MANUALE PERSONALIZZAZIONE STAMPE PROGRAMMI ARGO DEL 12/05/2008

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1 MANUALE PERSONALIZZAZIONE STAMPE PROGRAMMI ARGO DEL 12/05/2008 Tutti i nominativi riportati in questo documento sono inventati e non riconducibili a nessuna persona realmente esistente (in ottemperanza alle norme previste dal D. L.vo 196/2003 Legge sulla Privacy). Le parti di testo riportate in rosso, grassetto, sottolineato, corsivo sono nuove rispetto alla precedente versione della Guida (per meglio individuare le novità apportate dall attuale aggiornamento del programma). Riportiamo in questo manuale le modalità operative per procedere alla personalizzazione delle Stampe comuni a tutti i Programmi Argo. Stampe Elenchi configurabili o Personalizzazione elenchi: all interno della finestra Personalizzazione elenchi, che si attiva da questa procedura, è possibile utilizzare le icone poste sulla barra degli strumenti che consentono di Creare un nuovo elenco o Selezionare un elenco già esistente. Per procedere con la personalizzazione dell elenco si possono utilizzare le seguenti funzioni: Seleziona campi: consente di aggiungere delle colonne nuove scegliendole dall elenco che viene visualizzato nella finestra Lista colonne. In questa finestra, posizionandosi sulla singola tipologia di colonna, automaticamente sulla parte destra si visualizzano gli elementi che si possono inserire; le variabili in rosso evidenziano i dati già presenti nell elenco. Nel caso in cui si scelga una nuova colonna, ad esempio il CAP, saranno aggiunte, a seguire, l intestazione del campo e il dato da riportare, rispettivamente nell area dell intestazione stampa e delle colonne della stampa. L intestazione e il dato da riportare sono assolutamente svincolati tra loro e si può indistintamente eliminare l uno o l altro elemento; Aggiungi testo, Aggiungi rettangolo, Aggiungi linea: queste voci consentono di abbellire graficamente la stampa; il programma aggiunge gli elementi scelti nel riquadro relativo all intestazione della stampa, toccherà poi all utente trascinare l oggetto nella posizione desiderata; 1

2 E possibile, inoltre, inserire degli oggetti a fine pagina (in questo caso verrà riportato alla fine di ogni pagina) o a fine stampa (nel qual caso verrà riportato solo nell ultima pagina). Per far ciò è necessario prima allargare l area interessata (con il mouse), richiamare l oggetto desiderato (che verrà inserito nell area intestazione stampa) e trascinarlo nell area sulla quale si vuole il riporto; Creato l elenco si potrà procedere al suo salvataggio, cliccando sull icona Salva ed assegnando un nome ed un commento all elenco. o Stampa elenchi: 2

3 l utente può selezionare dall apposita finestra il tipo di elenco, creato con la procedura precedente, di cui vuole ottenere la stampa. Si visualizzerà un anteprima di stampa, con tutti i dati, dove cliccando sull icona Ordinamento e filtro si aprirà una finestra tramite la quale l utente ha la possibilità di decidere quali elementi riportare nella stampa ed in che ordine devono essere riportati. Nella parte alta della finestra l utente potrà definire l Ordinamento degli elementi da riportare nella stampa trascinandoli con il mouse sul pannello di destra. Un esempio d uso di tale funzione può essere dato dalla necessità di sviluppare una graduatoria per data di nascita e per merito (voto di diploma). In tal caso bisognerà procedere dapprima con il trascinamento dal riquadro di destra a quello di sinistra di tutte le voci presenti (così da pulire il riquadro Ordinamento), 3

4 si procede quindi con il trascinamento dal pannello di sinistra (Colonne disponibili) al riquadro di destra degli elementi da considerare (nel nostro esempio data di nascita e voto di diploma). La casella Ascendente produrrà lo sviluppo dell elenco in modo crescente o decrescente. Il filtro può essere costruito nel riquadro inferiore in due modi diversi: importando i vari elementi tramite i pulsanti freccia in basso legandoli con delle relazioni logiche ed infine cliccando su Genera filtro; impostando direttamente l istruzione SQL nel riquadro in basso (solo per utenti esperti); Un esempio d uso di tale funzione può essere dato dalla necessità di riportare in stampa i soli alunni di sesso femminile. Per far questo sarà sufficiente ricercare nel campo Colonne la voce Sesso, abilitare nel campo Operatori il simbolo =, nel campo Valori la F e cliccare sul pulsante Genera filtro. Cliccando infine sul pulsante OK noteremo come dall elenco saranno scomparsi gli alunni di sesso maschile e l ordinamento degli alunni restanti sarà mutato Prima del filtro e dell ordinamento Dopo il filtro e l ordinamento Altro esempio: supponiamo di volere riportare sull elenco gli alunni di sesso maschile con il cognome che inizia con B. Occorre scegliere la colonna Cognome, l operatore Inizia, il valore B, la condizione E, la colonna Sesso, l operatore = ed il valore M; quindi cliccare sui pulsanti Genera filtro e OK. Per creare il filtro manualmente bisogna attivare il flag Modifica filtro manualmente e poi immettere: left (cognome, 1 )= B And sesso = M. Facciamo un altro esempio: alunni il cui cognome inizia con B o con C. 4

5 Scegliere la colonna Cognome, l operatore Inizia, il valore B, la condizione O, la colonna Cognome, l operatore Inizia, il valore C; cliccare sui pulsanti Genera filtro e OK. Per creare il filtro manualmente attivare il flag Modifica filtro manualmente e poi immettere left (cognome,1) = B or left (cognome,1) = C. Se s intende utilizzare lo stesso ordinamento o filtro in un successivo momento si potranno salvare tali impostazioni le scegliendo l opzione Salva. Supponiamo per esempio di aver bisogno spesso di filtrare gli elenchi per i cittadini stranieri; dopo aver definito il filtro scegliendo la colonna Cittadinanza, l operatore < > (ovvero diverso), il valore ITALIANA, cliccando sul pulsante Salva sarà possibile salvare il filtro con un nome che dunque sarà richiamabile successivamente per altri elenchi cliccando sul pulsante Apri Dopo avere chiuso la finestra corrente e cliccato sull icona di Stampa, il programma produrrà la stampa dell elenco con le caratteristiche relative al filtro precedentemente generato. ESPORTAZIONE DATI IN FORMATO EXCEL Un altra funzione, attivabile tramite l icona Esporta Dati, consente all utente di esportare i dati in diversi formati (txt ovvero file di testo, xls ovvero foglio Excel, dbf ovvero file dbase, wks ovvero file Works) ed utilizzarli quando servono. A prescindere dai dati previsti nell elenco, si apre una schermata che permette di selezionare i dati da estrarre: nel nostro esempio per l elenco sono stati previsti in stampa i dati Alunno, CAP e Classe estesa, 5

6 ma se avessi necessità di esportare anche i campi Cittadinanza ed Altro telefono sarà sufficiente selezionarli. Infine in alcuni programmi (Argo Alunni) è presente anche la funzione Selezione manuale che permette di selezionare dall elenco solo alcuni alunni e pertanto escludere gli altri; Etichette: questa procedura serve per il riporto dei dati su etichette autoadesive di qualunque formato. Il programma prevede già al suo interno i formati delle etichette comunemente utilizzate ma consente anche la personalizzazione del formato su cui si vuole stampare. Facciamo un esempio: supponiamo di voler stampare su un formato di etichette poste su fogli singoli di formato A4, contenenti 3 etichette per riga ed 8 per colonna e che ogni etichetta sia larga 6,901 cm ed alta 3,701 cm. 6

7 Per ottenere tutto ciò è sufficiente cliccare sull icona Personalizza etichetta e riempire i campi della finestra secondo la figura riportata a fianco, cliccare sui pulsanti OK e Salva. Pertanto una volta selezionai i campi che si vuole compaiano nell etichetta (seguendo le note viste in precedenza per la realizzazione degli Elenchi configurabili) ed aver stabilito il formato sarà possibile stampare le nuove etichette così realizzate. 7

8 Altro Personalizza intestazione: permette di personalizzare l intestazione del foglio per tutte le stampe di elenchi. Gli elementi fissi sono quelli relativi all Intestazione della scuola, al Nome della scuola e alla Città. Non possono essere eliminati, ma si può modificarne la dimensione, il font da utilizzare, la posizione nel foglio. Si può aggiungere qualunque elemento utilizzando le icone disponibili sulla barra degli strumenti; cliccando sul pulsante freccia in basso si visualizzano gli elementi che è possibile aggiungere: Aggiunge colonna, Aggiunge testo, Aggiunge rettangolo, Aggiunge linea. La prima serve per scegliere i dati da includere nell elenco (telefono, indirizzi, codice fiscale, etc.), mentre le altre tre voci consentono di abbellire graficamente la stampa (nel caso dell aggiunta di testo libero il programma aggiunge un testo generico [text] che può essere personalizzato e poi collocato nella posizione desiderata). Il programma aggiunge gli elementi scelti nel riquadro relativo all intestazione della stampa; toccherà poi all utente trascinare l oggetto nella posizione desiderata (a tal scopo è sufficiente selezionare con il tasto sinistro del mouse l oggetto poi, tenendo premuto il tasto, spostarlo sulla posizione desiderata). L icona Ripristina originale permette di ripristinare l intestazione originale del foglio mentre l icona Cancella elimina gli inserimenti effettuati. Richiamando dalla tabella degli oggetti inseribili la colonna immagine, sarà introdotto il logo della Repubblica Italiana. E possibile comunque al suo posto inserire il Logo della scuola: è sufficiente modificare o sostituire il file LogoScuola.bmp (l immagine deve essere monocromatica e in formato Bitmap) all interno della cartella del programma (esempio Argo\Alunni); Personalizzazione documenti: con questa funzione il programma offre la possibilità di personalizzare gli stampati che è in grado di produrre. Una volta attivata la procedura si visualizza la finestra Personalizzazione Documenti che prevede funzioni avanzate di video scrittura. L icona Modifica documento consente di aprire il documento selezionato per effettuare le modifiche desiderate (attivabile anche con un doppio clic sul documento stesso) mentre l icona Modifica descrizione, attiva solamente per alcuni documenti, consente di personalizzare la descrizione del documento stesso. Di particolare importanza è il modello Personalizzazione intestazione, richiamabile cliccando sulla scritta Documenti poiché contiene l impostazione dell intestazione del foglio. Per quanto riguarda 8

9 l intestazione dei Documenti e dei vari stampati personalizzabili, si ha disponibile un area maggiore della pagina rispetto all analoga procedura di personalizzazione degli elenchi (circa 1/5 dell intera pagina; per gli elenchi è di circa 1/10). Oltre alla possibilità di inserire elementi fissi (tramite Inserisci + Variabile oppure tramite il tasto di scelta rapida F9 o cliccando sull icona Inserisci variabile), si può integrare con l immissione libera di parti di testo, come con un programma di videoscrittura. Il programma evidenzia le variabili (racchiuse tra apici e di colore azzurro) e le distingue dalle parti fisse, che possono essere immesse liberamente e che poi sono riprodotte così come vengono visualizzate. Struttura dei testi personalizzabili: si può idealmente suddividere ciascun testo personalizzabile in due parti: o una parte fissa (che viene riprodotta fedelmente dal programma); o una parte variabile, costituita da elementi appunto variabili, che verranno sostituiti dal programma, in fase di stampa, con i dati delle variabili selezionate. Le variabili sono già precostituite, nel senso che non se ne possono inventare di nuove, e possono essere inserite in qualunque parte del testo in un modo estremamente semplice. Basta infatti posizionarsi sulla posizione del testo in cui si vuole aggiungere la variabile (con il mouse o con le frecce cursore), richiamare con Inserisci Variabile o il tasto F9 o cliccando sull icona Inserisci variabile la relativa tabella, portarsi sulla variabile desiderata e confermare con il pulsante Invio o cliccare sul pulsante OK. Occorre memorizzare le modifiche apportate al testo facendo clic sull apposita icona 9 Salva; o sono attive le funzioni di Taglia/Copia/Incolla che consentono di memorizzare un testo per poi duplicarlo o copiarne sol o una parte all interno di un altro documento; o Carattere: si può cambiare impostazione del carattere, sia per la parte fissa che per le variabili e modificare font e dimensioni ; o Paragrafo e interlinea: dopo aver memorizzato un paragrafo si può attivare la funzione di allineamento a destra, a sinistra, o le funzioni che permettono di centrare o giustificare il testo. L altezza dell interlinea del paragrafo è personalizzabile da Formato + Paragrafo; o Cancellazione: per cancellare una parola si può utilizzare il tasto Canc oppure tramite la funzione Taglia, dopo averla selezionata; per eliminare una variabile dal testo è necessario cliccarci sopra con il mouse e successivamente cliccare sull icona Cancella; o Tabelle: l utente può inserire le griglie per l incolonnamento dei dati (è indispensabile se si vuole il riporto dei dati in una posizione ben determinata della stampa) cliccando sull apposita icona Inserisci tabella. La griglia potrà essere ridimensionata anche in un secondo momento. E possibile inserire bordi e rendere attive le griglie che in fase di stampa non verrebbero riportate ; o Esistono, inoltre, altre funzionalità attivabili solamente dalla riga dei menu, che consentono di migliorare l aspetto del testo quali la possibilità di predisporre modelli su formati di carta diversi dall A4; per far ciò è sufficiente selezionare File + Imposta pagina all interno del documento da

10 personalizzare, accertarsi che sia attiva una stampante che prevede l impostazione della pagina in formati diversi dall A4, selezionare il formato desiderato, confermare e quindi salvare il documento. Segue un esempio di Intestazione: Si può agire liberamente sul corpo del testo (variabili e parte fissa), scegliendo un font diverso, modificando le dimensioni, la collocazione, ecc.; l intestazione delle stampe può quindi essere realizzata in molteplici modi. Segue un altro esempio: E possibile inoltre inserire immagini grafiche e questo vi permette di accantonare definitivamente la carta intestata, in quanto questa sarà prodotta dal programma, contestualmente alla stampa. In taluni casi, ove cioè occorre inquadrare in un certo modo i dati da stampare, e opportuno costruire una griglia (tramite Tabella + Inserisci o l icona Inserisci tabella) ed inserire in questa i vari elementi. Un esempio può essere nel caso in cui si voglia riportare in stampa il logo delle Repubblica Italiana e quello della scuola (magari associato al logo della certificazione di qualità, o di una sperimentazione o progetto didattico, ecc.): L operazione è semplice. Occorre: a) avviare la funzione Tabella + Inserisci + Tabella (o cliccare sull icona Inserisci tabella) (1); b) specificare quante righe e quante colonne occorrono (nell esempio su riportato sono necessarie tre colonne, una riga); c) allargare o restringere le colonne in base alla necessità, spostando i corrispondenti marcatori (2); 10

11 d) selezionare i vari elementi grafici e testuali e portarli in memoria con la funzione Ctrl + C (possono essere prelevati anche da Word, MsPaint, ecc.); e) cliccare col mouse sul punto in cui va riportato l oggetto memorizzato (variabile, testo o immagine); f) incollare l oggetto con la funzione Ctrl + V e correggerne le dimensioni, se necessario. Per cancellare eventuali immagini duplicate basta selezionarle e premere il tasto Canc (lo stesso vale per il testo immesso da tastiera). La cancellazione delle variabili può essere fatta esclusivamente cliccando sull icona Cancella (3), dopo averle selezionate cliccandovi sopra una volta. Le variabili vanno comunque prelevate dall apposita tabella; si ricorda che il programma prevede come obbligatorie le seguenti variabili (altrimenti non permette il salvataggio): a) <XINTESTAZIONE>: intestazione della scuola; b) <XNOME_INTEST>: intitolazione della scuola; c) <XCITTA_INTEST>: città. 11

12 FAQ Domanda Vorrei creare un nuovo modello. Come posso farlo partendo dalla copia di uno già esistente? Risposta Il programma consente di modificare o personalizzare la modulistica tramite la procedura Altro + Personalizza modelli. E' necessario scegliere l'area su cui si desidera intervenire, selezionare con doppio click il modello da copiare, cliccare su Seleziona tutto, quindi su Copia ed infine sul pulsante Esci. Completata questa prima fase ci si deve posizionare su uno dei modelli personalizzabili ed aprirlo con doppio click, cliccare sul pulsante Incolla e ancora su Salva. Sarà a questo punto possibile operare tutte le modifiche che occorrono prima di salvare definitivamente. Il nome del testo personalizzato può essere modificato cliccando sul pulsante Modifica la descrizione, digitando quindi la descrizione desiderata e cliccando su Salva. 12