SeCa un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta L Istituto in tasca Il progetto SeCa, descritto sinteticamente nella Sezione B della documentazione presentata, si basa sullo sviluppo e la realizzazione di diversi strumenti fondati sulla dematerializzazione documentale: a) Scrivania Virtuale Condivisa (SVC) attraverso un cloud di Ente; b) Workflow SeCa, che definirà le procedure necessarie in ambiente dematerializzato, mettendo a disposizione una guida semplice e intuitiva, dove verranno messe in evidenza ad ogni passaggio le figure coinvolte; la modulistica, già in uso nel CNR, verrà elaborata in modo da renderle più facilmente accessibili, compilabili e compatibili con le necessità della prevista dematerializzazione; c) Definizione di un area INTRANET d Istituto, con credenziali di accesso rilasciate dalla Direzione, organizzata in sezioni distinte per argomento (per esempio, Missioni, Acquisti, ecc.); d) Strumento informativo per la Gestione dei Fondi (GeFo); e) Firma digitale d Istituto estesa a tutti a costo zero; f) Protocollo digitale su macchina virtuale. Il proposto schema organizzativo dei flussi digitali permette di gestire l intero istituto con uniformità ed efficienza, indipendentemente dall ubicazione geografica del ricercatore, del responsabile, dell amministrativo e del direttore. Generando così un open space virtuale per la gestione amministrativa. SeCa - un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta 1/6
a. Scrivania Virtuale Condivisa (SVC) La creazione e l utilizzo di un area di lavoro condivisa a più mani, su cloud istituzionale, opportunamente strutturata con regole precise ed accesso controllato direttamente dalla Direzione permetterà: - di usufruire di informazioni complete, immediate e facilmente utilizzabili. Ogni documento è collegato a tutti gli altri documenti ad esso correlati; - una reperibilità immediata dei documenti. Digitando semplicemente una parola chiave nella funzione cerca, sarà possibile trovare e consultare il documento. Automatizzando la procedura di backup si annullerà la possibilità di smarrire o non trovare un documento; - una trasmissione più facile e veloce dei documenti, senza inutili perdite di tempo per la produzione di una copia e la trasmissione con altri sistemi in uso (e-mail, fax, posta ecc.). - la condivisione del medesimo documento che diventa consultabile da più persone contemporaneamente; - una reale trasparenza volta ad accrescere il livello di consapevolezza e a favorire la leggibilità dei documenti. I vari documenti prodotti sono organizzati per azione, pertanto l iter della procedura e i documenti stessi risultano dinamicamente verificabili, permettendo a ciascuno di approfondire la conoscenza e la consapevolezza dei percorsi gestionali d Istituto. Verranno definite regole precise per la codifica di ciascun file, al fine di rendere intuitivo il contenuto e la lavorazione a più mani; - una maggiore facilità nel reperire la documentazione in fase di rendicontazione delle spese di progetto; - una notevole riduzione degli spazi di archivio oltre all eliminazione totale dell uso della carta e del corrispondente materiale di consumo; con cadenza annuale, la scrivania condivisa verrà congelata e archiviata mantenendo l accessibilità in sola lettura per tutti i documenti, diventando così un vero e proprio armadio virtuale. La SVC sarà organizzata in modo tale da facilitare lo sviluppo dell intero processo gestionale. Verranno identificate delle cartelle primarie per raccogliere le varie procedure e delle cartelle secondarie per raccogliere le singole azioni. Esempio di visualizzazione della SVC: Missioni_20aa In questa cartella vengono inseriti i documenti relativi alla missione, organizzati per sotto cartelle identificate con 20aa-mm-gg_Cognome. La data è quella dell inizio missione e viene mantenuta in tutti i documenti così come il Cognome. In buona sostanza 20aa-mm-gg_Cognome risulta essere un codice identificativo dell intera pratica. 20aa-mm-gg_Cognome Dopo il cognome è possibile aggiungere altre informazioni per favorire il riconoscimento della pratica (es. luogo missione ecc.). In ogni cartella verranno inseriti i file pdf firmati: Ordine di Missione, Richiesta di Rimborso Missioni, Nota di Liquidazione, Mandato e Contabile, ecc. SeCa - un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta 2/6
b. Workflow SeCa SeCa è un workflow (flusso di lavoro) dei processi amministrativo-gestionali di Istituto, in altre parole un insieme delle attività elementari volte ad ottenere una precisa azione. Per la sua implementazione corretta ed efficiente sarà predisposto un user manual online di facile consultazione che guiderà i vari attori, attraverso hyperlinks, lungo le varie fasi del procedimento. Si intende proporre l implementazione di un sistema organizzativo diviso in sezioni in cui vengano descritte in modo chiaro e facilmente comprensibile tutte le fasi dei vari processi amministrativi e organizzativi utilizzati all interno di un istituto; ad esempio: Missioni, Acquisti, Assegni di Ricerca, Inventari, Contratti, Gestione Fondi ecc. Il progetto prevede lo sviluppo di guide e note volte ad indicare le varie fasi del processo, individuando le figure coinvolte nella compilazione, la validazione e il controllo delle procedure. Sarà immediatamente individuabile chi fa cosa, cosa deve fare e quando lo deve fare. Questo permetterà di rendere efficacemente trasparenti ed uniformi i vari processi all insegna di chi-fa-cosa e quando. Se prendiamo ad esempio, il processo Acquisti, il flusso definirà quali moduli specifici saranno da compilare, a chi inviarli e la relativa tempistica: Il richiedente compilerà la Richiesta di Autorizzazione alla Spesa, la firma digitalmente, inviandola al responsabile dei fondi, che, dopo attenta valutazione, firmerà e invierà al direttore/responsabile di sede. Quest ultimo, dopo averlo firmato, invierà il documento alla segreteria che preparerà la Decisione a Contrattare per il Direttore che, firmando, autorizzerà la spesa, nominerà il Responsabile Unico del Procedimento (RUP) che istituirà la pratica, e così via fino al perfezionamento dell ordine e al successivo pagamento. Sono tutte pratiche già quotidianamente svolte in ogni sede, ma che molto spesso vengono date per assodate, con scarsa conoscenza da parte del personale di ricerca di tutti i processi di back office che una determinata azione richiede. Grazie alla definizione dei flussi queste azioni risulteranno più trasparenti e chiare anche a coloro che entrano in contatto con l Istituto solo saltuariamente (assegnisti, associati di ricerca, ecc.). Evidenziando chiaramente le fasi ed i compiti da svolgere, è inoltre possibile uniformare, rendere trasparenti e stabilire tempi certi di esecuzione e obiettivi di qualità. Una digitalizzazione ben organizzata permette anche un evidente snellimento dei passaggi e una diminuzione dei tempi di lavoro. Ad esempio, per quanto riguarda la firma dei documenti, Il Ricercatore, il Responsabili dei Fondi e il Direttore possono tranquillamente firmare indipendentemente dal luogo in cui essi si trovano e dall ubicazione del personale amministrativo che cura il processo. Un altro punto essenziale per la riuscita del flusso SeCa nella sua interezza è la definizione dell identificativo delle varie operazioni, implementato in modo semplice mediante la codifica del nome del file. SeCa - un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta 3/6
Per esempio, nello studio di fattibilità posto in essere in IEIIT, il nome dei file pdf è così composto: PRE_20aa-mm-gg_Cognome un prefisso di 3 lettere in maiuscolo (PRE), che identifica la natura del documento; la data (20aa-mm-gg) è quella della richiesta per Acquisti, Accessi, Inventari, Assegni di Ricerca, Personale TD e Contratti e si mantiene per tutta la documentazione successiva relativa alla medesimo processo. Diversamente, nel caso delle Missioni la data sarà quella di inizio missione su tutti i moduli relativi alla missione, dall ordine al rimborso, alla liquidazione. In buona sostanza la data rappresenta parte del codice identificativo dell intero processo, viene mantenuta uguale per tutti i file legati allo stesso procedimento; il Cognome del richiedente, anch esso deve intendersi parte del codice che identifica il processo e si mantiene in tutti i documenti anche se non redatti dal richiedente; per esempio, nel caso degli acquisti, il Verbale di Verifica Requisiti che è firmato dal RUP contiene nel nome del file il cognome del Richiedente e non quello del RUP stesso. Questa impostazione permette una facile identificazione, da parte di tutti, dei file connessi allo stesso processo, dall inizio al completamento, indipendentemente da chi lo ha lavorato, facilitando in tal modo l interoperabilità tra il personale. Ad esempio, in un periodo di difficoltà il personale amministrativo della sede di Milano potrà facilmente reperire e ultimare il processo istruito dal personale della Sede di Genova senza interruzione del servizio. In definitiva si opererà in un open space virtuale di Istituto. Esempio di workflow relativo ad un ordine di missione: Missione di Mauro Morando della sede secondaria di Genova, inizio missione 13 ottobre 2015; ODM è il prefisso che identifica l Ordine Di Missione Soggetto Azione Denominazione file Il richiedente (es. M. Morando) Il responsabile dei fondi (*) (es. G. Morgavi) La segreteria Il responsabile di sede (es. G. Veruggio) Il Direttore (R. Tascone) La segreteria - Compila, Firma e notifica al Responsabile dei fondi allegando la documentazione - Valuta e Firma e notifica la segreteria - Accerta la capienza, inserisce il numero di impegno di SIGLA - Compila il GeFo relativo ai fondi utilizzati - Protocolla (INTERNO) - Notifica il Responsabile di sede - Valuta e Firma e notifica il Direttore 13_Morando_mm.pdf 13_Morando_mm_gm.pdf 13_Morando_mm_gm.pdf 3_Morando_mm_gm_gv.pdf 13_Morando_mm_gm_gv_rt.pdf - Valuta e Firma e blocca il documento - Notifica l interessato e la segreteria - Inserisce i documenti firmati nel protocollo informatico e aggiorna la Scrivania Virtuale Condisa, inserendoli nella cartella: SeCa_20aa/Sede_20aa/Missioni_20aa/20aamm-gg_cognome 13_Morando_mm_gm_gv_rt.pdf SeCa - un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta 4/6
c. Area INTRANET Il progetto prevede la definizione di un area Intranet d Istituto, con credenziali di accesso rilasciate dalla Direzione, organizzata in sezioni distinte per flusso. Su INTRANET si troveranno tutti i moduli da utilizzare per le procedure amministrative e gestionali che interessano direttamente il personale strutturato e non strutturato. Le varie sezioni seguono una logica legata al flusso documentale, individuando le figure coinvolte nella compilazione, validazione e controllo. Nelle varie sezioni, oltre alla modulistica, saranno inoltre inseriti alcuni documenti utili al flusso, ad esempio disciplinari e regolamenti dell Ente pertinenti alle singole sezioni. Sarà anche prevista una sezione Inventari dove verranno resi disponibili gli elenchi dei beni inventariati dell Istituto, con possibilità di inserire dei filtri in modo tale che tutto il personale abbia contezza dei beni dell Istituto e dei beni a lui assegnati. Questo anche nell ottica di accrescere la consapevolezza verso il patrimonio dell intero Istituto. d. Strumento informativo per la Gestione Fondi (GeFo) Si tratta di uno strumento agganciato a SIGLA, dove vengono registrati, da parte della segreteria, tutti i movimenti riguardanti i fondi di ogni singolo progetto di ricerca, secondo la forma tipica di un conto corrente online. GeFo sarà dinamicamente consultabile dal Responsabile del Progetto. GeFo vuole rispondere a diverse esigenze: a) uniformare il flusso informativo della gestione contabile nelle varie sedi; b) dotare i Responsabili di Progetto di uno strumento che permetta loro di avere contezza analitica delle operazioni contabili in modo dinamico attraverso la consultazione diretta di un prospetto on line; c) rappresentare un documento storico-analitico dei movimenti contabili registrati durante l intera durata progetto, organizzato anche per anno di competenza; d) diventare uno strumento unico in grado di rispondere a diverse chiavi di lettura: dal Direttore, alle Segreterie e ai Responsabili di Progetto; e) facilitare la rendicontazione del progetto. Ogni GeFo è composto da più prospetti uno per ciascuna GAE (Gruppo di Azione Elementare), elemento contabile fondante del sistema SIGLA. Ogni modulo è progettato per contenere tutte le informazioni necessarie per una consultazione veloce ed esaustiva dei fondi, favorendo, in particolar modo, la valutazione e la gestione delle spese rendicontabili sui progetti. Tutte le informazioni riguardanti i costi (ad eccezione di quelli riferiti al personale dipendente) saranno facilmente consultabili attraverso la creazione di filtri ad hoc che permetteranno di estrapolare i dati necessari: ad esempio gli importi che si riferiscono al pagamento di un assegno di ricerca, quelli classificati con lo stesso CUP e così via. I GeFo permettono la facile identificazione delle varie spese, dalle missioni, agli acquisti, agli assegni e può diventare uno strumento utile in fase di rendicontazione delle spese per i vari progetti. SeCa - un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta 5/6
e. Firma digitale di Istituto L introduzione della firma digitale di Istituto permette a tutto il personale (strutturato e non) di interagire e gestire i flussi documentali attraverso l uso del solo materiale informatico. Il certificato digitale è rilasciato a costo zero dalla Direzione che ne certifica ai fini interni la validità e che rende disponibile la corrispondente chiave pubblica nell area INTRANET. La firma digitale di Istituto è apposta come richiesto dall Ente in modalità PADES. Tutto il personale (strutturato e non strutturato, compresi gli associati di ricerca che interagiscono con l amministrazione dell Istituto) dispone della propria firma digitale, riconosciuta all interno dell Istituto. Questo permette a tutti di interfacciarsi con la segreteria e la direzione in modo completamente digitale. La firma digitale è accompagnata da una copia della firma olografa per facilitare il riconoscimento anche da destinatari meno predisposti a riconoscere lo strumento digitale. Questo sistema di organizzazione è realizzabile a costo zero. Nel caso di estensione del progetto SeCa verso una piattaforma di Ente, questo strumento potrà essere facilmente sostituito dalle credenziali SIPER. L apposizione della firma digitale verrà segnalata nel nome del file, apponendo le proprie iniziali (_mm) alla fine del nome del file, così che sia facilmente identificabile il file firmato e da chi è stato firmato. Ad esempio: Ordine di Missione (ODM) richiesto da Mauro Morando: 13_Morando_mm.pdf Firmato dal Responsabile dei fondi (Giovanna Morgavi): 13_Morando_mm_gm.pdf Firmato dal Responsabile di Sede (Gianmarco Veruggio): 13_Morando_mm_gm_gv.pdf Firmato dal Direttore (Riccardo Tascone): ODM_2014-10-13_Morando _mm_gm_gv_rt.pdf I casi di ambiguità sono facilmente risolti conoscendo il contesto, in ogni caso le firme sono apposte in modalità PADES riportando in chiaro: copia della firma olografica, nome, cognome, data e ora della firma. f. Protocollo digitale virtuale Il protocollo digitale del CNR diventerà machine independent, appoggiandosi ad una macchina virtuale, così da svincolare la protocollazione dall hardware e dal sistema operativo. Verrà predisposta un immagine OVA dell ambiente di protocollazione già configurato. In semplice clic permetterà di caricare su qualsiasi dispositivo la stazione di protocollazione. Questo permetterà a più utenti di protocollare direttamente da qualsiasi dispositivo, anche mobile, senza dover più recarsi fisicamente alla macchina dedicata al protocollo. SeCa - un sistema organizzativo di Istituto Senza Carta 6/6