Manuale LiveBox WEB AMMINISTRATORE DI SISTEMA.

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1 2015 Manuale LiveBox WEB AMMINISTRATORE DI SISTEMA

2 LiveBox Srl non rilascia dichiarazioni o garanzie in merito al contenuto o uso di questa documentazione e declina qualsiasi garanzia espressa o implicita di commerciabilità o idoneità per uno scopo particolare. LiveBox Srl si riserva il diritto di rivedere questa pubblicazione e di apportare modifiche al suo contenuto, in qualsiasi momento, senza alcun obbligo di notificare qualsiasi persona o entità di tali revisioni o modifiche. Inoltre, LiveBox Srl non rilascia dichiarazioni o garanzie in merito ad alcun software e in particolare disconosce qualsiasi garanzia espressa o implicita di commerciabilità o idoneità per uno scopo particolare. LiveBox Srl si riserva il diritto di apportare modifiche a qualsiasi parte del software LiveBox in qualsiasi momento, senza alcun obbligo di notificare qualsiasi persona o entità di tali cambiamenti LiveBox Srl. Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta, fotocopiata, memorizzata su un sistema di recupero, o trasmessa senza l'espresso consenso scritto dell'editore. 1

3 LiveBox è un software di private file sharing che permette di memorizzare, condividere e modificare i documenti archiviati all interno del datacenter aziendale offrendo un elevato livello di sicurezza. È un sistema multipiattaforma accessibile da tutti i device mobili e remoti che garantisce la continuità del business salvaguardando in ogni momento dati e documenti aziendali. Per gli approfondimenti relativi alle funzionalità della piattaforma LiveBox ed all utilizzo delle sue applicazioni vi preghiamo di far riferimento al nostro sito web: ed alla documentazione tecnica in esso contenuta. LiveBox Support Team 2

4 Sommario 1. PREMESSA LOGIN ADMIN GESTISCI IMPOSTAZIONI LICENZA NOTIFICHE PROFILO ADMIN V CARD PASSWORD MODIFICA DISPOSITIVI DOWNLOAD SISTEMA IMPOSTAZIONI DI SISTEMA SERVER DI PUSH UTENZA DI SERVIZIO WHITE E BLACK LIST BACKUP DOMINI AGGIUNGI IMPOSTAZIONI SPAZIO LDAP VISIBILITÀ GRUPPI AZIONI UTENTI INFOCERT

5 1. PREMESSA In LiveBox sono presenti tre tipologie di amministratori: Amministratore di Sistema, Amministratore di Dominio e Amministratore di Gruppo le cui funzionalità si differenziano in base alle capacità di gestione ed amministrazione in capo ad ognuno: 1) Amministratore di Sistema: è l amministratore universale ed effettivo di LiveBox. Tra le sue competenze ci sono: - gestione di tutte le impostazioni di LiveBox; - creazione di Domini e gruppi; - creazione di gruppi ed importazione degli utenti; - aggiornamento della licenza; 2) Amministratore di Dominio: si occupa della gestione del proprio Dominio. Tra le sue competenze ci sono: - importazione degli utenti all interno del Dominio; - assegnazione dello spazio utenti; - creazione e gestione dei gruppi e delle loro cartelle; 3) Amministratore di Gruppo: si occupa di gestire gli utenti all interno di un gruppo specifico da lui amministrato. Tra le sue competenze ci sono: - gestione degli utenti all interno di un gruppo; Il presente manuale costituisce una guida per l utente che desideri approfondire le funzionalità relative all Amministratore di Sistema durante l utilizzo di LiveBox. 4

6 2. LOGIN ADMIN L amministratore di Sistema, per accedere a LiveBox, dovrà collegarsi al portale ed inserire Username e Password. L inserimento del Dominio non è necessario. Figura 1. Login 3. GESTISCI Dopo aver Effettuato il Login in qualità di Amministratore di Sistema, si accederà al menù Gestisci dove sono presenti le funzionalità Impostazioni e Risorse. Figura 2. Menù Gestisci 5

7 3.1 IMPOSTAZIONI Nella sezione Impostazioni è possibile accedere alle funzioni di: - Licenza; - Notifiche; - Sistema. Figura 3. Menù Gestisci - Impostazioni LICENZA Il periodo di sottoscrizione per una licenza LiveBox può essere annuale o perpetuo. L aggiornamento deve essere richiesto per due motivi: incremento delle utenze; prolungamento della data di scadenza. La procedura di aggiornamento prevede: 1)L invio della richiesta di aggiornamento. 2) Il team LiveBox, ricevuta la richiesta, si occuperà di aggiornare le caratteristiche della licenza. 3) Un nuovo codice di licenza viene generato ed inviato al cliente. 4) Il cliente (o Amministratore di Sistema), accede attraverso il proprio server nella sezione Licenza (vedi Fig. 4) e cliccando su Aggiorna la licenza inserisce il codice ricevuto dal team LiveBox (vedi Fig. 5). Inoltre, nella sezione Licenza di LiveBox vengono riassunte una serie di informazioni: - i campi riguardanti l ID; - il numero degli utenti interni ed esterni se creati precedentemente alla versione server 3; - la validità della licenza; 6

8 - l ultimo aggiornamento del server; - le applicazioni installate. Figura 4. Menù Gestisci - Licenza Figura 5. Licenza 7

9 3.1.2 NOTIFICHE LiveBox permette di personalizzare il modo in cui il software dialoga con i propri utenti. In questa sezione l Amministratore di Sistema può personalizzare tali messaggi e scegliere quali abilitare e quali no. Figura 6. Menù Gestisci - Notifiche Figura 7. Notifiche 8

10 Agendo sulle singole notifiche, sarà possibile modificare l oggetto della comunicazione, il messaggio, allegare documenti ed aggiungere TAG relativi a funzionalità software che LiveBox interpreterà prima di inviare ai destinatari. Per ripristinare il testo di default del messaggio di notifica basta riposizionare lo stato su On. Figura 8. Impostazioni notifiche 9

11 4. PROFILO ADMIN Il menù Admin racchiude tutte le informazioni relative al profilo personale dell Amministratore di Sistema. Cliccando su Profilo si accede alla scheda personale. Figura 9. Menù admin 10

12 4.1 V CARD Accedendo al proprio profilo l Amministratore di Sistema potrà scaricare la vcard, un formato di file per i biglietti da visita elettronici. Le vcard possono essere allegati a messaggi ma possono essere scambiati anche in altri modi, generalmente su internet, tra due o più dispositivi mobili tramite bluetooth o sms. Possono contenere informazioni come nome, cognome, indirizzo, numeri di telefono, , url, compleanni e immagini. Figura 10. Profilo L Amministratore di Sistema avrà inoltre la possibilità di modificare la propria password o le informazioni personali. 11

13 4.1.1 PASSWORD Cliccando su Password si aprirà una schermata dove è possibile modificare la propria password, inserendo quella vecchia e impostandone una nuova. Figura 11. Modifica password 12

14 4.2 MODIFICA Cliccando su Modifica, è possibile cambiare le credenziali relative all Amministratore di Sistema. Figura 12. Modifica 13

15 4.3 DISPOSITIVI All interno dell area Dispositivi vengono elencati tutti i device dai quali è possibile accedere a LiveBox. L utente potrà eliminarli o disattivarli in qualsiasi momento. Figura 13. Menù admin Figura 14. Dispositivi 14

16 4.4 DOWNLOAD Accedendo all area Download l Amministratore di Sistema potrà scaricare degli agent aggiornati alle ultime versioni per i vari sistemi operativi. Figura 15. Menù admin Download Figura 16. Dispositivi 15

17 5. SISTEMA All interno della schermata Sistema è presente un menù di aree configurabili dall Amministratore di Sistema divise per tab. Figura 17. Home - Sistema 16

18 5.1 IMPOSTAZIONI DI SISTEMA Cliccando su Impostazioni di Sistema è possibile: - visualizzare la versione di LiveBox che si sta utilizzando; - impostare l Hostname (l'hostname permette di associare una denominazione ad un indirizzo IP); - impostare la Porta (identificatore del canale su cui effettuare la connessione); - visualizzare lo Spazio del Disco (quota di spazio assegnata); - visualizzare e impostare i Percorsi dei dati (percorsi fisici dove immagazzinare i file di cui si intende effettuare il backup). Figura 18. Impostazioni di sistema 17

19 5.2 SERVER DI PUSH La Notifica push è una tipologia di messaggistica istantanea con la quale un messaggio viene ricevuto dal destinatario, sul proprio Pc o dispositivo mobile, senza dover effettuare un'operazione di scaricamento (modalità pull). Nella sezione Server di Push è necessario inserire gli host (cfr par. 2.1) nei campi Agent, Mobile e Chat per poter inviare e ricevere i servizi di push. Figura 19. Server di push 18

20 5.3 UTENZA DI SERVIZIO Cliccando su Utenza di servizio, l Amministratore di Sistema interagisce con gli utenti LiveBox configurando gli indirizzi degli utenti per far si che questi ricevano informazioni, messaggi e push notification da parte del sistema. La configurazione avviene attraverso l inserimento di: - Hostname (cfr par. 2.1) - Porta (cfr par. 2.1) - Indirizzo (indirizzo ) - Contatto (specificare il tipo di indirizzo) - Username - Password I campi sono tutti editabili dall Amministratore di Sistema. Figura 20. Utenza di servizio 19

21 5.4 WHITE E BLACK LIST La White e la Black list sono delle aree in cui l Amministratore di Sistema è abilitato ad inserire i suffissi degli indirizzi a cui si vuole permettere (White list) o impedire (Black list), di ricevere condivisioni da LiveBox. All interno della sezione Sistema si accede alla Black List dove è possibile inserire i suffissi a cui è impedita la condivisione di file e cartelle. Figura 21. Black List 20

22 5.5 BACKUP Per Backup si intende la replicazione, su un qualunque supporto di memorizzazione, di materiale informativo archiviato nella memoria di massa dei computer, al fine di prevenire la perdita definitiva dei dati in caso di eventi accidentali o intenzionali. Si tratta dunque di una misura di ridondanza fisica dei dati, tipica delle procedure di disaster recovery. Accedendo al Backup è possibile indicare un percorso fisico in cui effettuare il salvataggio del database. Il backup non avviene automaticamente, perciò il percorso di salvataggio dati deve essere sempre indicato. Figura 22. Backup 21

23 5.6 DOMINI I Domini sono delle partizioni logiche dello spazio di LiveBox che permettono di rappresentare l organigramma aziendale suddividendo gli utenti in spazi separati. I Domini esistenti vengono elencati nella colonna a sinistra. Cliccando su ognuno di essi è possibile visualizzarne le configurazioni, suddivise per tab. Figura 23. Elenco domini 22

24 5.6.1 AGGIUNGI Per creare un Dominio, prerogativa dell Amministratore di Sistema, cliccare su Aggiungi. Si aprirà una schermata dove è necessario inserire le informazioni relative al dominio che si desidera creare: - Nome; - Descrizione; - Licenza (cfr par ); - Data di scadenza: terminato il periodo di validità gli utenti non potranno più accedere ai propri account; - Dominio segreto: spuntando questo campo si rende il dominio segreto. Gli utenti di un dominio segreto vedono solo gli utenti con cui condividono un gruppo; - Percorso dati dedicato: uno storage esclusivo al dominio in cui conservare i dati degli utenti che ne fanno parte; - White List: area in cui inserire gli indirizzi autorizzati a ricevere condivisioni da utenti LiveBox (vedi par. 2.4). Figura 24. Aggiungi dominio 23

25 5.6.2 IMPOSTAZIONI Il tab Impostazioni riassume quelli che sono i parametri relativi al dominio e offre la possibilità di modificare alcune caratteristiche: - Nome; - Descrizione; - Data di scadenza del dominio; - Definizione di spazio utenti e gruppi; - Definizione dello Spazio della cartella di Dominio; - Inserimento degli indirizzi abilitati a ricevere condivisioni all interno della White List (vedi par. 2.4). Figura 25. Impostazioni dominio 24

26 5.6.3 SPAZIO Cliccando su Spazio viene mostrato un grafico che riassume le informazioni riguardanti il Dominio, lo spazio che l amministratore di Sistema (o di Dominio) ha assegnato a Gruppi, Utenti e quello ancora non assegnato. Figura 26. Spazio 25

27 5.6.4 LDAP Cliccando su Domini LiveBox offre all Amministratore di Sistema e all Amministratore di Dominio la possibilità di importare gli utenti attraverso LDAP, un protocollo standard per l'interrogazione e la modifica dei servizi di directory. È possibile configurare l'accesso delle risorse LDAP accedendo ad un dominio e cliccando sul pulsante LDAP. Figura 27. LDAP 26

28 5.6.5 VISIBILITÀ I Domini di LiveBox possono avere tre tipi di visibilità: Privato Gli utenti di un dominio privato possono condividere informazioni solo con gli utenti del proprio dominio. Pubblico Gli utenti che fanno parte di un dominio Pubblico, potranno condividere informazioni con altri utenti di domini pubblici. La visibilità tra domini è configurabile attraverso l aggiunta e la rimozione di singoli domini come mostrato in Figura 29. Figura 28. Visibilità 27

29 Figura 29. Visibilità dominio pubblico 28

30 5.6.6 GRUPPI Un Dominio, oltre ad utenti, può contenere anche Gruppi. I Gruppi offrono agli utenti che ne fanno parte, la possibilità di creare e gestire cartelle dedicate al gruppo, la cui quota dipenderà dal Gruppo appartenente e non da quella personale, assegnata al momento della creazione dell utenza su LiveBox. L Amministratore di Sistema, di Dominio e di Gruppo hanno la possibilità di creare dei nuovi Gruppi. Figura 30. Gruppi 29

31 Cliccando su Nuovo Gruppo si accederà alla schermata di creazione dove verranno inseriti Nome, Descrizione e lo Spazio da destinare agli Utenti e alla Cartella di Gruppo. Figura 31. Nuovo gruppo Figura 32. Creazione nuovo gruppo Cliccando sul nome del gruppo si aprirà una schermata dove è rappresentato un grafico che riassume le informazioni riguardanti il Gruppo, (nome e descrizione, lo spazio agli Utenti e quello non assegnato). Figura 33. Statistiche gruppo 30

32 AZIONI Il menù Azioni posizionato sulla destra dell interfaccia consente di effettuare operazioni sui membri, come illustrato in Figura 34. Figura 34. Azioni Vediamo nel dettaglio le operazioni che è possibile effettuare: Modifica: Cliccando il tasto Modifica è possibile editare i campi relativi al gruppo: - Nome; - Descrizione; - Spazio dedicato alla cartella di gruppo. Figura 35. Modifica gruppo 31

33 Utenti Gli utenti che fanno parte di un gruppo avranno come permesso di default la possibilità di leggere tutti i contenuti inseriti nelle cartelle di gruppo, e potranno essere nominati amministratori o editor. Gli Amministratori potranno modificare i membri del gruppo e definire i loro permessi all interno del gruppo stesso. Gli Editor sono gli utenti in grado di modificare ed inserire contenuti all interno della cartella di gruppo. Figura 36. Modifica utente Elimina Cliccando su Elimina è possibile cancellare definitivamente un gruppo. Figura 37. Elimina gruppo 32

34 5.6.7 UTENTI Tutti gli utenti LiveBox esistono solo se associati ad un Dominio. Ogni utente LiveBox può appartenere ad un solo Dominio. In nessun caso sarà possibile spostare gli utenti da un dominio ad un altro dopo la loro creazione. Gli utenti LiveBox possono essere inseriti in un Gruppo dall Amministratore di Sistema, di Dominio e di Gruppo. Quando un utente fa parte di uno specifico gruppo, avrà anche accesso alla Cartella Di Gruppo, dove, in base ai permessi assegnati, potrà effettuare operazioni sui contenuti. Figura 38. Utenti 33

35 5.6.8 INFOCERT Per utilizzare i servizi di Certification Authority forniti è necessario essere in possesso di un account Infocert S.p.a legato al servizio che si desidera utilizzare (Firma, PEC, Conservazione) e di aver preventivamente configurato il proprio account. I domini che si trovano in possesso di questi requisiti visualizzeranno, nel tab Infocert, le informazioni relative alla loro licenza e consentiranno la modifica di tali parametri. Figura 39. Infocert 34