Nuovo E-CAT Manuale utente Pagina 1 di 34
Indice Introduzione... 3 Contenuti e funzionalità del programma... 4 Installazione software... 6 Importa listino prezzi... 7 Moltiplica prezzi... 7 Impostazioni personali... 8 Impostazioni catalogo... 9 Transazione... 10 Gestione transazioni... 12 Barre degli strumenti... 13 Menù impostazioni... 15 Menù documenti... 16 Menù cerca... 17 Cerca prodotto... 18 Cerca documento... 19 Cerca articolo... 20 Cerca note... 21 Favoriti... 22 Ricerca fonetica... 23 Ricerca generica... 24 Esplora sommario... 25 Lavorare con i documenti... 26 Informazioni prodotto... 28 Informazioni articolo... 29 Gestione clienti... 31 Gestione fornitori... 32 Impostazioni di sistema... 33 Glossario... 34 Pagina 2 di 34
Introduzione Congratulazioni per aver scelto il nostro catalogo elettronico! Attraverso questo prodotto potete lavorare in modo più rapido ed efficiente. Tutte le informazioni sono a Vostra disposizione con un semplice click attraverso un sistema di navigazione semplice ed intuitivo. New E-CAT è uno strumento in grado di cambiare il vostro modo di lavorare! Vi consente di risparmiare tempo per migliorare la produttività e la competitività del vostro servizio. Il CD-ROM New E-CAT contiene tutto il materiale nei diversi formati che il costruttore ha deciso di mettere a vostra disposizione per migliorare il livello del servizio e la qualità del lavoro. Un altro grande vantaggio del programma New E-CAT è la l integrazione con il mondo Internet consentendo di utilizzare il 100% della rapidità offerta dal Vs. PC unita alle grandi potenzialità del mondo Internet per il commercio elettronico tramite invio di ordini, gestione garanzie, controllo stato di avanzamento ordine, aggiornamento dei listini, ecc... Pagina 3 di 34
Contenuti e funzionalità del programma New E-CAT dispone di : Gestione Programma Impostazioni personali : potete inserire i vostri dati anagrafici e personalizzare le stampe generate dal sistema Gestione Clienti : potete inserire tutti i vostri clienti per poter gestire i loro ordini, preventivi, sconti, ecc Gestione Fornitori : potete inserire tutti i vostri fornitori per gestire i loro ordini, connessioni Internet, sconti ecc Connessione di rete : potete specificare la posizione dei dati per installare il programma in rete Gestione e caricamento Listini Prezzi : potete caricare e personalizzare i listini d acquisto dei vostri fornitori e/o i listini di vendita per i vostri clienti Scelta lingua : potete selezionare una fra le 5 lingue disponibili Selezione Cataloghi : permette di selezionare il catalogo e la lingua desiderati Ben 7 possibilità di ricerca Sommario: potete ricercare attraverso le famiglie di prodotti Prodotto: potete ricercare un prodotto per modello, descrizione e caratteristiche tecniche Documenti: potete cercare un sinologo documento per descrizione e per tipo Articoli: potete ricercare gli articoli per codice, descrizione, caratteristiche tecniche e referenze Note: potete ricercare sia le note inserite dal produttore che le vostre note personali Preferiti: potete accedere direttamente ai documenti preferiti che avete voi impostato Universale: potete ricercare una parola all interno di tutto il catalogo Navigazione Accesso diretto tramite ricerca Attraverso una struttura a cartelle Attraverso immagini e collegamenti multimediali Funzioni Inserimento note personali Aggiungere una pagina ai preferiti Confrontare diversi prodotti tra di loro Gestione dei documenti: ordini, garanzie, preventivi ecc Integrazione con Internet Esplosione delle parti del prodotto in icone grafiche Visualizzare informazioni sugli articoli, prezzi ecc Gestione delle immagini e funzioni di ingrandimento che consentono di vedere facilmente i dettagli relativi alle illustrazioni Funzioni di stampa per esplosi, manuali, schede prodotto, listini ecc Personalizzazione dello schermo Gestione del magazzino Visualizzazione di dati e collegamenti nelle finestrine gialle d aiuto Visualizzare dove un certo pezzo viene utilizzato all interno del catalogo Visualizza sostituzioni articoli consentendo di svendere le vecchie scorte: consente di non riordinare mai più un codice articolo sbagliato e vecchio Pagina 4 di 34
Selezioni multiple Tutte le funzioni di ricerca dispongono della funzione fonetica, ovvero la possibilità di inserire la descrizione come approssimativamente si pronuncia in linguaggio parlato. Il sistema è in grado di trovare la corrispondenza con l esatta descrizione. Questo è molto utile per descrizioni in lingue straniere. Infine tutte le ricerche consentono di utilizzare i caratteri jolly per ridurre al minimo gli inserimenti da tastiera e facilitare la ricerca di un pezzo. Pagina 5 di 34
Installazione Software Importante : New E-CAT deve essere installato sul computer per poter essere eseguito. L'installazione del programma vi consente di utilizzare alcune funzioni all'interno del programma per salvare dati e impostazioni. REQUISITI HARDWARE MINIMI Pentium 133 RAM 16 MB 2 MB di spazio disponibile nell'unità a disco fisso per il software Lettore CD-ROM 4x o superiore oppure spazio su disco fisso sufficiente per i dati OEM Monitor SVGA (risoluzione minima 800x600) Windows 98 SE, ME, NT 4.0, 2000, XP REQUISITI HARDWARE SUGGERITI AMD/Pentium 700 o superiore RAM 128 MB 200 o 600 MB di spazio disponibile nell'unità a disco fisso Lettore CD-ROM 40x o superiore oppure spazio su disco fisso sufficiente per i dati OEM Monitor SVGA (risoluzione 1024x768 o superiore) Windows 2000, XP Installazione del programma 1. Inserire il CD New E-CAT nell'unità CD-ROM. L'unità impiegherà circa 10-15 secondi per riconoscere il CD. 2. Fare clic sul pulsante Avvio (o start a seconda del sistema operativo installato), quindi su Esegui. 3. Nella finestra Esegui, digitare d:setup.exe, quindi fare clic su OK (dove d è la lettera dell'unità CD) 4. Selezionare la lingua 5. Nella finestra di Benvenuto di New E-CAT cliccare su Avanti 6. Inserire NOME UTENTE + NOME DELLA SOCIETÀ 7. Nella finestra successiva, modificare il percorso d'installazione se necessario (consigliamo di lasciare quello proposto) e cliccare su Avanti 8. Attendere che il programma esegue l'installazione. Un messaggio vi avvertirà quando l'installazione sarà finita. 9. Riavviare il PC. 10. Fare clic sull'icona di New E-CAT per aprire il programma 11. Selezionare la lingua del catalogo 12. Cliccare sul catalogo e inserire la chiave CD 13. Per abilitare altri cataloghi selezionare cataloghi sulla barra a sinistra e ripetere i punti 10 e 11 Pagina 6 di 34
Importa listino prezzi Permette di importare il listini prezzi che il vostro fornitore vi ha inviato tramite Floppy, CD- Rom o E-Mail Importante: il formato del file del listino prezzi che cercate di caricare deve essere fatto appositamente per questo programma. Non è quindi possibile caricare qualsiasi listino che i vostri fornitori vi mandano. Per tanto, se desiderate caricare il listino del vostro fornitore, dovete fare esplicita richiesta che sia nel formato New E-CAT. Per caricare i file dei prezzi : 1. Cliccare su Impostazioni 2. Cliccare su Importa listino prezzi 3. All apertura della maschera, cliccare su CERCA e selezionare la cartella sulla quale avete copiato il listino 4. Cliccare su OK e quindi su Chiudi Moltiplica Prezzi Permette di moltiplicare indistintamente tutti i prezzi del listino che avete ricevuto dal vostro fornitore per determinare i prezzi di vendita. Per fare questo inserire il fattore di moltiplicazione. Se per esempio volete applicare un ricarico del 20% allora inserite 1,20. Se per errore dovete ripristinare tutti i prezzi al valore originale, basta impostare il campo al valore 1. Pagina 7 di 34
Impostazioni Personali Potete inserire i vostri dati anagrafici ed inserire una dicitura per ogni tipo di transazione (Ordine, Garanzia, Preventivo, Fattura) che apparirà ogni volta che stamperete tale transazione. I vostri dati anagrafici non sono obbligatori, ma è consigliato inserirli in quanto vengono utilizzati dalle varie stampe del sistema e vi consentono di personalizzare i vostri documenti stampati. Particolarmente indicato quando dovete consegnare un preventivo ad un vostro cliente. Pagina 8 di 34
Impostazioni Catalogo Normalmente i dati dei cataloghi risiedono su CD-ROM, ma potete inserire il CD-ROM in rete o copiarne il contenuto su una cartella sul vostro PC o in rete per non dover più utilizzare il CD- ROM. Ovviamente occorre specificare al programma il percorso o i diversi percorsi dove i dati dei cataloghi si possono trovare. All apertura di questa finestra, il primo percorso che troverete e quello dal quale avete installato la prima volta il programma. Per effettuare le operazioni sotto riportate accedere al menù Impostazioni e selezionare Impostazioni cataloghi. Aggiungi nuovo percorso : potete specificare al programma uno o più percorsi dove risiedono i cataloghi. Ad ogni percorso aggiunto il programma ne verifica il contenuto e visualizza tutti gli eventuali cataloghi in esso contenuti specificandone il nome, la versione e le lingue installate. Anche se il catalogo non e momentaneamente presente nel percorso specificato, il programma ne controlla l esistenza ad ogni avvio, per cui il catalogo verrà visualizzato non appena sarà disponibile nel percorso aggiunto. Rimuovi percorso : potete eliminare un percorso che ritenete di non utilizzare più. Quando un percorso viene eliminato, il programma non controlla più la presenza di eventuali cataloghi in esso, per cui se esistono cataloghi in questo percorso non verranno più visualizzati. Copia Catalogo : permette di copiare in automatico un catalogo in un altra posizione, per esempio in una cartella sul vostro PC o in rete. Questa funzione é molto utile quando volete copiare un catalogo da un CD-ROM sul vostro computer, questo vi permette di lavorare senza utilizzare il CD-ROM. È consigliabile creare una cartella Cataloghi Emak all interno della quale copiare i cataloghi Efco ed Oleo-Mac. Elimina Catalogo : permette di cancellare il catalogo e tutti i dati in esso contenuti dal percorso selezionato. Importante: Se avete copiato il contenuto del CD-ROM sul vostro computer o in rete, al prossimo aggiornamento del CD-ROM, dovrete sovrascrivere i vecchi dati copiando il contenuto dal nuovo CD-ROM nella stessa posizione. Pagina 9 di 34
Transazione Permette di aprire la maschera che contiene tutte le transazioni aperte. Una transazione può essere un ordine di acquisto, un preventivo, una fattura o una richiesta di garanzia. Barra superiore 1. Chiude la finestra delle transazioni 2. Contiene l'elenco dei nomi delle transazioni aperte 3. Crea nuova transazione. Selezionare il Tipo di transazione, quindi il Fornitore/Cliente e il nome che si desidera assegnare alla transazione 4. Elimina transazione corrente 5. Completa la transazione con maggiori informazioni e procedere alla trasmissione 6. Copia una riga della transazione 7. Incolla la riga copiata 8. Inserisce una nuova riga 9. Elimina la riga selezionata 10. Aggiunge alla transazione gli articoli selezionati sulla lista degli articoli del documento sopra aperto 11. Stampa la transazione Per inserire articoli all'interno della lista esistono 5 possibilità : 1. Manuale digitando il codice articolo 2. Copiando gli articoli da un'altra transazione 3. Selezionando gli articoli nella lista del documento sopra aperto e cliccando sul tastino # 10 4. Trascinando l'articolo dalla lista degli articoli del documento sopra aperto dento alla transazione 5. Cliccando con il tastino destro del mouse su una referenza dell'immagine e quindi su "Aggiungi alla transazione" Quando vengono utilizzati i metodi 3, 4 e 5 viene sempre aperta una finestra che chiede di inserire la quantità e di specificare a quale transazione volete aggiungere gli articoli e se aprire automaticamente la transazione selezionata Note Importanti: Ogni volta che si inserisce un articolo in una transazione il programma controlla la sua validità. Per fare ciò controlla prima se esiste nel listino del fornitore, poi se esiste nel catalogo. Se in entrambe le posizioni non esiste allora riceverete un messaggio che vi avvisa che l'articolo non è valido, ma comunque non vi impedisce di inserirlo comunque nella transazione. Quando un articolo non è valido allora non verrà visualizzata la descrizione e il codice del produttore nella prima colonna. Se l'articolo è valido allora il prezzo e la descrizione appariranno automaticamente, ma voi potete sempre cambiare questi dati manualmente se e quando necessario Il prezzo che viene automaticamente visualizzato viene preso dal listino fornitore caricato e da eventuali sconti o gruppi di prezzi impostati nelle impostazioni del fornitore o del cliente Potete inoltre inserire descrizioni libere senza codice articolo Pagina 10 di 34
Solo le colonne in grigio non possono essere cambiate Le transazioni rimangono in all'interno dell'elenco # 2 fino a quando non vengono chiuse. Per chiudere una transazione cliccare sul tastino # 5 e quindi sul tasto di chiusura. Solo quando la transazione è chiusa è possibile stamparla o spedirla via E-Mail o via Internet. Pagina 11 di 34
Gestione Transazioni Permette di gestire tutte le transazioni aperte e chiuse Le azioni possibili all'interno della finestra dei clienti sono : Copia : copia la transazione Incolla : incolla la transazione copiata creando una nuova transazione Elimina : elimina la transazione selezionata Modifica / Chiudi : per modificare o chiudere la transazione selezionata Chiudi Modificando una transazione esistente o semplicemente facendo doppio click su di essa, viene aperta una finestra che ne riporta tutti i dettagli. In questa finestra è possibile inserire informazioni aggiuntive, completare la transazione e una volta finito chiuderla per poter effettuare su di essa le seguenti operazioni : - Stampa - Esportazione in file testuale - Invio tramite E-Mail - Invio tramite Internet (se il fornitore è abilitato) Una volta chiusa la transazione non è più possibile apportare modifiche e non apparirà più nella finestra delle transazioni aperte. Se per un qualche motivo avete chiuso una transazione e dovete apportare modifiche, potete riaprirla entrando nella gestione delle transazioni, facendo doppio click sulla transazione desiderata e cliccando sull'apposito tasto di riapertura. Ricordate però che dovete chiuderla di nuovo per poterla stampare o inviare nuovamente. Pagina 12 di 34
Barre degli Strumenti New E-CAT è stato progettato in modo che l'utente apprenda ad utilizzarlo senza problemi. E' formato da semplici barre degli strumenti dove ogni voce di menù è costituita da una descrizione che spiega la funzione e da una icona che ne facilita il ricordo. New E-CAT dispone di 2 Barre principali degli strumenti : La barra laterale sinistra La barra superiore La barra laterale sinistra La barra laterale sinistra si divide in 4 tipi di Menù in base alla tipologia delle funzioni in essi contenute. 1 : Impostazioni Questo Menù racchiude tutte le funzioni e procedure che consentono di inserire e caricare dati all interno del programma, personalizzare e definire varie impostazioni. Dettagli... 2 : Cataloghi Attraverso questo Menù è possibile selezionare il catalogo desiderato all interno della lista dei cataloghi disponibili. I cataloghi disponibili sono quelli che sono stati installati sul vostro computer. Se non viene visualizzato nell elenco un catalogo di cui però disponete del CD-ROM, significa che non è ancora stato installato. Per aggiungerlo all elenco dovete installare il CD-ROM contenente il catalogo (vedere istruzioni per l installazione) 3 : Cerca Questo Menù racchiude tutte le possibilità di ricerca che il programma offre. Le diverse tipologie di ricerca consentono di accedere direttamente alle informazioni desiderata in modo rapido e preciso. Dettagli... 4 : Documenti Questo è il Menù finale, ovvero il menù che viene aperto una volta che avete selezionato il prodotto desiderato. Questa sezione contiene infatti tutte le informazioni relative al prodotto selezionato. E possibile inoltre filtrare i vari documenti appartenenti al prodotto tramite l apposta casella posta sopra alla lista dei documenti. Dettagli... La barra superiore La barra superiore, oltre al comando di uscita dal programma, contiene principalmente le funzioni che vengono attivate quando si accede a un documento. Pagina 13 di 34
1. Esci : chiude il programma 2. Visualizza posizione precedente 3. Stampa a. Prodotto corrente : permette di stampare tutti i documenti allegati al prodotto selezionato (mettere un filtro per tipo documento) b. Documento Corrente : permette di stampare l intero documento selezionato c. Solo Immagine : permette di stampare solo l immagine del documento selezionato d. Solo Testo : permette di stampare solo la parte testuale del documento selezionato 4. Gestione transazioni : apre la maschera dalla quale è possibile gestire tutte le transazioni in essere o creare nuove transazioni 5. Guida in linea programma 6. Permette di visualizzare l immagine a sinistra e il testo a destra 7. Permette di visualizzare l immagine a destra e il testo a sinistra 8. Permette di visualizzare l immagine sotto e il testo sopra 9. Permette di visualizzare l immagine sopra e il testo sotto 10. Permette di visualizzare solo l immagine 11. Informazioni Articolo : apre la finestra di informazioni relative al codice articolo selezionato 12. Permette di esportare la distinta base del prodotto 13. Ingrandisce l immagine. E possibile ingrandire l immagine anche selezionando l area da ingrandire con il tasto sinistro del mouse direttamente sull immagine. 14. Adatta l immagine alle dimensioni della finestra 15. Rimpicciolisce l immagine 16. Consente di analizzare la mappa dell immagine 17. Permette di esportare esternamente la parte di immagine visualizzata nella finestra Pagina 14 di 34
Menù Impostazioni Impostazioni personali Permette di inserire i vostri dati anagrafici ed inserire una dicitura per ogni tipo di documento (Ordine, Garanzia, Preventivo, Fattura) che apparirà nella stampa in fondo alla pagina Gestione Clienti Permette di inserire tutti i vostri clienti per poter gestire i loro ordini, preventivi, sconti ecc Gestione Fornitori Permette di inserire tutti i vostri fornitori per gestire i loro ordini, connessioni Internet, sconti ecc Importa listino Prezzi Permette di importare i listini prezzi che il vostro fornitore vi ha inviato tramite Floppy, CD- Rom o E-Mail Moltiplica Prezzi Permette di moltiplicare i prezzi dei listini caricati per determinare un prezzo di vendita Imposta lingua Permette di selezionare una fra le lingue disponibili Per cambiare lingua, selezionare la lingua desiderata e premere Ok. Impostazioni di Sistema Permette di impostare alcuni parametri relativi al funzionamento generale del sistema. Impostazioni Catalogo Permette di copiare in automatico i dati del catalogo dal CD-ROM al vostro computer o in rete Pagina 15 di 34
Menù Documenti Informazioni Prodotto Vi riporta alla pagina iniziale del prodotto dove si trova l'elenco dei documenti collegati al prodotto e sulla sinistra i testi per aprire la finestra contenente le informazioni del prodotto o eventuali note ad esso collegate Nota Documento Consente di aggiungere, modificare, stampare, esportare o importare note relative al documento visualizzato Dopo aver inserito la nota, salvare il contenuto con l'apposito tasto salva Aggiungi ai Favoriti Consente di aggiungere la pagina visualizzata all elenco dei favoriti. Tale elenco permettere di accedere direttamente a tale pagina le prossime volte che si utilizzerà il programma. Per accedere direttamente alla pagina aggiunta ai favoriti occorre cliccare nel menù di ricerca sulla funzione dei Favoriti e quindi cliccare sulla pagina salvata. Confronta con un'altro documento Consente di confrontare 2 documenti fra di loro per vedere quali sono le differenze. Per fare questo selezionare i due prodotti ed i relativi documenti da confrontare fra di loro e premere il tasto Confronta. Il programma vi mostrerà tutte le differenze riscontrate. Gestione Transazioni Apre la finestra che racchiude tutte le transazioni effettuate (ordini, garanzie, fatture, i preventivi). Apri Transazione Apre le transazioni in essere. Pagina 16 di 34
Menù Cerca Sommario consente di ricercare una famiglia di prodotti o un prodotto stesso che appare all interno del sommario sottostante Prodotti consente di accedere ad un prodotto tramite il codice, la descrizione, le caratteristiche tecniche o altre informazioni in vostro possesso Documenti consente di accedere direttamente ad un documento (esploso, manuale, filmato, illustrazione ecc,,,) tramite la descrizione, il tipo o il prodotto al quale è stato associato Articoli consente di trovare un articolo tramite il codice, la descrizione, le caratteristiche tecniche, le referenze o il prodotto sul quale viene montato. Note consente di ricercare le note del produttore o vostre note personali. Una volta selezionata la nota desiderata, è possibile aprire il prodotto o l oggetto a cui la nota fa riferimento. Favoriti consente di accedere direttamente una pagina precedentemente aggiunta nella lista dei Favoriti Esplora Sommario consente di navigare attraverso le famiglie dei prodotti fino ad individuare l oggetto desiderato Consentono di espandere o comprimere le cartelle selezionate Pagina 17 di 34
Cerca Prodotto Questa funzione consente di trovare un prodotto all interno del catalogo. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Cliccate ora su Prodotti e nella parte destra dello schermo viene visualizzata la finestra contenete i campi relativi al prodotto dove è possibile effettuare una ricerca. Vari sono i modi per trovare il prodotto desiderato : - Se si conosce il codice completo del prodotto o parte di esso, immetterlo nella casella Codice e cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. - Se si conosce la descrizione del prodotto o parte di essa, immetterla nella casella Descrizione e cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. - Se si vuole visualizzare tutti i prodotti esistenti cliccare quindi sul bottone inizio ricerca senza inserire alcun testo. Successivamente utilizzare la barra di scorrimento destra per scorrere l elenco dei prodotti visualizzati. Se la casella in alto "Parte della descrizione" è selezionata allora la ricerca trova tutti gli elementi che contengono il teto che avete specificato, se invece non è selezionata allora la ricerca troverà solo quegli elementi che corrispondono esattamente al testo che avete inserito. Se invece si conosce solo la pronuncia del nome ma non si è sicuri di come si scrive esattamente (utile quando si lavora con lingue straniere o termini particolari) si può utilizzare la ricerca fonetica che permette di scrivere e ricercare come si pronuncia e non come si scrive correttamente Vedere anche Ricerca Fonetica Oltre alla possibilità di ricercare il prodotto per codice o per descrizione esistono anche altri campi messi a disposizione dal produttore come le caratteristiche tecniche che possono essere per esempio il peso, le dimensioni, la potenza ecc Il numero dei campi aggiuntivi disponibili per ricercare l articolo dipende dal produttore e può variare per ogni catalogo. Se si desidera modificare l ordine della lista che si ottiene come risultato della ricerca, è sufficiente cliccare sul titolo della colonna che si vuole ordinare in modo crescente. Una volta individuato il prodotto desiderato, fare doppio click per entrare al suo interno e vedere tutte le informazioni a quest ultimo abbinate. Pagina 18 di 34
Cerca Documento Questa funzione consente di trovare un documento all interno di un prodotto o del catalogo. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Cliccate ora su Documento e nella parte destra dello schermo viene visualizzata la finestra contenete i campi relativi al Documento dove è possibile effettuare una ricerca. Vari sono i modi per trovare il documento desiderato : - Se si conosce la descrizione del documento o parte di essa, immetterla nella casella Descrizione e cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. - Se si vuole visualizzare tutti i documenti esistenti cliccare quindi sul bottone inizio ricerca senza inserire alcun testo. Successivamente utilizzare la barra di scorrimento destra per scorrere l elenco dei prodotti visualizzati. - Se si conosce inoltre il prodotto all interno del quale il documento è utilizzato, è possibile selezionare tale prodotto nella casella Solo nel Prodotto. - Se si conosce inoltre il tipo di documento, è possibile selezionarlo nella casella Solo il tipo documento. Se la casella in alto "Parte della descrizione" è selezionata allora la ricerca trova tutti gli elementi che contengono il testo che avete specificato, se invece non è selezionata allora la ricerca troverà solo quegli elementi che corrispondono esattamente al testo che avete inserito. Se invece si conosce solo la pronuncia del nome ma non si è sicuri di come si scrive esattamente (utile quando si lavora con lingue straniere o termini particolari) si può utilizzare la ricerca fonetica che permette di scrivere e ricercare come si pronuncia e non come si scrive correttamente Vedere anche Ricerca Fonetica Oltre alla possibilità di ricercare il documento per nome esiste la possibilità nei due campi successivi di specificare il prodotto specifico e il tipo di documento ricercato. Maggior sono i dettagli che si conoscono e maggiore diventa la precisione di ricerca delle informazioni. Se si desidera modificare l ordine della lista che si ottiene come risultato della ricerca, è sufficiente cliccare sul titolo della colonna che si vuole ordinare in modo crescente. Una volta individuato il documento desiderato, fare doppio click per entrare al suo interno e vedere tutte le informazioni a quest ultimo abbinate. Pagina 19 di 34
Cerca Articolo Questa funzione consente di trovare un articolo all interno del catalogo. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Cliccate ora su Articolo e nella parte destra dello schermo viene visualizzata la finestra contenete i campi relativi al prodotto dove è possibile effettuare una ricerca. Vari sono i modi per trovare l articolo desiderato : - Se si conosce il codice completo dell'articolo o parte di esso, immetterlo nella casella Codice e cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. - Se si conosce la descrizione dell'articolo o parte di essa, immetterla nella casella Descrizione e cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. - Se si conosce inoltre il prodotto all interno del quale l articolo è utilizzato, è possibile selezionare tale prodotto nella casella Usato solo nel prodotto. Se la casella in alto "Parte della descrizione" è selezionata allora la ricerca trova tutti gli elementi che contengono il teto che avete specificato, se invece non è selezionata allora la ricerca troverà solo quegli elementi che corrispondono esattamente al testo che avete inserito. Se invece si conosce solo la pronuncia del nome ma non si è sicuri di come si scrive esattamente (utile quando si lavora con lingue straniere o termini particolari) si può utilizzare la ricerca fonetica che permette di scrivere e ricercare come si pronuncia e non come si scrive correttamente Selezionando a fianco del codice articolo la casella "Mostra dove utilizzato", il sistema vi mostrerà nel risultato della ricerca tutte le posizioni dove l'articolo viene utilizzato. Chiaramente questo tipo di ricerca richiede un maggiore tempo di elaborazione. Vedere anche Ricerca Fonetica Oltre alla possibilità di ricercare l articolo per codice o per descrizione esistono anche altri campi messi a disposizione dal produttore come le caratteristiche tecniche che possono essere per esempio il peso, le dimensioni, la potenza ecc le referenze dove è possibile specificare i prodotti e modelli di marche concorrenti. Il numero dei campi aggiuntivi disponibili per ricercare l articolo dipende dal produttore e può variare per ogni catalogo. Se si desidera modificare l ordine della lista che si ottiene come risultato della ricerca, è sufficiente cliccare sul titolo della colonna che si vuole ordinare in modo crescente. Una volta individuato l'articolo desiderato, fare doppio click per entrare al suo interno e vedere tutte le informazioni a quest ultimo abbinate. Pagina 20 di 34
Cerca Note Questa funzione consente di trovare sia le note inserite da voi che dal produttore all interno del catalogo. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Cliccate ora su Note e nella parte destra dello schermo viene visualizzata la finestra contenete i campi relativi alle note dove è possibile effettuare la ricerca. - All interno del campo Descrizione specificare parte del testo della descrizione. - Le 3 opzioni successive vi consentono di ridurre ulteriormente il risultato della ricerca specificando se la nota è vostra o del produttore. Cliccare quindi sul bottone sottostante inizio ricerca. Anche in questo caso se la casella in alto "Parte della descrizione" è selezionata allora la ricerca trova tutti gli elementi che contengono il testo che avete specificato, se invece non è selezionata allora la ricerca troverà solo quegli elementi che corrispondono esattamente al testo che avete inserito. Vedere anche Ricerca Generica Se si desidera modificare l ordine della lista che si ottiene come risultato della ricerca, è sufficiente cliccare sul titolo della colonna che si vuole ordinare in modo crescente. Una volta individuata la nota desiderata, fare doppio click per entrare al suo interno e vedere tutte le informazioni a quest ultima abbinate. Pagina 21 di 34
Favoriti Questa funzione consente di richiamare un collegamento favorito, ovvero accedere direttamente ad un punto preciso del catalogo che avete precedentemente salvato all interno dei favoriti. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Cliccate ora su Favoriti e vi appare un Menù con l elenco di tutti i Favoriti che avete precedentemente salvato. Basta cliccare sul collegamento favorito e il programma vi porterà direttamente al punto preciso in cui avevate salvato il favorito selezionato Pagina 22 di 34
Ricerca Fonetica Una funzione innovativa nel campo delle funzioni di ricerca di New E-CAT è senz altro l utilizzo della ricerca fonetica. Attraverso questa funzione non è necessario sapere esattamente come si scrive un nome, basta semplicemente ricordarne la pronuncia. Quindi particolarmente utile per le descrizioni in una lingua straniera dove non siete sicuri di come si scrive esattamente. Dopo essersi posizionati con il cursore nel campo sul quale effettuare questa ricerca, scrivere il nome nel modo più simile a come lo si pronuncia, attivare la casella a destra della ricerca fonetica e successivamente cliccare sul bottone sottostante inizio ricerca. Per sapere se la ricerca fonetica è applicabile al campo desiderato basta vedere se è presenta la casella di selezione della ricerca fonetica a destra del campo. Pagina 23 di 34
Ricerca Generica Una delle caratteristiche più utili di New E-CAT è l utilizzo della ricerca generica. Attraverso questa funzione non è necessario conoscere l'intero nome di un prodotto, di un documento o di un articolo per trovarlo. New E-CAT usa i caratteri jolly per aiutare l'utente nella ricerca. I caratteri jolly sono caratteri che sostituiscono numeri e lettere. New E-CAT ne utilizza due: il punto di domanda (? ) - un carattere jolly che sta per un numero o una lettera. E' possibile utilizzarlo quando non si conosce uno dei caratteri che compongono un nome o numero, ma si conosce tutto il resto. Ad esempio non si conosce il primo numero del nome di un modello, ma si sa che il resto del nome del modello è 45. Dopo essersi posizionati con il cursore nel campo sul quale effettuare questa ricerca, immettere il punto di domanda (?) e seguito da 45. New E-CAT automaticamente cercherà tutti i codici che come secondo numero hanno un 4 e terzo numero un 5. l'asterisco ( * ) - un carattere jolly che sta per qualsiasi codice formato da lettere e numeri. Lo si utilizza quando si conoscono solo alcuni dei caratteri che compongono un nome o numero, ma non tutti. Ad esempio, si sa che il modello che si sta cercando contiene il termine "motore" nella descrizione, ma non si è certi del resto del nome del modello. Dopo essersi posizionati con il cursore nel campo sul quale effettuare questa ricerca, immettere un asterisco (*), immettere il termine "motore" e successivamente immettere un altro asterisco (*). New E- CAT automaticamente cercherà tutti i nomi di modelli contenenti il termine "Motore". Per chiarire la differenza fra i due, il punto di domanda (?) viene utilizzato in modo molto simile all'asterisco. Invece di rappresentare qualsiasi numero di lettere e numeri, esso rappresenta solamente una delle lettere o dei numeri. Pagina 24 di 34
Esplora Sommario Questa funzione consente di navigare attraverso la struttura del catalogo e le famiglie dei prodotti in modo veloce e intuitivo. La Ricerca all interno della struttura è particolarmente utile quando non si è certi del nome del modello o del documento, ma si conosce la linea di prodotti di appartenenza. Nella barra laterale sinistra, cliccate sul menù Cerca. Questo menù raggruppa tutte le funzioni possibili per ricercare le informazioni. Vedete che sotto le varie funzioni di ricerca all interno del Menù, è presente una struttura simile a quella illustrata qui a sinistra che potete sfogliare e navigare al suo interno restringendo la ricerca fino a trovare quanto desiderato. Ad ogni selezione, se sono presenti informazioni sull argomento, vengono visualizzate nella parte destra dello schermo, fino a raggiungere il prodotto desiderato. Cliccando sul prodotto il programma vi porterà automaticamente nella sessione dei documenti dove sono contenute tutte le informazioni relative al prodotto. E possibile anche effettuare una ricerca per parola all interno della struttura utilizzando lo specifico campo posto all inizio della struttura. Pagina 25 di 34
Lavorare con i documenti La caratteristica principale dei documenti è l'interattività, infatti quando viene aperto un documento, esistono diverse funzioni ad esso collegate che permettono di ottenere maggiori informazioni sul documento stesso o su parti contenute nel documento. Ogni tipo di documento contiene tali funzioni nella barra in alto. Visualizzazione dei tipi di documento per un prodotto Molti prodotti dispongono di vari tipi di documenti. Tali documenti, una volta entrati nel prodotto, sono elencati nel menù documenti a sinistra in basso. Sopra a questo elenco è possibile selezionare il tipo di documento per ridurre la lista nel caso sia troppo lunga. Ad esempio, se vi sono in totale cinquanta documenti relativi ad un prodotto, e sette di questi sono esplosi, basta specificare il tipo esploso nella casella sopra all elenco per escludere tutti gli altri tipi che non vi interessano. Ogni prodotto e documento visualizzato, è sempre riportato nel titolo in alto della finestra. Per scorrere i documenti dell elenco fare clic su ogni documento oppure usare le 2 frecce (Successivo/Precedente) di colore verde presenti nella barra in alto a destra. Tipo documento con immagine e relativa lista articoli Un esempio tipico utilizzato per questo tipo di documento è l'esploso ricambi. Quando l esploso viene visualizzato è possibile posizionare il puntatore del mouse sopra ogni referenza dell'immagine e verrà visualizzato il codice articolo, la descrizione e altre informazioni all interno di una finestrina gialla che compare automaticamente. Cliccando su una referenza sull immagine, il perimetro della referenza viene colorato per indicare la selezione, mentre all interno della lista degli articoli viene evidenziato automaticamente il codice articolo corrispondente alla referenza selezionata. Questo vale anche al contrario, ovvero cliccando su un codice all'interno della lista degli articoli viene evidenziata automaticamente la relativa posizione sull immagine (il programma sposterà automaticamente l immagine se tale articolo non rientra nella parte visualizzata nello schermo). Inoltre cliccando con il tastino destro del mouse sull immagine si apre un menù dal quale è possibile richiamare diverse funzioni relative all immagine o all oggetto selezionato. Visualizzazione e impostazioni immagini Quando si sta visualizzando un documento, si vorrebbe ingrandire o rimpicciolire per vedere meglio alcuni dettagli. A tale scopo potete utilizzare i 4 tastini presenti sulla barra in alto per ingrandire, rimpicciolire, adattare e analizzare La funzione di ingrandimento è possibile anche contornando l area che si desidera ingrandire con il tastino sinistro del mouse direttamente sull immagine. Nota: una volta impostato un certo livello di ingrandimento dell immagine, esso verrà mantenuto anche per i successivi documenti che si apriranno. E inoltre possibile impostare la posizione dell immagine e della lista degli articoli secondo le vostre preferenze utilizzando i seguenti tastini manterrà tali impostazioni per i successivi accessi). (il sistema Stampa Pagina 26 di 34
Attraverso il tastino di Stampa nella barra degli strumenti in alto è possibile stampare il documento specificando se si desidera solo l immagine, solo il testo, entrambi e se stampare contemporaneamente tutti i documenti appartenenti al prodotto selezionato Pagina 27 di 34
Informazioni Prodotto Per accedere alla finestra contenente le informazioni di un prodotto esistono due possibilità : 1. individuare il prodotto tramite il menù cerca prodotto, selezionarlo e premere sul tasto 2. dal menù documenti cliccare su Documenti e poi nella parte destra su informazioni prodotto Contenuto finestra informazioni Prodotto : Informazioni Questa sezione contiene le informazioni anagrafiche del prodotto Note In questa sezione è possibile inserire, importare o esportare le vostre note personali. Informazioni Tecniche In questa sezione vengono riportare le informazioni tecniche relative all'articolo Illustrazione E possibile visualizzare eventuali illustrazioni Aggiungi alla transazione Consente di aggiungere ad una transazione il codice di ordinazione del prodotto selezionando, specificando nella finestra successiva la quantità e la transazione desiderata Chiudi Esce dalla finestra Informazioni Prodotto Pagina 28 di 34
Informazioni Articolo Per accedere alla finestra contenente le informazioni di un articolo esistono due possibilità : 1. individuare l'articolo tramite il menù cerca articolo, selezionarlo e premere sul tasto 2. individuare l'articolo all'interno di una distinta di un esploso, selezionarlo e premere sul tasto sulla barra superiore Contenuto finestra informazioni Articolo : Informazioni Questa sezione contiene le informazioni anagrafiche dell'articolo. Solo i campi con bordo azzurro sono modificabili. Alcuni campi importanti : Codice d ordinazione : è il codice per ordinare l articolo se diverso dal codice articolo EAN : è il codice a barre Note : note inserite dal produttore Precedente : mostra il codice articolo che precedeva quello attuale, cliccando sul tastino Precedente è possibile aprire la finestra delle informazioni relative al codice articolo precedente Sostituito da : mostra il nuovo codice articolo che sostituisce il codice articolo corrente, cliccando sul tastino Sostituito da è possibile aprire la finestra delle informazioni relative al nuovo codice articolo Prezzo : questo è il prezzo di vendita che all'inizio è sempre zero; potete inserirlo a mano oppure calcolarlo utilizzando la funzione Moltiplica prezzi nel menù Impostazioni. Locazione Magazzino : è l ubicazione dell articolo nel vostro magazzino Disponibilità : è la giacenza nel vostro magazzino del codice articolo Ordinato : è la quantità di pezzi che avete attualmente in ordine presso il vostro fornitore Dove utilizzato Questa sezione visualizza tutti i punti in cui l articolo viene utilizzato nei vari prodotti. E possibile fare doppio click su un prodotto o sul tasto Mostra per aprirlo. Note In questa sezione è possibile visualizzare le note del produttore oppure inserire, importare o esportare le vostre note personali. Informazioni Tecniche In questa sezione vengono riportare le informazioni tecniche relative all'articolo Referenze In questa sezione è possibile visualizzare l'elenco dei prodotti e delle marche (anche non contenute nel catalogo) dove l'articolo può essere montato. Figura E possibile visualizzare eventuali illustrazioni o presentazioni dell articolo Fornitori Pagina 29 di 34
E possibile visualizzare i prezzi legati ai vari fornitori, le categorie di sconto in base alla quantità ordinata e il gruppo prezzi di appartenenza Aggiungi alla transazione Consente di aggiungere ad una transazione il codice articolo corrente selezionando la quantità e il carrello desiderato Chiudi Esce dalla finestra Informazioni Articolo Pagina 30 di 34
Gestione Clienti Permette di inserire tutti i vostri clienti per poter gestire i loro ordini, preventivi, sconti ecc Le azioni possibili all'interno della finestra dei clienti sono : Aggiungi nuovo cliente Modifica il cliente selezionato Elimina il cliente selezionato Chiudi per chiudere la finestra Ordinare in modo crescente l'elenco dei clienti cliccando sul titolo della colonna che si desidera ordinare Aggiungendo un nuovo cliente o modificando un cliente esistente si aprirà una finestra dove sarà possibile inserire o modificare tutte le informazioni del cliente selezionato. Questa finestra si divide in 4 sezioni indicate nella barra in alto : Cliente Indirizzo di fatturazione Indirizzo di spedizione Informazioni e note In questa sezione potete specificare i dati anagrafici del cliente Inoltre avete a disposizione il campo per gli sconti dove potete impostare un valore in percentuale (Es. 20%), o un valore numerico (Es. 0.8) In questa sezione potete specificare l'indirizzo di fatturazione se diverso dai dati anagrafici In questa sezione potete specificare l'indirizzo di spedizione se diverso dai dati anagrafici In questa sezione è possibile inserire informazioni varie a vostro piacimento senza restrizioni. Normalmente viene utilizzato per inserire note varie come appuntamenti, ultimi accordi presi, telefonate intercorse, informazioni commerciali ecc... Pagina 31 di 34
Gestione Fornitori Permette di inserire tutti i vostri fornitori per gestire i loro ordini, connessioni Internet, sconti ecc Le azioni possibili all'interno della finestra dei fornitori sono : Aggiungi nuovo fornitore Modifica il fornitore selezionato Elimina il fornitore selezionato Chiudi per chiudere la finestra Ordinare in modo crescente l'elenco dei fornitori cliccando sul titolo della colonna che si desidera ordinare Aggiungendo un nuovo fornitore o modificando un fornitore esistente si aprirà una finestra dove sarà possibile inserire o modificare tutte le informazioni del fornitore selezionato. Questa finestra si divide in 4 sezioni indicate nella barra in alto : Azienda In questa sezione potete specificare i dati anagrafici del fornitore Il campo nome abbreviato in alto vi permette di assegnare un nome breve che risulterà più comodo richiamare durante l'utilizzo del programma, mentre il nome per esteso del fornitore potete inserirlo nell'apposito campo della ragione sociale Gruppi di prezzi In questa sezione potete specificare o modificare il prezzo fisso di ogni gruppo di prezzi del fornitore selezionato. Ogni articolo che fa parte del gruppo di prezzi avrà sempre il corrispondente prezzo specificato in questa tabella. Famiglie di sconti In questa sezione potete specificare o modificare gli sconti in percentuale per le famiglie di prodotti del fornitore selezionato in base alla quantità ordinata. Se viene specificata la quantità, allora lo sconto verrà applicato quando ordinate una quantità maggiore di quella specificata, se invece lasciate la quantità zero, lo sconto viene applicato senza considerare la quantità ordinata. Invio ordini Se per il fornitore selezionato disponete di un accesso al nostro prodotto di e-commerce su Internet e siete già in possesso di un nome utente e password, allora potete compilare questa sezione inserendo il vostro nume utente, la password e la lingua che desiderate utilizzare su Internet. Cliccate successivamente sul tasto Carica Informazioni Server e selezionare il file del vostro fornitore che contiene tali informazioni (*.SSI). Questo è necessario per far conoscere al sistema dove spedire gli ordini per il fornitore selezionato. Come ultimo passo cliccate sul tasto Prova per effettuare in collegamento di prova che verifica che tutto è ok. Se non siete ancora abilitati a questa funzione contattate il vostro fornitore per ricevere il vostro accesso o informazioni aggiuntive in merito a questa funzione. Se il vostro fornitore non dispone di questo servizio, allora non è necessario compilare questa sezione. Pagina 32 di 34
Impostazioni di Sistema Permette di specificare il percorso di default dove il programma effettua vari salvataggi Permette di specificare il numero dei giorni di validità delle transazioni che avete creato. Il sistema cancellerà in automatico tutte le transazioni più "vecchie" del numero di giorni specificato. Se per esempio inserite 365, il sistema cancellerà tutte le transazioni inserite prima di 365 giorni fa. Permette di specificare se visualizzare o meno il prezzo d'acquisto nell'ultima colonna dei documenti contenenti una lista articoli. Questa funzione è particolarmente utile quando lavorate con il cliente davanti e non volete far vedere il prezzo di costo dell'articolo. Permette di specificare se visualizzare o meno la voce "Aggiungi alla transazione" che appare quando si clicca con il tastino destro del mouse su una referenza di un disegno tecnico. Consigliamo di lasciare il valore predefinito. Pagina 33 di 34
Glossario Catalogo : è l insieme di tutti i prodotti, documenti e ogni tipo di informazione che un produttore ha deciso di raggruppare insieme Prodotto : normalmente è il prodotto finito, la macchina, o comunque il bene che al suo interno raggruppa vari documenti (Per esempio esplosi, manuali, filmati, illustrazioni ecc..) Documento : il documento è una parte delle informazioni che accompagnano il prodotto e può essere diviso in diversi tipi : esploso, manuale, filmato, illustrazione, testo ecc Transazione: è una lista di articoli o di voci che viene utilizzata per creare un ordine d acquisto, una garanzia, un preventivo o una fattura. Hot-Spot : è l'area sensibile su una immagine che contiene un collegamento ad un oggetto Sommario : è la struttura ad albero nel menù Cerca che racchiude tutti i prodotti organizzati e raggruppati in famiglie rappresentare da cartelle gialle Pagina 34 di 34