Contabilità Analitica Premessa La funzione di programmazione aziendale e controllo presso l'aou San Luigi si sviluppa tramite una suite di cruscotti aziendali Abaco per l analisi dell andamento della produzione e dei costi aggiornato con cadenza settimanale, permettendo così di realizzare un sofisticato livello di contabilità. In sintesi la suite comprende: - Un cruscotto per l analisi dell attività Aziendale/Dipartimentale/Centro di responsabilità dettagliata per Attività prodotta (Ricovero, Ambulatoriale, Convenzioni, Farmaceutica etc.) con l esposizione dei principali indicatori aziendali (tassi di occupazione, % ARI, incremento/decremento produzione). - Un cruscotto di dettaglio per l analisi e la comparazione periodo/periodo della produzione di ricovero Aziendale/Dipartimentale/Centro di responsabilità dettagliata per ricovero che permette verifiche di appropriatezza. - Un cruscotto di benchmark PIA ed un cruscotto di Benchmark SDO produzione regionale per la comparazione dell attività prodotta dalle strutture con analoghe strutture operanti in Piemonte. - Un cruscotto di monitoraggio/verifica dei costi della contabilità analitica relativa ai costi registrati sul sistema amministrativo/contabile. - Un cruscotto di verifica/monitoraggio della farmaceutica che permette un confronto fra il consumo di farmaci imputato ai centri di responsabilità e la rendicontazione sul file F. - Un cruscotto riassuntivo di conto economico Aziendale/Centro di responsabilità che riconduce le attività ed i costi sulla base di anagrafiche di riconduzione basate sul modello dell Anagrafe delle strutture regionale. - Un cruscotto di monitoraggio degli obiettivi e dei budget Dipartimentali / Centro di responsabilità. - Un cruscotto di verifica di attribuzione del personale e relativo monitoraggio dei costi. - Un cruscotto di analisi per eventi che organizza per paziente i contatti di cura avvenuti nell Azienda in modo da analizzare processi e percorsi Aziendali. Il sistema si basa sulla tecnologia di Business Intelligence Qlikview, database associativo alimentato dal DataWare-House Aziendale. Quest ultimo contiene tutte le anagrafiche Aziendali (Centri di costo, Fattori produttivi, Matricole Unità Produttive, Nomenclatori etc.), le tabelle di riconduzione dei costi e dei ricavi sulla base delle articolazioni organizzative e tutte le tabelle di produzione, gestione delle risorse e costi dell Azienda. La contabilità analitica di conseguenza si origina in parte da procedure automatiche che prelevano le informazioni del sistema amministrativo/contabile, in parte da altri sistemi dipartimentali o flussi specifici che vanno ad integrare il patrimonio informativo aziendale con caricamenti mensili standardizzati (Personale, Valorizzazione a costo standard turni di guardia etc). Il sistema così impostato permette ad inizio di ogni esercizio di analizzare le criticità di ogni struttura in termini di Attività prodotta, impiego di risorse, appropriatezza nella produzione, aderenza ai PDTA concordati e si individuano, budget ed indicatori di efficienza/efficacia che, uniti alle indicazioni strategiche delle Direzione Generale, producono un piano di obiettivi da assegnare alle strutture e/o ai dipartimenti. 1
Il Controllo Di Gestione trasforma il piano degli obiettivi in schede informatizzate che vengono aggiornate e pubblicate sulla intranet aziendale con cadenza almeno mensile a disposizione delle strutture, che così possono avviare anche autonomamente un'azione di feed forward. E` in fase di acquisizione la licenza QlikView Server che permetterà l accesso via Web agli operatori sanitari superando la necessità di produzione di reportistica statica in pdf. Contabilità Analitica e Sistema dei Centri di Costo Razio e funzionamento Nel processo di programmazione e pianificazione Aziendale il sistema della Contabilità Analitica per Centri di Costo è lo strumento di rilevazione dei costi, supporto fondamentale per la predisposizione di reportistiche direzionali e di conseguenza dei decision maker. Lo sviluppo di una corretta programmazione aziendale si basa infatti su di una comparazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati di ogni singola struttura. La base di aggregazione dei costi analiticamente rilevati è costituita dai Centri di Responsabilità, identificati dall area di attività o dall insieme di unità operative i cui risultati sono riconducibili ad un unico responsabile; Centro di Responsabilità in genere è costituito da più Centri di Costo che tendenzialmente rispecchiano le linee di produzione della struttura. La definizione del Piano Aziendale dei Centri di Responsabilità, dei Centri di Costo, dei Fattori Produttivi e dei Conti Economici rappresenta quindi uno strumento fondamentale per l individuazione dei costi, dei ricavi e delle risorse di funzionamento dell ospedale suddivisi per reparto. La struttura dei Centri di Responsabilità / Centri di Costo si sviluppa in senso piramidale, dove per Centro di Responsabilità avremo quello che comunemente è chiamato reparto e per Centri di Costo le singole unità di cui esso si compone. Esempio di Centri di Responsabilità e Centri di Costo: 2
02 Dipartimento di Chirurgia Generale e Specialistica 62221 Dipartimento Chirurgia Cod. erogatore 65200 S.C.D.O. Chirurgia Generale 1 09.01 65200 Chirurgia Generale 1 costi comuni 65210 Chirurgia Generale 1 degenza 65250 Chirurgia Generale 1 day hospital 65220 Chirurgia Generale 1 ambulatori 65230 Chirurgia Generale 1 libera professione 65201 S.C.D.U. Chirurgia Generale 2 09.02 65201 Chirurgia Generale 2 costi comuni 65211 Chirurgia Generale 2 degenza 65251 Chirurgia Generale 2 day hospital 65221 Chirurgia Generale 2 ambulatori 65231 Chirurgia Generale 2 libera professione Dall esempio appare evidente come al di sotto ad ogni singolo reparto esistano altre unità con il relativo codice che identifica nello specifico la tipologia di attività che si svolge all interno di ogni reparto. La Direzione Aziendale, per ottenere una valutazione oggettiva riguardo l andamento e l efficienza delle strutture di reparto, mette in relazione i costi derivanti dal sistema amministrativo contabile e da altre fonti di rilevamento extracontabile con i ricavi derivanti dai flussi di attività. Sulla base dell importanza strategica e della completezza di rilevazione delle informazioni, ha operato due classificazioni fondamentali dei costi dividendoli in costi monitorati e costi non monitorati. La prima tipologia definisce quei costi che dipendono direttamente dalle decisioni strategiche del responsabile della struttura (es. utilizzo di farmaci), mentre nella seconda rientrano i costi su cui il responsabile ha poco o nessuna possibilità di influire (es riscaldamento, etc.). Per la rendicontazione dell attività si fa riferimento all Anagrafe Regionale che descrive e mappa tutte le ASL, ASO e le strutture convenzionate facenti parte del Sistema Sanitario Regionale, definendo nello specifico i loro reparti e la loro attività e che è propriamente chiamata Anagrafe Strutture. In tale anagrafica ogni reparto viene identificato da un numero denominato codice erogatore, che è l unità erogante le prestazioni sanitarie; a sua volta ogni tipologia di prestazione viene identificata da una Matricola Unità Produttiva (M.U.P.), che è il codice attraverso il quale la prestazione erogata viene comunicata alla Regione, sulla base della tipologia dell attività (es. ricovero ordinario, day hospital, ambulatoriale per esterni etc ). Da quanto sopra esposto appare quindi evidente, se si vuole raggiungere un più alto livello di management, come sia di fondamentale importanza riuscire ad identificare e ad utilizzare correttamente le codifiche assegnate ad ogni struttura per la specifica attività svolta. I dati di attività e di costo devono essere costantemente rilevati (grazie all'affidabilità dei sistemi di formazione e codificazione dei dati e delle informazioni) e monitorati al fine di verificare l andamento di tutte le strutture sanitarie in modo da supportare un efficace processo valutativo; la funzionalità del sistema si basa sul presupposto che ogni operatore/utente codifichi correttamente l attività, compili tutti i campi necessari, utilizzi codici/centri di costo di imputazione corretti al fine di una significativa determinazione del rapporto costi/ricavi. 3
Analisi e monitoraggi L organizzazione dei dati Riassumiamo le fonti di informazione e il modello di esposizione delle informazioni: Costi Sistema amministrativo contabile Personale Registazione prime note contabili Consegne dirette Prelievi a magazzino Flussi F25 stipendi CSI Piemonte Registrazioni extracontabili Ricavi Consolle regionale Flusso Ricovero (SDO) Flusso ambulatoriale (C) Flusso Pronto Soccorso (C2) Flusso Farmaceutica (F) Flusso prestazioni per interni (C4) Flussi F25 stipendi CSI Piemonte Registrazioni extracontabili Il Controllo di gestione mette a disposizione dei servizi (reparti, farmacia, Direzione Sanitaria di presidio etc.) una serie di cruscotti navigabili e di reportistiche statiche che organizzano i dati secondo il loro naturale modello di riferimento (modello organizzativo Anagrafe Strutture / Piramide dei Centri di Costo) con lo scopo fornire un sistema rapido di verifica dell andamento dell Azienda e di tutte le sue componenti, nonché un supporto per la comprensione e l'analisi dei dati, in modo che i singoli operatori possano discutere ed eventualmente contribuire al miglioramento del sistema. 4
E` in fase di sviluppo un cruscotto di conto economico che organizza le informazioni per Centro di responsabilità organizzando le informazioni analitiche immagazzinate nel DataWare-House Aziendale che ha lo scopo di rendicontare, al di là dell attribuzione prevista dalla normativa regionale (Valore del ricovero attribuito al dimissore etc) l effettiva attività prodotta e i costi sostenuti per l erogazione. Questo cruscotto attinge dal DWH tutta una serie di informazioni analiticamente registrate con flussi standardizzati caricati mensilmente con sistemi semi-automatici dal Controllo di Gestione che si riferiscono ad accordi interni di fornitura di prestazioni e/o materiale che per scelte strategiche sono stati attribuiti ad un unico centro di costo. Es: - L attività di prelievo in regime di Day Service viene rendicontata a cura del laboratorio analisi per semplicità di registrazione e successivamente ribaltata con flusso interno ai reparti che hanno eseguito l attività. - L attività di prelievo dei citologici ginecologici viene rendicontata con ricetta unica a carico del laboratorio analisi e analogamente ai prelievi in DS riattribuita con flusso interno alla Ginecologia. - I turni di guardia in Pronto Soccorso del personale chirurgico afferente alle S.C. di chirurgia dell Azienda viene rendicontato con flusso standard, valorizzato a prezzo standard del personale medico e riconosciuto alle strutture che forniscono il servizio Inoltre, nel tentativo di realizzare una scheda che permetta di comparare i ricavi effettivi agli effettivi costi di produzione, il valore dei ricoveri viene attribuito in quota parte pesata a tutte le strutture che hanno concorso alla produzione del in modo da attribuire una quota del valore del ricovero anche ai reparti oggetto di trasferimenti Per realizzare una proiezione affidabile che consenta di avere in corso d anno una stima il più affidabile possibile dei valori finali di attività e costo sono stati realizzati diversi modelli di forecast a seconda dell entità trattata: - I flussi di attività ambulatoriale si basano su un modello di forecast che tiene conto dell andamento dell anno in corso paragonato all andamento storico degli ultimi due anni. - Il flusso di ricovero ordinario stima la produzione analizzando lo scostamento dell anno in corso rispetto all andamento storico degli ultimi due anni. La valutazione dell anno corrente tiene conto dei valori di ricovero già rendicontati dalla Regione con l aggiunta delle SDO presenti sull ADT (Software di Accettazione/Dimissione) stimati a valore medio della struttura per l anno in corso. - I flussi di ricovero diurno stima la produzione analizzando lo scostamento dell anno in corso rispetto all andamento storico degli ultimi due anni. La valutazione dell anno corrente tiene conto dei valori di ricovero già rendicontati dalla Regione con l aggiunta della stima dei passaggi registrati sulle SDO presenti sull ADT (Software di Accettazione/Dimissione) stimati a valore medio della struttura per l anno in corso. - I costi sono stimati a valore rilevato al mese n diviso per il numero di mesi rilevati e proiettatto su base annua. 5