3 Nel caso si voglia immettere qualche commento al proprio stato si prema su Cosa succede oggi? e si scriva una nota. Cosa significa il proprio stato di presenza? Messaggistica immediata e stato della disponibilità Primi 5 minuti: Sign in e qualche informazione per iniziare Se si è connessi alla rete aziendale e sul proprio client è stato installato Lync 2013, si è pronti per accedervi e scoprire le funzionalità di esso. 1 Sul menu di Avvio, premere su Programmi, quindi su Microsoft Office 2013, e infine selezionare la voce Microsoft Lync 2013. 2 Se si desidera modificare il proprio stato di presenza premere su di esso. Nel caso si volesse resettare premere su Reimposta Stato in modo tale che automaticamente il proprio stato si sincronizzi con il calendario di Outlook (qualora disponibile). Disponibile Non Disponibile Non Disturbare Torno subito Risulta non al computer Non al lavoro Offline Si è online e disponibili per essere contattati. Si è occupati in una chiamata con Lync o secondo il proprio calendario di Outlook in una riunione. Non si vuole essere disturbati. In questo stato non si riceveranno messaggi da nessuno. Ci si è assentati brevemente dalla postazione Il proprio computer è inattivo da più di 15 minuti. Si è fuori dall orario lavorativo e non siete disponibili per essere contattati. Non si è connessi. Oppure si è impostato manualmente per non essere disturbati. Gli utenti vi vedranno disconnessi, ma voi potrete lavorare senza problemi con Lync. Inviare un messaggio istantaneo 1 Nella propria Lista dei contatti, premere due volte sul contatto. 2 Digitare un messaggio nell area dei messaggi situata nella parte inferiore della finestra e si prema su Invio.
3 (Opzionale) Per aggiungere un emoticon, premere su emoticon (pulsante del faccino che ride) 4 (Opzionale) Per Personalizzare il font con cui si scrive o la sua dimensione, premere sulla lettera A vicino al pulsante emoticon. Ricezione di un messaggio istantaneo Quando qualcuno vi invia un messaggio istantaneo, un avviso di messaggio istantaneo appare nell'angolo in basso a destra del vostro schermo del computer. Eseguite quindi una delle operazioni sotto elencate: 2 Si prema sul pulsante relativo al numero di telefono, quindi su OK. 3 Selezionare la voce Includi in scheda contatto, quindi si prema su OK. 4 Per poter far vedere il numero di telefono personale solo ad alcuni contatti: ci si posizioni nella lista dei contatti, si selezioni il nome del contatto con il tasto destro e si prema sulla voce Modifica relazione di privacy, quindi premere su Amici e parenti. 1 Per accettare l invito, premere sulla finestra. 2 Per rifiutare, premere su Ignora. Personalizzazione delle informazioni del proprio contatto È possibile Personalizzare le proprie informazioni di contatto e presenza. Ad esempio, si può aggiungere il proprio numero di cellulare e renderlo disponibile solo agli stretti contatti. 1 Nella finestra principale di Lync, premere sul pulsante Opzioni, e quindi premere sulla voce Telefoni. Cambiare la propria foto E possibile di decider di mostrare la propria foto ai contatti oppure di cambiarne una già esistente. Per fare questo, seguire la seguente procedura: 1 Premere sul pulsante Opzioni, quindi sulla voce Personale. 2 Sotto Immagine Personale, per nascondere alle altre persone la propria foto, selezionare la voce Nascondi limmagine. Per cambiare la propria foto, prima di tutto bisogna caricare una foto. Il file della foto deve essere inferiore a 30 KB. 1 Premere sul pulsante Opzioni, quindi sulla voce Immagine Personale.
2 Premere sulla voce Modifica o rimuovi immagine, e seguire il wizard per cambiare o modificare la foto, quindi premere su OK. Se fa parte di un gruppo premere su Aggiungi all elenco contatti e si selezioni altri contatti. Trovare una persona Iniziare a digitare il nome di una persona nella casella di ricerca e risultati appariranno sotto la casella. Una volta individuata, fare doppio clic sul nome della persona per inviare un messaggio istantaneo. La rubrica per la ricerca dei contatti dopo il primo logon è disponibile nell arco di 60 minuti, quindi se si cerca di trovare un utente appena si è installato il client si potrebbe riceve un messaggio che ancora la rubrica non è disponibile. In ogni caso un contatto può essere aggiunto direttamente inserendo il suo indirizzo SIP (lync.user03@giustizia.it) nella riga in cui si esegue la ricerca. Costruzione della propria lista dei contatti Per poter creare una lista di contatti con cui si lavora abitualmente è necessario seguire le seguenti istruzioni 1 Nella casella di ricerca, digitare il nome della persona o l indirizzo e- mail. 2 In base al risultato ottenuto, premere con il pulsante destro sulla persona e quindi eseguire una delle seguenti operazioni: Se si contatta spesso, premerne su Aggiungi a preferiti.
2 Premere col tasto desto sul contatto e selezionare Chiama e successivamente Chiamata Lync o Avvia una videochiamata Creazione di una chiamata Audio-Video Set up dei propri dispositivi audio Se si dispone di un microfono e di altoparlanti, si è pronti per l'uso di Microsoft Lync 2013 per le chiamate vocali. È anche possibile collegare qualsiasi dispositivo raccomandato dalla vostra azienda, come ad esempio una cuffia USB, telefono USB o portatile, e Lync 2013 configurerà automaticamente le tue impostazioni. Per verificare le impostazioni, premere sul pulsante Opzioni, e quindi sulla voce Dispositivo audio. In alternativa è possibile eseguire doppio click sul contatto in questione ed aprire una fine stra che fornisce, in basso, i vari strumenti per interagire con il contatto, per la chat e per la chiamata. Per informazioni sui dispositivi audio/video ottimizzati per Lync si faccia riferimento al seguente link http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=214003. Connessione di una webcam Quando si connette una webcam al proprio computer, Lync la individuerà automaticamente ed essa sarà pronta a essere utilizzata già dalla prossima video chiamata. Per vedere i settaggi della webcam, premere sul pulsante Opzioni, quindi sulla voce Dispositivo video. Eseguire una conference telefonica (conferenza con più persone) Per selezionare più contatti, premere e tenere premuto il tasto Ctrl, quindi selezionare i contatti che si desiderano. Con il tasto destro del mouse, premere sulla voce Chiamata Lync sotto la voce Avvia conferenza telefonica utilizzando. Eseguire una chiamata o video chiamata E possibile eseguire una chiamata Lync o video chiamata con un semplice click. 1 Posizionarsi sul contatto che si vuole chiamare presente nella propria lista dei contatti.
2 Premere quindi sulla icona con le buddy e selezionare invita altre persone, e selezionare il contatto che si vuole aggiungere, quindi si prema su OK. Rispondere a una chiamata Quando un avviso di chiamata viene visualizzato sul vostro schermo, effettuare una delle seguenti operazioni: Aggiungere la voce a una conversazione istantanea già avviata. È possibile aggiungere la voce a una conversazione istantanea (IM) premendo semplicemente il tasto Chiama all interno della conversazione. È possibile continuare a digitare mentre si parla. Per rispondere alla chiamata, premere sull avviso di chiamata. Per declinare la chiamata, premere su Ignora. Invitare altre persone alla conferenza già in atto 1 Nella finestra della conferenza, premere sul menù Opzioni all interno della conferenza. Uso dei Controlli Chiamata 1 All interno della finestra della chiamata, selezionare l icona della chiamata e scegliere se mettere in attesa la chiamata
Per terminare la chiamata premere sul tasto Fine Chiamata. Aggiungere il video a una chiamata audio già avviata Per aggiungere il video alla propria conversazione IM o audio già avviato, premere sul pulsante Video presente nella finestra di conversazione. Quindi aspettare che l altro utente accetti l invito. Condivisione e Collaborazione Durante una riunione o una conversazione di messaggistica immediate (IM), è possibile condividere il desktop, un qualsiasi programma, o collaborare su una lavagna virtuale. Condivisione del proprio desktop 1 Aprire Lync 2013, e nella propria lista dei contatti, fare doppio click sul contatto interessato. 2 Quando la finestra di conversazione si è aperta, premere su Gestisci contenuto presentazione e quindi selezionare la voce Desktop.
1 Nella finestra di conversazione, premere su Gestisci contenuto presentazione e quindi selezionare la voce PowerPoint. Condividere un programma 1 Nella finestra di conversazione, premere su Gestisci contenuto presentazione, e quindi selezionare la voce Programma. 2 Nel box denominato Presenta Programmi, selezionare il programma che si vuole condividere e quindi si prema su Presenta. 2 Nel box denominato Presenta PowerPoint, fare doppio click sulla presentazione di PowerPoint che si desidera condividere. Quando il contenuto è preparato per la presentazione e caricato, gli altri partecipanti saranno in grado di vedere la vostra presentazione. È possibile effettuare le annotazioni sulla presentazione utilizzando gli strumenti di annotazione in basso a sinistra della presentazione. Creazione di una lavagna bianca La lavagna è una pagina fresca dove poter scrivere appunti e disegni che tutti i partecipanti nel corso della riunione possono utilizzare insieme. Condivisione di una presentazione PowerPoint Per poter condividere una presentazione durante una riunione Lync o una conversazione IM bisogna: 1 Nella finestra di conversazione, premere su Gestisci contenuto presentazione, quindi si selezioni la voce Lavagna. 2 Per iniziare a scrivere o a disegnare sulla lavagna, utilizzare gli strumenti di annotazione a sinistra della lavagna bianca.
Conduzione di un Sondaggio Il Sondaggio consente di compilare le preferenze dei partecipanti a una riunione o raccogliere informazioni rapidamente. Un sondaggio in Lync si compone di una domanda e fino a sette scelte possibili. Una riunione può contenere molti sondaggi, ma solo un sondaggio per volta può apparire sull ambiente visibile a tutti i partecipanti alla riunione. Solo presentatori della riunione possono creare e gestire i sondaggi. Se non si è già un presentatore, l'organizzatore della riunione o un altro presentatore può eleggerti a presentatore. Allegare un file a una riunione È possibile condividere un file con più persone in una conversazione di gruppo durante una riunione. 1 Nella finestra di conversazione, premere sull icona indicata nell immagine qui sotto per caricare un file. 1 Nella finestra della riunione, premere sulla voce Gestisci contenuto presentazione, e quindi sulla voce Sondaggio. 2 Nel box chiamato Crea un sondaggio, inserire il nome del sondaggio, le proprie domande e due o più risposte. 3 Quindi premere OK. Quando il sondaggio è completato, potete salvare I risultati di esso premendo sul pulsante Salva Sondaggio. A questo punto sarà possibile chiudere il sondaggio premendo sulla voce Chiudi Sondaggio. Fornire il controllo del proprio Desktop ad altre persone Quando si avvia il desktop o un programma di condivisione, colui che condivide è l'unico che ha il controllo. In particolari casi, è possibile consentire ad altri utenti di utilizzare il desktop per magari ricevere assistenza remota. 1 Dopo aver quindi condiviso il proprio Desktop o un programma, per fornire il controllo di esso ad altre persone è necessario posizionarsi sulla barra di condivisione presente nella parte alta del vostro schermo e selezionare la voce Concedi Controllo. 2 Nel box denominato Invia un file a tutti i partecipanti selezionare quindi un file che si vuole aggiungere, successivamente si prema su Apri.
2 Quindi premere sulla voce Accetta automaticamente richieste di controllo, oppure selezionare il nome della persona a cui si vuole condividere (presente sotto la voce Partecipanti). Prendere il controllo indietro 1 Per poter riprendere il controllo del vostro desktop o del programma precedentemente condiviso bisogna: 2 Premere sulla voce Concedi Controllo. Se la voce Accetta automaticamente richieste di controllo è selezionata, bisogna deselezionarla. Per riprendere il controllo fornito a un singolo utente premere la voce Prendi il Controllo. Conoscere se si sta condividendo qualche cosa Ogni volta che state condividendo il vostro desktop si avrà nella parte superiore del vostro schermo una barra con la scritta Presentazione in corso Termine della condivisione Per terminare la condivisione si prema sul pulsante Interrompi presentazione.
Creazione di una riunione tramite Outlook Pianificare una riunione online È possibile pianificare le riunioni di Lync 2013 da Outlook 2003/2007/2010/2013. Affinché si possa indire un meeting tramite Outlook è necessario che: 1 Il client di posta Outlook sia configurato con il profilo MAPI dell utente 2 L utente verifichi con il proprio amministratore chi può invitare, se solo colleghi od anche persone esterne al Ministero della Giustizia. Per pianificare la riunione: 1 Aprire il calendario di Outlook. Come avviare una conversazione IM di gruppo È possibile avviare una conversazione IM di gruppo, selezionando più contatti o un gruppo di contatti dalla lista dei contatti, 1 Tenere premuto il tasto Ctrl e fare click su ciascun contatto che si desidera invitare. 2 Premere il tasto destro dell ultimo contatto e selezionare la voce Invia un messaggio istantaneo. 3 Quindi scrivere il testo del messaggio nell area dedicata e premere Invio. Riunione Immediata Con l'opzione di Riunione Immediata, si può rapidamente iniziare una riunione o una conferenza telefonica con persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione 1 Nella finestra principale di Lync, premere sulla freccia verso il basso del bottone Opzioni, e quindi selezionare la voce Riunione Immediata. 2 Premere sulla voce Nuova riunione Lync (in Microsoft Outlook 2013) Si aprirà una nuova richiesta di riunione, a cui si dovranno aggiungere i destinatari, l oggetto e altri dettagli dell'incontro. Quindi inviare l invito. Partecipare a una riunione online Nella convocazione di riunione di Outlook, fare click su Partecipa a riunione online oppure si prema sul collegamento ipertestuale sotto la voce appena citata. 2 A questo punto sarà possibile invitare altri utenti con le modalità viste in precedenza oppure condividere il proprio desktop, un programma o una presentazione. È inoltre possibile aggiungere contatti alla riunione trascinando il contatto dall'elenco contatti nella finestra di conversazione.
Partecipazione di un Meeting Online tramite il Lync Web App E possibile partecipare a riunioni online di Microsoft Lync 2013, anche se non hai un account Microsoft Lync e non si ha installato il software client Lync 2013 sul proprio computer, usando la versione Web di Lync chiamata Lync Web App. 1 Una volta che si riceve l invito a una riunione online indetta con Lync (si veda capitolo precedente) si deve premere sulla voce Partecipa a riunione Lync 2 Se si dispone di una account abilitato Lync con cui si accedeva internamente all infrastruttura, si prema sulla voce Accesso per gli utenti della societò dell organizzazione. In caso contrario inserire il proprio nome nella voce Digitare il nome dell utente Guest. 3 Se necessario, inserire le credenziali aziendali o digitare un nome che verrà visualizzato appena si entrerà nella riunione. Potrebbe essere necessario attendere che il leader di incontro vi autorizzi ad accedere alla riunione. 4 Se non presente, installare il plug-in richiesto
Creazione di una riunione tramite WebServices di Lync Nel caso non si disponga di un client di posta Outlook configurato con il profilo MAPI, è possibile utilizzare i web services di Lync 2013 per schedulare un meeting. I client target di questa modalità di schedulazione sono device Ipad ed Iphone o Android ed i dispositivi tablet in genere. Le URL per accedere alla pagina di schedulazione sono: https://lync13webint.appl.root.jus/scheduler dalla rete interna https://ls13webext.giustizia.it/scheduler da internet Una volta visualizzata la pagina vengono richieste le credenziali per accedere al servizio Successivamente al logon, è possibile creare una nuova riunione selezionando il tab crea nuova riuonione. Una volta inserite le informazioni relative al meeting è necessario cliccare sul pulsante Salva, azione che genera, oltre al salvataggio del meeting, un popup con le informazioni relative alla riunione che vanno copiate ed incollate in un messaggio di posta elettronica che l utente creatore del meeting dovrà inviare ai partecipanti; non vi è nessun invio di messaggi di posta elettronica, in modo automatico, dalla pagina web di creazione del meeting.
Tramite il tab riunioni personali è possibile visualizzare le informazioni relative alle riunioni già pianificate. Scenari di utilizzo dei dispositivi audio/video Utilizzo dei dispositivi audio e video Sono disponibili sul mercato numerosi dispositivi audio e video per utilizzare al meglio ed in base alla circostanza le funzionalità offerte da Lync 2013. Un elenco dei dispositivi certificati per Lync 2013 è disponibile sul sito http://technet.microsoft.com/it-it/lync/gg278164.aspx In genere il grosso vantaggio di eseguire una telefonata tramite Lync, specie quando si è davanti ad un computer, è quello di avere le mani libere e quindi riuscire ad utilizzare il computer allo stesso modo di quando non si è al telefono. Laptop/PC È necessario che l utente verifichi con il proprio amministratore chi può invitare, se solo colleghi od anche persone esterne al Ministero della Giustizia. Si rimanda alla documentazione ufficiale per ulteriori dettagli http://office.microsoft.com/it-it/lync-help/lync-web-scheduler- HA103466460.aspx Un qualsiasi Laptop/Notebook o PC dotato di cuffie e microfono è adatto ad essere utilizzato per effettuare chiamate voce tramite il client Lync 2013. Sebbene sia una delle modalità più comode ed immediata per effettuare una chiamata vocale bisogna tenere in conto alcuni aspetti, tipici dei pc, che ne limita l uso: l audio della telefonata sarà udibile da chiunque sia vicino al pc ed allo stesso modo, tramite il microfono integrato, è possibile che venga captata la voce di altre persone vicine al computer, pertanto effettuare chiamate tramite il computer è consigliato se si è in un ambiente isolato o comunque in un luogo in cui non si disturbano altre persone. Non è una modalità di effettuare chiamate ad esempio in ambienti open space. Cuffie Esistono numerosi modelli di cuffie con microfono incorporato che possono essere utilizzate con il client Lync 2013. Questi dispositivi possono avere forme diverse e si possono collegare al pc tramite connettori RCA, USB o Bluetooth.
Il vantaggio dell uso di questo tipo di dispositivi è che isolano dal resto dell ambiente e quindi si prestano ad essere utilizzate in ambienti quali uffici open space od ambienti rumorosi. A seconda del tipo di utilizzo è possibile identificare 2 tipologie di cuffie modello tradizionale con uno o due auricolari, la maggior parte di questi dispositivi è connessa tramite cavo al pc e prevede un utilizzo vicino al computer. Tipicamente questa tipologia di dispositivi è utilizzata in scenari di call center. Dispositivi per sale conferenza Per Lync 2013 sono disponibili dispositivi pensati ed ottimizzati per offrire una alta qualità audio e video in un utilizzo in sale di audio o audio/video conferenza. Oltre ai telefoni IP per sale di conferenza, sono disponibili due tipologie di dispositivi: modello auricolare Bluetooth, questo tipo di dispositivo può essere utilizzato sia in prossimità del pc che ad una certa distanza da esso grazie alla connessione via radio. Inoltre molti di questi device possono essere configurati per funzionare anche con cellulari o altri dispositivi (ad es vivavoce in auto) e quindi offrono una grande flessibilità di utilizzo. speakerphones USB da utilizzare in stanze di audioconferenza dispositivi per la videoconferenza come la round table IP Phone Questo tipo di dispositivi è concepito per sostituire il telefono tradizionale. Possono essere connessi o via USB o via porta di rete ed oltre a sostituire il telefono tradizionale sulla scrivania, possono essere impiegati anche in aree comuni o aree di conferenza. L integrazione con Lync 2013 consente di eseguire il logon sul dispositivo che renderà visibile la propria disponibilità in base all utilizzo del dispositivo. Entrambi questi tipi di dispositivi vedono la loro collocazioni in sale di audio/video conferenza in cui ci siano una o più persone che intervengono nel corso della conferenza e lo fanno attraverso questo unico dispositivo che non necessità di attività di setup o di configurazione.
Webcam Oltre alle webcam integrate nella maggior parte dei notebook o laptop oggi in commercio, è possibile utilizzare il client Lync con una varietà di webcam esterne che si collegano in USB al computer. Il vantaggio di utilizzare webcam esterne è quello di avere una migliore qualità dell immagine sia nelle resa dei colori che nella resa prospettica della stessa, inoltre solitamente sono dotate di microfoni direzionali con filtri per la cancellazione del rumore ambientale e di conseguenza anche la loro resa audio risulta migliore. Impostazioni dispositivi audio e video La maggior parte dei dispositivi audio e video certificati per Lync 2013 sono plug and play, quindi è sufficiente solamente collegarli per poterli utilizzare e si possono collegare anche se il client Lync è in esecuzione. Una volta collegato al pc un nuovo dispositivo audio e se ne vuole verificare il funzionamento è necessario cliccare sul pulsante opzioni e successivamente sulla voce dispositivo audio, finestra all interno della quale si può scegliere tramite menù a tendina quale dispositivo audio utilizzare. Allo stesso modo è possibile verificare la presenza di un dispositivo video ed eventualmente selezionarlo sotto la voce dispositivo video. Accesso dall esterno Nel caso in cui il pc sul quale è installato il client Lync 2013 si trovi al di fuori della rete aziendale del Ministero della Giustizia, la procedura di logon è leggermente diversa da quella che si ha quando il logon viene eseguito all interno della rete aziendale. Con i certificati attualmente in uso, dall esterno non è possibile verificare la CRL del certificato e pertanto il client Lync presenta un pop-up di avvertimento in quanto chiede all utente se fidarsi o meno del certificato in questione: si consiglia di selezionare il riquadro di considerare il server sempre attendibile e di andare avanti cliccando sul pulsante connetti. Di seguito vengono riportate le schermate di un primo logon eseguito dall esterno Avviato il client si inserisce il proprio indirizzo SIP e si clicca su Accedi Sulla successiva schermata di avvertimento del certificato, selezionare Considera il server sempre attendibile. Non visualizzare più questo messaggio
Cliccare successivamente su Connessione. Eseguendo l accesso dall esterno, anche se si inserisce la password corretta, si ottiene il seguente messaggio di errore questo è un comportamento atteso e dovuto al fatto che Lync si aspetta le credenziali nel formato dominio\utente e non solo nel formato SIP utente@giustizia.it, come riportato nella figura successiva. Una volta inserito il nome utente nel formato corretto e la password è sufficiente cliccare sul pulsante Accedi. La schermata successiva richiede la password dell utente