AVVISO BONARIO Per lavorare gli avvisi bonari emessi dall Agenzia delle Entrate si seleziona nella barra principale dei menu: GESTIONE UFFICIO GESTIONE PRATICHE INSERIMENTO NUOVA PRATICA oppure si clicca nel menu rapido a sinistra, dove nella sezione SCHEDE PRATICHE si può ricercare una pratica già in lavorazione o crearne una nuova, come abbiamo già visto nel primo capitolo. A questo punto, nella sezione Contenziosi fiscali lavoro, è possibile selezionare l Avviso bonario: Selezionando la sezione Avviso Bonario, si apre la schermata seguente:
La maschera Pratiche, come si nota in figura, comprende sei schede: 1. GENERALE, ove inserire gli estremi dell avviso bonario; 2. ALLEGATI, ove sono indicati tutti i documenti che via via si allegano alla pratica; 3. ATTIVITA, che rappresenta il motore della lavorazione della pratica; 4. EMAIL, ove è raccolta la corrispondenza con cliente e terzi; 5. AGENDA, che assolve alle funzioni di agenda e scadenziere; 6. SPESE, ove è possibile indicare onorari e rimborsi dovuti dal cliente. Naturalmente le sei schede servono per tenere distinti i diversi aspetti e momenti della gestione dell avviso bonario, ma non sono corpi a se stanti: le schede sono collegate le une alle altre ed interagiscono all interno della procedura. Inserimento manuale dell Avviso Bonario Il sistema stesso ci guida nella compilazione dei vati campi. Il primo campo da compilare è quello relativo alla Ditta, preventivamente già cariata in anagrafica come abbiamo
visto in precedenza. Spostandoci col TAB, della tastiera del PC, il sistema ci porta nel secondo campo da compilare che è quello relativo alla Data. La prima Data da inserire è quella della registrazione dell Avviso Bonario sul software. Proseguendo, nel campo successivo, si inserisce l anno della Dichiarazione per la quale è stato emesso l Avviso Bonario, mentre nel campo Anno imposta, si riporta l anno a cui si riferiscono le imposte da pagare (che come sappiamo è diverso dall anno della dichiarazione). Il prossimo campo è il campo Notifica, campo da compilare con molta attenzione poiché è a partire dalla data di notifica dell avviso che decorrono i giorni per effettuare le varie attività previste per la lavorazione dell avviso. Nel successivo campo Elabor. può essere inserita la stessa data di notifica dell avviso o può anche essere lasciato vuoto; nel campo Ric. Studio, viene indicata la data in cui l avviso è stato ricevuto nello studio. Nel campo Tipo, si può invece scegliere tra due opzioni: 1) Ricevuto dal cliente: se l avviso bonario è stato ricevuto dal cliente; 2) Ricevuto dallo studio: se l avviso bonario è stato inviato direttamente all intermediario abilitato delegato dal cliente, per espressa richiesta. In figura, si mostra la scelta delle due opzioni a sistema: La scelta è fondamentale, poiché in base all opzione che si seleziona, il sistema in automatico, nel campo Scadenza, calcola la data di scadenza dell Avviso (30 giorni se ricevuto al domicilio del contribuente oppure 90 giorni se ricevuto dall intermediario abilitato).
Supponiamo che un cliente, che chiameremo, per semplicità, Prova di funzionamento, riceva un avviso bonario al proprio domicilio in data 16 Dicembre 2013 Anno imposta 2012 Anno imposta 2011. Quale sarà la data di scadenza dell avviso? Sarà di trenta giorni quindi il 15 Gennaio 2014. Selezionando l opzione Ricevuto dal cliente, il sistema, in automatico, imposta come data di scadenza il 15 Gennaio 2014., come mostrato nella figura precedente. Poniamo, invece, il caso che l avviso sia ricevuto dall intermediario abilitato sempre in data 16 Dicembre 2013. Selezionando l opzione Ricevuto dallo Studio, quale sarà la scadenza della pratica che il software calcolerà automaticamente? Sarà il 16/03/2014 (ossia 90 giorni), come mostrato nella figura che segue: 2.2 Importazione automatica dell Avviso Bonario L intermediario normalmente riceve dall Agenzia delle Entrate un flusso di preavvisi di irregolarità in un formato criptato che, mediante l utilizzo di un software reso disponibile
dalla stessa Agenzia, può essere convertito in Pdf. Normalmente un singolo file in Pdf contiene svariati avvisi bonari inviati a più clienti. JUNAK è in grado non solo di importare automaticamente i file in Pdf, ma anche di compattarli e creare tante pratiche per quanti sono gli avvisi bonari in essi contenuti. Per consentire alla procedura di importare e scompattare gli avvisi, occorre avere preventivamente specificato a JUNAK il nome della cartella e l indirizzo completo (directory) ove il file o i file in Pdf sono memorizzati. Ciò è possibile selezionando nel menu principale il percorso: SISTEMA>IMPOSTAZIONI>IMPOSTAZIONI GENERALI Appare la seguente maschera,all interno della quale è possibile cliccare sul pulsante SCHEDA IMPOSTAZIONI PRATICHE: Cliccando su Impostazioni generali, si aprirà la seguente schermata:
Cliccando su Scheda impostazioni pratiche si apre la seguente schermata: Spostandosi sul campo Agenzia Entrate, è possibile inserire, nel campo, nella cartella di riferimento, l indirizzo completo dove lo studio memorizza i file Pdf.
L importazione dell avviso o degli avvisi avviene schiacciando il pulsante Avvia Procedura di importazione automatica pratiche, equivalente al tasto funzione F2, nella maschera PRATICHE CONTENZIOSI FISCALI: In tal modo JUNAK apre il file unico di preavvisi telematici, ne legge i contenuti e, confrontando i codici fiscali indicati nei singoli preavvisi con quelli presenti negli archivi dell anagrafe ditte, genera in automatico le corrispondenti pratiche da lavorare. Contemporaneamente viene generato o aggiornato lo STORICO IMPORTAZIONI AUTOMATICHE dove è possibile consultare tutte le importazioni automatiche effettuate nel tempo. Il registro delle importazioni può essere aperto sia dal menù principale (GESTIONE UFFICIO GESTIONE PRATICHE REGISTRO IMPORTAZIONI AUTOMATICHE) e sia dalla maschera PRATICHE CONTENZIOSI FIISCALI cliccando su Avvia Procedura di importazione automatica pratiche :
La procedura di importazione restituisce un report delle pratiche caricate rispetto al numero di preavvisi contenuti nel file Pdf: Terminato il caricamento delle pratiche, il sistema genera contestualmente per ciascuna di esse, un preavviso nell agenda di studio, l evidenza di addebito sulla scheda della DITTA (se predisposto da impostazioni), l acquisizione dell avviso bonario tra gli allegati nella forma consueta prevista dal modello della agenzia delle entrate. Le fasi successive sono riconducibili alle attività che l operatore vorrà gestire, fra cui quelle proposte dal sistema che generano specifici automatismi. Vediamo, ora nel dettaglio, come funziona l intera procedura automatizzata degli avvisi bonari. Dalla schermata iniziale si lnciano le varie automazioni, spuntandole, iniziando dalla numero 2 Verifica Nuove Comunicazioni alla n. 6 Avvisi Bonari (File Pdf). E necessario che sulla postazione in cui si lavora, siano istallati i seguenti software, scaricabili dalla sezione Software sul sito dell Agenzia delle Entrate: Entratel, Entratel Multifile e Avvisi Telematici (si consiglia di scaricare Avvisi Telematici relativo ad ogni annualità, almeno di tre anni precedenti l utilizzo del Sistema, onde permettere a Junak di lavorare anche Avvisi Bonari molto datati). Inoltre è importantissimo che sulla postazione utilizzata sia istallata anche la versione di Java più recente.
2.3 Gestione dell Avviso Bonario Le fasi successive alla gestione dell avviso bonario sono riconducibili alle attività che l operatore vorrà gestire, fra cui quelle proposte dal sistema che generano specifici automatismi. Dopo aver eseguito l importazione dell avviso oppure dopo averlo inserito manualmente, l operatore può cercare la pratica da lavorare. selezionandola dal menu principale GESTIONE UFFICIO GESTIONE PRATICHE RICERCA PRATICA, o più semplicemente cliccando sul tasto RICERCA PRATICA del menu rapido SCHEDE PRATICHE. Nella maschera che si apre (RICERCA PRATICHE) le opzioni di ricerca sono molteplici. Innanzitutto, è possibile effettuare la ricerca per codice, per data, per ditta, per operatore, oppure per tipologia di contenzioso, per stato, per oggetto, cliccando sui relativi pulsanti in alto nella maschera. Selezionato il tipo di ricerca, appaiono nuove opzioni per affinare la ricerca. Ad esempio, la ricerca per data prevede i seguenti criteri di priorità: 1) data inserimento della pratica 2) data notifica al cliente
3) data ricezione presso lo studio 4) data registrazione 5) data scadenza (la scadenza più vicina fra quelle indicate nella pratica) e consente poi di specificare ulteriori filtri: la tipologia o l oggetto della pratica, lo stato di lavorazione, la collocazione tra le pratiche attive o tra quelle chiuse oppure scegliere 0 per selezionare sia pratiche chiuse sia pratiche attive. Individuata la pratica, basta fare doppio CLICK sulla stessa e si apre la scheda informativa: Nella schermata iniziale (GENERALE) sono presenti tutti i dati necessari:
Tali dati, come si può notare dalla figura, sono distribuiti in più campi: - In alto a sinistra, sono indicati gli estremi di protocollazione della pratica che JUNAK inserisce automaticamente non appena si schiaccia il tasto REGISTRA (F2), in basso a sinistra. - In alto nella parte centrale sono indicati: ditta, data dell avviso, anno di presentazione della dichiarazione e periodo d imposta di riferimento, data di notifica e tipo di invio, numero dell avviso, codice atto e protocollo telematico, data di ricezione in studio e scadenza del termine per esitarlo. - In alto sulla destra sono indicati: l addetto cui la pratica è stata assegnata, lo stato della pratica, la data di chiusura e gli importi pretesi dall AE, iniziale e finale. Lo stato iniziale della pratica è di RICEVUTO. Inserita la prima attività, lo stato diventa automaticamente IN LAVORAZIONE. Al centro c è una parte dedicata alla procedura CIVIS, nel caso sia stata attivata. La parte inferiore della scheda (NOTE) assolve innanzitutto a funzioni di archiviazione e memoria di appunti inseriti dall operatore. Inoltre vi sono riportate informazioni acquisite automaticamente dalla procedura nel corso della lavorazione della pratica, come: il codice fiscale del cliente, se l avviso è pervenuto telematicamente; gli estremi del procedimento civis, ove sia stato attivato; gli estremi dell avviso bonario originario in caso di riemissione da parte dell AE. Prima di uscire dalla maschera è indispensabile cliccare sul tasto REGISTRA in basso a sinistra (corrispondente ai tastifunzione F2 e F12) per salvare i dati inseriti o modificati in una qualunque delle schede della pratica.
Per la trattazione della pratica la procedura prevede cinque strumenti collegati alla maschera principale (PRATICHE, sezione GENERALE), attivabili cliccando sui corrispondenti pulsanti posti in alto nella maschera: ALLEGATI, ATTIVITA, EMAIL, AGENDA, SPESE. Il primo strumento consente di gestire gli ALLEGATI, cioè i documenti acquisiti e utilizzati nel corso della trattazione della pratica. Il primo e fondamentale allegato è naturalmente l'avviso bonario, inserito manualmente o per importazione automatica del file pervenuto per via telematica dall'agenzia Entrate. La funzione è dunque di archiviazione e memoria. Nell'ambito della scheda, cliccando sui pulsanti posti alla sua base è possibile inserire un NUOVO documento, oppure aggiornare, visualizzare, modificare o eliminare un documento precedentemente acquisito. Nel caso di nuovo documento, al click su NUOVO si rendono disponibili diverse opzioni: si può aprire un foglio in Word, Excel o BloccoNote per elaborare il documento da allegare; si può importare un modello di documento da una cartella "file modelli" precedentemente creata; oppure prelevarlo dai modelli già disponibili in JUNAK; o indicare un qualunque percorso (Path File) per importare un file tal quale. In ogni caso è possibile inserire la descrizione del documento, che sarà visualizzata nell'elenco degli allegati acquisiti alla pratica.