3. MENU GENERALE - GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE - APERTURA DELLA PRATICA 1. Menù generale Inseriti i dati di configurazione in maniera completa, il sistema presenta una schermata d approccio all applicazione (Vedi: Figura n. 1). (Figura n. 1) La schermata di cui alla Figura n. 1, nella barra menu, propone il seguente elenco di voci: Pratiche; Anagrafiche; Strumenti;? PRATICHE (Figura n. 2) Dal menù Pratiche sono possibili le seguenti azioni: creare una nuova pratica, agendo sulla voce Nuova; importare una nuova pratica agendo sulla voce Importa.; importare ed aprire una pratica con di dati scaricati dal Registro delle imprese, selezionando la voce Importa dati RI; Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 1/22
aprire l archivio che contiene le pratiche inserite, agendo su Indice (da notare che tale voce si attiva solo se esistono pratiche già inserite); impostare il check di Validazione Immediata su tutti i riquadri della pratica. Tale opzione viene attivata, in ogni singolo riquadro, in combinazione con il tasto Applica; uscire dall applicazione stessa (previa conferma), agendo sul tasto Esci. ANAGRAFICHE (Figura n. 3) Dal menù Anagrafiche è possibile: Imprese: inserire, modificare, cancellare un soggetto giuridico (impresa) Persone: inserire, modificare, cancellare un soggetto fisico (persona); Note: consultare l archivio note; Importa da Fedra: consente di importare nell archivio locale i dati anagrafici relativi alle sole persone fisiche/giuridiche archiviate in FeDra. La prima attività da fare è quella di caricare l archivio delle Anagrafiche inserendo i dati dei soggetti giuridici e delle persone fisiche, che verranno utilizzati nella redazione delle pratiche. In sostanza, è possibile caricare tutte le anagrafiche delle imprese di un determinato studio, in modo che, al momento di dover procedere ad una eventuale domanda di iscrizione o di modifica, si trovano i dati di partenza già pronti. Bisogna tuttavia tener presente che, per ora, le anagrafiche presenti in FedraPlus non sono suddivise per configurazione e quindi vengono visualizzate le anagrafiche caricate, indipendentemente dallo studio che le ha caricate. Si prevede che in una prossima release sia possibile che venga introdotta la possibilità che ogni studio possa caricare le proprie anagrafiche sotto la propria configurazione. L inserimento in anagrafica può essere fatto: a) attivando direttamente l apposita funzione anagrafica da menù, od b) attivando la funzione a partire dalla compilazione della pratica, od c) importando i dati da altro archivio (FeDra). Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 2/22
E necessario tener presente che l aggiornamento e la validità delle informazioni presenti nelle Anagrafiche è a cura esclusivamente dell utilizzatore. L applicazione recupera dall archivio Anagrafiche locali le informazioni necessarie per compilare in automatico i riquadri delle pratiche in corso di redazione. Una volta selezionata quindi la voce di menu dell'anagrafica (Persona o Impresa) sarà proposto il seguente elenco di funzionalità: Esplora Esporta Importa (Figura n. 3a) La normale funzione d'imputazione manuale dei dati anagrafici (data entry) viene quindi referenziata con la voce menu Esplora, mentre le funzionalità permettono di esportare ed importare dati anagrafici d'imprese e/o persone nell'archivio FedraPlus a partire da files in formato XML. Esplora anagrafica La funzione esplora permette di navigare all'interno dell'archivio anagrafiche. Una volta attivata sarà proposta la schermata, nella quale verranno attivare le operazioni possibili sul singolo record dell'archivio in base all'icona scelta dalla toolbar: Nel dettaglio: (Figura n. 3b) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 3/22
I significati della figura n. 3b sono rispettivamente: annullare, salvare, inserire ed eliminare tutti i dati di un soggetto fisico/giuridico o filtrare i record in base alla denominazione ed al testo contenuto nella casella di ricerca. E' anche possibile aggiungere ulteriori icone per i dettagli. La struttura delle finestre anagrafiche per le persone ed imprese è molto simile. Importa / esporta anagrafiche Lo scopo di tale funzionalità è quello di permettere lo scarico e l'allineamento tra archivi anagrafici diversi del prodotto. STRUMENTI (Figura n. 4) Dal menù Strumenti è possibile: attivare il software di firma digitale (Di.Ke.), indicato nella maschera di configurazione; Stampe: stampare il modello di firme autografe per gli utilizzi consentiti; Collegarsi da programma a Telemaco eseguendo il link all indirizzo previsto ed indicato nella maschera di configurazione; Controllo versione: verificare l ultima versione disponibile del software attraverso il collegamento al sito definito per il prodotto; Compattazione e ripristino base dati: agisce sulla base dati fornendo una funzione di compattazione e di ripristino (utilità di sistema attivabile solo quando non sono attive altre finestre); Configurazione: permette di attivare la maschera di configurazione per visualizzare, per apportare modifiche, per aggiungere nuove configurazioni. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 4/22
? (Figura n. 5) Dal menù? è possibile: Avere delle informazioni sulla versione corrente del software FedraPlus ed un breve elenco delle novità apportate; Accedere alla personale documentazione di supporto per la compilazione della pratica, il cui indirizzo è stato indicato nella Configurazione (per esempio: guida agli adempimenti presso il Registro delle imprese predisposta dalla propria Camera di Commercio); Attivare i seguenti aiuti in linea: Guida alla Compilazione (F1): fornisce informazioni per la compilazione delle pratiche del Registro delle imprese secondo le specifiche ministeriali. Tale funzione assume caratteristiche diverse in base al contesto in cui viene richiamata. In particolare, all'apertura di un qualsiasi modulo, la pressione del tasto F1 sul riquadro di interesse consente la visualizzazione delle modalità di compilazione redatte per lo stesso; la selezione del tasto F1 sul campo di un modulo ne restringe l'informativa al campo. Guida allo strumento (F2): richiama il manuale d uso. Entrambe le guide sono richiamabili da qualsiasi punto dell applicazione. Il controllo Contestuale (F3), selezionabile in fase di compilazione di una pratica, permette di attivare un controllo contestuale sulla correttezza formale dei dati imputati, visualizzando un rapporto "Aiuto alla compilazione" dove vengono indicati errori riscontrati nel modulo in oggetto. Tale report si modificherà istantaneamente a fronte della correzione degli errori indicati. Se al termine della compilazione, non saranno riscontrati errori, a fronte della selezione del tasto F3 verranno visualizzate le informazioni relative nel report di Validazione della Pratica. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 5/22
(Figura n. 5a) Controllo sulla correttezza formale della pratica (Validazione) Il controllo contestuale (F3), selezionabile in fase di compilazione di una pratica, permette di attivare un controllo contestuale sulla correttezza formale dei dati imputati, visualizzando una rapporto Aiuto alla compilazione, dove vengono indicati tra parentesi gli errori riscontrati nel modulo in oggetto. Tale report si modificherà istantaneamente a fronte della correzione dei dati indicati. Se al termine della compilazione della pratica, non saranno riscontrati errori, con il tasto F3 verranno visualizzate le informazioni relative nel report di Validazione della pratica, il cui contenuto sarà riportato nel file della Visura a Quadri automaticamente creata nella cartella pratiche PRTELE. 2. La gestione delle anagrafiche Il programma, come si è detto sopra, propone due tipi di anagrafiche: una riferita ai dati giuridici delle imprese (ANAGRAFICA IMPRESA) e una riferita alle persone (ANAGRAFICA PERSONE FISICHE). E possibile implementare l anagrafica in tre modalità: 1) agendo sulla corrispondente voce del menu; 2) cliccando sui bottoni Anagrafica Imprese o Anagrafica persone che si trovano a fianco di alcuni campi abilitati a tale funzionalità; 3) importando eventuali dati anagrafici di persone già archiviate in FeDra. E importante ricordare che l archivio dei dati anagrafici deve essere preliminarmente riempito, rispetto a quello delle pratiche, in quanto la logica del programma vuole che il flusso informativo fluisca dalle Anagrafiche delle pratiche. La scelta di far fluire il flusso informativo dalle anagrafiche alle pratiche è legata ad una futura possibilità di pre-caricare i dati estraendoli direttamente dal Registro delle imprese. La struttura delle finestre anagrafiche per le persone e le imprese è molto simile. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 6/22
Il finestra dell Anagrafica Persone è suddiviso in due parti: la parte sinistra è utilizzata per visualizzare l elenco dei soggetti presenti nell archivio; la parte destra per inserire / modificare i dati del soggetto (Vedi: Figura n. 5). In modo analogo la finestra dell Anagrafica Imprese è suddivisa in due parti: nella sinistra viene fornito l elenco delle imprese distinte per tipologia (Vedi: Figura n. 4). Nel caso di anagrafica d impresa, relativa ad una pratica di prima iscrizione al Registro delle imprese viene richiesta la compilazione di tutte le informazioni proposte dalla finestra, escluso il numero REA. Nel caso si tratti d impresa associata ad una pratica di modifica, oltre ai dati minimi, è richiesto il numero REA e la relativa sigla della provincia della Camera di Commercio. Una volta memorizzati, i dati dell anagrafica saranno successivamente disponibili per la compilazione delle pratiche direttamente tramite selezione del soggetto della lista. Come importare le anagrafiche dal vecchio Fedra Con il FedraPlus è possibile recuperare tutte le anagrafiche eventualmente caricate sul vecchio Fedra. Dal menù iniziale, si dovrà cliccare sul Importa da Fedra (Vedi: Figura n. 6) e si aprirà un avviso di trasferimento (Vedi: Figura n. 7). Operando sul bottone SI il programma procederà al trasferimento delle eventuali anagrafiche. (Figura n. 6) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 7/22
(Figura n. 7) 2.1. Anagrafica Impresa SOCIETA Nell Anagrafica impresa vanno inseriti i seguenti dati riferiti all impresa (persona giuridica): Forma giuridica, denominazione, Codice fiscale, Numero REA, Data di costituzione (Vedi: Figura n. 8); Sede legale (Vedi: Figura n. 8a); Oggetto sociale (Vedi: Figura n. 8b). IMPRESA INDIVIDUALE La medesima anagrafica va utilizzata anche per le imprese individuali. In questo caso si dovrà inserire il flag nell apposito quadrattino dopo la scritta Impresa individuale. In questo caso i quadri che dovranno essere compilati saranno solo Generali e Sede legale. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 8/22
(Figura n. 8) (Figura n. 8a) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 9/22
Il quadrattino in basso dovrà essere spuntato solo nel caso in cui, all indirizzo della sede legale, ci sono anche gli uffici direttivi, amministrativi e gestionali dell impresa. 2.2. Anagrafica persone fisiche Nell anagrafica persone fisiche vanno riportati i dati anagrafici completi (Vedi: Figura n. 5) e la residenza (Vedi: Figura n. 5a), che possono essere, a seconda dei casi, il titolare di una impresa individuale, il socio di una società, un amministratore, un sindaco, il responsabile tecnico, ecc. (Figura n. 9) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 10/22
(Figura n. 9a) 2.3. Archivio Note (Figura n. 10) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 11/22
2.4. Operazioni di chiusura Una volta compilati i due riquadri, per salvare i dati inseriti basterà cliccare sul simbolo del floppy (Vedi: Figura n. 11) In questo caso, nel riquadro di sinistra, compariranno, in ordine alfabetico, l elenco delle persone che man mano andranno a comporre l anagrafica delle persone fisiche. (Figura n. 11) Dalla schermata (Vedi: Figura n. 11) si possono attivate le operazioni possibili sul singolo record dell archivio in base all icona scelta, i cui significati sono rispettivamente: annullare, salvare, inserire ed eliminare tutti i dati inseriti e riferiti ad un soggetto fisico o giuridico. 3. Apertura di una nuova pratica Per aprire una nuova pratica, si dovrà agire sul menù cliccando su Pratiche > Nuova ; compariranno in sequenza le seguenti tre schermate: Tipologia soggetto (Vedi: Figura n. 12); Adempimenti (Vedi: Figura n. 12a), Modello base (Vedi: Figura n. 12b). In ognuna delle tre schermate si dovrà fare la scelta corrispondente alla pratica che si intende compilare. La scelta del modello base è obbligatoria. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 12/22
(Figura n. 12) In questa maschera si dovrà specificare se trattasi: di società; di imprenditori individuali; di soggetti REA. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 13/22
(Figura n. 12a) Specificare se trattasi: di iscrizione di nuovo soggetto o di variazione o di altri eventuali adempimenti (quali: deposito del bilancio o dell elenco soci; deposito dell atto di trasferimento di proprietà o di godimento dell azienda; apertura, modifica o chiusura di eventuali unità locali). Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 14/22
(Figura n. 12b) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 15/22
A SOCIETA (Figura n. 12c) La schermata Modello base per le società propone la scelta tra nove modelli (B Intercalare P S1 S2 S3 S5 S6 TA UL). Il modello Intercalare S è raggiungibile solo come modello da allegare, a seconda dei casi, ai modelli S1, S2, B. Conoscendo esattamente il modello base da utilizzare si può passare direttamente alla maschera Modello base (Vedi: Figura n. 3b) e da questa spuntare il modello da utilizzare. Una volta scelto il modello base, si deve agire sul bottone Avanti e verrà visualizzata la schermata che segue (Vedi: Figura n. 13). Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 16/22
B. IMPRENDITORE INDIVIDUALE (Figura n. 12d) La schermata Modello base per le imprese individuali propone la scelta tra cinque modelli (I1 I2 Intercalare P TA UL). Una volta scelto il modello base, si deve agire sul bottone Avanti e verrà visualizzata la schermata che segue (Vedi: Figura n. 13). Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 17/22
C SOGGETTO REA (Figura n. 12e) La schermata Modello base per i soggetti REA propone la scelta tra due soli modelli (R UL). Una volta scelto il modello base, si deve agire sul bottone Avanti e verrà visualizzata la schermata che segue (Vedi: Figura n. 13). Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 18/22
A B C D E (Figura n. 13) Si ricorda ancora una volta che, per la compilazione dei campi che compaiono nella schermata è necessario aver inserito prima i dati richiesti sia nella Anagrafica Imprese che nella Anagrafica Persone Fisiche (Vedi il precedente Punto 2). Una volta compilati questi contenitori ( A e B ), basterà aprire la tendina e scegliere i dati corrispondenti alla pratica che si vuole compilare. La riga Num. Protocollo di riferimento ( C ) va compilata solo nel caso di pratica già inviata telematicamente - e quindi già protocollata dalla Camera di Commercio - per la quale l Ufficio del Registro delle imprese chieda una qualche regolarizzazione e quindi si dovrà procedere ad un nuovo invio. In questo secondo invio vanno riportati i dati richiesti. Nel quadro Annotazioni ( D )vanno inserite le annotazioni che si desiderano attribuire alla pratica e che rimangono patrimonio del singolo archivio locale. Tali annotazioni saranno, infatti, visibili nell indice delle pratiche locali e non verranno spedite alla Camera di Commercio. A questo punto rimane solo da scegliere la Modalità di presentazione ( E ): se con firma digitale o senza firma digitale. La selezione dell opzione determina la possibile modalità di presentazione della pratica. Si ricorda che la modalità con firma digitale è obbligatoria per le società, mentre è facoltativa per le imprese individuali e per i soggetti REA. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 19/22
4. Indice generale delle pratiche Il programma propone anche un Indice di tutte le pratiche che sono state compilate nel tempo. Dal menù principale Pratiche, cliccare su Indice e comparirà la maschera di cui alla Figura n. 14. L elenco delle pratiche presenti nell archivio viene visualizzato sotto forma di griglia; ogni riga contiene tutti i dati identificativi di una pratica. Vi è la possibilità di scorrimento sia orizzontale che verticale e di adattamento della larghezza delle colonne per una completa visione delle informazioni. (Figura n. 14) Come si può notare, tra le informazioni visualizzate nell indice per ogni pratica vi sono: il numero sequenziale della pratica all interno dell archivio locale (dato non modificabile); il modello base della pratica; la denominazione o ragione sociale; la forma giuridica; il codice protocollo della pratica eventualmente da rettificare; la data di creazione; Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 20/22
il codice FeDra (attribuito in fase di creazione o nuovo scarico e non modificabile); le eventuali annotazioni assegnate dall utente alla pratica; lo stato di lavorazione della pratica (con evidenziato se pronta per lo scarico su floppy o per il deposito in via telematica). Dall indice delle pratiche è possibile selezionare ed eseguire operazioni sulla singola pratica (quali aprire od eliminare la pratica), agendo con un doppio clic. Da questa maschera è, dunque, possibile selezionare una pratica che interessa per procedere ad eventuali integrazioni e modifiche e, pertanto, ad un nuovo scarico. Basterà selezionare la pratica che interessa e cliccare sul bottone Apri pratica e comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 15). Cliccando poi su Scarichi di questa pratica sarà possibile controllare tutte le eventuali pratiche effettuate per una determinata impresa. (Figura n. 15) Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 21/22
Per iniziare la compilazione di una qualsiasi pratica si dovrà partire da questa maschera (Vedi: Figura n. 11), agendo sui modelli che si è scelti in precedenza a seconda dell adempimento da effettuare (iscrizione, modifica, cancellazione). La pratica verrà aperta con la visualizzazione classica, che prevede: il modello base; eventuali modelli aggiuntivi, che vengono allegati su richiesta; il modello (RP Riepilogo, che viene sempre allegato in automatico. Nella intestazione della schermata appaiono i riferimenti alla pratica, quali: il numero della pratica; il suo codice FeDra, che permette di identificare la pratica in maniera univoca. Da ricordare che tale codice cambia ogni volta che si procede ad un nuovo scarico. In questo caso, infatti, non è possibile in alcun modo mantenere il codice FeDra originale. Parte Prima Cap. 3 - Apertura pratica - Gestione anagrafiche Maggio 2008 - Pag. 22/22