Daniela Tondini dtondini@unite.it Facoltà di Bioscienze e Tecnologie agro-alimentari e ambientali e Facoltà di Medicina Veterinaria C.L. in Biotecnologie Università degli Studi di Teramo 1
COS È L EXCEL? Si tratta di un software (programma) in grado di gestire grandi fogli di calcolo sui quali poter fare, in modo automatico, tutte quelle operazioni che normalmente si rappresentano su fogli a quadretti (eseguire calcoli, creare grafici ed ordinare, gestire, analizzare dati di ogni genere). Il risultato di questa idea è proprio il foglio elettronico (spreadsheet, cioè foglio esteso). Esistono oggi in commercio diversi fogli elettronici, ognuno dei quali ha una differente interfaccia grafica; l impostazione di base, però, è comune. Ci si occuperà, in questa sede, di Excel che, per la numerose possibilità offerte e per la semplicità del suo utilizzo, riveste un ruolo di primaria importanza. Per aprire il programma: - Start, Tutti i programmi, Microsoft Office, Microsoft Excel
COM È DIVISO UN FOGLIO EXCEL In ambiente Excel un foglio di lavoro è suddiviso in tre zone: - pannello di controllo (contiene la riga dei menu, la barra degli strumenti, la barra della formattazione e la barra della formula); - foglio di lavoro (rappresenta una piccola parte del foglio a quadretti sul quale si possono scrivere frasi, eseguire calcoli, fare disegni; ha dimensioni piuttosto rilevanti ed è composto da 65536 righe e 256 colonne); - riga di stato (situata nella parte inferiore dello schermo, contiene informazioni sullo stato di lavoro, utili all utente nelle varie fasi; il messaggio Pronto significa che Excel è pronto a ricevere dati e formule di calcolo). I file Excel hanno estensione.xlsx e sono denominati Cartelle di lavoro che, a loro volta, contengono più Fogli di lavoro (massimo 255; per impostazione predefinita, sono visualizzati 3 Fogli di lavoro); ogni foglio è formato dalle cosiddette celle, ciascuna delle quali può contenere valori numerici, testo o una formula che utilizzi i valori contenuti in altre celle per calcolare un risultato desiderato; in ogni cella si può inserire un testo fino a 32767 caratteri, tutti visualizzabili nella barra della formula; solo 1024 caratteri, però, sono visualizzabili direttamente all interno della cella; la lunghezza del contenuto di una formula non può superare 1024 caratteri.
IL FOGLIO EXCEL Appena si apre un foglio di lavoro, viene visualizzata solo una parte di esso, denominata pagina o videata. Cartel1-Microsoft Excel Barra di scorrimento orizzontale Barra di scorrimento verticale
IL FOGLIO EXCEL Quando si apre una Cartella di lavoro, indicata di default con Cartel1, il Foglio attivo, ovvero quello ove si può lavorare, è il Foglio1. Se si scrive, ad esempio, in A1, la parola «Ciclismo» e si clicca sulla linguetta, in basso a sinistra, denominata Foglio2, allora ci si accorge subito che la parola precedentemente scritta scompare e che la linguetta Foglio2 diventa bianca; ciò è dovuto al fatto che si è cambiato il foglio di lavoro, ovvero si è passati dal Foglio1 al Foglio2. Tasto per selezionare l intero Foglio Foglio1 Foglio2
IL PANNELLO DI CONTROLLO Riga dei menu (home, inserisci, ) Pulsante Ripristina Pulsante Chiudi Barra degli strumenti Barra della formula Pulsante Riduci ad icona Casella del nome Barra della formattazione
FOGLIO DI LAVORO A1 Cella attiva A1 Cella attiva C3 C3 Ogni quadretto del foglio si chiama cella ed è individuato da una lettera (sulle colonne) e da un numero (sulle righe). La cella attiva, ovvero quella in cui si può immettere un numero, un dato, una formula, è evidenziata con un riquadro di spessore maggiore. Si può cliccare una cella alla volta: se si punta il mouse sull area del foglio, il puntatore assume la forma di una croce bianca; se, invece, lo si punta su un menu, sulle barre di scorrimento, su una barra degli strumenti, sul bordo di una cella, il puntatore assume la forma di una freccia ricolta verso sinistra. In fase di avvio, in genere, la cella attiva è la prima in alto a sinistra (A1: colonna A e riga 1); cliccando con il mouse su una qualsiasi altra cella, il riquadro si sposta sulla cella selezionata ed il suo riferimento appare nella Casella del nome, a sinistra della barra della formula.
RIGA DI STATO Pronto Icona per aggiungere nuovi fogli di lavoro Foglio2 Barra di stato
FOGLI DI LAVORO In genere ogni file Excel è costituito, di default, da tre fogli di lavoro, denominati Foglio1, Foglio2, Foglio3. Vi è, però, la possibilità di aggiungere altri fogli di lavoro cliccando, con il tasto sinistro del mouse, sull apposita icona, situata a destra dell ultimo Foglio di default; si può, inoltre, rinominare un foglio di lavoro cliccando, con il tasto destro del mouse, sulla linguetta Foglio1, ad esempio, e poi cliccare su Rinomina (alternativamente, si può eseguire un doppio clic sulla linguetta del Foglio da rinominare); Foglio1 verrà evidenziato; sarà quindi possibile scrivere il nuovo nome. In maniera analoga si può eliminare un foglio di lavoro cliccando, però, su Elimina invece che su Rinomina. È possibile, inoltre, spostare i fogli di lavoro da un posto all altro nell ambito della stessa Cartella. In tal caso, occorre collocare il puntatore del mouse sulla linguetta del foglio da spostare e, tenendo schiacciato il tasto sinistro del mouse, spostarsi nella posizione voluta (il puntatore del mouse, durante tale operazione, si trascina dietro un fogliettino).
FOGLI DI LAVORO Per copiare un foglio di lavoro, si utilizza una tecnica analoga a quella usata per lo spostamento. Prima di iniziare la manovra di trascinamento del foglio, occorre schiacciare il tasto Ctrl e tenerlo schiacciato per tutta la durata dell operazione. In questo caso, però, il fogliettino trasportato con il puntatore del mouse, ha una crocettina al suo interno. Si ottiene, così un nuovo foglio, identico all originale, compreso il contenuto, con la sola differenza nel nome, poiché non possono esserci, all interno di una stessa cartella, due fogli con lo stesso nome. Esiste una sola limitazione nella tecnica di duplicazione dei fogli di lavoro: se una cella contiene più di 255 caratteri, nel foglio clonato tale cella avrebbe il contenuto troncato ai fatidici 255 caratteri (si può rimediare a tale inconveniente solo con il classico Copia ed Incolla).
COME INSERIRE, CORREGGERE E CANCELLARE DATI - Per inserire un dato si deve rendere attiva la cella facendo clic su di essa (o utilizzando i tasti di freccia), digitare il dato e confermare con il tasto Invio oppure con un clic su un altra cella. Quando un valore numerico supera la larghezza della cella, Excel dà segnalazioni che dipendono dal formato assegnato alla cella; il numero, però, non va perso: è sufficiente, infatti, aumentare opportunamente la larghezza della cella per vederlo riapparire nel formato desiderato. Quando un testo supera la larghezza della cella, il testo stesso prosegue sovrapponendosi alle celle adiacenti a destra (senza occuparle), purché vuote; se la cella adiacente contiene dati, il testo viene visualizzato solo parzialmente: anche in questo caso occorre aumentare opportunamente la larghezza della cella per vederlo riapparire. - Per correggere il contenuto di una cella, selezionarla e digitare i nuovi dati che sostituiscono quelli precedenti. - Per correggere una parte del contenuto di una cella, fare un doppio clic sulla cella interessata (oppure un clic sulla parte destra della barra della formula, ove è scritto il contenuto della cella), fare le correzioni desiderate e premere il tasto Invio, oppure posizionarsi sulla cella, fare un clic e premere il tasto F2. - Per cancellare il contenuto di una cella si deve fare clic sulla cella e premere il tasto Canc sulla tastiera. Per spostarsi da una cella ad un altra si può utilizzare il mouse oppure le quattro frecce direzionali della tastiera.
COME VARIARE LA LARGHEZZA DI UNA COLONNA La larghezza di una colonna è di 8,43 caratteri e la si può allargare fino ad un massimo di 255 caratteri, avendo come riferimento il carattere predefinito, ovvero Arial di dimensione 10. Per modificare la larghezza delle colonne occorre cliccare sull intestazione della colonna, ad esempio A; il cursore assumerà la forma di una freccia rivolta verso il basso; dopo aver cliccato sulla lettera A, l intera colonna si evidenzierà.
COME VARIARE LA LARGHEZZA DI UNA COLONNA Posizionandosi sempre sulla lettera A e cliccando con il tasto destro del mouse, selezionare l opzione larghezza colonne; digitare, quindi, la dimensione desiderata (un numero compreso tra 0 e 255, intero o decimale) e poi premere OK. Larghezza colonne Larghezza colonne
PER ADEGUARE LA LARGHEZZA DI UNA COLONNA AL TESTO Per allargare una colonna si può procedere anche per altra via, ovvero, dopo aver scritto il testo in una cella attiva (ad esempio, A1), se ci si accorge che il testo occupa anche parte della cella B1, allora si può modificare la larghezza di A1, cliccando su un altra cella della foglio e poi posizionandosi con il cursore sulla linea che separa A1 da B1; il cursore assume la forma di una croce; quindi fare doppio clic; la colonna assumerà la larghezza della cella avene il contenuto di maggiori dimensioni.
PER ADEGUARE LA LARGHEZZA DI UNA COLONNA AL TESTO È possibile anche posizionarsi con il cursore sulla linea che separa A1 da B1; il cursore cambia forma diventando una croce; tenendo premuto il tasto sinistro del mouse allargare la colonna come si desidera; la dimensione della colonna comparirà in alto a destra della stessa.
COME VARIARE L ALTEZZA DI UNA RIGA L altezza di una riga è di 12,75 punti e la si può alzare fino ad un massimo di 409 punti. Per modificare l altezza di una riga occorre cliccare sul numero della riga, ad esempio 1; il cursore assumerà la forma di una freccia rivolta verso destra; dopo aver cliccato sul numero 1, l intera riga si evidenzierà.
COME VARIARE L ALTEZZA DI UNA RIGA Posizionandosi sempre sul numero 1 e cliccando con il tasto destro del mouse, selezionare l opzione altezza righe; digitare, quindi, la dimensione desiderata e poi premere OK. Altezza righe Altezza righe
PER VARIARE L ALTEZZA DI UNA RIGA È possibile anche posizionarsi con il cursore sulla linea che separa A1 da A2; il cursore cambia forma diventando una croce; tenendo premuto il tasto sinistro del mouse allargare la riga come si desidera; la dimensione della riga comparirà in alto a destra della stessa.
PER VARIARE IL FORMATO DI UNA CELLA Per variare il formato di una cella, posizionarsi sulla cella; quindi il tasto destro del mouse e cliccare su Formato celle. Formato celle
PER VARIARE IL FORMATO DI UNA CELLA Si apre la seguente schermata dalla quale è possibile scegliere l allineamento, il carattere,... Numero-Allineamento-Carattere- Bordo-Riempimento
PER SELEZIONARE PIÙ CELLE O COLONNE/RIGHE - Per selezionare un insieme di celle adiacenti, fare clic sulla cella in alto a sinistra della regione che si desidera selezionare e, tenendo premuto il tasto sinistro, estendere la selezione muovendo il mouse in direzione della regione da selezionare. La prima cella della selezione effettuata risulta bianca in quanto è la cella attiva. - Per selezionare più celle non adiacenti, effettuare selezioni ripetute tenendo premuto il tasto Ctrl fino ad aver selezionato tutte le celle che interessano. - Per selezionare, contemporaneamente, più colonne/righe adiacenti, posizionarsi con il cursore sul pseudo pulsante grigio, indicante la prima lettera/numero corrispondente alla colonna/riga della selezione che si vuole effettuare, cliccare su di essa e poi trascinare il mouse senza mai rilasciare il suo tasto sinistro. - Per selezionare l intera cartella di lavoro, fare clic sul pulsante in alto a sinistra, di colore grigio, situato a fianco della lettere A. - Per deselezionare un intervallo di celle, basta cliccare su una qualsiasi cella.
PER COPIARE, SPOSTARE, CANCELLARE CELLE - Per duplicare il contenuto di una cella in punti diversi dello stesso foglio o in un altro foglio della stessa cartella o in un foglio di un altra cartella, usare le funzioni di Copia (Ctrl+C) ed Incolla (Ctrl+V) dopo aver selezionato le celle che si desidera copiare. - Per spostare il contenuto di una cella all interno del foglio di lavoro, usare le funzioni di Taglia (Ctrl+X) ed Incolla (Ctrl+V) dopo aver selezionato le celle che si desidera copiare. - Per cancellare il contenuto di una cella o di un insieme selezionato di celle, selezionare la cella, o l insieme selezionato di celle delle quali si vuol eliminare il contenuto, e premere il tasto Canc.
IL TRASCINAMENTO DI TESTO Il trascinamento costituisce un semplice «giochetto» che, però, consente di risparmiare tempo. Si supponga di digitare, in A1, «Lunedì». Posizionandosi in A1 (cella attiva), si può osservare come l angolo in basso a destra di essa presenti un rigonfiamento che prende il nome di maniglia o mirino; la grande croce bianca, visualizzabile se ci si posiziona in A1, diventerà piccola croce nera se ci si posiziona sulla maniglia. Ottenuta la trasformazione del cursore, tenendo schiacciato il tasto sinistro del mouse, si trascini il cursore sino alla cella A7; rilasciando il pulsante del mouse, si visualizzeranno i sette giorni della settimana. Maniglia Da Lunedì a Domenica
IL TRASCINAMENTO DI TESTO Il giochetto del trascinamento è possibile anche con i mesi dell anno, con le abbreviazioni di giorni e mesi («Lun», «Gen»); trascinando, quindi, verso destra e verso il basso si avrà sempre una progressione crescente; trascinando, invece, verso sinistra e verso l alto, si avrà una progressione decrescente («Lun», «Dom», «Sab», ). Se, però, si digita in A1 la parola «Cane», è si effettua, ad esempio, il trascinamento verso il basso sino ad A5, si può osservare come la parola «Cane» venga ripetuta sino ad A5. esistono, quindi, parole comprese in Elenchi predefiniti che, con il trascinamento, danno luogo ad una qualche progressione (ad esempio, i giorni della settimana) ed altre parole che, invece, se trascinate, si limitano a generare clonazioni di se stesse. È possibile, però, creare degli elenchi personalizzati.
IL TRASCINAMENTO DI NUMERI Risultati simili si possono ottenere con i numeri; se, però, in A1 si digita 1, allora, con il trascinamento, si otterrà una banale sfilza di 1; se, invece, in A1 si digita 1 ed in A2 si digita 2, allora, selezionando le due celle ed afferrando la maniglia in A2, trascinando verso il basso, si avrà la sequenza di numeri perché si è riusciti a fornire ad Excel il giusto suggerimento. Maniglia
IL TRASCINAMENTO DI NUMERI Se, ad esempio, si digita in A1 il numero 1 ed in A2 il numero 2, allora, evidenziando le due celle (A1 ed A2) e posizionandosi sulla maniglia di A2, si otterrà, con il trascinamento, la sequenza di numeri dispari. In maniera analoga si può procedere per ottenere la sequenza di numeri pari.
IL TRASCINAMENTO DI DATE Se, ad esempio, si digita in A1 la data 01/09/2015, allora, posizionandosi sulla maniglia di tale cella, si otterrà, con il trascinamento, la sequenza di tutti i giorni del mese.
IL TRASCINAMENTO DI DATE Si può raffinare ulteriormente la tecnica di trascinamento se ci si posiziona sulla maniglia di A1 e si effettua il trascinamento tenendo premuto il tasto destro del mouse. Così facendo si aprirà un Menu Contestuale che consentirà di effettuare scelte più dettagliate.
PER MODIFICARE IL CONTENUTO DI UNA CELLA Per modificare il contenuto di una cella occorre posizionarsi su di essa ed eseguire un doppio clic, oppure premere il tasto F2; è anche possibile, e a volte più comodo, andare ad operare le modifiche direttamente sulla Barra della formula. Per spostarsi all interno di una cella in fase di modifica, si possono utilizzare i tasti direzionali o il mouse. Per confermare le variazioni premere il tasto Tab oppure Invio. Se non sono state confermate ancora le modifiche e se si è pensato di non effettuarle più, premere il tasto Esc per ripristinare la situazione originaria.