Convegno telematico Novità dell'atto informatico e processo civile telematico Roma, 3 aprile 2014 PROFILI GENERALI E NOVITÀ DELL'ATTO NOTARILE INFORMATICO GEA ARCELLA Notaio in Tavagnacco Area Informatica, Consiglio Nazionale del Notariato 1
I TEMI Le nuove procedure di conservazione per gli atti di grandi dimensioni Le novità normative in tema di conservazione La conservazione ed il mantenimento del valore legale del documento 2
l'oggetto Appalti informatici Atti pubblici notarili informatici Contratti di rete 3
limiti Formati Dimensioni Visualizzazione 4
i formati ammessi Un formato documentale è una specifica di memorizzazione dei dati costituenti un documento digitale. Un formato aperto è una specifica pubblica implementabile da chiunque. Il sistema accetta solo formati aperti. Per la conservazione obbligatoria sono attualmente stati definiti i seguenti formati: Documenti: Portable Document Format (PDF/A); I formati testuali per i metadati ( XML) Immagini: Joint Photographic Experts Group (JPEG) I documenti possono essere firmati digitalmente 5
gli atti di grandi dimensioni Procedura standard: plichi di una dimensione fino a 60 MB con un massimo di 15 allegati Procedura per atti fino ad 1 GB SENZA LIMITI NEL NUMERO DI ALLEGATI: consente la ricezione e la memorizzazione degli originali notarili informatici composti da un insieme di file indipendentemente dal loro numero; consente la raccolta delle informazioni necessarie ad identificare l atto informatico (raccolta, repertorio, forma atto, data stipula, anagrafica delle parti); produce una evidenza informatica con l elenco dei file e delle rispettive impronte, poi firmata e marcata temporalmente dal Delegato per l'attività di conservazione; consente al notaio rogante di recuperare gli originali dall area dedicata e dare conferma della effettiva leggibilità dell atto conservato; verifica la firma apposta dal notaio al solo atto; verifica che l atto e gli allegati siano nei formati prescritti dal Manuale Operativo. 6
gli atti di grandi dimensioni Per utilizzare il servizio è necessario inserire le proprie credenziali di accesso alla Run e accedere alla sezione: /area lavoro/conservazione a norma /sistema di conservazione a norma/area riservata per atti di grandi dimensioni La pagina web di invio è composta da un modulo da compilare suddiviso in quattro riquadri: dati relativi all atto notarile; dati anagrafici delle parti; il documento informatico rappresentante l atto notarile; la cartella contenente i documenti digitali costituenti gli allegati dell atto. 7
gli atti di grandi dimensioni 1 riquadro: i dati generali 8
gli atti di grandi dimensioni 2 riquadro: le parti 9
gli atti di grandi dimensioni 3 riquadro: l'atto 10
gli atti di grandi dimensioni 4 riquadro: gli allegati I nomi dei file devono essere privi di spazi, di punteggiatura (ad eccezione del punto) e di lettere accentate 11
gli atti di grandi dimensioni 4 riquadro: gli allegati (segue) Accertarsi che il numero dei file sia corretto: tutti gli allegati +l' atto 12
gli atti di grandi dimensioni Attendere il tempo di invio di tutti i documenti al sistema di accoglienza. Attenzione: Il tempo di invio dipende dalla dimensione totale dell atto e della qualità del collegamento internet. Al termine dell invio compare una pagina di ricezione con un riferimento dell atto inviato 13
gli atti di grandi dimensioni Procedura per atti eccedenti 1 GB SENZA LIMITI NEL NUMERO DI ALLEGATI : I documenti informatici relativi ad un singolo atto informatico vanno copiati su un supporto fisico (DVD o memoria USB) nei formati prescritti dal Manuale Operativo e il file atto deve essere firmato digitalmente dal notaio con firma valida. Sono accettate le sole marche temporali in formato TSR. Lettera accompagnatoria di richiesta a firma del notaio rogante che indichi: OGGETTO: Servizio di Conservazione a norma del CNN nome del file contenente l atto data di stipula dell atto numero di raccolta numero di repertorio codice fiscale del notaio rogante. Inviare il tutto A MEZZO CORRIERE al seguente indirizzo: Notartel S.p.A., Segreteria Servizio di Conservazione a norma Via Giovanni Vincenzo Gravina 4-00196 ROMA Al completamento del procedimento di conservazione la Notartel invierà un avviso alla casella PEC del notaio rogante, il quale potrà recuperare gli originali dall area dedicata dell applicazione. 14
gli atti di grandi dimensioni DIFFERENZE TRA LE NUOVE PROCEDURE E LA PROCEDURA STANDARD Non sono disponibili le ordinarie funzioni di ricerca, ma al momento dell invio è fornito al notaio rogante un codice identificativo che permette l'individuazione ed il successivo scarico degli originali. Non è prevista, da parte del notaio rogante, la normale validazione dei file tramite visualizzazione on line né il download, in un unico file zip, di tutto il plico conservato a causa delle sue dimensioni; è possibile, invece, in ogni momento il download dei singoli documenti sia firmati sia depurati dalle firme digitali apposte. 15
Le novità normative in tema di conservazione NORMATIVA DI RIFERIMENTO Artt. 40/44 CAD, Delibera CNIPA 11/2004 sostituita dal DPCM 3 DICEMBRE 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione Nessuna novità per gli utenti Obbligo del Manuale Operativo (già adottato dal Notariato) Previsione di un set di metadati (in xml) che identificano univocamente i singoli oggetti documentali secondo lo standard Dublin Core (corrispondente all'attuale manifesto del plico) 16
La conservazione ed il mantenimento del valore legale del documento Cosa deve assicurare la conservazione a norma (art. 3 Regole Tecniche 3 dicembre 2013): autenticità integrità affidabilità leggibilità reperibilità Mantenimento del valore legale delle firme elettroniche dopo la scadenza (art. 21, co. 3 CAD). 17
La conservazione ed il mantenimento del valore legale del documento: l'esigenza L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. Art. 21, comma 3 18
La conservazione ed il mantenimento del valore legale del documento Art. 62.Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo 1. Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorche' sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse e' associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato. DPCM 22/2/2013 19
La conservazione ed il mantenimento del valore legale del documento La validazione temporale costituisce data certa in quanto destinata a dimostrare che un certo documento è stato firmato prima della scadenza delle chiavi di firma utilizzate e può essere apposta anche dopo la formazione del documento stesso, purché prima della scadenza del certificato relativo alle chiavi di firma 20
La conservazione ed il mantenimento del valore legale del documento: gli equipollenti alla marca temporale 4. Costituiscono inoltre validazione temporale: a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all'art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272; b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformita' alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell'art. 48 del Codice; d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell'art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale,(...) Art. 41, comma 4 Regole Tecniche 21
La conservazione e la dinamicità del documento... 22
Grazie per l'attenzione 23