volta che è stata chiusa la sessione di lavoro. 16

17 4. Consigli d uso Ogni schermata del programma può essere stampata come una normale pagina web. Si consiglia di controllare le impostazioni della stampa (ovvero ampiezza dei margini, dimensione dei caratteri rispetto al foglio e orientamento della pagina) prima che essa sia lanciata. Inoltre, è consigliato utilizzare il browser Firefox al posto di Internet Explorer per la stampa di pagine contenenti tabelle, in quanto quest ultimo browser presenta al momento un limite strutturale a causa del quale le celle che per dimensione non riescono a stare interamente in una pagina subiscono una pessima resa grafica. È opportuno, infine, non utilizzare i pulsanti Avanti e Indietro del browser e non aprire contemporaneamente più finestre del programma, al fine di evitare inconsistenza dei dati (per esempio, una prenotazione appena inserita può non essere presa in considerazione da una seconda finestra dello stesso programma, quando questa era stata aperta prima dell inserimento della prenotazione stessa). 5. Note Per la creazione di questo programma abbiamo cercato di attenerci il più possibile a una realtà verosimile in grado di simulare il funzionamento oggettivo di un impianto sportivo. Tuttavia, poiché non esiste uno standard fisso ma al contrario ciascun centro sportivo realmente esistente adotta una propria politica, ogni singola funzionalità del nostro programma può essere riconcepita e totalmente riadattata a seconda delle specifiche esigenze del committente. 17