Norme e tecniche di conservazione del Libro Unico del Lavoro. By Stefano Zoffoli, Consulente del Lavoro, esperto e socio ANORC Doveva essere, almeno nelle intenzioni, la modalità della semplificazione, del risparmio, della svolta tecnologica ed invece risulta nei fatti la modalità più impegnativa e complicata al pari della fattura elettronica che, benché prevista dal 2004, non viene, di fatto, applicata da alcun soggetto. Le cause risiedono nella grande disinformazione nonché nel caotico coacervo di normative e regolamenti che, a partire dalla legge Bassanini (L.59/1997) hanno focalizzato l attenzione, si alla parificazione giuridica del documento informatico a quello analogico (cartaceo), ma soprattutto ad una estrema ed esagerata sua protezione attuata mediante un assurdo intreccio di complicate e rigide regole procedurali. Chi produce documenti informatici sia direttamente che mediante scansione dell analogico senza sottoporli alla procedura di conservazione sostitutiva o validazione sostitutiva, ma archiviando semplicemente i file del tipo pdf in una posizione del proprio hardware, deve essere consapevole che non rispetta il dettato normativa e possiede documenti informatici dal quasi insignificante valore giuridico e probatorio. In questi mesi di convegni tenuti in giro per la penisola, ho potuto constatare che qualche tenutario del L.U.L., per fortuna pochi, adotta il comportamento sopra accennato che si concretizza nel produrre i L.U.L. solo come file.pdf con le regole della modalità stampa laser ossia analogica di cui alla lett. b) art. 1 D.M. 9 luglio 2008, senza di fatto effettuare la stampa ma conservando il tutto nel proprio insicuro hard disk. Ma le rigide regole previste dalla lettera c) dell art.1 del sopra citato Decreto Ministeriale che rimanda a quelle dell art. 71 del D.Lgs 82/2005 (C.A.D.) impongono tutt altro. Queste mie indicazioni vogliono essere una guida per un sicuro e preciso approccio a questo già futuro onde divulgare all interno della categoria comportamenti corretti di dematerializzazione o digitalizzazione documentale a valore probatorio, non solo del L.U.L. ma anche di qualsiasi altro documento (certificati di malattia, dichiarazioni fiscali, contratti, documenti reddituali, contabili, etc.). Qui analizzerò il documento lavoristico per eccellenza: il Libro Unico del Lavoro. Il legislatore, per esso, ha individuato due momenti ben distinti tra loro: 1- il momento istitutivo, 2- il momento conservativo ( il datore di lavoro.. deve istituire e tenere il libro unico del lavoro ). Il comportamento non corretto spiegato pocanzi coinvolge entrambi i momenti ed equivale alla mancata istituzione e tenuta che prevede, ai sensi del primo periodo del comma 6 dell art. 39 del D.L. 112/2008 - mancata istituzione e tenuta -, la sanzione da 500 a 2500 per ogni datore di lavoro gestito; infatti il L.U.L. si può considerare come emesso, ovvero istituito, solo nel momento in cui viene attuata una delle tre modalità ammesse e stabilite dall art.1 del D.M. 9 luglio 2009, consistenti rispettivamente: 1) stampa su fogli mobili a ciclo continuo preventivamente numerati e vidimati dall INAIL modalità a) a elaborazione e stampa meccanografica ; 2) stampa laser su fogli sciolti, e si sottolinea stampa, con autorizzazione alla contemporanea numerazione e vidimazione per conto dell INAIL, e non alla produzione di un file pdf, -modalità b) a stampa laser - ; 3) dal momento in cui al documento informatico prodotto vengono attribuite le caratteristiche di integrità e inalterabilità modalità c) su supporti magnetici -. La scelta di quest ultima modalità preclude, di fatto, la possibilità della conservazione del L.U.L. presso l azienda per la presenza di problematiche tecniche ed operative non indifferenti, fra le quali ad esempio, l inadeguatezza strutturale e cognitiva delle piccole e medie aziende a manipolare e gestire poi, un documento L.U.L. informatico con le tecniche di conservazione sostitutiva dettate dalle regole C.A.D. (D.L.gs. 82/2005) e DigitPA (ex CNIPA), nonché la difficoltà operativa da parte del Consulente del Lavoro di gestire il collegamento e la sequenzialità informatiche in maniera infraziendale.
La modalità di emissione/istituzione con stampa laser ha solamente consentito la numerazione e vidimazione nell attimo della stampa del L.U.L. (in gergo tecnico durante lo spool di stampa) in luogo della difficoltosa numerazione e vidimazione preventiva di un considerevole numero di fogli bianchi che, al contrario dei fogli a striscia continua in triplice copia, avrebbero avuto serie problematiche di manipolazione e gestione. Quanto sopra premesso e fermo restando che: - l autorizzazione alla numerazione unitaria, fra l altro non sempre necessaria, riguarda il momento istitutivo del L.U.L. e non anche quello conservativo; sarà pertanto possibile, combinando il disposto di vari momenti normativi, fra i quali quello del comma 1 dell art. 40 del D.L.112/2008 che stabilisce appartenere al datore di lavoro la facoltà di scelta del soggetto che conserva, assistere sia datori di lavoro che optano per la conservazione diretta ché datori di lavoro che preferiscono la conservazione presso il Consulente. - in qualsiasi momento prima delle ore 24 del giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento è consentito il rifacimento di qualsiasi L.U.L. con attribuzione di nuova numerazione nel rispetto sequenziale e cronologico unitario, conservazione dei L.U.L. annullati e dei fogli deteriorati; - la custodia di qualsiasi copia del L.U.L., analogica o informatica, comprese le copie ad uso interno, va effettuata con le precauzioni e le prescrizioni imposte dal D.Lgs 196/2003; - in caso si adotti la numerazione unica è stato abrogato l obbligo dell elenco riassuntivo dei fogli numerati e utilizzati per ogni datore di lavoro ed il conseguente invio entro il 31 marzo dell anno successivo; si ritiene pertanto che l attività di accertamento degli organi di vigilanza sulla regolarità della numerazione unitaria, venga effettuata direttamente sui L.U.L. conservati in studio o in azienda. Non è prevista comunque alcuna sanzione pecuniaria per accertata difformità di numerazione o mancata conservazione di fogli annullati o deteriorati ma unicamente il rischio di sospensione o revocare dell autorizzazione alla numerazione unitaria; poco male in quanto, previa richiesta di autorizzazione da parte di ogni datore di lavoro, si adotterà una numerazione separata per ogni azienda; - per la modalità di istituzione informatica e conservazione magnetica di ogni documento lavoristico (L.U.L. compreso) è necessario affidarsi a soggetti esterni specializzati; - non è ammessa la conservazione sostitutiva del LUL mediante memorizzazione immagine dall analogico (scansione); si illustrano i possibili scenari di istituzione e tenuta del L.U.L. in relazione alle caratteristiche oggettive (analogica o informatica) e soggettive (chi elabora, detiene e conserva). 1. Consulente del Lavoro che istituisce e conserva il Libro unico del Lavoro: 1.1. In modalità analogica (meccanografica o laser). a) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla stampa (momento istitutivo) di almeno 1 esemplare (quello da conservare) su fogli numerati e vidimati, e deve provvedere alle stampe delle copie lavoratore e azienda (con eventuale oscuramento o omissione della sezione presenze nella copia per il lavoratore). Quest ultima operazione può anche essere sostituita dall invio telematico di copie informatiche all azienda e al lavoratore ma per quest ultimo è necessaria la prova di avvenuta consegna che la posta elettronica non certificata non fornisce (vedasi all uopo, col necessario occhio critico, gli interpelli del ministero 1/2008 e 8/2010).
b) I datori di lavoro non hanno alcun obbligo di tenere copie del L.U.L. presso la sede legale se non per altri fini fiscali o contabili; eventuali copie in formato informatico (pdf) hanno un irrisorio valore probatorio ma possono soddisfare esigenze di utilità interna. c) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla conservazione di 1 esemplare originale analogico (carta), per conto del datore di lavoro cliente, per il periodo di 5 anni (art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso locali a sua disposizione ( lo studio ), anche in caso di cessazione dell attività professionale salvo l invio di nuova comunicazione preventiva alla D.P.L. di variazione del luogo di conservazione. A nulla rileva che il Consulente in luogo della carta abbia dei file pdf pronti alla stampa in caso di bisogno in quanto comportamento, come già accennato, che equivale alla mancata istituzione e tenuta. 1.2. In modalità informatica su supporto magnetico. a) Il Consulente del Lavoro comunica preventivamente tale intenzione alla D.P.L. territorialmente competente con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. b) Il Consulente del Lavoro elabora e genera i singoli L.U.L. informatici in un formato che possa garantire leggibilità nel tempo minimo di conservazione e rispondenza alle regole tecniche DigitPA (pdf, pdfa, xml). Non necessita di alcuna vidimazione (logo Inail) o autorizzazione alla numerazione unica. In questa fase il L.U.L. non si considera ancora emesso in quanto non ha prodotto alcun effetto economico-giuridico (mancata consegna di copia delle registrazioni ivi contenute al lavoratore per il tramite del datore di lavoro) ed è carente delle caratteristiche di staticità, non modificabilità, autenticità, integrità, numerazione, sequenzialità e riferimento temporale segnalate dalla circolare n. 20 del 20 agosto 2008 del Ministero del Lavoro in ossequio alle norme dell art. 71 del D.Lgs. 82/2005. c) Esegue poi l emissione del Libro Unico del Lavoro per ogni datore di lavoro assistito attribuendo ai singoli documenti informatici che lo compongono le caratteristiche sopra elencate nonché la sottoscrizione elettronica e contemporaneamente emette le copie da consegnare al lavoratore e al datore di lavoro. Non necessariamente tali copie devono essere su carta ma sono ammessi anche strumenti alternativi che diano però prova di consegna (PEC) o visualizzazione e stampa da remoto (log eventi a validità legale). In caso di stampa su foglio di tali copie, opzione attualmente senza alternative salvo rarissimi casi, sarebbe opportuno, in quanto facente parte di Best Practice della conservazione sostitutiva, anche se non obbligatorio, apporre una timbratura informatica (barcode 1D o QRcode 2D) quale strumento di esatta corrispondenza univoca al gemello informatico anche al fine di attribuire alla copia analogica, che altrimenti avrebbe solo il valore di prova di cui all art. 2712 del codice civile essendo orfana della vidimazione e numerazione, quello più pregnante della provenienza di cui all art. 2702 del codice civile. d) Entro le ore 24 del giorno 16 del mese successivo al mese di riferimento, i L.U.L. informatici come sopra emessi vanno sottoposti alla fase finale del processo di conservazione sostitutiva, iniziato nel momento dell emissione, consistente nella creazione di lotti omogenei, di una evidenza informatica o di una macro cartella, apposizione su quest ultima di ulteriore sottoscrizione elettronica e validazione temporale. e) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla conservazione dei L.U.L. magnetici per il periodo di 5 anni (art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso server o supporti sicuri a sua disposizione, anche in caso di cessazione dell attività professionale, salvo l invio di nuova comunicazione preventiva alla D.P.L. di variazione del luogo di conservazione ed effettuazione di un riversamento sostitutivo. 2. Consulente del Lavoro che istituisce ma non conserva il Libro unico del Lavoro: 2.1. In modalità analogica (meccanografica o laser).
a) Il Consulente del Lavoro è obbligato alla stampa di almeno 2 esemplari originali (con eventuale oscuramento della sezione presenze nell originale per il lavoratore), su fogli numerati e vidimati in maniera unitaria, che consegnerà ai datori di lavoro assistiti, improrogabilmente entro le ore 24 del giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. In caso di stampa laser non è ammessa la trasmissione del L.U.L. per posta elettronica anche se certificata in quanto la numerazione e la vidimazione devono avvenire in fase di stampa ad opera di chi è stato delegato all istituzione del L.U.L. ed autorizzato al precipuo scopo. b) I datori di lavoro sono obbligati alla conservazione di 1 esemplare originale analogico (carta) eventualmente controfirmato dal lavoratore per prova di consegna copia, per il periodo di 5 anni (art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso la sede legale, o altra sede da comunicare alla D.P.L. in caso di cessazione dell attività. 2.2 In modalità informatica su supporto magnetico. (pressoché inattuabile) - Il Consulente del Lavoro esegue le procedure illustrate ai punti da a) a c) del paragrafo 1.2. tenendo ben presente che la numerazione sequenziale e la cronologia devono essere riferite al livello interaziendale e non dell intero studio; d) i L.U.L. informatici come sopra emessi vengono inviati ai singoli datori di lavoro e dagli stessi sottoposti, entro le ore 24 del giorno 16 del mese successivo al mese di riferimento, alla fase finale del processo di conservazione sostitutiva, iniziato nel momento dell emissione, consistente nella creazione di una evidenza informatica o di una macro cartella e creazione di un legame informatico con l evidenza del mese precedente, nell apposizione di ulteriore sottoscrizione elettronica del responsabile aziendale alla conservazione sostitutiva e validazione temporale sull evidenza così risultante. e) Il datore di lavoro è obbligato alla conservazione dei L.U.L. magnetici per il periodo di 5 anni (art.6 D.M. 9 luglio 2008) presso server o supporti sicuri a sua disposizione, anche in caso di cessazione dell attività aziendale, salvo l invio di nuova comunicazione preventiva alla D.P.L. di variazione del luogo di conservazione ed effettuazione di un riversamento sostitutivo. f) Il Consulente del Lavoro può custodire nei suoi archivi copie informatiche del L.U.L. anche firmate elettronicamente che avranno il valore di scrittura privata sottoscritta di cui all art. 2712 del codice civile ma non quello conservativo previsto dal D.M. 9 luglio 2008. 3. Consulente del Lavoro che istituisce ma è stato delegato alla conservazione non da tutti i datori di lavoro assistiti: 3.1. In modalità analogica (meccanografica o laser). Si seguono le procedure del paragrafo 1.1. per i datori di lavoro cui si esegue anche la conservazione e quelle del paragrafo 2.1. per quelli che preferiscono conservare in azienda pur utilizzando la numerazione e vidimazione unitaria. 3.2. In modalità informatica su supporto magnetico (praticamente impossibile) Si seguono le procedure del paragrafo 1.2. per i datori di lavoro cui si esegue anche la conservazione e quelle del paragrafo 2.2. per quelli che vogliono conservare in azienda. Tutto ciò illustrato analizzerò ora, con l aiuto del layout del processo riguardante la modalità di cui al paragrafo 1.2 che si presume essere la più diffusa, e i riferimenti normativi, i singoli passaggi e le specifiche azioni da mettere in atto.
Il particolare processo del Libro Unico del Lavoro nella specifica modalità di emissione magnetica e conservazione sostitutiva da parte del professionista abilitato (normativa da D.M. 9 luglio 2008 e D.Lgs.82/2005-CAD-) DATORE DI LAVORO LAVORATORI 5) CONSEGNA AL D.L. LA STAMPA DELLA COPIA PER IL LAVORATORE NELLA QUALE, MANCANDO LA VIDIMAZIONE, SAREBBE OPPORTUNO APPORRE UN Q.R.CODE IDENTIFICATIVO DELL IMPRONTA INFORMATICA (FUNZIONE DI HASH) 1) DELEGA ALLA EMISSIONE E CONSERVAZIONE DEL L.U.L. 6) I SINGOLI DOCUMENTI INFORMATICI DEVONO POSSEDERE LE CARATTERISTICHE IMPOSTE DALLA NORMATIVA: SOTTOSCRIZIONE, RIFERIMENTO TEMPORALE, IMMODIFICABILITA, AUTENTICITA, STATICITA. 4) ELABORA ED EMETTE IL LIBRO UNICO DEL LAVORO PROFESSIONISTA ABILITATO 2) NOTIFICA LA DELEGA ALL INAIL E ALLA D.P.L. 3) COMUNICA ALLA D.P.L. LE CARATTERISTICHE DEL SISTEMA CHE INTENDE ADOTTARE PER IL L.U.L. MAGNETICO 7) POSSONO CHIEDERE IN CASO DI ACCERTAMENTO UNA STAMPA SU CARTA 6) I LUL VENGONO SOTTOPOSTI AL PROCESSO DI CONSERVAZIO NE SOSTITUTIVA 7) IL SISTEMA DEVE ESSERE IN GRADO DI PRODURRE UN SUPPORTO AUTOCONSISTENTE CONTENENTE I LUL MAGNETICI OGGETTO DELL ACCERTAMENTO