MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT SOLVE MSFABV10 Versione: 1 Data Ultima revisione: Marzo 2015 Data di emissione: Marzo 2015 Data di scadenza: Area tematica VENDOR MANAGEMENT Argomento: MANUALE SOLVE Pagine complessive: 40 Redazione a cura di: Verifiche a cura di: CORPORATE MARKET CORPORATE MARKET i-faber S.p.A. Via Livio Cambi, 1 20151 Milano Tel. +39 02 8683 8410 Fax +39 02 8728 3800 Sede Legale: Via Livio Cambi, 1-20151 Milano Capitale Sociale: euro 5.652.174,00 i.v. REA di Milano n 1659481 R.I. C.F. e P.IVA n 03233500960 Società soggetta all attività di direzione e coordinamento di UniCredit S.p.A.
Storia delle modifiche V ERSIO NE DESCR IZ IO NE MO DIFI CA 1 Prima emissione Marzo 2015 2 di 40
SOMMARIO SOMMARIO 3 1. Obiettivo 4 2. Registrazione del Fornitore 5 2.1. Registrazione nuova utenza su invito 5 2.2. Registrazione dell azienda 8 2.3. Recupero dei dati dell utenza 11 2.4. Modifica dati utenza 12 3. Compilazione questionari 13 INDICE 3.1. Dati aziendali 13 3.2. Categorie merceologiche 16 4. Gestione dei questionari e delle Qualifiche 22 4.1. Rinnovo questionario Dati Aziendali o di prequalifica 22 4.1.1. Questionario in Auto Approvazione 22 4.2. Ritiro del questionario di una domanda di qualifica non ancora presa in carico 24 4.3. Rinnovo di una qualifica in scadenza 25 4.4. Rimozione di una categoria qualificata 25 4.5. Comunicazioni 26 4.6. Scadenzario 29 5. Gestione Utenti 31 5.1. Invito di un utente secondario 31 5.2. Regole scelta password 35 3 di 40
1. Obiettivo Il presente documento illustra le funzionalità della piattaforma ABBVIE; in esso vengono descritti i processi di prequalifica e di qualifica dei fornitori invitati. OBIETTIVO 4 di 40
2. Registrazione del Fornitore La registrazione del Fornitore è un processo in due passi che comporta l iniziale registrazione di un utente che diventerà l utente di riferimento dell azienda fornitrice e la conseguente associazione dell utente all azienda. 2.1. Registrazione nuova utenza su invito Il fornitore invitato a registrarsi, riceve una notifica via mail che contiene un link. Dopo averlo selezionato è possibile iniziare la procedura di registrazione dell utente referente; nel messaggio potrebbero essere presenti alcune categorie che sono state suggerite dal cliente e per le quali è richiesta una qualifica: Gentile utente, La informiamo che è stato generato per Lei l'invito ad accedere e registrarsi al Portale di Qualifica Fornitori dell AZIENDA_BUYER. Per completare la registrazione La invitiamo a cliccare su https://stagevendor.i-faber.com/vm2_dm1/userregistration?guid=6a23b19d-468b-4586-979d- 4f0cf832058d Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero +39 02 XXX XXX / XX o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica scouting@i-faber.com. Per ulteriori informazioni relative al processo di qualifica, la invitiamo a visitare il sito https://.../. Cordiali saluti, Amministratore di sistema. Il messaggio è stato generato automaticamente dal Portale dell AZIENDA_BUYER. Si prega di non rispondere a questa e-mail. 5 di 40
Si apre la pagina di inserimento dati del nuovo utente: 6 di 40
Sempre nella stessa pagina, per completare la registrazione, è necessario accettare le condizioni contrattuali e selezionare il tasto Prosegui in fondo alla pagina: Il sistema invierà una seconda mail di notifica; selezionando il link presente nel messaggio sarà possibile completare la fase di registrazione dell utente referente ed entrare nel sito per continuare con i passaggi successivi: Gentile utente Nome Cognome, La informiamo che è stata generata per Lei l'utenza di accesso al Portale di Qualifica Fornitori di AZIENDA_BUYER. Per attivare l'account La invitiamo a cliccare su https://stagevendor.i-faber.com/vm2_dm1/useractivation?guid=6a23b19d-468b-4586-979d- 4f0cf832058d Le ricordiamo che per accedere al sito dovrà utilizzare come id utente il Suo indirizzo di posta elettronica e come password quella inserita in fase di registrazione. Per qualunque necessità di supporto tecnico può contattare l'help desk al numero +39 02 XXX XXX / XX o inviare una mail all'indirizzo di posta elettronica XXXXX@XXX.XX. Cordiali saluti, Amministratore di sistema. Il messaggio è stato generato automaticamente dal Portale di AZIENDA_BUYER. Si prega di non rispondere a questa e-mail. 7 di 40
Selezionare il link Clicca qui per andare alla pagina principale : Con questo passaggio viene completata la fase di registrazione dell utente referente. 2.2. Registrazione dell azienda Accedere al sito con le credenziali dell utente referente. Selezionando LOGIN si apre la pagina della piattaforma che dà la possibilità di associare l utente ad un impresa di riferimento. Utilizzare le proprie credenziali scelte in fase di registrazione e selezionare il tasto LOGIN per accedere al sito: Per registrare una nuova impresa è necessario compilare i campi qui sotto riportati: Nazionalità della sede legale; Partita IVA; Ragione sociale; 8 di 40
Premere il pulsante VAI per confermare l inserimento: Se l impresa è nuova appare il seguente messaggio: 9 di 40
Se invece l impresa fosse già stata precedentemente registrata, apparirebbe questo messaggio: In caso di impresa nuova, la Ragione Sociale sarà ora visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella sezione ACCEDI AL VENDOR. Selezionare la Ragione Sociale e selezionare ACCEDI. Se la registrazione è stata completata, si aprirà la pagina di riepilogo; per iniziare la compilazione del Questionario Dati Aziendali, si richiede di selezionare il tasto MODIFICA : 10 di 40
2.3. Recupero dei dati dell utenza Nel caso in cui venga dimenticata la password, è necessario accedere al sito e selezionare il pulsante RECUPERO PASSWORD : Inserire l e-mail per la quale si richiede la password e premere Conferma : 11 di 40
Verrà inviata una e-mail all indirizzo di posta contenente la nuova password da utilizzare per accedere all applicazione. Una volta effettuato l accesso, sarà possibile modificare la password come indicato nel paragrafo successivo. 2.4. Modifica dati utenza Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con username e password dell utente per il quale si vogliono modificare i dati. Nella parte superiore sinistra selezionare il pulsante PREFERENZE DI SISTEMA Dalla sezione Dati personali inserire la vecchia password, la nuova e riscrivere la nuova password per conferma; selezionare il tasto Salva in fondo alla pagina per rendere attive le modifiche: 12 di 40
3. Compilazione questionari MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 3.1. Dati aziendali Si apre la pagina di compilazione del questionario. Il questionario Dati aziendali è diviso in diverse sezioni che possono contenere anche etichette personalizzate per singolo cliente. Il pallino rosso di fianco ad ogni sezione sta a significare che all interno della stessa ci sono delle domande obbligatorie (vedi contorno rosso attorno alla domanda). Dopo aver compilato almeno tutte le domande obbligatorie di ogni singola sezione, il pallino diventerà verde. Si consiglia di salvare sempre le risposte date utilizzando l apposito tasto Salva Bozza oppure, per passare alla sezione seguente, utilizzare il tasto Avanti ed automaticamente il sistema effettuerà un salvataggio dei dati. Quando tutte le sezioni sono state compilate, sarà possibile selezionare Prossimo step (nel menù AZIONI) per proseguire con il processo di presentazione del questionario di prequalifica: 13 di 40
Dopo aver selezionato il tasto Prossimo step, è possibile accedere alla pagina di gestione dei dati del firmatario del questionario generale. E possibile modificare i dati ed inserire quelli dell utente firmatario che garantirà la correttezza delle risposte date e dei documenti allegati in fase di compilazione; a compilazione completata, salvare i dati e selezionare Prossimo step per passare alla pagina successiva oppure semplicemente usare il tasto Salva per salvare i dati inseriti e rimanere nella stessa pagina: In questa pagina è possibile scaricare il documento PDF che contiene tutte domande e le risposte date durante la compilazione del questionario di prequalifica; per presentare il questionario selezionare il tasto Presenta questionario generale : 14 di 40
Il questionario risulterà presentato: selezionando il tasto OK, il sistema mostrerà la pagina dove poter selezionare le categorie merceologiche di appartenenza: 15 di 40
3.2. Categorie merceologiche Dalla Dashboard è possibile trovare il tasto per scegliere le categorie merceologiche da far qualificare 16 di 40
Il sistema dà la possibilità di effettuare 3 differenti tipi di ricerca: 1. Cerca una categoria per nome: da inserire il nome della categoria da ricercare utilizzando il menù di ricerca 2. Cerca una categoria per codice categoria: 3. Selezione categorie: navigazione dell albero delle categorie merceologiche Premendo il pulsante AGGIUNGI CATEGORIE è possibile visualizzare l albero delle categorie; da selezionare solo le categorie foglia che contengono un flag ; premere il tasto Aggiungi selezionate e successivamente il pulsante Prossimo step per passare alla fase successiva: 1 2 3 Nella pagina successiva, in caso fossero state selezionate più categorie, dall elenco presente nella pagina, sarà possibile scegliere la categoria da cui iniziare; la categoria ora è in stato Bozza ; proseguire con la compilazione delle domande relative alla categoria selezionata, nel caso sia presente un questionario per la categoria selezionata. 17 di 40
Salvare in bozza le risposte date e proseguire con il tasto Prossimo step per continuare con la presentazione del questionario di categoria: Il sistema presenta la pagina dove è possibile modificare i dati dell utente firmatario. Se i dati del firmatario corrispondono a quelli precedentemente inseriti durante la presentazione del questionario di prequalifica, continuare selezionando il tasto Prossimo step, altrimenti modificare e selezionare lo stesso tasto: 18 di 40
Presentare il questionario di categoria selezionando l apposito tasto Presenta domanda di qualifica ; è possibile esportare il documento PDF che contiene i dati del questionario di qualifica precedentemente compilato: 19 di 40
Il questionario risulta presentato: E possibile ritornare nella pagina di riepilogo delle categorie per continuare con la compilazione dei questionari delle altre categorie selezionate: 20 di 40
Tornando sulla dashboard si potrà vedere la storia di tutte le azioni fatte sia in merito al questionario generale sia alle categorie selezionate; si potrà visualizzare anche lo stato per singola categoria: 21 di 40
4. Gestione dei questionari e delle Qualifiche 4.1. Rinnovo questionario Dati Aziendali o di prequalifica 4.1.1. Questionario in Auto Approvazione Nel caso di Questionario in auto approvazione lato buyer, dopo la prima presentazione del questionario, il sistema mostrerà il pulsante RIPRESENTA e sarà quindi sempre possibile modificare le informazioni contenute nel questionario Dati aziendali. Si richiede di selezionare l apposito pulsante RIPRESENTA, visibile nella seguente schermata. Selezionando il pulsante RIPRESENTA il sistema mostra il seguente messaggio: Selezionando il tasto SI viene visualizzato il messaggio : 22 di 40
Premendo OK il sistema visualizza la schermata seguente in cui è possibile procedere con la modifica dei dati del Questionario premendo il tasto MODIFICA 23 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Dopo aver effettuato le modifiche, è opportuno salvarle utilizzando il tasto Salva Bozza ; per proseguire con la presentazione del questionario generale selezionare il tasto PROSSIMO STEP, il sistema segue il flusso del prgf. 2.1 4.2. Ritiro del questionario di una domanda di qualifica non ancora presa in carico Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico dal cliente (la domanda risulta in stato PRESENTATA ), la stessa può essere modificata selezionando il pulsante RITIRA : Lo stato della domanda cambierà tornando in BOZZA. Ora sarà possibile aggiornare il questionario e successivamente ripresentarlo 24 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 4.3. Rinnovo di una qualifica in scadenza Quando una domanda di qualifica (Dati aziendali o categorie) è in scadenza, sulla base di quanto previsto dal cliente sulla specifica istanza, viene inviata al fornitore una notifica via mail. La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante il tasto RINNOVA in corrispondenza della domanda da aggiornare (Dashboard sezione QUALIFICATE ). 4.4. Rimozione di una categoria qualificata Nella dashboard è possibile vedere le domande di categoria che sono state presentate; il fornitore può sempre rimuovere una categoria già qualificata dal cliente utilizzando l apposito tasto RIMUOVI Se si decide per la rimozione, il sistema mostrerà un messaggio a cui è necessario dare conferma: La categoria non sarà più visualizzata nella pagina di riepilogo e risulterà rimossa. 25 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 4.5. Comunicazioni Selezionando il link LOGIN si apre la pagina Piattaforma. Scegliere l Azienda di riferimento nella sezione Accedi al Vendor e premere il tasto ACCEDI. 26 di 40 Accedere al sito ed effettuare l accesso alla piattaforma con Username e Password dell utente
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Il sistema apre automaticamente la pagina RIEPILOGO. Selezionando il tab COMUNICAZIONI il sistema apre la seguente schermata in cui è possibile trovare tutte le notifiche inviate dal sistema. Qui di seguito elencate le seguenti colonne : Creata il: data creazione della notifica da parte del sistema Inviata il: data invio della notifica da parte del sistema Destinatario: indirizzo della persona a cui è stata inviata la notifica Oggetto: breve descrizione della notifica Stato: il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata se risulta Letta significa che la comunicazione è stata aperta Visualizza: serve per visualizzare la notifica, dopo aver selezionato l icona il sistema aggiorna la colonna Letta il inserendo la data di lettura. 27 di 40 Letta il: se risulta Non letta significa che la comunicazione non è stata aperta
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Dopo aver selezionato Visualizza il sistema mostra il dettaglio della notifica, come da esempio riportato nella schermata qui sotto riportata: Selezionando il tasto CHIUDI viene mostrato l elenco aggiornato 28 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 4.6. Scadenzario In questa sezione è possibile visualizzare la lista dei documenti allegati durante la compilazione dei questionari (dati aziendali categoria) con data scadenza o data in cui sono scaduti. - Elemento = descrizione documento - Tipo = tipo di documento selezionato dal cliente in fase di creazione della domanda del questionario - Stato = se il documento non è ancora scaduto, il sistema mostra un quadratino verde, se invece il documento è già scaduto, il quadratino sarà rosso - Data scadenza = la data mostrata è calcolata in automatico dal sistema in base ai parametri scelti dal cliente in fase di creazione della domanda del questionario - Azioni = tipo di azione da intraprendere per effettuare aggiornamento del documento Per aggiornare il documento è sufficiente selezionare il tasto Aggiorna 29 di 40 Nella pagina sono mostrate le seguenti informazioni:
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Si richiede di aggiornare la data richiesta e di caricare nuovamente il file; per completare la procedura selezionare il tasto AGGIORNA : Il documento è stato aggiornato ed il sistemas riporta il quadratino colore verde: 30 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 5. Gestione Utenti 5.1. Invito di un utente secondario Il sistema prevede che possa essere aggiunto un ulteriore utente (utente secondario) all azienda fornitrice già registrata ed associata ad un utente referente (utente primario). L aggiunta di un contatto secondario ad un impresa già registrata nell applicazione può essere effettuata solamente se l utente secondario viene invitato dall azienda cliente. Dopo essere stato invitato, l utente secondario riceve una notifica via mail che contiene il link per iniziare la registrazione; l utente secondario lo seleziona, entra nella pagina dove effettua la iscrizione: 31 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Per rendere attive le informazioni inserite si richiede di selezionare il tasto Prosegui in fondo alla pagina: Il sistema conferma con il seguente messaggio: Il sistema manda una seconda mail che contiene un secondo link da selezionare: Entrando sulla home page, all utente secondario è richiesto di inserire le proprie credenziali scelte in fase di registrazione. 32 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT L utente primario ora dovrà abilitare l utente secondario. Quando l utente primario inserisce le proprie credenziali, il sistema gli mostra il seguente messaggio: da selezionare OK In Preferenze di sistema e precisamente nella sottosezione Gestione utenti, l utente primario trova un utente (utente secondario) in stato Da confermare ; cliccando sul simbolo matita si può entrare nella pagina di gestione utenti: 33 di 40 Dopo aver aggiunto la ragione sociale, P. IVA e paese dell azienda fornitrice (in questo caso i dati dovranno essere identici a quelli dell azienda dell utente primario), il sistema mostra il seguente messaggio che deve essere accettato dall utente secondario selezionando il tasto Si :
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Il sistema mostra il nome azienda a cui si è associato l utente primario; se l utente referente decide di accettare l associazoine del secondo utente, lascia il flag su Abilitato e seleziona il tasto CONFERMA L utente secondario ora risulta in stato Abilitato 34 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT 5.2. Regole scelta password Qui di seguito sono riportate le regole di scelta della password in fase di registrazione dell utente, in base alla configurazione scelta dal cliente per il quale ci si deve registrare Il requisito minimo di caratteri per la password previsto dalla normativa sulla privacy è 8. Nel caso in cui non si sia fatta questa scelta il sistema mostra il seguente messaggio: 35 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Conferma nuova password: se, in fase di Registrazione, nel campo Conferma nuova password, l utente inserisce una password differente da quella inserita nel campo Password Il sistema visualizza il messaggio mostrato di seguito: 36 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Inserire la password in base alla configurazione scelta dal cliente; esistono tre livelli di configurazione differenti : Livello 0 : nessun vincolo sulla scelta della password; il sistema accetta qualsiasi password inserita in fase di registrazione. Livello 1 : da inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo e un carattere minuscolo; in caso nella scelta della password non si siano seguite le regole sopra indicate, il sistema mostrerà il seguente messaggio: Livello 2 : da inserire una password che contenga almeno un numero, almeno un carattere maiuscolo, almeno un carattere minuscolo e un carattere speciale [per es. trattino (-), underscore (_), chiocciola (@), punto esclamativo (!), punto interrogativo (?) ] ; la password non può contenere più di tre caratteri consecutivi già presenti nello username. Vediamo il caso seguente : username = mario.rossi@rossi.com password = Welcome1! Questa password non viene accettata dal sistema perché contiene tre caratteri consecutivi uguali a quelli inseriti già nello username. In questo caso il sistema mostra il seguente messaggio di errore: 37 di 40
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT Premendo il tasto SI viene presentata una maschera per l aggiornamento della password contenente tre caselle di testo per inserire la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password. - vecchia password - nuova password - conferma nuova password - Premendo il pulsante Conferma, la piattaforma effettuerà il controllo tra le n password già utilizzate recentemente e la verifica di tutti i vincoli legati ai parametri di configurazione. 38 di 40 Durata massima della password lato fornitore (in giorni): il cliente ha inserito la durata massima della password dopo la quale il sistema invia una notifica per il rinnovo della stessa, a partire da 7 giorni prima della scadenza, in fase di login viene mostrato il seguente messaggio:
MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT A questo punto l utente preme il tasto OK per chiudere il messaggio e inserisce una nuova password se l utente viola o il vincolo sulla lunghezza minima o sulla complessità della password viene mostrato invece il relativo messaggio: È presente anche la funzionalità di blocco password nel caso in cui vengano effettuati più di due tentativi di accesso con password errata. In questo caso verrà mostrato il seguente messaggio: 39 di 40 In particolare, se l utente inserisce una password già utilizzata tra le precedenti n (dove n è il parametro Numero minimo di password non ripetute presente nel tab variabili di sistema del menù Preferenze di sistema) compare il messaggio La password inserita è già stata utilizzata precedentemente
Dovrà essere utilizzata la funzionalità di Recupero password per ripristinare l accesso alla piattaforma. Se l utente inserisce correttamente la password senza violare le regole il sistema mostra il seguente messaggio. Dare OK per terminare il processo: 40 di 40 MANUALE FORNITORE VENDOR MANAGEMENT