Gestione remota archivi cartelle sanitarie e di rischio informatizzate

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1 Gestione remota archivi cartelle sanitarie e di rischio informatizzate L odierna realtà economica impone alle aziende di differenziarsi sempre più dai concorrenti, investendo in tecnologie che possano migliorarne la produttività e, allo stesso tempo, aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Il servizio di gestione informatizzata delle cartelle sanitarie e di rischio dei lavoratori rappresenta un investimento ad alto rendimento e offre molteplici vantaggi a chi lavora sul campo, dai medici competenti, ai lavoratori, e agli enti di controllo. Per questo, la nostra proposta deve essere considerata parte integrante del moderno mix di servizi informatizzati presenti in azienda. Il D. Lgs. 81/08 ha riconosciuto il ruolo e l obbligo del Medico Competente nell ambito della valutazione del rischio negli ambienti di lavoro. Gli strumenti a disposizione del medico competente sono molteplici, ma in particolare è di primaria importanza: la sorveglianza sanitaria sui lavoratori. L utilizzo dei dati sanitari che emergono da questo strumento, richiede l introduzione di supporti informatici idonei a permettere una semplice, rapida e attendibile elaborazione a livello di gruppo di questa notevole quantità di informazioni che vengono raccolte. Alla luce anche di queste considerazioni, e con l obiettivo primario di portare innovazione, semplicità e sicurezza nella sua gestione, dal febbraio 2009 abbiamo messo a disposizione delle aziende e dei medici competenti la prima versione di

2 ACSI: il servizio di gestione informatizzato per le cartelle sanitarie e di rischio dei lavoratori. La sorveglianza sanitaria in azienda prevede una serie di visite mediche. I dati da fornire di volta in volta ai medici competenti impegnati nella sorveglianza sanitaria sono molti. E comprendono: l elenco dei dipendenti da visitare: è necessario conoscere i singoli dipendenti da visitare, le mansioni che svolgono, il protocollo sanitario loro assegnato, la data dell ultima visita ed il suo esito; la cartella sanitaria e di rischio di ciascun dipendente: per ogni dipendente è necessario avere la cartella sanitaria e di rischio aggiornata per consentire una corretta anamnesi prima di ogni visita; l elenco degli esami clinici da effettuare: per ogni dipendente, in funzione di mansioni, protocollo ed eventuali patologie personali, è infine necessario conoscere l elenco specifico degli esami da compiere (diversi di anno in anno in funzione della periodicità specifica). Per produrre tali informazioni, prima dell entrata in funzione del nostro servizio di gestione remota delle cartelle sanitarie e di rischio informatizzate, era necessario il lavoro di più operatori anche per diversi giorni. Tale procedura, oltre ad essere dispendiosa in termini di tempo impiegato, conduceva spesso ad errori di collezione dei dati, e non consentiva la creazione di un database storico dell attività dell azienda. Al termine di ciascuna campagna di sorveglianza sanitaria, inoltre i dati raccolti dai medici competenti dovevano e devono essere archiviati. Tale operazione veniva portata a termine in diversi giorni, richiedendo anche in questo caso il lavoro di più operatori per una serie di inserimenti manuali o archiviazione dei dati. Oggi per l azienda, visti i carichi di lavoro crescenti e gli obblighi degli adempimenti previsti, è indispensabile ridurre i tempi di lavorazione, eliminare gli errori e costruire uno storico delle visite mediche effettuate nel tempo. La nostra soluzione Il nostro obiettivo è stato quello di ottimizzare i processi di progettazione ed erogazione del servizio di sorveglianza sanitaria, consentendo al medico

3 competente e all azienda di gestire tutte le attività attraversoun applicazione web (terminal server connection RDP) che supportasse tutte le fasi del processo, dal momento del primo contatto alla fatturazione dei servizi erogati, non vincolando l utilizzo a computer a postazioni appositamente dedicate, sia come luogo fisico in azienda che come configurazione software. Abbiamo dunque progettato una piattaforma in grado di gestire le cartelle sanitarie e di rischio informatizzate, che risultano archiviate su un nostro server centrale, che permette di aggiornare rapidamente le cartelle sanitarie e di rischio informatizzate, conservare uno storico delle attività eseguite, garantire la gestione dei dati inseriti e la massima privacy. Oggi ACSI è alla quarta release I risultati ottenibili a programmazione di ciascuna campagna di sorveglianza sanitaria, a parità di carichi di lavoro, è attuabile con un solo operatore, in pochi minuti: tutte le informazioni necessarie sono prodotte in automatico dall applicazione su cui opera il nostro servizio. Occorrerà poi un tempo minimo per collezionare le stampe prodotte dalla stessa. Anche il successivo inserimento dei risultati di ciascuna visita medica nel nostro server centrale è effettuato direttamente dal medico competente, durante lo svolgimento della visita stessa (con pochi click per ogni dipendente visitato); ed è stato ridotto anche il tempo necessario alla preparazione della documentazione per il data entry dal momento che si tratta di sistematizzare i documenti precedentemente prodotti dalla stessa applicazione. Cosa è cambiato Prima del nostro servizio un intera campagna di visite mediche costava all azienda e al medico competente ore di lavoro. Utilizzando la nostra applicazione ( terminal server connection RDP ) le stesse operazioni vengono svolte complessivamente senza alcuna preparazione preventiva specifica ed il risparmio sarà anche per la sua successiva archiviazione digitale e consultazione dei dati. Gestione delle informazioni per le Cartelle Sanitarie e di rischio sul Web

4 Per tutte le aziende che lo richiedono, è operativo il servizio di terminal server connection RDP per la gestione delle Cartelle Sanitarie e di Rischio Informatizzate! E continua lo sforzo teso a risolvere le problematiche ancora aperte riguardo la gestione delle informazioni. Una delle criticità principali introdotte con il Testo Unico sulla Sicurezza(Decreto del 9 aprile 2008 n. 81) è rappresentata dalla comunicazione agli enti preposti delle informazioni relative ai dati collettivi sanitari e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria, gestite dall'allegato 3B del Testo Unico (art. 40). Il problema è duplice: tecnologico, per l anno in corso il formato di esportazione dei dati deciso dal sistema sanitario nazionale è stato di adottare l.xls (Microsoft Excel, formato a cui è possibile convertire il nostro file in formato.xml di processo, perché le informazioni necessarie sono prodotte e gestite da soggetti diversi in momenti differenti. Come si vede, i soggetti in gioco sono più di uno, ognuno dei quali gestisce informazioni diverse in momenti diversi. Il singolo medico competente, dopo aver programmato ed effettuato la visita medica per la raccolta dei dati sanitari del dipendente, in real-time, nella cartella sanitaria, deve procedere, entro il primo trimestre dell anno successivo all anno di riferimento, ad aggregare i dati sanitari e di rischio da inviare ai servizi territoriali competenti, pena pesanti sanzioni. Da qui la necessità di un processo di gestione che veda la partecipazione attiva di integrazione delle informazioni.

5 Una volta integrati i dati e aggregati secondo le informazioni richieste dall Allegato 3B, il medico deve inviarli al servizio territoriale preposto. Come si può capire, un flusso piuttosto complesso. L applicazione della Cartella sanitaria e di rischio informatizzata che abbiamo sviluppato pone le basi per risolvere questo problema. Infatti, dopo aver raccolto nella Cartella Sanitaria i dati del dipendente, l applicazione: elabora il dato aggregato; definisce i tempi e le modalità di accesso al sistema dei diversi attori per l integrazione delle informazioni necessarie; prepara il file da inviare ai servizi territoriali competenti in formato.xml Inserimento documentazione medica La nostra web application (terminal server connection RDP) non costringe i medici ad operare sul lavoratore con la preoccupazione di dover documentare immediatamente tutto quanto fatto e rilevato. Lo strumento è stato realizzato per poter inserire i dati, rilevazioni e analisi di laboratorio e mediche anche in un secondo tempo, con la possibilità di legarle all effettiva data di effettuazione della visita di riferimento. Tutto ciò corrisponde esattamente a quanto succede quotidianamente nella pratica clinica. Partendo da questo concetto applicativo è stata creata la maschera relativa al caricamento ed all archiviazione di una serie di documenti (rilevati su altri strumenti, portati dal dipendente, ottenuti da altri specialisti) in formato pdf, oppure precedentemente scannerizzati. Ciascun file può essere caricato dalla maschera di inserimento dati, direttamente dal laboratorio medico (in remoto, se autorizzato dal medico competente tramite appropriate procedure di autenticazione) oppure dal medico competente stesso. Firma e validazione del documento Il medico competente al termine della visita rilascia al lavoratore il certificato di idoneità, una copia firmata dal lavoratore rimane al medico competente che successivamente verrà allegata alla cartella sanitaria e di rischio in

6 formato pdf. La cartella sanitaria e di rischio, una volta completa di tutti gli allegati previsti viene firmata dal medico competente con il servizio di firma digitale remota Kryptoevolution con i certificati digitali qualificati e la marcatura temporale che attribuisce data ed ora certa e legalmente valida. La firma digitale remota del medico competente avviene mediante autenticazione OTP Mobile il cui utilizzo non genera nessun tipo di traffico telefonico e consente di firmare on-line le cartelle sanitarie e di rischio, lasciando l utilizzatore completamente libero da qualsiasi vincolo legato all installazione di hardware. OTM Mobile ha il vantaggio di avere una sicurezza totale, nessun componente hardware e compatibile con la maggior parte degli smartphone. Come funziona il servizio Il medico competente, l azienda, i laboratori di analisi ( autorizzati ), possono accedere al servizio di gestione delle cartelle sanitarie e di rischio informatizzate tramite connessione di accesso remoto al nostro server e dopo essersi autenticati, una volta avvenuto il riconoscimento dell utente possono visualizzare le maschere a loro attribuite, in conformità alle disposizioni di legge; in questo modo, si crea un muro virtuale tra i vari accessi e viene data la massima garanzia sulla corretta gestione delle informazioni (tutela della privacy). l servizio viene attivato dopo il pagamento della rata relativa al primo semestre; le successive rate sempre relative a periodi semestrali anticipati di abbonamento, garantiranno l estensione del servizio. Le rate sono calcolate in numero di cartelle sanitarie e di rischio informatizzate che vengono depositate in archivio. L accesso alle informazioni contenute nell archivio è attivo 24 ore su 24ed è raggiungibile da qualsiasi postazione con accesso alla rete internet tramite autenticazione dell utente. Ultime novità introdotte Il servizio di gestione informatizzata delle cartelle sanitarie e di rischio ACSI nella release attualmente on line ha introdotto tra l altro le seguenti novità: Sezione specifica dedicata alle vaccinazioni.

7 Collegamento diretto al Documento di Valutazione dei Rischi aziendale, per un rapido confronto e valutazione delle informazioni durante la visita medica. Miglioramento del servizio di scadenziario visite.