STATISTICHE DOCUMENTI PMV IN SOL INTRODUZIONE A cura del Coordinamento del Polo regionale del Veneto Vicenza, 12 ottobre 2011
PREMESSA Le istruzioni fornite nel 2010 per la compilazione del PMV riferito all'anno 2009 restano sostanzialmente invariate. Vengono quindi riportate di seguito con alcuni aggiornamenti. Ricordiamo che dal catalogo di SOL si possono ricavare solo i dati inseriti: se il catalogo di una biblioteca (e così è per la maggior parte delle biblioteche) non è completamente automatizzato non sarà mai possibile ottenere il dato complessivo delle risorse documentarie presenti attraverso un'estrazione complessiva dei dati a catalogo.
COSA NON VERRA' RICAVATO DA SOL PMV richiede di quantificare i documenti posseduti pubblicati negli ultimi 20 anni. Attualmente questa estrazione non è possibile attraverso le procedure statistiche: in questo documento non verrà considerata. PMV richiede di differenziare la dotazione per adulti rispetto a quella per ragazzi. Questi dati possono essere ricavati solo dalle biblioteche che hanno collocato il proprio posseduto in sezioni apposite che separano tutti i documenti per gli adulti da tutti quelli per i ragazzi. Perché i dati estratti da SOL tengano conto di questa differenziazione, è necessario lanciare statistiche con filtri opportuni, specializzati per biblioteca. In questo documento generale queste procedure non verranno quindi considerate, ma le biblioteche che rientrano nella casistica illustrata sopra possono rivolgersi per assistenza al Coordinamento.
PERIODICI CORRENTI Il dato richiesto da PMV si riferisce alla dotazione di PERIODICI CORRENTI, suddivisi per periodicità, di cui era attivo l abbonamento o che sono stati ricevuti in dono durante l anno del rilevamento. Il metodo più veloce consigliato è procedere al conteggio manuale delle testate possedute dalla biblioteca.
COSA VERRA' ESTRATTO DA SOL PMV richiede di suddividere i documenti posseduti dalla biblioteca per tipologia materiale (Libri, Audio, Video, Risorse elettroniche) differenziandoli dai periodici. Questa estrazione è possibile, anche se gli inventari relativi ai periodici sono conteggiati in più Tipi documento. Si renderà quindi necessario sottrarre il dato relativo agli inventari dei periodici dai totali parziali dei documenti qualificati con i rispettivi Tipi documento.
PROBLEMA DATE INCONGRUENTI Le nuove accessioni vengono ricavate a partire dalla data di inserimento dell'inventario: se nel 2010 sono stati effettuati recuperi di materiale pregresso qualificandoli come ACQUISTI e mantenendo la data corrente questi recuperi entreranno automaticamente nel calcolo delle nuove accessioni, quindi il dato risulterà incongruente.
Per le biblioteche che hanno effettuato questi recuperi con Tipo provenienza ACQUISTO o DONO senza modificare la data, sarà necessario, in fase di elaborazione statistica, inserire un ulteriore filtro. Per ottenere il numero delle nuove accessioni infatti bisognerà estrarre la statistica impostando come numero d'inventario di partenza dell'estrazione il primo inserito nel 2010. Se una biblioteca non è in possesso di questo dato può rivolgersi per assistenza al Centro servizi o al Coordinamento di Polo.
PIU' DI UNA SERIE INVENTARIALE Se nella biblioteca sono attive più serie inventariali, per esempio una serie per i documenti correnti e una utilizzata esclusivamente per gli audiovisivi e le risorse elettroniche, è necessario tener conto, nella rilevazione statistica del posseduto, di tutte le serie utilizzate. Se esistono ancora le serie DUP e ERR, da riversamento, andrebbero bonificate e comunque i documenti presenti conteggiati per farli rientrare nel dato totale delle risorse documentarie possedute. Tali serie non sono invece significative ai fini del calcolo delle nuove accessioni 2010.
OPERAZIONI PRELIMINARI Per ricavare statistiche coerenti da qualunque tipo di funzione in SOL, è fondamentale inserire in maniera congruente i dati che poi verranno elaborati. Per quanto riguarda le statistiche volumi, bisogna inserire con precisione i dati richiesti in fase di inventariazione, compilando con cura almeno i campi fondamentali.
TIPO PROVENIENZA AI FINI PMV Per gli acquisti 1. ACQUISTO 2. ACQUISTO UTENTE 3. VISIONE TRATTENUTA (molto poco usato) Per i doni/scambi 4. DONO ANNO CORRENTE 5. DEPOSITO LEGALE 6. SCAMBIO
ALTRI TIPI PROVENIENZA NON CONSIDERATI DA PMV DONO PREGRESSO Da utilizzare per vecchi doni, recuperi di fondi mai catalogati o di materiale pregresso che non deve rientrare nelle statistiche delle nuove accessioni COMODATO D'USO Solo per le biblioteche che ricevono i documenti con questa modalità
ALTRI TIPI PROVENIENZA NON CONSIDERATI DA PMV ACQUISTO PREGRESSO Da utilizzare per le vecchie acquisizioni che vengono recuperate negli anni successivi in alternativa alla necessità di modificare ogni volta la data di inventariazione da quella corrente (automaticamente inserita da SOL) a quella pregressa
Tipo Provenienza Da utilizzare per Data ACQUISTO 1. Nuove acquisizioni Corrente ACQUISTO PREGRESSO ACQUISTO UTENTE DEPOSITO LEGALE DONO ANNO CORRENTE DONO PREGRESSO 2. Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo automatizzato ma presenti nel cartaceo; vecchie acquisizioni giacenti, mai catalogate. Vecchie acquisizioni mai catalogate nel catalogo automatizzato ma presenti nel cartaceo: vecchie acquisizioni giacenti, mai catalogate. Documenti acquistati da utenti Documenti provenienti per deposito legale Doni pervenuti nell'anno in corso Doni giacenti, recupero di vecchi fondi donati e mai catalogati Retrodatare Corrente Corrente Corrente Corrente Corrente SCAMBIO Scambio tra enti/biblioteche Corrente VISIONE TRATTENUTA Acquisto diretto presso librerie, fornitori che portano libri in visione. E utilizzato dalle biblioteche che vogliono differenziare gli acquisti tramite ordine, per i quali usano ACQUISTO, da quelli invece fatti senza ordine per i quali Corrente
TIPO MATERIALE E' un altro campo da compilare sempre in fase di inventariazione di un documento: anche per quest'anno non verrà considerato come fonte di informazioni, perché non è possibile al momento incrociare in maniera efficace i dati inseriti in Tipo materiale inventario all'interno delle funzioni legate alle statistiche. Le pagine seguenti sono quindi semplicemente informative, e vanno utilizzate come indicazioni ai fini di un corretto inserimento dei dati, con la previsione di poterli utilizzare anche in futuro e comunque nell'ottica di avere un registro d'ingresso completo in tutti i suoi dati e ben compilato.
TIPO MATERIALE (AI FINI PMV) Libri: - Volume monografico (monografie a stampa) - Opuscolo (meno di 50 pagine) - Volume periodico
TIPO MATERIALE (AI FINI PMV) Video: - DVD - Videocassetta Audio: - Compact disc Risorsa elettronica
ALTRI TIPI MATERIALE NON CONSIDERATI AI FINI PMV... Cartolina Diapositiva Fotografia Musica monografia Musica opuscolo Stampa Carta geografica
Quello che segue e' un esempio di dettaglio di un inventario correttamente collocato, compilato in tutti i suoi campi (Tipo materiale, Data ingresso congruente, Tipo provenienza, Fornitore, Valore inventariale, ecc.). Ove possibile, non sarebbe male inserire anche lo stato della copia che qui non è presente.
TIPO DOCUMENTO Anche in fase di catalogazione e' fondamentale verificare i dati: il campo tipo documento, presente all'interno del record bibliografico, ci serve a distinguere le varie tipologie di materiale (audio, video, testo a stampa moderno ecc.) e attraverso opportune aggregazioni rispondere a quanto richiesto nel PMV. Ove rilevaste a catalogo record bibliografici che riportano Tipi documento non congruenti col materiale che state inventariando è necessario cambiare il dato utilizzando la funzione Modifica materiale - Natura.
A catalogo ci sono ancora molti record da riversamento con Tipo documento impostato erroneamente, ma i documenti recenti (soprattutto quelli condivisi con SBN) riportano di solito dati congruenti. Per quel che riguarda quindi i documenti accessionati nel 2010 i dati a catalogo dovrebbero rivelarsi sufficientemente attendibili ai fini statistici. A mano a mano che verranno bonificate le restanti notizie da riversamento, sarà possibile ottenere dati più corretti anche per quel che riguarda la dotazione documentaria totale. Seguono due slides con esempio di dove si trova il campo Tipo documento all'interno del record bibliografico.
COSA CHIEDE PMV RELATIVAMENTE ALLA DOTAZIONE DOCUMENTARIA? PMV chiede la dotazione documentaria TOTALE della biblioteca relativamente a libri, video, audio, risorse elettroniche. Chiede inoltre l'incremento annuale della dotazione documentaria in libri, video, audio, risorse elettroniche pervenuta tramite acquisto distinta da quella pervenuta tramite dono/scambio. Nelle prossime slides vi sarà spiegato attraverso quali procedure ricavare tali dati.
continua...