Unità Formativa 10.2: Strumenti per la programmazione delle attività. Nella precedente Unità formativa si è fatto cenno ad alcuni strumenti molto diffusi per la programmazione delle attività e, in particolare, per la calendarizzazione delle azioni. Si tratta di strumenti finalizzati a dare regolarità attuativa alle attività progettuali e a consentire la percezione immediata del corretto procedere delle azioni. Tali strumenti possono essere utilizzati già nella fase ex ante di progettazione: tuttavia, essi diventano essenziali nella fase seguente all approvazione del progetto, nella quale è necessario delineare un piano di lavoro esecutivo, comprensivo di milestones che aiutino a verificare la corrispondenza delle azioni realizzate rispetto a quelle pianificate. Come già accennato, gli strumenti usati più di frequente a questo scopo sono due diagrammi: di Gantt e di PERT. Nel primo caso, si tratta di un dispositivo messo a punto da quasi un secolo da Henry Laurence Gantt, per pianificare e gestire i progetti attraverso una descrizione grafica delle attività pianificate. Tecnicamente parlando, si tratta di un istogramma a colonne orizzontali, altresì definito a barre schedulato, in grado di mostrare le diverse fasi del progetto come linee che partono dalla data di avvio e terminano alla data di conclusione. Nella pagina seguente è riportato un esempio di schema per un diagramma di Gantt: l asse delle ascisse riporta i tempi di realizzazione delle attività. In questo caso si tratta di anni e mesi ordinati in senso incrementale, ma sono possibili anche diagrammi con giorni e settimane. Invece, l asse delle ordinate riporta le attività da realizzare. Sull asse delle ascisse, azione per azione, le righe possono contenere barre orizzontali di lunghezza variabile che rappresentano le sequenze delle attività, la loro durata e l arco temporale: le barre possono sovrapporsi nel caso due o più attività si svolgano nello stesso periodo. Le attività possono essere distinte anche tramite il riempimento delle righe con colori diversi, mentre simboli di vario tipo sono usati per indicare aspetti specifici, come le milestones o le date di completamento. Nel caso di un progetto di mobilità transnazionale il Gantt è particolarmente utile, in quanto visualizza diverse attività in capo a partner differenti: è quindi auspicabile che sia realizzato e condiviso da tutto il partenariato.
Esempio di diagramma di Gantt. 2004 2005 mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov A.1. RICERCA A.1.1 A.1.2 A.1.3 Ecc.. A.2. ASSISTENZA
A.2.1 A.2.2 A.2.3 Ecc.. A.3. SPORTELLI A.3.1 A.3.2 A.3.3
Ecc.. A.4. MONITORAGGIO - VALUTAZIONE E MAINSTREAMING A.4.1 A.4.2 A.4.3 Ecc..
In letteratura vengono identificate quattro fasi principali per la definizione di un Gantt: l identificazione di tutte le attività da realizzare per il raggiungimento degli obiettivi progettuali; la definizione del ciclo temporale complessivo del progetto; la definizione del ciclo temporale di ciascuna attività e la sua rappresentazione grafica; la verifica (fatta in sede di progettazione esecutiva) del tempo effettivo da utilizzare per ciascuna attività. Fra i simboli inseribili nelle caselle si possono anche prevedere delle icone a distinguere i diversi partner o i diversi ruoli, in modo da rendere evidenti anche le responsabilità realizzative. Il Gantt è uno strumento molto utile per la gestione del progetto; il suo esame dà al management la possibilità di verificare il corretto andamento delle azioni e di adottare eventuali provvedimenti correttivi. Più nel dettaglio, il diagramma consente di visualizzare il tempo necessario per la realizzazione delle azioni, evidenziandone le fasi; consente di visualizzare le attività realizzabili in parallelo; di definire le milestones (eventi e date chiave) e di evidenziare il loro raggiungimento. Il tallone d Achille di questo strumento sta nell incapacità a rappresentare l interdipendenza delle attività e le relazioni fra di esse. Nei casi in cui questa informazione sia necessaria, diventano di grande utilità i diagrammi di PERT. I diagrammi di PERT. Tale espressione è un acronimo che sta per Program Evaluation and Review Technique. Si tratta, anche in questo caso, di una tecnica di programmazione, sviluppata nel 1958 per conto della Marina degli Stati Uniti allo scopo di ridurre i tempi e i costi di progettazione e realizzazione di sottomarini nucleari, nel momento in cui si deve coordinare una platea molto numerosa di fornitori e subappaltatori. In seguito, la tecnica fu estesa ad altri settori economici e, soprattutto, alle modalità operative per progetti, trovando buona applicazione nella situazione in cui diversi progetti competono per risorse limitate. Si tratta di quel filone di management conosciuto in letteratura come pianificazione reticolare, finalizzata a stabilire innanzi tutto le priorità relative di ciascun progetto in modo da dare al decisore la facoltà di scelta fra proposte concorrenti. In tale ambito, il diagramma di PERT è in grado di descrivere graficamente le relazioni causa effetto, di precedenza logica e di successione temporale fra le diverse attività progettuali. Le azioni e le attività
progettuali vengono considerate come una serie di eventi legati fra loro come all interno di una rete. La correlazione (ossia il rapporto di interdipendenza) fra le varie attività è fatta emergere svolgendo una serie di operazioni così riassumibili: scomposizione del progetto in attività, attraverso una rappresentazione del progetto stesso in forma grafica o in forma descrittiva che suddivide le attività livello per livello spingendosi fino al grado di dettaglio necessario per una pianificazione e un controllo adeguati. Questa rappresentazione (chiamata in genere Work Breakdown Structure) è in sostanza un albero gerarchico orientato al prodotto dell attività, che presenta i collegamenti tra i vari work packages; determinazione della durata complessiva del progetto; individuazione delle attività che, se ritardate, sono in grado di ritardare il progetto stesso (altresì definite percorso critico); creazione di diversi scenari sulla durata effettiva del progetto stabiliti in relazione al variare della durata delle attività. Dopo queste operazioni, in qualche misura preliminari, la costruzione del PERT prevede la realizzazione di una serie di operazioni gestionali. Prima di descriverle, è opportuno chiarire alcuni termini specifici. Le parole della programmazione reticolare. I componenti: in un reticolo sono le attività, i vincoli, le date previste, il calendario. Alcune delle attività, per la loro importanza, hanno lo status di milestones, mentre per quanto riguarda i vincoli questi rappresentano le relazioni fra le attività: ad esempio, se un azione non può iniziare prima che un altra sia finita, la relazione tra le due è Fine inizio, e tale relazione può essere agganciata a date prefissate. La rappresentazione della rete o reticolo. Le rappresentazioni più frequenti sono due: nella prima le attività vengono identificate da frecce e gli eventi di inizio e fine azione sono i nodi della rete. Nella seconda, le attività vengono rese da rettangoli, mentre i vincoli sono rappresentati da frecce. Quest ultimo sistema è definito a precedenze. Il calcolo della tempistica. Il PERT può partire dalla data presunta di inizio del progetto, oppure si può partire dalla fine e fare il cammino a ritroso. In entrambi i casi, è necessario identificare le attività per le quali il ritardo o l anticipo può comportare variazioni nella tempistica. Le risorse. Tipo, quantità e profilo di utilizzo delle risorse possono essere associati a ogni attività.
Ciò premesso, le operazioni gestionali secondo lo schema PERT sono: Pianificazione e costruzione del reticolo di dettaglio; ciò comporta l identificazione e la rappresentazione delle attività previste nella loro sequenza logica; Stime dei tempi e analisi dei percorsi; ogni attività deve avere l indicazione della durata e debbono essere identificate le attività in grado di influenzare lo svolgimento delle altre; Programmazione operativa; dopo l analisi dei percorsi è possibile definire il dettaglio dei singoli work package, individuando anche le risorse per realizzarli. Controllo in itinere; partito il progetto, è necessario controllare che le attività si svolgano secondo quanto previsto e nella sequenza stabilita. Fra il diagramma di Gantt e quello di PERT il primo è di sicuro utilizzato più frequentemente, anche per una minore complessità di costruzione. Pure i progetti di mobilità, a dire delle Agenzie nazionali, preferiscono questa forma di calendarizzazione delle attività. Lo schema del Gantt, inoltre, si adatta alla struttura dei formulari di candidatura, per cui è agevole utilizzare uno strumento che dia la possibilità di visualizzare la sequenza delle attività e la loro tempistica.