Software per Autotrasporti Soluzioni per il trasporto e la logistica softwareperautotrasporti.com
Non è saggio pagare troppo. Ma pagare troppo poco è peggio. Quando si paga troppo si perde un po di denaro, e basta. Ma se si paga troppo poco si rischia di perdere tutto, perché la cosa comperata potrebbe non essere all altezza delle proprie esigenze. La legge dell equilibrio negli scambi non consente di pagare poco e di ricevere molto : è un assurdo. Se si tratta col più basso offerente, sarà prudente aggiungere qualcosa per il rischio che si corre ; ma se si fa questo si avrà abbastanza per acquistare qualcosa di meglio. John Ruskin (1819-1900)
L AZIENDA L AZIENDA Idea Grip è una software house di Treviso che ha iniziato la sua attività nel 2006, ponendosi come obiettivo lo sviluppo di un software specifico per la gestione delle aziende di Trasporto. Dopo quindici mesi di sviluppo e svariati test fu presentata la prima versione del Software TIR, conquistando subito il consenso da parte degli operatori del settore. Da allora l azienda ha sempre continuato a investire e a credere nel proprio progetto, con l obiettivo di fornire un valido ed affidabile strumento di lavoro all altezza di ogni esigenza. Nonostante siano passati diversi anni e si contino circa 600 installazioni, siamo convinti che la versione migliore sia sempre la prossima e che i grandi risultati non si ottengono senza sforzo. La nostra azienda è più di un semplice fornitore, è un vero e proprio partner che ti accompagna nelle attività quotidiane proponendo un sistema integrato in continua evoluzione per aiutarti a migliorare la gestione del tuo business, dal controllo dell azienda, alle relazioni con i clienti. Per offrire soluzioni efficaci e di alto livello qualitativo occorre essere flessibili ed innovativi. Idea Grip è un azienda con una solida esperienza che negli anni ha sviluppato un software per lavorare nel mondo del trasporto in modo semplice ed intuitivo per rendere agevole al massimo il lavoro dell operatore. 1
IL NOSTRO SOFTWARE IL NOSTRO SOFTWARE Tir è una soluzione integrata per la gestione dell attività di trasporti. Il software permette di ottimizzare tutte le attività di back ce del settore, dalla gestione delle risorse aziendali ai flussi del ciclo trasporti. Il software è inoltre corredato da una serie di moduli attivabili a seconda delle necessità al fine di rendere il vostro lavoro semplice, flessibile e veloce. Il nostro software nasce da un azienda tecnologica, e, capace di seguire la crescita e lo sviluppo della vostra azienda. LA MISSIONE L obiettivo della società è quello di fornire un valido e semplice strumento gestionale che soddisfi le esigenze e le necessità di un azienda che operi nel mercato del trasporto su gomma. TIR è stato concepito in base allo studio delle concrete esigenze del mercato con la collaborazione dei propri clienti nell esposizione delle proprie necessità, per la gestione dei vari aspetti peculiari di un azienda tipo, cercando di superare le lacune dei classici strumenti gestionali attualmente sul mercato. 2
I MODULI DI TIR LE ANAGRAFICHE TIR DI MODULI I 1 2 3 4 ANAGRAFICA MEZZI Questa anagrafica permette la memorizzazione completa dei mezzi inserendo i dati identificativi, le spese e gli accessori di cui ogni mezzo è dotato. Inoltre è possibile inserire 1anche la situazione completa delle scadenze e la gestione delle ripartizioni. Grazie a questo modulo potrete tenere sotto controllo le scadenze del mezzo e il relativo costo in maniera tale da avere un rendiconto delle spese che dovrete sostenere. TIR vi permetterà di valutare le riparazioni eseguite su ogni mezzo, la loro garanzia e l incidenza chilometrica sui costi. ANAGRAFICA CLIENTI Questa anagrafica permette l inserimento dei dati di tutti i clienti memorizzando i luoghi di carico e scarico abituali. Il software TIR vi permetterà inoltre di memorizzare i relativi tariffari in un apposita tabella, la quale verrà richiamata 3 direttamente nel viaggio per poter effettuare la costificazione dello stesso. Nell anagrafica dei clienti verranno inserite anche tutte le loro condizioni contrattuali e le annotazioni di tipo tecnico e logistico. ANAGRAFICA AUTISTI Questa anagrafica permette la memorizzazione completa degli autisti inserendo i dati identificativi, le spese, le loro scadenze e la gestione dei dati contrattuali come ad 2es. accordi per trasferte, gestione multe etc. Grazie a questo modulo potrete anche tenere sotto controllo tutte le scadenze dei singoli autisti tipo: scadenza patente, cqc, documento d identità, permessi di soggiorno, scarico carta conducente e così via. Questa anagrafica, vi consentirà di avere uno storico degli acconti dati, dell anticipo spese e di poter registrare tutte le dotazioni di sicurezza date all autista. ANAGRAFICA RIFORNIMENTI Questa anagrafica permette l inserimento di tutti i rifornimenti fatti nei mezzi, sia nell impianto della vostra sede sia fatti presso i vari distributori di gasolio dividendoli per targa e per autista. Questa registrazione vi darà modo 4di visualizzare in tempo reale il consumo medio di ogni singolo mezzo consultandolo con lo storico dei consumi, in modo tale da evidenziare in maniera istantanea consumi anomali del mezzo. Inoltre si potrà gestire la disponibilità di gasolio e l eventuale sotto scorta in cisterna. Grazie a questo modulo potrete gestire in automatico anche il calcolo per il rimborso delle accise. 3
GESTIONE VIAGGI GESTIONE VIAGGI Questo modulo permette la visualizzazione e memorizzazione completa dei viaggi pianificati o già eseguiti per ogni singolo mezzo con relativo importo da fatturare ai clienti. RICHIESTE CONFERME Questo modulo permette di gestire le richieste di preventivi che arrivano dai vostri clienti o da potenziali clienti. Il modulo valorizzerà l ammontare della richiesta in funzione del chilometraggio, del volume del carico, del numero di pallet etc. usufruendo dell anagrafica listini da voi scelta, o attivando la procedura di ANALISI COSTI. PIANIFICATORI Questo modulo permette di inserire quei preventivi di viaggio che i clienti hanno confermato e quindi inserirli nel portafoglio ordini di viaggio. Anche questo modulo permette la valorizzazione del trasporto nel caso in cui siano state apportate modifiche di destinazione o quantità. È inoltre possibile inserire un ordine di viaggio senza che questi sia generato da un preventivo. VIAGGI Il software attiverà qualora vi servisse, una funzione di ottimizzazione del percorso e di calcolo del chilometraggio di un viaggio con l ordine di scarico da voi imposto. Questo modulo permette di pianificare le conferme ricevute per giorno e per settimana, in base alle destinazioni di carico e scarico della merce, ai mezzi e agli autisti liberi in quel momento. Questo modulo è un indispensabile strumento di lavoro per coloro che gestiscono viaggi a groupage. Grazie a TIR potrete gestire le spese che avete sostenuto per eseguire il viaggio, come pedaggi, multe, gasolio, tagliandi, gomme, freni, leasing, paghe etc. Il software calcolerà automaticamente il risultato di tale elaborazione e vi visualizzerà l utile o la perdita per ogni singolo viaggio. Per i viaggi affidati a terzi vi darà la possibilità di visualizzare gli importi da corrispondere ai vettori e vi farà così vedere le differenze tra quanto dovrete fatturare e quanto dovrete pagare ai vostri vettori. 4
GESTIONE BANCALI GESTIONE PEDANE Questo modulo permette a tutti coloro che devono tenere una contabilità bancali, carrelli e/o contenitori di qualsiasi tipologia, di poter visionare in ogni momento la situazione dare/avere per singolo cliente/mittente/destinatario e subvettore. Il software viene fornito con all interno dei report base i quali posso essere personalizzati in base alle vostre esigenze. Avrete anche la possibilità di gestire tutte le tipologie di buoni di ritiro o di scarto collegati alle singole consegne. TROVERETE ANCHE... TRASPORTO CONTAINER TIR dà inoltre la possibilità a tutte le aziende che effettuano trasporto di container di poter usufruire di tutte le sue funzionalità, calandosi però nella specificità del trasporto container. Infatti nel modulo del caricamento ordine di viaggio, verranno gestiti anche i dati come booking, piedi, numero container, nave di riferimento, compagnia, spedizioniere etc. creando automaticamente le lettere di vettura e tutti i documenti necessari. Grazie a queste funzioni, si può tenere sotto controllo la tracciabiltà di ogni singolo contenitore e controllare tutte le spese. 11 5
TIR ON BOARD TIR ON BOARD Grazie allo schermo installato nel mezzo, sarà possibile una comunicazione istantanea tra l azienda, autista e cliente. Potrete comunicare le informazioni in qualsiasi momento, anche durante il viaggio. LE PRINCIPALI FUNZIONI INSERIMENTO/VISUALIZZAZIONE VIAGGI Dopo avere inserito il viaggio nel gestionale, TIR automaticamente invierà la nuova missione all autista che potrà visualizzarla, modificarla o nel caso contrario potrà lui stesso caricare la missione e comunicarla automaticamente all operatore, che troverà il viaggio caricato nel gestionale. I MIEI DISPOSITIVI Grazie ad un sistema GPS integrato nello schermo, potrete rintracciare il mezzo, visualizzare il percorso effettuato e soprattutto tenere monitorati gli eventuali cambi di programma. SEGNALARE I RIFORNIMENTI EFFETTUATI L autista può inserire i rifornimenti che effettua nel mezzo, riportandone i chilometri e i litri erogati, in modo tale da poter calcolare la media dei consumi carburante. TRACCIABILITA DEI RIMORCHI Una volta che l autista eseguirà il login nel suo schermo, potrà inserire anche la targa del rimorchio che ha agganciato. INOLTRARE DOCUMENTI ( nella versione con stampante ) Qualora la versione lo preveda, potrete trasmettere una copia del DDT, scheda di trasporto, CMR ed eventuali documenti direttamente all ufficio. AVVISARE L AUTISTA SULLE EVENTUALI SCADENZE L autista potrà essere avvisato in caso di scadenze, come rinnovo carta d identità, patente, CQC, visita medica etc. 6 AVVISARE IL CLIENTE DELL AVVENUTA CONSEGNA Al termine della missione l autista potrà avvisare il cliente del compimento del viaggio.
MAGAZZINO LOGISTICO Il modulo magazzino logistico da la possibilità di avere una gestione completa e automatizzata della merce. La merce viene registrata al momento dell arrivo sia per quantità che per posizione, e il programma calcolerà inoltre, i giorni di permanenza fino alla ripartenza. MAGAZZINO LOGISTICO I movimenti di carico possono essere sia gestiti manualmente che telematicamente come il posizionamento in deposito. Il modulo ha a disposizione stampe personalizzate per picking, DDT e scheda di trasporto. In fase di fatturazione è possibile emettere fattura con il dettaglio delle quantità movimentate e di tutte le attività svolte all interno del magazzino. STAMPA BARCODE Il programma vi da la possibilità di gestire gli articoli in entrata tramite barcode. È inoltre possibile l etichettatura con codice a barre, tramite stampa, della merce in ingresso. 7
GESTIONE INTERMODALE GESTIONE INTERMODALE Caratteristica del trasporto intermodale di merci è l esigenza di essere trasportato mediante più viaggi e con mezzi differenti. Questo modulo è quindi particolarmente adatto a tutte quelle aziende che operano nel mercato nazionale ed internazionale avvalendosi di una differenziata tipologia di trasporti. È l ideale per chi opera in settori come il terminal container, o trasporti da o per le isole. Grazie alla gestione intermodale è possibile creare un viaggio unico per singolo cliente suddividendolo in più tratte figlie direttamente per tipologia di trasporto come: gomma, nave, rotaie etc. e per importi. Al momento della fatturazione, al cliente, verrà fatturata la cosiddetta tratta madre. TIR da inoltre la possibilità di gestire le stampe delle lettere di vettura per ogni singola tratta, di individuare dove si trova il carico in ogni momento e poter stampare gli ordini ai vettori coinvolti nel trasporto es: prenotazioni imbarchi trazionisti etc.. Il software vi darà la possibilità di riepilogare le spese di tutte le tratte e confrontarle con i costi/ricavi di ogni singolo viaggio. 8
ANALISI COSTI Uno dei principali fattori di successo di un impresa è quello di riuscire a quantificare i costi di gestione. LA RICETTA VINCENTE E L ATTENTA ANALISI DI QUEI COSTI LEGATI ALL OPERATIVITA DI TUTTI I GIORNI Idea Grip ha ideato questo modulo che vi offre la possibilità di registrare, viaggio per viaggio, le spese sostenute dal vostro mezzo (es: gomme, freni, usura, revisioni..), dall autista (busta paga, contributi..), i rifornimenti, le spese extra (come multe, pedaggi autostradali..) e le eventuali trasferte, il tutto calcolato in automatico dal programma per ogni singolo viaggio. Il modulo vi permette di analizzare tutte le informazioni presenti nel gestionale, creando report dettagliati e fogli di calcolo facili da interpretare, rielaborare e condividere sia con i reparti operativi che con la dirigenza e l amministrazione. STATISTICHE ANALISI COSTI COSTI 9ANALISI
LA FATTURAZIONE LA FATTURAZIONE Automazione delle fatture attive, passive e consortili. Personalizzazione per ogni esigenza LA FATTURAZIONE Questo modulo permette di fatturare automaticamente tutti i viaggi effettuati dalla vostra flotta, suddividendoli per cliente, per data, o per singolo viaggio. Resta sottinteso che tutte le stampe possono essere personalizzate con il vostro logo e con i dati di dettaglio da voi richiesti e possono essere inviate per mail. FATTURAZIONE PASSIVA Questo modulo permette di annotare le fatture passive (fornitori) in modo tale da poter creare lo scadenziario dei vostri pagamenti. Grazie al collegamento con la fatturazione attiva (clienti) è possibile avere una visione completa dei pagamenti e degli incassi. Così facendo potrete gestire in maniera più attenta la vostra liquidità. Grazie a questo modulo gestirete anche i movimenti di prima nota oltre a generare le ricevute bancarie in modo automatico. ENTRATE/USCITE Questo modulo è il risultato dato dai due moduli precedenti e consente di visualizzare la situazione delle entrate e delle uscite distintamente per ogni singola banca. Inoltre vi da la possibilità di generare in automatico le Ri.Ba. 10
CONTABILITA Il modulo di contabilità risolve le problematiche contabili e gli adempimenti fiscali. Multi aziendale e multi esercizio, consente di tenere simultaneamente sotto controllo la contabilità di più imprese e di diversi esercizi. L apertura verso altre applicazioni, gestionali o di office automation, rende il modulo uno strumento di lavoro e di controllo avanzato e insostituibile. Contabilità ordinaria e semplificata, piano dei conti precaricato a 2, 3 o 4 livelli, totalmente personalizzabile, non è necessario codificare sottoconti clienti e fornitori: l operazione viene eseguita automaticamente dal programma. CONTABILITA Grazie ad un sistema di causali contabili precaricate, il programma di prima nota consente di tenere la contabilità in modo semplice ed automatizzato. La prima nota è collegata con tutte le gestioni dell applicativo, agendo direttamente sulle ritenute d acconto, i cespiti, le partite aperte, le scadenze, la rilevazione dei centri di costo e di ricavo, la gestione intrastat. L interfaccia grafica della prima nota può variare ed essere utilizzata come salda conto e come rilevazione dei corrispettivi; e possibile tenere le contabilità di diverse filiali, registrando gli eventi contabili direttamente dalla gestione prima nota di un unica ditta. La prima nota contabile permette la redazione di movimenti simulati, fondamentali per la rilevazione degli ammortamenti dei cespiti ad una data intermedia dell esercizio contabile, al fine di produrre un bilancio di verifica provvisorio. Su questa gestione appoggia la funzione di generazione automatica, direttamente dalla registrazione contabile, di ratei e risconti. Tale funzione consente la ripartizione del costo per ogni singolo esercizio in singoli costi mensili, e la gestione automatica dei movimenti di assestamento e rettifica di fine anno: i movimenti simulati vengono tramutati in reali. Dalla visualizzazione delle schede contabili è possibile modificare in automatico la prima nota. La gestione salda conto consente la chiusura delle partite aperte e la generazione automatica dei movimenti contabili. Oltre ad una gestione completa dei bonifici a fornitore, il modulo contabilità prevede una serie di stampe di scadenziario ed estratto conto legate alle situazioni contabili ed alla gestione delle partite aperte. 11
SERVIZI NOSTRI I NOSTRI SERVIZI Idea grip è un partner tecnologico, affidabile e capace di seguire la crescita della vostra azienda. Il nostro centro sviluppo e i nostri tecnici sono a vostra disposizione per l analisi e la risoluzione delle esigenze aziendali. I ASSISTENZA L assistenza TIR vi supporta immediatamente tramite web o direttamente nella vostra sede. Il nostro staff è costantemente aggiornato e certificato sia per lo sviluppo che la gestione sistemistica delle reti informatiche. LA FORMAZIONE Idea Grip mette a disposizione tecnici qualificati per formare i tuoi dipendenti al fine di rendere accessibile TIR al 100%. La formazione viene eseguita in due modalità, presso la vostra sede, oppure on line in remoto. Possiamo inoltre realizzare modifiche al programma per una maggiore personalizzazione, e per adattarlo alla perfezione alle vostre esigenze. GLI AGGIORNAMENTI Con l obiettivo di avere un prodotto sempre aggiornato con le normative vigenti e al passo con le novità, forniamo un prodotto qualificato sempre più conforme alle vostre esigenze. 12
LA FATTURAZIONE CONTATTI CONTATTI IDEA GRIP SNC Vicolo Zagaria 4, 31055 Quinto di Treviso (TV) Tel: 0422 97097 Fax: 0422 470801 Email: segreteria@ideagrip.it Hai bisogno di informazioni? contattaci 0422 97097 13
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