Il Consorzio CSA si occupa della fornitura di servizi e sistemi per la gestione degli archivi e delle informazioni nella P.A. e, con la propria organizzazione, è garanzia d immediata risposta alle necessità che la tecnologia, le disposizioni di legge e le dinamiche produttive fanno sorgere continuamente. Attualmente le strutture operative del Consorzio CSA coprono tutto il territorio nazionale, con sedi in Sicilia, Puglia, Campania, Lazio, Toscana, Emilia Romagna, Liguria e Lombardia. Il Consorzio CSA dispone di personale altamente qualificato e di professionisti esperti delle scienze archivistiche ed informatiche; ha realizzato una serie di progetti nel settore degli Archivi correnti, storici e di deposito di Enti Pubblici e di Aziende Sanitarie, fornendo i servizi di: Riordino e ottimizzazione degli impianti archivistici in forma elettronica; Schedatura, catalogazione e data entry per la creazione di banche dati; Custodia e gestione informatizzata degli archivi cartacei in locali attrezzati, dislocati su tutto il territorio nazionale; Monitoraggio costante delle movimentazioni e delle consultazioni; Predisposizione ed attuazione delle procedure di scarto d archivio; Creazione e gestione di archivi digitali, consultazioni on line con monitoraggio degli accessi; Sistemi di gestione del protocollo informatico con acquisizione ottica della corrispondenza e gestione dei flussi documentali; Rilevamento e gestione informatizzata del contenzioso per Pubbliche Amministrazioni; Predisposizione delle procedure di archiviazione da adottare. Il Consorzio CSA fornisce consulenza specialistica con sistemi informatici di propria progettazione, analizzati e sviluppati in base a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di sicurezza nonché da quanto previsto dalle normative CNIPA e Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Dipartimento per i Beni Archivistici (pertanto personalizzabili e adattabili a sistemi informatici già in uso presso il cliente). Per la realizzazione dei progetti, si avvale delle tecnologie più avanzate nel campo del trattamento e delle elaborazioni delle informazioni (banche dati testuali, ipertestuali e di immagini), sistemi per lo stoccaggio delle informazioni su supporto magnetico ed ottico, ecc 1
Il Consorzio CSA non si occupa solo della problematica relativa agli archivi, ma offre una gamma completa di servizi per la gestione del documento ; l intero processo di riorganizzazione prevede la messa in opera di un sistema di gestione documentale in service dotato di una piattaforma innovativa, interamente web-based, capace di coordinare tutte le informazioni e verificare i tempi di lavorazione dei singoli procedimenti. Infatti il sistema regola l intera gestione documentale: Gestione dell archivio fisico di deposito e storico, previo riordino, catalogazione ed informatizzazione del patrimonio archivistico; Creazione e gestione di archivi digitali (dematerializzazione) previo riordino e ricostruzione delle pratiche cartacee in base a specifici criteri archivistici, formati dalle pratiche acquisite otticamente, nonché dalle pratiche prodotte in digitale in maniera ufficiale (Protocollo Informatico); Gestione delle movimentazioni e delle consultazioni; Gestione della trasparenza degli atti amministrativi con consultazione degli stessi da postazioni remote abilitate; Gestione dei flussi documentali con rilevamento dei tempi di lavorazione delle singole pratiche; Gestione della comunicazione con la P.A. (interoperabilità) previa apposizione della firma digitale. Il processo di acquisizione digitale di tutti gli atti correnti con relativa apposizione di firma digitale, rende i dati dematerializzabili e fruibili agli operatori distribuiti sul territorio, in ambienti sicuri e protetti, in modo da realizzare l obiettivo della continuità tra il procedimento, l utente e la struttura amministrativa. Il Consorzio CSA garantisce affidabilità e professionalità ed è certificato UNI EN ISO 9001, ISO 27001, NOS (Nulla Osta Segretezza) ecc. Tra i vari clienti il Consorzio CSA fornisce il proprio servizio al Ministero per i Beni e le Attività Culturali, Agenzia delle Entrate, Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali, Uffici Territoriali del Governo, Aziende Sanitarie Locali, Aziende ospedaliere, Enti locali ecc. 2
I Principali Servizi Premessa Il Consorzio CSA si è avvalso dell esperienza decennale di diversi specialisti del settore informatico che, collaborando sinergicamente con consulenti esperti delle materie archivistiche, hanno studiato le esigenze del personale impegnato quotidianamente nell ambito dell archiviazione e della protocollazione documentale, in modo tale da sviluppare servizi efficaci che garantissero straordinarie capacità gestionali. L obiettivo è di non limitarsi ad un mero processo di archiviazione documentale ma di garantire all ente la gestione dei flussi documentali attraverso un insieme integrato di funzionalità finalizzate a migliorare la sua efficienza operativa: gli enti potranno monitorare lo stato e la collocazione di un fascicolo all interno di un determinato iter burocratico o processo amministrativo e individuare lo stato di trattazione di una determinata pratica. Consulenza Archivistica In questi anni abbiamo affrontato un intensa attività di ricerca volta a risolvere in modo innovativo i servizi legati alla società dell informazione. Il servizio di centralizzazione delle informazioni, che svolgiamo con risultati certi ed innovativi, consiste nello studio degli scopi politici, giuridici e culturali dell Azienda, secondo gli aspetti istituzionali organizzativi e archivistici. Nostro personale, adeguatamente formato, individua le esigenze di gestione documentale in riferimento alla normativa generale e speciale, ne programma gli interventi in previsione delle risorse umane e finanziare necessarie, valutando costi e benefici delle diverse soluzioni possibili. In questo contesto possono essere affrontate le problematiche relative ai flussi documentali, al manuale di gestione ed alla redazione del titolario di classificazione. Il titolario è lo strumento costituito da un determinato numero di categorie (titoli o classi), serve ad ordinare i documenti ed a inserirli nel proprio contesto archivistico, consente una corretta individuazione degli stessi in relazione all origine e alla tipologia. Per ogni Cliente viene predisposto un titolario di classificazione ad hoc sulla base di quanto previsto dai titolari di classificazione già esistenti ed approvati dal Ministero dei Beni Culturali. Il titolario diventa strumento fondamentale ed indispensabile per una corretta gestione dei flussi documentali abbinati ad un sistema evoluto di gestione del protocollo elettronico (descritto nei paragrafi successivi). Servizio di Riordino, Custodia e gestione Informatizzata degli Archivi Cartacei Normalmente, aziende di vaste dimensioni, hanno depositi cartacei dislocati in zone lontane dai centri amministrativi. L insufficienza di spazi attrezzati, la mancanza di personale archivistico e di sistemi informativi indispensabili al reperimento immediato delle pratiche, causa enormi disagi al corretto svolgimento delle attività dell Azienda, agli utenti e agli organi di vigilanza e controllo. 3
Attraverso il servizio di riordino, custodia e gestione dell archivio cartaceo, l Azienda potrà aumentare notevolmente gli standard di efficienza e trasparenza. Gli archivi pregressi saranno allineati a quelli elettronici, secondo quanto prevede la normativa vigente, con la possibilità, attraverso il massimario di scarto, di eliminare i documenti che non hanno più valore legale. Infatti, secondo la buona prassi archivistica, è necessario effettuare, perlomeno ogni anno, lo scarto, tale attività può essere avviata solo quando si verifichino contemporaneamente due circostanze: l esaurimento dell utilità giuridico - amministrativa e la mancanza di apprezzabile interesse storico. I documenti custoditi presso i nostri impianti potranno essere richiesti direttamente via web dagli utenti abilitati, con la possibilità di verificare se il documento desiderato è in custodia presso i nostri impianti o se è stato già consegnato ad altra struttura avente titolo ad averla. La consegna dei documenti richiesti, in originale o in copia, avviene entro poche ore dopo l invio della richiesta da parte del cliente. Le operazioni di richiesta, consegna e riconsegna dei documenti sono tracciate dal sistema informatico di gestione archivi di CSA ai fini statistici e di monitoraggio. Servizio di Creazione e Consultazione di Fascicoli Digitali (Dematerializzazione) La digitalizzazione della documentazione permette la creazione in formato elettronico dei fascicoli; ogni singolo fascicolo può essere incrementato, e quindi aggiornato, di nuova documentazione prodotta successivamente alla sua creazione. Una serie di strumenti avanzati messi a disposizione dell utenza permettono la ricerca della documentazione non solo mediante l inserimento di semplici metadati ma anche eseguendo una ricerca full-text. La creazione del fascicolo elettronico avviene attraverso le seguenti fasi: ricognizione totale sulla documentazione presente; riordino cartaceo; digitalizzazione dei documenti; riconoscimento OCR delle immagini; creazione del file indice dei documenti per la ricerca full_text; creazione dei metadati; associazione alle singole immagini di metadati di annotazione, utili in fase di ricerca. L archivio digitale così ottenuto è reso accessibile attraverso un sistema informatico web-based che in fase di ricerca della documentazione mette a disposizione dell utenza una serie di strumenti avanzati (ricerca semantica, ricerca full text esatta, etc.). Il fascicolo digitale, così realizzato, viene incrementato dalla documentazione prodotta nel futuro fino alla conclusione della pratica. 4
Ricostruzione e Digitalizzazione del Fascicolo del Personale Secondo la normativa attualmente in vigore i fascicoli del personale dipendente devono essere conservati presso l ufficio personale fino alla cessazione del rapporto di lavoro con il dipendente, successivamente, conclusa la pratica previdenziale, potranno essere trasferiti presso l archivio di deposito di ciascuna articolazione Aziendale, dove saranno custoditi e conservati illimitatamente. A questi adempimenti vanno aggiunte le enormi responsabilità sotto il profilo della privacy a cui le aziende sono sottoposte. A tal fine il consorzio CSA, forte dell esperienza maturata presso importanti enti pubblici, di concerto con il personale responsabile del Cliente, concorderà un apposito piano di lavoro contenente tempi e modalità di realizzazione del servizio. Questo consentirà al Cliente di ottimizzare i processi lavorativi e di ridurre notevolmente sia i costi logistici, relativi ai locali, sia i costi di archiviazione. Il fascicolo cartaceo, una volta digitalizzato, viene custodito presso i nostri impianti attrezzati e reso disponibile in caso di richiesta di consultazione. Tutti i servizi brevemente esposti di seguito vengono resi fruibili attraverso specifici moduli software. Ricostruzione della Carriera del Dipendente Il servizio consente di generare e gestire una scheda del dipendente che riporta i rapporti di lavoro pregressi al fine di tracciare gli aspetti previdenziali e pensionistici. il servizio, oltre che facilitare significativamente la ricostruzione della carriera, fornisce dati per calcoli ai fini pensionistici e favorisce la conoscenza della condotta disciplinare e professionale del singolo dipendente. Generazione dello Stato Matricolare del Dipendente in formato elettronico Il servizio prevede la creazione dello Stato Matricolare del dipendente in formato elettronico sia per i dipendenti già assunti che per quelli di nuova assunzione. La generazione dello stato matricolare avviene attraverso l attività, effettuata da operatori esperti e in possesso di un adeguata conoscenza della documentazione trattata, di selezione dei dati salienti estrapolati dall esame della documentazione cartacea appartenente ai provvedimenti dei singoli documenti. Lo stato matricolare generato può, di conseguenza, essere costantemente aggiornato attraverso il caricamento sul sistema informativo di informazioni salienti desunte dagli atti ufficiali e dalla documentazione appartenente al singolo dipendente. Gestione Riepilogativa del Trattamento Economico Questa funzionalità consente, sulla base degli avvenimenti giuridici, di ricostruire e riepilogare il trattamento economico utile ai fini pensionistici del dipendente. Le elaborazioni delle informazioni giuridiche, come provvedimenti e atti amministrativi, permettono alle amministrazioni, anche universitarie, di definire l inquadramento economico dei dipendenti. La gestione viene effettuata attraverso l aggancio con il fascicolo del dipendente e lo stato matricolare o la ricostruzione di carriera. 5
Servizio di Analisi, Riordino e Studio delle Pratiche del Contenzioso Gli Enti che sono coinvolti nella gestione di documentazione afferente situazioni di contenzioso comprendono quanto sia importante poter usufruire di un organizzazione puntuale e precisa dell intero archivio. Il nostro lavoro permette, attraverso uno studio analitico dei documenti e il ripristino dell ordine originario degli atti, di rendere la storia della pratica lineare e precisa. Il sistema informatico di archiviazione dei fascicoli di contenzioso, pensato per l automazione completa delle attività degli uffici, è progettato al fine di soddisfare l esigenza di rendere più efficiente la gestione degli Affari di Contenzioso attraverso l identificazione univoca di ogni fascicolo, la gestione dei dati e dei documenti relativi ai casi trattati e la produzione di elaborazioni statistiche su di essi. Servizio di Dematerializzazione dei Documenti Contabili (Fatture Ciclo Passivo) Il servizio proposto, focalizzandosi sull archiviazione ottica sostitutiva dei documenti fiscali prodotti dal ciclo passivo (fatture fornitori) del sistema informativo amministrativo, permette di dematerializzare e conservare i documenti a norma di legge attribuendogli così valore fiscale e legale mediante apposizione della firma digitale e marca temporale. Ciò comporta un diretto ritorno economico legato all eliminazione della carta con il conseguente risparmio di spazi di archivio e la riduzione dei tempi per la gestione dei documenti. In particolare, verranno attivate modalità di registrazione automatica delle fatture fornitori attraverso la definizione del layout della documentazione ed il riconoscimento automatico OCR per l acquisizione dei dati ritenuti utili dal Cliente per attivare funzioni di ricerca. Si può così beneficiare di un sistema di gestione del ciclo passivo delle fatture che garantisca il controllo delle operazioni, la sicurezza e l integrità dei dati, l archiviazione delle transizioni e la conservazione dei documenti. Servizio di Gestione Centralizzata per la Posta in Arrivo ed in Uscita Il servizio prevede la progettazione e l impianto di una postazione di back office, con hardware, software e personale esterno per la gestione della corrispondenza, sia cartacea che elettronica in entrata ed in uscita. In particolare, per la posta cartacea sarà attuato un processo di dematerializzazione per mezzo di archiviazione ottica ed indicizzazione con l invio in tempi certi delle copie digitali ai destinatari. Il servizio, che sarà integrato con il protocollo elettronico e la gestione documentale dell Ente, permette di poter ottenere una gestione più ampia e completa di tutte le comunicazioni e le richieste riguardanti la documentazione. Tutte le fasi di lavorazione sono supportate da applicazioni informatiche che consentono in qualsiasi momento la verifica del lavoro svolto e dello stato delle attività. 6
Sistemi Informatici Lo sviluppo ICT, come dimostrato da molti dati economici, è sicuramente uno dei volani dello sviluppo della società; la diffusione della telematica e dell accesso tramite rete, sottoposto a rigidi controlli ed autorizzazioni, rende lo strumento informatico un veicolo tramite il quale sviluppare applicazioni che consentano l adozione di sistemi che gestiscano i flussi documentali. Gli applicativi open source, risultato di intense attività del settore ricerca e sviluppo (R&S) del Consorzio CSA, rispettando i criteri di standardizzazione e sicurezza, risultano liberi dai vincoli di piattaforma, flessibili, facilmente implementabili, poco vulnerabili, scalabili, portabili, compatibili, ed interoperabili al fine di garantire al proprio Cliente l ottimizzazione e la massima efficienza dei servizi erogati. Il Software di Gestione Documentale Il sistema permette di accedere e consultare i documenti digitalizzati in modo rapido e puntuale grazie all utilizzo di una semplice interfaccia web_like grafica e intuitiva. Un valore aggiunto è rappresentato dalla possibilità di effettuare l allineamento degli archivi pregressi, e dalla compatibilità con i diversi sistemi gestionali già in uso. L accesso alle informazioni può essere differenziato per tipo di utente e consentire l accesso completo o parziale agli utenti con diritti specifici. Per garantire la riservatezza delle informazioni contenute, l accesso al sistema può avvenire mediante autenticazione forte o debole. Il sistema, inoltre, offre la possibilità di firma massiva attraverso un plugin facilmente integrabile con gli strumenti già utilizzati dai Clienti per la gestione documentale. Il sistema di gestione Documentale SDM (Smart Document Management) permette una gestione completa di tutte le necessità documentali del Cliente fornendo una piena tracciabilità del documento a partire dalla gestione fisica, nelle fasi di custodia e conservazione, fino al reperimento delle informazioni attraverso la gestione della copia elettronica. L intero processo prevede la messa in opera di un sistema di gestione documentale in service dotato di una piattaforma innovativa, interamente web_based, capace di coordinare tutte le informazioni e verificare i tempi di lavorazione dei singoli procedimenti: gestione dell archivio fisico di deposito e storico, previo riordino, catalogazione ed informatizzazione del patrimonio archivistico; gestione dell archivio digitale, formato dalle pratiche acquisite otticamente, nonché pagina dalle pratiche acquisite in digitale in maniera ufficiale (Protocollo Elettronico); gestione delle movimentazioni e delle consultazioni; 7
gestione della trasparenza degli atti amministrativi con consultazione degli stessi da postazioni remote abilitate; gestione dei flussi documentali con rilevamento dei tempi di lavorazione delle singole pratiche; gestione della comunicazione con le PP. AA. (interoperabilità); conservazione sostitutiva dei documenti secondo i requisiti della normativa vigente. Sistema di Protocollazione Elettronico Il sistema di protocollo informatico è stato ideato considerando la molteplicità di interazioni e di azioni che si compiono ogni qual volta è richiesto l utilizzo di un documento, ovvero protocollazione, inserimento, ricerca, fascicolazione, gestione dei flussi documentali ed archiviazione dei documenti. Il sistema dispone di funzionalità di tipo archivistico come la gestione di un titolario di classificazione e di tipo organizzativo per ottimizzare la gestione dei flussi documentali. Il sistema consente la protocollazione sia di documenti cartacei (a cui è possibile associare la copia digitalizzata del documento) che di documenti digitali (fax, e_mail, pdf, doc, etc.). Con riferimento all e-mail il sistema prevede un opportuno modulo che consente di analizzare ed eventualmente protocollare la posta elettronica spedita ad uno specifico indirizzo istituzionale dell Ente (configurabile). È prevista, inoltre, la completa dematerializzazione dei fax attraverso utilizzo di fax server ed opportuno modulo di interfaccia. Sistemi OCR Server ed Indexer Server Il sistema prevede l indicizzazione, automatica e trasparente agli operatori, di tutti i documenti, immagini o file digitali (.doc,.docx,.pdf, etc.) ai fini della ricerca full_text. Nel caso di immagini il sistema prevede l integrazione con OCR Server ad accuratezza non inferiore al 95% (calcolato come totale delle parole corrette all interno del testo); il contenuto testuale ottenuto come risultato del riconoscimento OCR viene indicizzato in modo da poter effettuare una ricerca full_text con evidenziazione delle parole cercate all interno delle immagini di riferimento. Sistemi di Firma Digitale Massiva La firma massiva consente di firmare digitalmente grandi quantità di documenti in un unica sessione, senza dover salvare i file sul proprio computer. Questo servizio è utile ad un organizzazione che, ad esempio, a fine mese deve firmare molti documenti: invece di salvarli sul personal computer, aprirli e sottoscriverli ad uno ad uno, il titolare della firma può lanciare il processo di firma digitale e, con pochi click, ottenere i file firmati. Il servizio di firma massiva offre questa possibilità attraverso un plugin facilmente integrabile con gli strumenti già utilizzati dai Clienti per la gestione documentale. 8
Sistemi di Ricerca Semantica Un sistema di ricerca semantica è un sistema in grado di capire di cosa parla un documento, valutando la sua attinenza con i domini di interesse per l utente. Una ricerca di tale tipo è detta semantica in quanto non restituisce semplicemente documenti che contengono le parole ricercate, ma documenti che hanno anche un contenuto semantico aderente al dominio desiderato dall utente. Un esempio è: se sono interessato a documenti meccanici e cerco candela non devo trovare documenti che parlano di oggetti per la casa. 9
Certificazioni 10
11