Indice Pagina Introduzione Gestionale OK2000 Windows 3 Accedere al Gestionale OK2000 Windows 3 Anagrafica Clienti 4 Anagrafica Fornitori 5 Piano Conti ONLUS 6 Piano Conti Standard 7 Causali Contabili 7 Gestione Automatismi 8 Caricamento Prima Nota 8 Gestione Partitari (Scheda Contabile) 9 Gestione Bilancio 10 Generazione Bilancio ONLUS 11 Stampa Bilancio ONLUS 11 Categorie Cespiti 12 Anagrafica Cespiti 13 Caricamento Movimenti Cespiti 13 Stampa Simulazione Cespiti 14 Stampa Libro Cespiti 15 Pagina 2 di 17
Gestionale OK2000 Windows Il software gestionale "OK2000" della ditta PC Pratica srl di Mirandola, sviluppato, venduto e assistito direttamente dalla casa madre, assolve tutte le funzioni di un gestionale di contabilità, spaziando dall'area commerciale, a quella produttiva. Nello specifico, questa DEMO-light vuole mostrare come la procedura standard contabile, sia stata verticalizzata sulle necessità delle AVIS, tenute alla redazione di un bilancio riclassificato per le ONLUS. Il software è stato infatti integrato con una rielaborazione di bilancio, sulle linee guida ricevute dall'associazione: collegando i conti standard, ad una tabella di conti specificatamente richiesti dall' AVIS, il programma esegue calcoli e formule al fine di redigere un bilancio impostato secondo gli schemi associativi. Completamente aperto al mondo esterno, il programma permette di esportare file in formato Word, Excel, Pdf, e di spedire automaticamente le elaborazioni generate. Il programma gestionale OK2000 ha un accesso multiutente, dove ogni operatore può entrare con il suo codice di accesso e la sua password. Il programma è multi aziendale: si possono gestire più aziende o più esercizi contabili della stessa, divisi per anni di competenza. Per accedere al gestionale, dopo aver fatto doppio click sull icona Gestionale OK2000 Windows si aprirà la schermata in cui inserire: Utente: codice utente (es: 1) (dopo aver scritto il codice utente premere il pulsante INVIO della tastiera) Password: dopo aver fatto invio sul codice utente, se all utente è stata assegnata una password, il cursore si sposta nel campo password. Digitare la password e premere il pulsante INVIO della tastiera Azienda in uso: viene proposto automaticamente l ultimo anno contabile su cui l utente ha avuto accesso l ultima volta. Cliccando sull icona della busta gialla si aprirà uno zoom con l elenco degli esercizi contabili a cui si può accedere. Confermare l azienda premendo il pulsante INVIO della tastiera Pagina 3 di 17
Il Software è modulare, pensato per assolvere a tutte le esigenze organizzative di un azienda commerciale o produttiva. I moduli di cui si compone il software sono diversi. Il contabile, modulo per la tenuta di tutta la parte amministrativa e fiscale; le vendite, con emissione dei documenti bolle e fatture; il magazzino per la gestione del carico e dello scarico dei prodotti con relativo inventario; i moduli offerte e ordini, utilizzabili sia per il ciclo attivo che quello passivo; arrivando anche a moduli più specifici come quello della produzione, per chi lavora prodotti assemblati, oppure per gestire i lotti, indispensabili nelle aziende del settore alimentare o biomedicale per la rintracciabilità. Modulo integrabile alla contabilità, è quello dei cespiti e relativi ammortamenti. Menu ARCHIVI Anagrafica Clienti (Menu Archivi -> Clienti -> Gestione Clienti) Il primo passaggio indispensabile per iniziare ad utilizzare il gestionale, è la compilazione delle tabelle base, ad esempio quella delle anagrafiche clienti. I clienti hanno un codice di identificazione numerico ma possono essere ricercati anche per ragione sociale. Per caricare un nuovo cliente premere il numero che viene proposto di fianco al codice e compilare i campi anagrafici. I campi ragione sociale, indirizzo, cap, città e provincia, nonché il codice fiscale, sono indispensabili per il caricamento del cliente. Per modificare o visualizzare l anagrafica cliente digitare il codice cliente e premere invio, oppure, digitare una parte della ragione sociale e premere invio. Oppure premendo il tasto funzione F9 si vedranno tutti i clienti già inseriti. Oltre ai dati principali, le informazioni relative all anagrafica cliente sono suddivise nelle schede sottostanti. La scheda Commerciale è quella relativa alle specifiche condizioni commerciali applicate al cliente, come il pagamento e la sua banca di appoggio. Pagina 4 di 17
Ultimo campo indispensabile per il salvataggio dell anagrafica, è quello presente nella scheda Contabili alla voce Gruppo Coge : identifica il Gruppo del piano dei conti sotto al quale verrà riepilogato in fase di bilancio, il saldo del cliente. Viene proposto un conto di default, dopo averlo definito nella tabella Piano dei Conti. A completare i dati, ci sono altre schede, come Dati di Trasporto, Recapito Posta, dove è possibile indicare l indirizzo mail del cliente per le spedizione dei documenti in modalità telematica. La scheda Note invece accetta un campo libero di tipo testo, che può contenere qualsiasi informazione non organizzata vogliate inserire sull anagrafica. Dalla scheda Ricerche è possibile aprire un interrogazione sulle operazioni contabili effettuate con il cliente. Ogni anagrafica viene salvata cliccando sul bottone Salva (o premendo il tasto funzione F10) e potrà poi essere riaperta per essere visualizzata, modificata o cancellata. Anagrafica Fornitori (Menu Archivi -> Fornitori -> Gestione Fornitori) Altra tabella fondamentale è quella delle anagrafiche fornitori, la cui compilazione è identica a quella vista per la tabella Clienti. Anche qui sono previsti i dati relativi alla forma di pagamento che il fornitore accorda alla nostra sezione. Anche per i fornitori occorre indicare il Gruppo Coge per il raggruppamento in fase di bilancio, dei saldi. Come per i clienti, la scheda Note, accoglie qualsiasi informazione libera si voglia salvare. Pagina 5 di 17
Piano dei Conti (Menu Archivi -> Piano Conti -> Gestione Piano Conti ONSLUS) Terza tabella fondamentale per la gestione della contabilità, è quella del Piano dei Conti ONLUS. Il Piano dei Conti ONLUS che viene installato precaricato direttamente in fase di installazione del software, è quello strutturato esattamente in base alle nuove disposizioni per le ONLUS. Questo piano dei conti può essere sempre modificato, aggiungendo conti, cancellando conti, oppure facendo una rivisitazione completa da parte dei nostri programmatori. Cliccando sul bottone Zoom, è possibile vedere l elenco di tutti i conti attualmente precaricati. Il piano dei conti, come ogni altra tabella, può essere stampato. (Archivi -> Piano Conti -> Stampa Piano Conti ONLUS). Pagina 6 di 17
Piano Conti Standard (Menu Archivi -> Piano Conti -> Gestione Piano Conti) La tabella utilizzata all interno del modulo contabile, è quella del Piano dei Conti standard, codici conto anche questi precaricati che possono essere modificati oppure completamente cancellati per inserire codici di vostra preferenza. Questi sono i conti utilizzati all interno delle registrazione di Prima Nota. Ogni conto standard, ha un collegamento al Piano dei Conti AVIS (ONLUS). Questo link in dare e/o in avere, è fondamentale per la successiva rielaborazione del Bilancio ONLUS. Causali Contabili (Menu Archivi -> Causali Contabili -> Gestione Causali Contabili) Le causali rappresentano i tipi di registrazione che si potranno effettuare in Caricamento Prima Nota. Sono quelle che governano la scrittura contabile. In questa tabella, sempre precaricata dal sistema, troverete i tipi di operazioni inseribili in fase di registrazione (ad esempio: Versamento in Conto Corrente, Acquisto Valori Bollati, Pagamento Fornitori, ecc.). Per ogni causale contabile si possono settare diversi parametri che ci aiuteranno al momento della registrazione. Si possono impostare i conti in Dare e in Avere. Oppure, per le fatture d acquisto, si può scegliere di generare direttamente le scadenze passiva, entrando automaticamente in gestione scadenze. Pagina 7 di 17
Automatismi (Menu Archivi -> Causali Contabili -> Gestione Automatismi) Gli automatismi, sono strutture che possiamo salvare, andando a specificare ancor più nel dettaglio, che tipo di operazione contabile vogliamo registrare, rendendo il momento dell inserimento in prima nota il più semplice possibile. La tabella degli Automatismi non è tra quelle indispensabili per l utilizzo del gestionale ma di grande utilità per chi ha poche conoscenze ragionieristiche. Menu CONTABILITA Caricamento Prima Nota (Contabilità -> Gestione Prima Nota -> Inserimento Prima Nota) Una volta caricate le tabelle principali, la gestione passa al modulo della Contabilità. Il Caricamento Prima Nota è il programma che viene utilizzato per inserire le registrazioni contabili. Dopo aver inserito la data di registrazione, e la data di competenza, il controllo passa automaticamente al campo Causale Contabile dove, cliccando sul bottone della cartellina gialla, o su Zoom, o digitando il bottone F9, si potrà vedere l elenco delle causali standard precaricate. La causale è quella che governa tutto l inserimento di prima nota, tramite conti proposti in dare e in avere e, nel caso si tratti di operazione ai fini iva, predispone l accesso al castelletto iva (parte inferiore della videata) per l inserimento dei dati codice iva, imponibile ed eventuale percentuale di indeducibilità. La parte relativa ai codici Iva si attiva solamente se la causale movimenta i registri iva acquisti o vendite. Pagina 8 di 17
Quando si è terminato di compilare i campi relativi al dare e all avere, nonché quelli dall iva, il programma passa automaticamente a verificare eventuali Sbilanci. Cliccando sul Salva (o F10), se non ci sono errori, il programma archivia automaticamente l operazione inserita. Visualizza Partitari (schede contabili) (Menu Contabilità -> Gestione Partitari -> Visualizza Partitari). I partitari (o mastrini) riepilogano per conto le operazioni inserite in prima nota, mostrandone l importo movimentato in Dare o in Avere, e visualizzando il saldo progressivo del conto. I partitari si dividono in Sottoconti, Clienti, Fornitori. Ogni partitario può essere stampato, cliccando sul bottone Stampa, o può dare l accesso alla Variazione di Prima Nota facendo doppio click sulla riga visualizzata ed evidenziata. Pagina 9 di 17
Bilancio Contabile (Menu Contabilità -> Gestione Bilancio -> Bilancio Contabile) Una volta inserite le scritture contabili, il lavoro viene passato a tutto un insieme di programmi di rielaborazione dati, controllo, stampe, tra i quali la redazione del Bilancio Contabile che permette di elaborare Stato Patrimoniale e Conto Economico sia a video che su carta. Queste sono solo alcune delle funzioni disponibili con il Nuovo Software Gestionale OKAY2000 Windows, il quale verrà installato completo di un piano dei conti standard e un piano dei conti secondo codifica A.V.I.S., integrato con una rielaborazione dei conti che permetterà con una sola operazione, di redigere il bilancio secondo le normative per le ONLUS. Pagina 10 di 17
Generazione Bilancio ONLUS (Menu Gestione Bilancio AVIS -> Creazione Bilancio ONLUS AVIS) L ultimo passaggio è la Rielaborazione di Bilancio secondo le normative per gli enti sociali NO PROFIT. Il programma rielabora tutte le operazioni di prima nota, secondo i collegamenti fatti sulla tabella del piano dei conti. In fase di creazione Bilancio, il programma verifica se ci sono operazioni con conti NON collegati al Piano dei conti ONLUS. In tal caso ne stampa un elenco bloccando l elaborazione. E impossibile dunque sbagliare e presentare un bilancio incompleto. Il programma di Stampa Bilancio ONLUS permette di stampare il Bilancio Riclassificato ONLUS (comparato con l anno precedente) esattamente come nel format sotto esposto. Sarà possibile richiedere la stampa di un determinato periodo (es: il primo trimestre) inserendo i filtri delle date, oppure scegliere di stampare solo un gruppo (es: attività). Pagina 11 di 17
Menu CESPITI Il modulo Cespiti ha la funzione di gestire i Cespiti aziendali e di seguirne la loro vita dall acquisto alla vendita, durante tutti gli anni e quindi durante tutti gli ammortamenti. Categorie Cespiti (Menu Cespiti -> Tabelle Cespiti -> Categorie Cespiti) Nelle categorie cespiti viene indicato il tipo di cespite che si va a trattare, la famiglia di appartenenza di un bene. Si specifica qui se la categoria di beni sarà materiale oppure immateriale (dato fondamentale per l applicazione dell ammortamento, in quanto i beni immateriali non possono essere assoggettati ad ammortamento anticipato o ridotto, ma solamente a quello ordinario). Causali Cespiti (Menu Cespiti -> Tabelle Cespiti -> Causali Cespiti) Sempre qui si specificheranno le percentuali di ammortamento e i conti che verranno utilizzati in Prima Nota per la registrazione contabile dei movimenti sui cespiti, in maniera automatica. Ad esempio: le varie quote di ammortamento facenti parte dei costi, i vari fondi facenti parti delle passività, e le plusvalenze (voce di ricavo), e le minusvalenze (voce di costo). Le causali cespiti vengono utilizzate per gestire i movimenti dei cespiti (il ciclo della loro vita). Le causali relative all acquisto o la vendita del bene, per esempio, richiedono di indicare l anagrafica cliente o fornitore da richiamare. Il campo Attiva Percentuali deve essere settato: su Calcolo Percentuale quando dal valore bisogna calcolare una % (es: la causale per l ammortamento ordinario deve applicare la % dell ammortamento ordinario sul valore d acquisto), su Calcolo Senza Percent. quando deve essere riportato esattamente l importo senza nessun calcolo (es: in caso di acquisto o vendita l importo dell operazione è dato dal valore stesso imputato e non da un calcolo percentuale). Sotto la voce Variazioni vengono indicati i campi dell anagrafica cespite sui quali la causale andrà ad agire. N.b. Questi campi si consiglia di modificarli con l ausilio del commercialista. Pagina 12 di 17
Anagrafica Cespiti (Menu Cespiti -> Gestione Cespiti) L anagrafica cespiti è l archivio che contiene tutti i beni materiali ed immateriali presenti in azienda. I campi principali da compilare sono: codice (20 caratteri alfanumerico) descrizione categoria (es. automezzi, fabbricati) gruppo tipo di ammortamento ( O ordinario, R ridotto, A anticipato, P personalizzato) Una volta che viene impostata la categoria del cespite, tutte le percentuali per il calcolo degli ammortamenti vengono riprese dalla tabella delle categorie e solo se il cespite viene specificato come ad ammortamento P personalizzato, le percentuali devono essere inserire manualmente nella scheda Varie Cespite. I dati Acquisto o Vendita posso essere inseriti manualmente dall utente o vengono aggiornati automaticamente dal programma quando si carica il movimento di acquisto o di vendita. Nel caso vengano caricati i dati di acquisto a mano (viene fatto di solito quando si mettono dentro cespiti con già una loro storia) devono essere compilati dall utente i seguenti dati: Nella Cartella Varie Cespiti devono essere compilati: Data Inizio Ammortamento e Anno Ult.Ammortamento. Nella Cartella Saldi Cespite Fiscale devono essere compilati: Valore di Acquisto e se vi è già un fondo anche F.do Ordinario. Caricamento Movimenti Cespiti (Menu Cespiti -> Gestione Movimenti Cespiti -> Caricamento Mov. Cespiti) Il caricamento movimenti cespiti permette di caricare e aggiornare i dati in anagrafica cespite (es. acquisto, vendita, rottamazione, ecc ). I movimenti di ammortamento, completi di calcolo e registrazione contabile, vengono generati in automatico con la procedura Simulazione ammortamenti. Nelle causali contabili (vedi pag. 7) è possibile settare l apertura automatica del caricamento movimenti cespiti, così che in fase di registrazione prima nota si apra automaticamente la gestione movimenti cespite. Pagina 13 di 17
Stampa Simulazione e Ammortamenti Cespiti (Menu Cespiti -> Ammortamenti -> Simulazione e Ammortamenti) Il programma della simulazione ammortamenti offre una stampa che elenca tutti i cespiti presenti in archivio, sulla base delle selezioni impostate e per ognuno di questi propone le varie possibilità di ammortamento, con le diverse aliquote ordinaria ed anticipata, mettendo in evidenza il costo storico, il totale del fondo ammortizzato e il residuo. Se viene spuntato Lancio Amm.Def il programma provvede ad aggiornare l anagrafica cespiti ed a creare i movimenti relativi agli ammortamenti, utilizzando per il calcolo le percentuali salvate nella categoria di appartenenza (vedi pag. 12). Esempio di stampa simulazione : Pagina 14 di 17
Stampa Libro Cespiti (Menu Cespiti -> Stampe Cespiti -> Stampa Libro Cespiti) La stampa libro cespiti va eseguita dopo aver lanciato gli ammortamenti in definitivo, al fine di avere tutti i dati aggiornati all anno di ammortamento. La stampa è suddivisa per categoria ed anno acquisto. Pagina 15 di 17
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