PRIMO PIANO di Andrea Carbonaro Strumenti Oltre il digital divide ALESSANDRO GUGLIELMI Responsabile sviluppo e delivery servizi Idee e soluzioni per superare le inefficienze che derivano dalla mancata digitalizzazione dei processi In diverse filiere, il vecchio fax ha assunto le sembianze di una e- mail con pdf allegato, che tuttavia richiede la stampa e la ridigitazione delle informazioni contenute. Cambiato il mezzo, l operatività conserva un alto costo in termini di intervento umano, senza un miglioramento apprezzabile dei processi aziendali. Anche in quella elettrica, dove esiste uno standard di digitalizzazione strutturata dei documenti del ciclo dell ordine per i sistemi informatici (EDI), non mancano le zone d ombra che è possibile illuminare attraverso specifici strumenti. Snellire le procedure In funzione delle organizzazioni commerciali, un ordine può richiedere l approvazione delle agenzie o affinamenti dell ultimo minuto da parte delle stesse o di un addetto dell azienda che riceve l ordine. Molte di queste situazioni sono gestite tramite telefono o posta elettronica: tradurre l allegato PDF in EDI (compatibile con i sistemi gestionali), comporterebbe un notevole risparmio di tempo nell inserimento dei dati. Considerando che queste situazioni hanno tuttora un incidenza del 40 per cento, la soluzione più efficiente è PDF2EDI, che permette a chi emette l ordine di inviarlo via EDI e proporlo all agente o all addetto del produttore, e all altro di elaborarlo o rettificarlo via EDI al sistema gestionale del destinatario finale. Distributore e produttore risolvono così il problema della gestione degli ordini a mano o con portali proprietari, mentre le agenzie plurimandatarie dispongono di uno strumento standardizzato, ma personalizzabile in funzione delle singole mandanti. EDI verso tutti Il servizio BIOM agente aveva introdotto una funzionalità di data entry per tradurre in EDI l operato di un addetto all inserimento ordini. My sviluppa delle funzionalità aggiuntive. Il distributore che lo usa, può inviare ordini via EDI a tutti i fornitori, anche quelli sprovvisti di un sistema EDI. Questi ricevono via e-mail un ordine completo di tutte le informazioni necessarie a costruire il flusso di ritorno. Una volta approvati o modificati i dati dell ordine, parte un documento di ritorno che sarà trasformato nuovamente in EDI per il mittente dell ordine. Se il produttore dispone di un sistema di risposta come email che allega conferme, DDT o fatture in PDF, il servizio PDF2EDI le trasforma direttamente in un documento EDI. 26
chiesto dalle parti direttamente in My, è possibile transcodificare l indirizzo. Informazioni codificate My permette di personalizzare diversi parametri per produrre file qualitativi e autoesplicativi. E possibile customizzare queste informazioni per singoli documenti, oppure inserire note che favoriscano l identificazione di una procedura conosciuta. Ad esempio, gli sconti richiedono un qualificatore che ne determini la natura (commerciale, extrasconto, eccetera). Ancora, i punti consegna sono per la maggior parte codificati a un codice corrisponde un indirizzo - mentre i gestionali si aspettano di trovare un codice e non un indirizzo. Inserendo il codice NAD ri- Integrazione globale Occorre sfatare il luogo comune che le anagrafiche dei prodotti consistano soltanto in codice articolo e prezzo. Data Pool aiuta ad aggiornarle in modo dinamico e indolore. Il servizio invia già da settembre una mail che fornisce al distributore un informativa tipo cruscotto, che riporta tutte le variazioni rispetto alle informazioni, assieme a un file Excel con i dettagli del singolo codice. Ad esempio, se nella mail è riportato 50 nuovi articoli, nell allegato compariranno tutti e 50 con i parametri standard. L obiettivo a cui stiamo lavorando è fornire un sistema leggibile sia dagli addetti che dai computer, per importare in totale sicurezza e autonomia i dati senza incorrere in lunghi controlli e procedure manuali. Il traguardo sarà raggiungibile attraverso il WebService, con cui si potranno fare controlli, ricevere informazioni, scaricare i dati strettamente necessari. Inoltre, stiamo fornendo l intero corredo d interfacce, che vanno dalla ricerca dei codici con qual- FATTURAZIONE ELETTRONICA Dallo scorso 6 giugno, la fattura cartacea non ha più alcun valore per la Pubblica Amministrazione. La piattaforma Wam permette di integrare tutte le fasi di fatturazione elettronica, dalla creazione alla conservazione a norma del documento. Queste le condizioni per la validità delle fatture: Inoltro in formato elettronico XML con Firma Digitale Qualificata per fattura a standard PA su canale HTTPS, Integrità dell origine e autenticità del contenuto (ottenibile attraverso lo scambio su standard EDI), Firma Elettronica Avanzata e tracciabilità delle fatture Ogni tipologia di documento (vedi il grafico) è inviata in modalità multicanale. 27
PRIMO PIANO DIGITALIZZAZIONE E CHANGE MANAGEMENT Giorgio Casanova, Direttore Generale. Nella musica, nei libri, nei viaggi e nell e-commerce, la digitalizzazione ha reso più semplice produrre, trasferire, organizzare e archiviare ciò che prima aveva a che fare con un supporto fisico. Nel B2B, digitalizzare non significa produrre un PDF o una mail, ma scambiare informazioni in una forma che i computer condividono e gestiscono in autonomia al netto delle eccezioni. I costi più importanti si concentrano nella fase di produzione e di organizzazione dell informazione: gli altri, legati ai processi di trasferimento e archiviazione, vengono pressoché azzerati. Ed è proprio nella produzione e nell organizzazione dell informazione che lo standard si esprime al meglio, poiché ordina queste informazioni in una struttura condivisa che permette l automazione dei processi. All inizio della sua attività, incontrava le resistenze di un mercato restio a cambiamenti non ancora percepiti come valore aggiunto. Oggi è inserita in un contesto europeo, per far sì che entro il 2020 l intera filiera possa recepire il programma dell Agenda Digitale italiana ed europea nel modo più economico e semplice. Per il 2015 abbiamo pensato in modo innovativo i nostri servizi, rendendo l EDI accessibile da qualsiasi realtà, affinché i vantaggi di una gestione dematerializzata del ciclo dell ordine siano estesi a tutti, nell ottica di farsi trovare pronti alla accelerazione che il B2B subirà quando la fatturazione elettronica tra aziende private diverrà una realtà come lo è già per la PA. La tecnologia oggi ci permette di ricondurre tutti i documenti e le attività che generano informazioni a un processo di digitalizzazione. Nel B2B la digitalizzazione significa proprio questo: quando il dato è digitalizzato e strutturato in modo condiviso, l informazione è fruibile ai soggetti interessati: acquisti, vendite, agenti, magazzinieri, web, amministrazioni attraverso i gestionali. Il passaggio fondamentale è fare in modo che qualsiasi informazione che compone un documento sia digitata, scelta, cliccata. Da lì in poi, il documento originale ne genera altri, arricchiti di tutte le informazioni che servono alla gestione della merce fisica, dalla consegna fino al pagamento. Per raggiungere l obiettivo è necessario uno standard tra computer e questa filiera ce l ha: siamo noi. Il passaggio più difficile non è tecnologico o di investimento, ma di impostazione delle attività: si chiama change management. Occorre il coraggio di innovare i processi: fax, e-mail e telefono devono diventare gli strumenti per gestire le eccezioni. offre tutte le soluzioni tecnologiche per presentarci all Europa competitivi su questi temi. siasi parola-chiave disponibile, fino alla verifica della giacenza e all ordine urgente, comunicando sempre con un unica interfaccia direttamente con il gestionale del produttore, spiega Alessandro Guglielmi, responsabile sviluppo e delivery dei servizi. Anagrafica delle caratteristiche Un altro argomento molto sentito dalla distribuzione è l utilizzo delle caratteristiche dei prodotti. ElectroCod 2.1 è la piattaforma che mette in ordine queste informazioni. la sta mettendo Giorgio Casanova, Direttore Generale a punto, supportando nel frattempo i produttori a trasmettere i dati o a renderli conformi alle esigenze dei loro clienti. Stiamo analizzando tecnologie di web capture per essere pronti, se i soci ce lo chiederanno, a soddisfare le esigenze del mercato. Al mondo delle caratteristiche si affacciano standard e classificazioni di largo interesse come Etim, Mepa e altri standard internazionali. Ciascun produttore dovrebbe adattarsi a diversi modi di trasmettere le informazioni sui propri prodotti. facilita questo passaggio, ponendosi come traduttore verso i diversi sistemi da raggiungere. In passato abbiamo visto tracciati dedicati per lo scambio di dati specifici, come i listini e i barcode. Ora, con l avvento di queste informazioni, stiamo entrando in un era in cui il tracciato supporta tutti i dati del prodotto: sarà possibile scambiare questi dati anche attraverso dei servizi web, conclude Guglielmi. RIPRODUZIONE RISERVATA 28
ATTUALITÀ di Alex Vernoni Un immagine dell evento a Cernobbio; sullo schermo il moderatore della tavola rotonda, Sebastiano Barisoni, vicedirettore di Radio24 Fatturazione elettronica ll futuro diventato presente Il decreto 55/2013 fissa due importanti paletti: il divieto per le pubbliche amministrazioni di accettare fatture cartacee, l obbligo per i suoi fornitori di gestire l intero ciclo della fatturazione in modalità elettronica I RELATORI PRESENTI ALL EVENTO Paolo Catti - Osservatorio Digital Innovation, School of Management del Politecnico di Milano Umberto Zanini - Osservatorio Fatturazione Elettronica - Politecnico di Milano Claudio G. Distefano - Agenzia per l Italia Digitale, Coordinamento progetto Fatturazione Elettronica PA Mario Carmelo Piancaldini - Agenzia delle Entrate, Coordinatore del Forum Italiano sulla fatturazione elettronica Moderatore: Sebastiano Barisoni, vicedirettore di Radio 24. Dallo scorso 6 giugno, chi esegue un lavoro o fornisce un servizio per un committente pubblico, non può più emettere fattura cartacea. Il tema della digitalizzazione è stato al centro del dibattito organizzato in seno all Evento 2014. LA FILIERA È UN ESEMPIO PAOLO CATTI Iniziative come quella di rappresentano un eccellenza per il nostro Paese, vista con interesse dall estero. In settori come l elettronica di consumo o il farmaceutico, gli scambi EDI non hanno raggiunto una dimensione di pervasività paragonabile a quella della filiera elettrotecnica. Manca la capacità di impattare sull arco di filiera, poiché il traffico si caratterizza soprattutto per relazioni one-to-one. PAOLO CATTI Sono convinto che il modello sia replicabile in altri settori. Nell elettronica di consumo hanno capitalizzato esperienza di, in quanto hanno colto la capacità di fare sistema e benefici misurabili. Spesso l ostacolo è culturale. Molte imprese non hanno la percezione di appartenere a una filiera. 34
PAOLO CATTI Osservatorio Digital Innovation, School of Management del Politecnico di Milano INNOVAZIONE UMBERTO ZANINI Il documento Doing Business 2015 redatto dalla World Bank ha visto passare l Italia dal 65mo al 55mo posto. Tra le ragioni del miglioramento, c è l informatizzazione degli atti di deposito di trasferimento degli immobili. Questo non basta ma è un segnale: occorre innovare i processi, automatizzarli, perché ciò assicura competitività al sistema Italia. MARIO CARMELO PIANCALDINI L orientamento del legislatore è finalizzato alla semplificazione, in quanto si tende ad accorpare i regimi agevolativi, contabili o impositivi. L articolo 9 della legge delega 23/2014 cita espressamente la fatturazione elettronica nel B2B e la trasmissione telematica dei corrispettivi per il B2C quali strumenti di semplificazione. In altri termini si intende semplificare il sistema di tracciabilità dei pagamenti, digitalizzare il ciclo dell ordine, superare la valenza fiscale dello scontrino. IMPREVISTI E PROBABILITÀ UMBERTO ZANINI Un ostacolo è il timore che le innovazioni mettano a rischio la conservazione di una categoria. Ad esempio, i flussi delle fatture elaborabili cambieranno i processi dei commercialisti. Così, il servizio di inserimento dati dovrà essere sostituito da consulenze sul bilancio e altri servizi a valore aggiunto. UMBERTO ZANINI Osservatorio Fatturazione Elettronica - Politecnico di Milano UMBERTO ZANINI Il divario tra l IVA incassabile e quella incassata è del 33% in Italia, primato assoluto in Europa. Estendere l obbligo di fatturazione elettronica nel B2B permetterebbe di ridurre i costi amministrativi e combattere l evasione fiscale CLAUDIO G. DISTEFANO Sull indice della Pubblica Amministrazione, 37 mila uffici sono registrati come destinatari della fattura elettronica. Di questi, oltre 20.000 sono già organizzati e partiranno entro il 31 marzo. Del totale delle fatture pervenute al sistema di interscambio, in ottobre ne è stato scartato il 19 per cento per vizi di forma, poiché il sistema di interscambio controlla soltanto l intestazione della fattura. Questo scarto, nei primi 25 giorni di giugno, era superiore al 27 per cento. Per non gravare sulle imprese sono stati messi a punto strumenti gratuiti di base che nel rispetto delle software house - consentono di compilare correttamente una fattura elettronica da veicolare alla PA. MARIO CARMELO PIANCALDINI Agenzia delle Entrate, Coordinatore del Forum Italiano sulla fatturazione elettronica CLAUDIO G.DISTEFANO Agenzia per l Italia Digitale, Coordinamento progetto Fatturazione Elettronica PA SEMPLIFICAZIONE MARIO CARMELO PIANCALDINI I comma 11 e 12 dell articolo 44 della Legge di Stabilità descrivono come l Agenzia delle Entrate intende cambiare il rapporto con i contribuenti, per supportarli nella dichiarazione dei redditi. Questo è compatibile con la trasmissione telematica dei dati delle fatture e dei dati dei corrispettivi alla nostra amministrazione. Ciò comporterebbe la semplificazione degli adempimenti fiscali, con conseguente abbattimento di costi ed errori, riallocazione delle risorse umane, velocizzazione dei processi amministrativi interni, maggiore tutela in caso di accertamenti errati o vessatori, la possibilità di effettuare controlli in remoto, evitando blitz e sigilli nelle aziende. Inoltre, attraverso il Forum Italiano sulla fatturazione elettronica, contiamo di riuscire a rendere operativa entro il 2019 la direttiva 55 sull e-procurement, che prevede l obbligo della PA nei Paesi UE di accettare la fattura elettronica negli appalti pubblici. SEGNI DI CAMBIAMENTO CLAUDIO G. DISTEFANO Ad oggi sono state emesse quasi un milione di fatture in formato XML. Uno dei benefici più evidenti ha riguardato i tempi di pagamento: il Ministero degli Affari Esteri ha liquidato una fattura in soli 5 giorni. Un vantaggio è la piattaforma dei crediti: questa carica tutti i dati relativi alle fatture, rendendoli accessibili ai fornitori che accedono alla piattaforma stessa per monitorarne lo stato. 35