EASY SHARE FINANCE S.r.l. SOCIETA DI CONSULENZA IN FINANZA AZIENDALE E FORMAZIONE certificata ISO 9001:2000 Sincert - accreditata dalla Regione Lombardia Il software si compone di tre sezioni: 1) Controllo di gestione 2) Contabilità analitica 3) Schede prodotti. Le tre parti sono fra loro collegate e integrate in modo da fornire un applicativo che consenta di calcolare e monitorare costantemente i costi di produzione e i costi aziendali. Lo strumento se, utilizzato in modo appropriato e regolare, risponde perfettamente ed in modo semplice ai seguenti obiettivi di gestione: Calcolare il costo delle lavorazioni. Definire un costo diretto o un costo pieno di prodotto. Effettuare scelte di investimento o di make or buy. Applicare un sistema di budgeting e controllo di gestione. Valutare i risultati della gestione e gli scostamenti dagli standard. Effettuare simulazioni e scelte di investimento. Confrontare il livello di efficienza dell impresa con il settore di appartenenza.
Controllo di gestione Il foglio è predisposto per l inserimento dei dati consuntivi dell esercizio precedente e quelli di budget per l esercizio futuro. L impostazione e le voci di spesa sono quelli previsti dalla corrente normativa. Il budget è sviluppato, oltre che per l annualità, anche per i quattro trimestri, in modo da consentire un controllo periodico degli scostamenti. Tutti i dati consuntivi sono inseriti manualmente dall operatore, i dati di budget sono, ad eccezione della previsione di fatturato, esplosi in forma automatica. In particolare: - I costi variabili sono proporzionati automaticamente sulla base del fatturato. - I costi fissi sono calcolati sulla base di un tasso di incremento annuo deciso dall operatore. - I costi del personale sono rilevati dall apposita tabella della sezione Contabilità analitica. - Ammortamenti e canoni di leasing sono rilevati dall apposita tabella Investimenti della sezione Contabilità analitica. 2
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Trimestralizzazioni Sono costituite da quattro tabelle sviluppate per ciascun trimestre dell anno di previsione: Analisi Budget/Consuntivo 1 Trimestre Analisi Budget/Consuntivo 2 Trimestre Analisi Budget/Consuntivo 3 Trimestre Analisi Budget/Consuntivo 4 Trimestre Il sistema consente in tal modo un controllo costante tra budget e consuntivo, con la relativa analisi degli scostamenti. 5
Le quattro tabelle riportano in forma automatica: il budget del relativo trimestre; lo scostamento % tra budget e consuntivo del trimestre; il budget progressivo; il consuntivo progressivo; lo scostamento % progressivo tra budget e consuntivo. L operatore deve inserire i dati consuntivi del trimestre, ad eccezione dei dati di personale, ammortamenti e canoni leasing mediati dalle relative tabelle della sezione Contabilità analitica. 6
CONTABILITA ANALITICA La sezione comprende attraverso le due sottosezioni (input e output) l attribuzione dei costi aziendali a singole unità operative dette Centri di costo. Sono previste tre tipologie di Centri di costo: a) Centri di costo diretti o produttivi: comprendono i centri dove avvengono le lavorazioni. b) Centri di costo ausiliari: sono centri non direttamente collegati alla produzione, ma ausiliari a questa (magazzini, logistica, manutenzione, attrezzeria, ecc.). c) Centri di costo indiretti o di struttura: sono i centri svincolati dai precedenti e che costituiscono la struttura dell azienda (uffici amministrativi, commerciali, direzione, EDP, marketing, R. & S., ecc.). Dati di input 7
Tabella personale: riporta il personale assegnato ai vari centri di costo. Per ciascun dipendente l operatore provvederà all inserimento del costo consuntivo comprendente la retribuzione lorda, gli oneri previdenziali, la quota di TFR. Il sistema provvede al calcolo automatico del budget annuale sulla base di un tasso di incremento definito dall operatore. Il sistema, inoltre, riproporziona il budget per trimestri, consentendo all operatore di inserire i dati consuntivi per ciascun trimestre e di confrontarli con il budget. L operatore può periodicamente intervenire sulle tabelle, modificando il budget per eventuali spostamenti di addetti, assunzioni di nuovi addetti o dimissioni di vecchi. 8
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il quadro operazioni di leasing previste richiede per la sua elaborazione l imputazione di pochi dati elementari quali: il valore di acquisto del bene, la percentuale prevista di anticipo, la percentuale di riscatto, il tasso interesse che potrà essere applicato ed, infine, la durata dell operazione. Il programma calcola la rate previste (anticipata e periodica), assegnandole ai mesi di competenza: ciò si ottiene cancellando il mese non interessato. Ad esempio se il canone anticipato è previsto a febbraio, si cancelleranno tutte le caselle (1,3, 4,5,6,7,8,9,10,11,12)ad eccezione della 2 riferita appunto al mese di febbraio. 10
è possibile accedere al menù input si a dalla barra orizzontale, sia dal foglio indice Tabella investimenti diretti : riporta per ciascun centro di costo i cespiti assegnati, il valore attuale, il valore residuo e la quota di ammortamento prevista per l esercizio. Vale sia per i precedenti cespiti che per quelli che si prevede di acquistare. Valore residuo inferiore all ammontare dell ammortamento previsto Per quanto concerne il valore residuo del cespite il sistema aggiorna tale valore sulla base dell ammortamento previsto. Qualora tale valore comparisse in rosso, significa che l ammortamento operato è superiore alla disponibilità del residuo, automaticamente il sistema provvede a ridurre la quota d ammortamento sulla base del fondo disponibile. 11
dati da immettere : valore d acquisto (costo storico), valore accantonato al fondo ad inizio del periodo, tasso d ammortamento Dati di output La sottosezione dati di output comprende tabelle aggiornate automaticamente dal sistema. 12
Le tabelle centri di costo riportano per ciascun centro di costo (diretto, ausiliario, indiretto) i costi diretti di: personale, spese, ammortamenti e canoni leasing. Il totale diviso per le ore di lavorazione (personale o macchina) fornisce il costo unitario del centro di costo diretto. 13
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Quadro ripartizione costi Si compone di quattro tabelle, la prima con dati di budget, le successive tre con costi desunti dai consuntivi trimestrali. La tabella, ad esempio, riporta il totale dei costi per ciascun centro di costo, calcolato sul budget per l intero esercizio. Il ribaltamento dei costi dei centri ausiliari e indiretti sui centri diretti per ottenere il costo pieno o full cost viene calcolato dal sistema sulla base del peso economico di ciascun centro ( % di incidenza del costo totale di tutti i centri diretti ) e viene. Abbiamo pertanto due livelli di costo: il costo diretto di ciascun centro e il costo pieno ( incrementato dai costi ausiliari o di struttura ) e, di conseguenza, anche due livelli di costo orario 15
SCHEDE PRODOTTI E COMMESSE Le schede prodotti e/o commesse costituiscono la sintesi del programma di contabilità analitica, in quanto determinano il costo pieno aziendale del prodotto o della commessa di produzione. Consente di visualizzare la scheda prodotto o commessa digitando il numero relativo. Consente di creare una nuova scheda prodotto o commessa attribuendogli un numero di riferimento. Inserendo il numero di riferimento della scheda prodotto o commessa consente di effettuare modifiche sulla stessa. Consente di cancellare una scheda prodotto o commessa digitando il relativo numero di riferimento. Consente di stampare la scheda selezionata. 16
Comando: crea scheda Il quadro riporta i dati specifici riferiti ad una commessa di produzione. Il quadro può essere a richiesta personalizzato in base alle necessità dell azienda. 17
dati per la valorizzazione delle lavorazioni interne: i dati da inserire nella tabella sono costituiti dai tempi delle lavorazioni interne, sia quali dati revisionali (budget) sia quali dati consuntivi. I due livelli di informazioni consentono di effettuare un controllo sulla commessa sia ex nunc, sia ex post in modo da verificare l attendibilità del livello di previsione sia l efficienza del sistema organizzativo di produzione. opzioni del menù 18
comando: visualizza scheda in base ai tempi assegnati in precedenza la tabella elabora il costo delle lavorazioni sia a livello di preventivo onde definire il prezzo di vendita, sia a livello di consuntivo per testare lo scostamento (positivo o negativo) rispetto al budget. 19