RELAZIONE D AUDIT RELAZIONE D ASSESSMENT Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management (SQS) SQS Italian Branch Piazzale Biancamano, 2 IT - 20121 Milano (MI) CODICE FISC.: 97571990155 PARTITA IVA : 07301570961 Bernstrasse 103 3052 Zollikofen Svizzera Zollikofen, 6 luglio 2015 Pagina 1 di 6 Documento 595_4 Giorgio Ippolito giorgio.ippolito@sqs.ch T+39 335 532 39 15 T+41 58 710 35 35 F+41 58 710 35 45 www.sqs.it Azienda/Organizzazione ORDINE dei FARMACISTI delle provincie di Milano, Lodi, Monza e Brianza Via Piceno, 18 20129 Milano (MI)/Italia Conto commerciale 902252 Contatto Dott. Carlo Salis info@ordinefarmacistimilano.it T +39 02 70 10 23 96 F +39 02 76 11 06 53 Numero di dipendenti 4 Sito/i 1 Codice fiscale 80033850159 P.IVA / Servizi Audit/Valutazione Audit di mantenimento Nr. progetto P81072.70 Audit/Valutazione inizio/fine 10 giugno 2015-10 giugno 2015 Settore certificato Tutto il sito Ambito d attività Erogazione di servizi istituzionali ai farmacisti dell'albo professionale di Milano, Lodi, Monza e Brianza. Base normativa ISO 9001:2008 Scopes Scope 35 Numero di registrazione 50939 Certificato valido dal/al 26 giugno 2014 25 giugno 2017 Prossima verifica 20 maggio 2016 Auditor/Assessor 1 Ing. Giorgio Ippolito Auditor/Assessor 2 / Auditor/Assessor 3 / Osservatore/esperto / Delibera Data Firma Lead Auditor/Assessor 6 luglio 2015
Pagina 2 di 6 Altre aziende/organizzazione implicate nell'audit/valutazione Nome FEDERAZIONE degli ORDINI dei FARMACISTI della LOMBARDIA Conto commerciale 902253 Indirizzo Via Piceno, 18 20129 Milano (MI) Italia Nr. progetto P81073.70 Codice fiscale 97020700155 Settore certificato Tutto il sito Ambito di attività Progettazione ed erogazione di eventi formativi nell ambito dell educazione continua in medicina (ECM) Sito/i 1 Numero di dipendenti 4 Base normativa ISO 9001:2008 Scopes Scope 37 Numero di registrazione 50940 Certificato valido dal/al 26 giugno 2014 25 giugno 2017 Contatto Dott. Carlo Salis
Pagina 3 di 6 1. Conformità ai requisiti... 3 1.1. Situazione iniziale... 3 1.2. Impressione generale... 3 1.3. Requisiti standard verificati... 3 1.4. Adempimento dei requisiti standard verificati... 5 1.5. Prossima ispezione... 5 2. Non conformità... 6 2.1. Non conformità maggiori (major Non-Conformity)... 6 2.2. Non conformità minori (minor Non-Conformity)... 6 3. Suggerimenti per il miglioramento continuo... 6 1. Conformità ai requisiti 1.1. Situazione iniziale Piano di audit L audit è stato condotto verificando a campione i processi di riesame della direzione, sistema di gestione, processi dell ordine, processi di formazione, audit interni, indicatori, segnalazioni e reclami. Ultima ispezione Audit di certificazione 29.05.2014 Audit di mantenimento Audit di ricertificazione Modifiche organizzazione Organizzazione del lavoro e processo produttivo: per le due strutture sono definiti organigrammi specifici (ultimo aggiornamento feb. 2015 per alcuni cambiamenti nel Consiglio Direttivo). Il personale opera sinergicamente per le due organizzazioni che condividono lo stesso ufficio. I servizi sono svolti per gli iscritti all ordine dei Farmacisti. Siti oggetto della verifica: Ufficio di via Piceno, 18, Milano. Eventuali esclusioni di requisiti: 7.3 per L ordine dei Farmacisti, 7.6 per entrambe le organizzazioni. Sistema di gestione: il sistema è articolato in un manuale ed. 2 rev.2 del 30.4.2014, procedure che dettagliano gli aspetti operativi generali di riferimento, istruzioni operative e documenti di controllo dei processi. Modifiche intervenute nel corso dell anno: nessuna modifica rilevante. 1.2. Impressione generale Osservazioni generali La situazione generale in relazione al livello di implementazione del sistema, di copertura dei requisiti, e del coinvolgimento dei collaboratori risulta dimostrata, adeguata ed efficace. L organizzazione mette in atto verifiche sistematiche della conformità legislativa. 1.3. Requisiti standard verificati Efficacia del sistema di gestione La Direzione ha dimostrato impegno e coinvolgimento nel fornire regole, disposizioni e principi e tiene in considerazione e sotto controllo il grado di soddisfacimento dei requisiti del cliente e le relative disposizioni specifiche di legge. In relazione agli obiettivi è stata analizzata la loro concretezza, controllabilità,
Pagina 4 di 6 coerenza e compatibilità con gli altri obiettivi aziendali nonché la loro gestione in termini di programmazione, con risorse, termini e responsabilità definite e assegnate. Verificate le modalità di gestione della comunicazione aziendale interna e da e verso l esterno. Il riesame della direzione risulta completo in relazione alle analisi degli elementi in ingresso e degli elementi in uscita, con indicatori di misura dei processi e obiettivi congruenti. Monitoraggio dei processi I controlli vengono eseguiti secondo quanto stabilito e per ogni processo sono presenti parametri di misura delle prestazioni verificati a intervalli di tempo stabiliti. Sono analizzati dati derivanti da reclami, audit interni, e indicatori interni. Utilizzo di marchi e/o altri riferimenti alle norme certificate Impiego, utilizzo e posizionamento del marchio di garanzia SQS e altri riferimenti alle norme certificate sono corretti. Verifica del sistema di gestione/audit interni Gli audit interni sono risultati pianificati ed attuati secondo i programmi e gli obiettivi assegnati. Il personale dedicato risulta adeguatamente qualificato. Le registrazioni disponibili assicurano la copertura di tutti i processi aziendali e l attuazione dei provvedimenti necessari. Miglioramenti ottenuti Nel corso del periodo preso in esame l azienda ha migliorato la struttura degli indicatori, migliorata la trasparenza verso l esterno, ha apportato aggiornamenti al software gestionale. Gestione dei reclami Il processo di gestione dei reclami e delle non conformità soddisfa i requisiti normativi. La comunicazione è efficace e le necessarie registrazioni risultano debitamente conservate. Commenti e osservazioni riguardo gli elementi verificati I seguenti processi: pianificazione della realizzazione del prodotto, processi relativi al cliente, approvvigionamento, produzione ed erogazione del servizio, sono risultati conosciuti, implementati e rispettati come da evidenze rilevate e riportate nelle specifiche checklist. I punti di forza dell organizzazione sono riconducibili a: 1 Forte motivazione del personale ed elevata professionalità 2 Estrema informatizzazione dei processi (sw gestionale OrdineP) 3 Ottimi livelli di servizio e quota associativa tra le più basse 4 Sofisticati metodi di valutazione del personale 5 Gestione dei crediti formativi ECM per gli associati 6 Bella infrastruttura e sala formazione
Pagina 5 di 6 7 Elevata maturità del sistema di qualità 8 Trasparenza verso il pubblico (amministrazione trasparente) Valutazione delle azioni implementate in seguito alle osservazioni rilevate nell ultimo audit 1 Valutare i docenti in modo dinamico tramite il feedback dei discenti (OK - es. Docente Dott. Imperiali) 2 Sarebbe utile automatizzare l inserimento dei questionari discenti nel software gestionale (codici a barre, lettura ottica etc.). Non Applicabile al momento 3 Introdurre tra gli indicatori i dati consolidati di soddisfazione discenti (corsi ECM) e numero di corsi/discenti (scheda MQ8 MOD 5) 4 Nella introduzione dei dati nel software gestionale sarebbe utile valutare il concetto di controllo incrociato (OK per schede iscrizione) 5 Nella gestione delle comunicazioni in ingresso sarebbe utile classificare per argomenti omogenei le richieste esterne (OK reclami, segnalazioni etc., PO 4.2-3) 6 Orientare la formazione interna sul miglioramento delle «soft skills» (piano di Formazione 2015) Le osservazioni emerse nel precedente audit sono state, ove ritenuto opportuno, implementate correttamente con chiara evidenza delle attività svolte. 1.4. Adempimento dei requisiti standard verificati Requisito soddisfatto per ISO 9001:2008 Requisito soddisfatto, con rilievo non conformità minori per Norma Requisito non soddisfatto Norma Non conformità maggiori Mantenimento della validità del certificato, dopo valutazione positiva delle azioni correttive Mantenimento della validità del certificato, dopo esito positivo dell audit straordinario 1.5. Prossima ispezione Audit straordinario Audit di mantenimento Audit di ricertificazione Data 20 maggio 2016 Osservazioni Tale attività sarà coordinata dal lead auditor SQS Ing. Giorgio Ippolito e verrà confermata a mezzo e-mail almeno un mese prima dello svolgimento. Durante tale audit di mantenimento saranno verificati i processi relativi a: riesame della Direzione, sistema qualità, audit interni, NC e reclami, erogazione dei servizi.
Pagina 6 di 6 2. Non conformità 2.1. Non conformità maggiori (major Non-Conformity) Non è stata rilevata nessuna non conformità maggiore. 2.2. Non conformità minori (minor Non-Conformity) Non è stata rilevata nessuna non conformità minore. 3. Suggerimenti per il miglioramento continuo 1 Riassumere il risultato dei corsi FAD (ECM) L auditor ringrazia i responsabili e tutto il personale dell organizzazione per l ospitalità, l assistenza, la cooperazione dimostrata e per aver messo a disposizione le risorse che hanno consentito la conduzione della verifica. Zollikofen, 9 luglio 2015/IPG/ARS