Studiata appositamente per gli studi commerciali che fungono da intermediari verso i propri clienti, permette di gestire in modo semplice e intuitivo l importazione, la riconciliazione e/o la contabilizzazione degli estratti conto bancari. L importazione dei Movimenti Bancari avviene 2 modalità : 1. importare sull applicativo l estratto conto in formato files Excel o CBI, ricevendoli direttamente dai propri clienti o acquisire i dati tramite input di file.xls (Excel) o CBI da procedure di Home Banking; 2. disporre automaticamente dei movimenti bancari tramite la sottoscrizione con il consorzio ICBPI. In questo modalità è il servizio Teamsystem a richiedere, archiviare e rendere disponibili al software i rendiconti bancari della specifica azienda. Il modulo effettua la riconciliazione automatica dei movimenti importati dagli estratti conto con la prima nota presente sui diversi software, associandoli alle causali contabili e registrandoli in contabilità. Questo è possibile grazie ad un algoritmo semantico di elaborazione che è in grado di: estrarre tutti i movimenti bancari dal tracciato dell estratto conto analizzare ed estrarre le informazioni necessarie alla riconciliazione partendo dalle descrizioni testuali delle varie operazioni associare le informazioni estratte con i movimenti presenti in prima nota Per i movimenti nei quali non è presente una descrizione esaustiva, sarà possibile effettuare la riconciliazione attraverso l intuitiva maschera che guiderà nell identificazione del movimento da riconciliare, in modo semplice e veloce. Attraverso l acquisizione automatica dell estratto conto sarà possibile quindi riconciliare i movimenti già registrati e far contabilizzare in automatico quelli non ancora rilevati.
L importazione e/o la disponibilità degli estratti conti bancari sono possibili tramite il nuovo servizio cloud realizzato da Teamsystem in collaborazione con ICBPI S.p.A. (Istituto Centrale delle Banche Popolari Italiane), «TeamSystem Movimenti bancari» (abbreviato TS MovBanc). Con TS MovBanc tutta la movimentazione transita attraverso l Hub ICBPI (su Microsoft Azure) nel quali i dati possono essere caricati manualmente attraverso upload di file CBI o XLS oppure importati in modo automatico tramite il circuito CBI, recuperando le informazioni direttamente dalla banca del cliente dello studio. Hub ICBPI rimane completamente trasparente all utente finale, riceve, archivia e rende disponibili i movimenti bancari agli applicativi software. Per l importazione automatica tramite ICBPI lo studio dovrà far firmare una specifica delega per essere autorizzato dal proprio cliente a interrogare gli estratti conto in via telematica.
Flusso operativo Per il primo avvio si suggerisce il processo unificato, guidato e automatico per : caricare file e associare aziende associare dati contabili con dati CBI riconciliare e contabilizzare Con servizio con Consorzio ICBPI non è necessario caricare file di home banking Processo manuale : preliminari verificare e aggiornare i dati dei C/C manualmente o automaticamente Caricare il file di home banking e completare l associazione dati CBI e dati contabili non riconosciuti in automatico. Le associazioni rimarranno valide anche per le successive importazioni. Riconciliare automaticamente tutti i movimenti bancari o procedere singolarmente Contabilizzare automaticamente
Gestione dei movimenti bancari I movimenti bancari sono disponibili nella procedura dopo l opportuno caricamento degli estratti conto sul servizio online TS MovBanc, possibile in due modalità : 1. Caricamento manuale tramite files di home banking 2. Automatico tramite servizio con Consorzio ICBPI La gestione dei movimenti bancari è realizzabile in ogni momento tramite la specifica voce di menù «Riconcilia e contabilizza». E disponibile anche al termine del caricamento con «Avvio guidato..», selezionando il check «Richiama riconciliazione e contabilizzazione» al termine del processo.
Preliminari Per ottenere il maggior grado di automatismo in fase di riconciliazione e contabilizzazione è molto importante la corretta e completa conoscenza delle configurazioni preliminari. Il sistema preconfigura la tabella di «Associazione Causali CBI e Causali contabili» in base a delle logiche standard. Il sistema preconfigura per ogni associazione un conto contabile ai fini della contabilizzazione, per i principali modelli dei piani dei conto. a. La tabella dei Conti Correnti contiene tutte le informazioni relative alla banca. In particolare per la procedura Movimenti Bancari prevede anche : il Codice SIA, che in caso di servizi CBI o ICBPI viene aggiornato dal sistema con «Aggiorna dati dei conto correnti» mentre in caso di servizi con file xls il codice è elaborato dal sistema al primo «Associa Azienda». Il Conto Contabile di contropartita, da utilizzare per la contabilizzazione. Si precisa che occorre utilizzare i conti che hanno l opzione di essere Conto Banca.
Maschera dei movimenti bancari : Parametri Parametri è la sezione dati con cui personalizzare la griglia dei movimenti bancari Codice SIA, identificazione bancaria dell azienda attiva indicata nelle caption principale Banca, selezionabile, indica il c/c di riferimento dei movimenti bancari Conto contabile, selezionabile, indica il conto contabile associato al c/c selezionato Periodo da - a, indica il periodo temporale dei movimenti bancari da elaborare Questi parametri agiscono direttamente sui movimenti bancari presenti nella griglia. La griglia riporta tutti i movimenti bancari «Estratti» fino a quel momento dal servizio online TS MovBanc. Con il processo di «Avvio guidato al caricamento e riconciliazione» la griglia parte con i movimenti bancari di questo file.
Maschera dei movimenti bancari : Principali funzionalità Riconciliazione automatica, attiva una procedura che esamina tutti i movimenti presenti in griglia e per ogni movimento bancario provvede a : Ricercare secondo delle regole, indicate di seguito, eventuali corrispettive prime note già presenti in contabilità. Selezionare la PNE che risulta più attendibile. Un doppio click sulla riga del movimento consente di visualizzare le PNE con cui si è riconciliato. Riconciliare il movimento bancario con la PNE selezionata ovvero associarle. Confermare la contabilizzazione. Riconcilia, per uno specifico movimento bancario attiva una procedura che ricerca eventuali PNE esistenti e correlabili, propone le funzioni per associare/riconciliare manualmente e contabilizzare in automatico. Contabilizza, per uno specifico movimento bancario consente la contabilizzazione automatica. Elimina, è una funzionalità che consente di liberare la griglia da movimenti bancari oramai elaborati. Tutti i movimenti eliminati sono però archiviati in una gestione di storicizzazione, da cui è possibile consultarli ed anche ripristinarli. Estrai Mov.Banc. è la funzionalità che consente di accedere all HUB del servizio TS MovBanc per estrarre e caricare in griglia di gestione NUOVI movimenti bancari, in base al periodo di interesse. L estrazione rileva solo i movimenti bancari che non sono mai stati scaricati. In caso di caricamento di files di estratti conto con periodi sovrapposti è possibile che i movimenti siano scaricati in modo duplice. In questo caso è possibile procedere con la funzione Elimina.
Maschera dei movimenti bancari : Gli Stati dei movimenti Gli stati dei movimenti bancari sono identificati con delle righe COLORATE a) Non elaborato o non riconciliato Righe in color BIANCO b) Riconciliato automaticamente Righe in color CIANO c) Riconciliato manualmente Righe in color BLU d) Contabilizzato Righe in color VERDE e) Eliminato Righe in color ROSSO Tramite la selezione di Filtri è possibile avere in griglia tutti i movimenti bancari nello stato o stati che interessano. Come default sono posti in primo piano sempre quelli Non elaborati.
Verificare i movimenti estratti dal file e le associazioni automatiche proposte Processo a. L estrazione dei movimenti bancari recupera, per quanto possibile, tutti i dati bancari Causali CBI Descrizione Importo RagSoc Banca, tratta dalla descrizione operazione b. La procedura propone in automatico i dati contabili correlati Causali contabili, come da tabella associazione dati Conto contabile, come da tabella conto correnti Requisiti Tutti campi dei dati gestionali sono modificabili selezionando da tabella, con click su lente sullo specifico campo RagSociale, ricercata in funzione del contenuto del campo RagSoc Banca. L indicazione della Ragione sociale riporta anche la PI e il codice cliente/fornitore. c. Verificare i movimenti bancari e le associazioni proposte
Controllare/inserire conto di contropartita per causali MGE e aggiorno i movimenti Processo a. La tabella «Associa..» è richiamabile dalla lente su Conto contabile oltre che da specifica voce di menù b. Soprattutto per le causali MGE Controllare Inserire il conto di contropartita che si ritiene più adeguato alle proprie esigenze c. «Aggiorna» la tabella «Associa..»
Per causali INC e PAG controllare/inserire clienti/fornitori Processo a. Verificare la Ragione Sociale proposta dal sistema b. Click su lente per modificare c. Selezione o crea da tabella l anagrafica che interessa d. Si determinano in automatico PI e codice cliente/fornitore
Alcune casistiche di movimenti bancari Causale CBI 19 : Imposte e tasse Gli estratti conto di quasi tutte le banche riportano con la causale 19 ed una unica riga qualsiasi pagamento di imposte e tasse. Il sistema di default associa la Causale CBI alla causale contabile IVA perché dovrebbe essere un movimento molto frequente. A queste condizioni il movimento è certamente riconciliato automaticamente. Nel caso in cui il movimento bancario facesse riferimento ad altra motivazione occorre indicare la causali contabile più adeguata o indicare un MGE Causale CBI 18 : Interessi e competenze Gli estratti conto di alcune banche riportano un unico movimento bancario sia per gli interessi che per la ritenuta. In questo caso diventa difficile gestire automaticamente la rilevazione contabile.
Riconciliazione automatica Le righe sono evidenziate in color CIANO In presenza di più PNE trovate come associabili, il sistema propone quella più adeguata in base secondo le regole indicate in precedenza. Processo Righe in color CIANO Se fossero ritrovate più PNE. Con il doppio click si entra nella maschera di dettaglio E evidenziata quella associata dal sistema La PNE indicata dal sistema può essere modificata, nel caso dopo il movimento riconciliato è indicato con il colore BLU.
Regole applicate per la riconciliazione automatica Ricerca e associazione movimenti bancari e PNE a) Se il movimento bancario è associato a una causale di incasso vengono considerate 1) le prime note con causale corrispondente a quella del movimento bancario 2) con data registrazione corrispondente in un range variabile, di default 30 gg 3) relative al cliente (se questo è stato indicato nella form principale, altrimenti relative a qualsiasi cliente) b) Se il movimento bancario è associato a una causale di pagamento vengono considerate 1) le prime note con causale corrispondente a quella del movimento bancario 2) con data registrazione corrispondente in un range variabile, di default 30 gg 3) relative al fornitore (se questo è stato indicato nella form principale, altrimenti relative a qualsiasi fornitore) c) Se il movimento bancario è associato a una causale di CoGe vengono considerate 1) le prime note con causale corrispondente a quella del movimento bancario 2) con data registrazione corrispondente in un range variabili, di default 30 gg Ordine per data di documento dalla più remota in poi Selezione di default delle PNE con importo corrispondente al movimento bancario
Riconciliazione manuale Processo a. Selezionare riga in tabella b. Verificare i dati contabili c. «Riconcilia» attiva una procedura di raccordo delle singole prime note Selezionare il check sulle righe coerenti In caso di incassi e pagamenti rettificare gli importi Verificare il corretto bilanciamento Premere OK
Contabilizzazione automatica Processo a. Selezionare la riga b. Verificare i dati contabili c. Attivare «Contabilizza» che fornisce un messaggio di Generazione articolo. Il sistema provvede alla contabilizzazione automatica in presenza di tutti i dati contabili che occorrono.
Scollegamento PNE da Movimento bancario con cui è riconciliata E possibile attivando l icona Movimenti Bancari direttamente nella maschera di Registrazione di prima nota.