RELAZIONE D AUDIT RELAZIONE D ASSESSMENT

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1 RELAZIONE D AUDIT RELAZIONE D ASSESSMENT Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management (SQS) SQS Italian Branch Piazzale Biancamano, 2 IT Milano (MI) CODICE FISC.: PARTITA IVA : Bernstrasse Zollikofen Svizzera Zollikofen, 27 giugno 2017 Pagina 1 di 6 Documento 596_4 Azienda/Organizzazione Giorgio Ippolito giorgio.ippolito@sqs.ch T F ORDINE dei FARMACISTI delle provincie di Milano, Lodi, Monza e Brianza Via Piceno, Milano (MI) Italia Conto commerciale Contatto Dott. Carlo Salis info@ordinefarmacistimilano.it T F Numero di dipendenti 4 Sito/i 1 Codice fiscale P.IVA --- Servizi Audit/Valutazione Audit di ricertificazione Nr. progetto P Audit/Valutazione inizio/fine 20 giugno 2017 Campo d'applicazione Sito di Via Piceno, Milano (MI)/Italia Ambito d attività Erogazione di servizi Istituzionali ai farmacisti dell Albo Professionale di Milano, Lodi, Monza e Brianza. Base normativa ISO 9001:2015 Scope 35 Numero di registrazione Certificato valido dal/al 29 giugno giugno 2020 Prossima verifica 7 giugno 2018 Lead Auditor Giorgio Ippolito Data Firma Lead Auditor 27 giugno 2017 Delibera Commissione esperti 29 giugno 2017

2 Pagina 2 di 6 1. Conformità ai requisiti Situazione iniziale Impressione generale Adempimento dei requisiti e richiesta di rilascio della certificazione Prossima verifica Non conformità Non conformità maggiori (major Non-Conformity) Non conformità minori (minor Non-Conformity) Suggerimenti per il miglioramento continuo Conformità ai requisiti 1.1. Situazione iniziale Piano di audit L audit è stato svolto con la metodica del campionamento secondo il piano d audit predisposto e rispettato. Rispetto all ultima verifica viene cessata la certificazione della Federazione degli ordini dei farmacisti della Lombardia. Ultima ispezione Audit di certificazione Audit di mantenimento del 14 luglio 2016 Audit di ricertificazione Organizzazione Organizzazione del lavoro e processo produttivo: l organigramma è invariato ( ), i servizi sono svolti per gli iscritti all ordine dei farmacisti dell'albo professionale di Milano, Lodi, Monza e Brianza. Siti oggetto della verifica: ufficio di Via Piceno, 18 Milano. Non applicabilità dei requisiti: 8.3. Sistema di gestione: il sistema è articolato nel manuale MQ REV 0 ED 3 del , nelle procedure che dettagliano gli aspetti operativi generali di riferimento, nelle istruzioni operative e nei documenti di controllo dei processi. Modifiche intervenute nel corso dell anno: nessuna modifica sostanziale. Orientamento al mercato Settore merceologico: servizi istituzionali agli iscritti. Tipologia clientela: Farmacisti. Mercati: Milano, Lodi, Monza e Brianza Impressione generale Osservazioni generali La situazione generale in relazione al livello di sviluppo ed implementazione del sistema, di copertura dei requisiti e del coinvolgimento dell intera struttura aziendale risulta dimostrata, adeguata ed efficace.

3 Pagina 3 di 6 La tecnica di audit è basata su interviste, osservazioni di attività, esame della documentazione e delle registrazioni con il metodo del campionamento in modo da garantire la copertura di tutti i processi. Adeguatezza del sistema di gestione Il sistema di gestione ed i relativi processi sono risultati conformi ai requisiti dello standard di riferimento con raccomandazioni per il miglioramento. Commenti e osservazioni riguardo gli elementi verificati Contesto dell organizzazione Risultano individuati, verificati e riesaminati i fattori interni ed esterni rilevanti per le finalità ed indirizzi strategici dell organizzazione e che influenzano la sua capacità di raggiungere/conseguire i risultati attesi dal sistema di gestione. (Analisi del contesto interna in accordo a 7S ed esterna in accordo al metodo PEST con evidenza delle priorità PxD 3x3). Esigenze e aspettative delle parti interessate Le parti interessate, rilevanti per il sistema di gestione, sono risultate identificate, come le loro aspettative ed esigenze. L organizzazione ha dato evidenza di monitorare e riesaminare le informazioni ed i requisiti rilevanti per le parti interessate. (Modulo di analisi delle parti interessate: cittadini, farmacisti, ecc.). Campo di applicazione Il campo d applicazione è stato definito dopo determinazione dei confini del sistema di gestione, tenendo conto di fattori interni ed esterni, delle parti interessate e dei requisiti di prodotti e servizi. Sistema di gestione e relativi processi Il sistema di gestione risulta coerente con l effettivo contesto aziendale, rispondente ai requisiti delle norme di riferimento e coerente con gli obiettivi dell organizzazione. I processi dell organizzazione sono definiti così come le loro interazioni. Leadership e impegno La Direzione ha dimostrato impegno e pieno coinvolgimento nello sviluppo del sistema di gestione, nell assumersi la responsabilità dell efficacia dello stesso, nel soddisfare i requisiti del cliente ed i requisiti cogenti applicabili, nell accrescere la soddisfazione del cliente in maniera continuativa e nel promuovere l approccio del risk based thinking a tutti i processi organizzativi individuati e rilevanti. (Analisi dei rischi mediante modello SWOT). L organizzazione risulta definita in un organigramma chiaro con mansionario in rappresentazione tabellare per ogni funzione completo di indicazioni di responsabile, collaboratore, informato e titolare della decisione. Le modalità di comunicazione e relazione con la direzione, in merito all andamento prestazioni, sono esplicitate. Pianificazione L evidenza che la pianificazione sia stata svolta considerando il contesto e le parti interessate risulta dimostrata. Risultano determinati i rischi ed opportunità necessari per affrontare e fornire assicurazione che il sistema di gestione possa conseguire i risultati attesi, per accrescere gli effetti desiderati, per prevenire gli effetti indesiderati e per conseguire il miglioramento. (SWOT + Obiettivi di qualità).

4 Pagina 4 di 6 Le azioni per affrontare tali rischi e opportunità, sono definite e documentate; le stesse risultano monitorate nel loro avanzamento e valutate in termini di efficacia. Obiettivi Gli obiettivi assegnati alle funzioni, ai livelli e ai processi pertinenti, sono stabiliti e la coerenza con la politica aziendale, la concretezza e la misurabilità sono assicurati così come la coerenza con il contesto e gli orientamenti strategici dell organizzazione. Riesame della direzione (delibera 26/17 del , consuntivo anno 2016, e delibera 50/17 del ). Obiettivi strategici approvati dal consiglio il La specifica gestione in termini di programmazione, con risorse, responsabilità e termini definiti e modalità di valutazione dei risultati, è menzionata. Supporto La disponibilità delle risorse necessarie a stabilire, attuare, mantenere e migliorare il sistema di gestione risulta essere dimostrata, adeguata ed efficace. Nel corso dell audit è stata presa visione delle infrastrutture esistenti e dell ambiente di lavoro, in merito alla loro idoneità per la conduzione dei processi. Gestione della conoscenza Le competenze e le conoscenze sono valutate con sistematicità e regolarità e in funzione dei risultati viene definito il fabbisogno formativo e le eventuali azioni necessarie. Informazioni documentate Le informazioni documentate richieste dal sistema di gestione per la qualità risultano disponibili, identificate, idonee all uso ed adeguatamente protette e conservate. La documentazione di origine esterna è gestita, identificata e protetta. La conservazione delle informazioni documentate è adeguata ed efficace. Attività operative I processi descritti relativi a: pianificazione della realizzazione del prodotto, processi relativi al cliente, produzione ed erogazione del servizio, sono risultati conosciuti, implementati e rispettati come da evidenze rilevate e riportate nelle specifiche checklist. Monitoraggio e misurazione dei processi/prodotti: i controlli di prodotto/servizio vengono eseguiti secondo quanto stabilito. La definizione dei metodi di controllo e delle frequenze risulta adeguata al contesto organizzativo. Controllo degli output non conformi La gestione dei prodotti/servizi non conformi risulta eseguita secondo quanto stabilito e le verifiche di efficacia sono svolte sistematicamente.

5 Pagina 5 di 6 Valutazione delle prestazioni L analisi e valutazione dei dati è sistematica con monitoraggio mediante indicatori di performance specifici. Sono analizzati i dati relativi alla conformità di prodotti e servizi, alle prestazioni del sistema di gestione, all efficacia di azioni intraprese per affrontare rischi e opportunità, alle prestazioni dei fornitori esterni, all esigenza di miglioramenti del sistema di gestione. Soddisfazione del cliente: vengono raccolte ed analizzate le informazioni riguardo la percezione del cliente relativamente al soddisfacimento dei suoi requisiti e delle sue aspettative. Gli audit interni sono risultati pianificati ed attuati secondo i programmi e gli obiettivi assegnati. La programmazione ha considerato gli aspetti derivanti dal contesto e dai rischi correlati ai singoli processi. Il personale dedicato è risultato adeguatamente qualificato e le informazioni documentate disponibili dimostrano la copertura di tutti i processi aziendali. Il riesame della direzione, è stato predisposto considerando come elementi di ingresso tutti i requisiti previsti dalle normative in oggetto. Dal riesame emergono le opportunità per il miglioramento, ogni esigenza di modifica o aggiornamento del sistema e le risorse eventualmente necessarie. Miglioramento In funzione degli output del riesame sono disponibili le opportunità di miglioramento relativamente a prodotti e servizi che considerano anche esigenze ed aspettative future, volte anche alla prevenzione e riduzione di rischi ed effetti indesiderati e che comportano miglioramenti delle prestazioni. Non conformità e azioni correttive Il processo di gestione soddisfa i requisiti normativi. Il processo include l analisi dell efficacia delle azioni intraprese. Miglioramento continuo Il sistema è adeguato e modificato in funzione delle esigenze e sono costantemente considerati i risultati dell analisi, della valutazione e del riesame per verificare la presenza di eventuali opportunità. Valutazione delle azioni implementate in seguito alle osservazioni rilevate nell ultimo audit 1 Con l introduzione dell archiviazione informatica sarebbe opportuno introdurre indicatori sul numero di documenti archiviati e loro consistenza. Ok, indicatori disponibili. Aspetti particolarmente positivi I punti di forza dell organizzazione sono riconducibili a: 1 Forte motivazione del personale ed elevata professionalità. 2 Estrema informatizzazione dei processi (sw gestionale OrdineP). 3 Ottimi livelli di servizio. 4 Sofisticati metodi di valutazione del personale. 5 Gestione dei crediti formativi ECM per gli associati. 6 Elevata maturità del sistema di qualità. 7 Trasparenza verso il pubblico (amministrazione trasparente). Utilizzo di marchi e/o altri riferimenti alle norme certificate Utilizzo controllato del marchio di certificazione SQS.

6 Pagina 6 di Adempimento dei requisiti e richiesta di rilascio della certificazione Requisito presente, richiesta di rilascio della certificazione per ISO 9001:2015 Requisito presente, richiesta di rilascio della certificazione con non conformità minori per Requisito non presente Non conformità maggiori In seguito alla valutazione positiva delle azioni correttive, si richiede il rilascio della certificazione In seguito all esito positivo del post-audit, si richiede il rilascio della certificazione Validità della certificazione Inizio validità dalla delibera della richiesta Inizio validità senza interruzione della scadenza dei certificati 1.4. Prossima verifica Audit straordinario Audit di mantenimento Audit di ricertificazione Post-Audit Verifica condizioni (vedere Osservazioni) Data Giovedì, 7 giugno Osservazioni Tale attività sarà coordinata dal lead auditor SQS Ing. Giorgio Ippolito e verrà confermata a mezzo almeno un mese prima dello svolgimento. Durante tale audit di mantenimento saranno verificati i processi come da programma triennale allegato al piano di audit. 2. Non conformità 2.1. Non conformità maggiori (major Non-Conformity) Non è stata rilevata nessuna non conformità maggiore Non conformità minori (minor Non-Conformity) Non è stata rilevata nessuna non conformità minore. 3. Suggerimenti per il miglioramento continuo 1 Collegare se possibile i fattori del contesto, specialmente quello esterno, a driver misurabili. L auditor ringrazia i responsabili e tutto il personale dell organizzazione per l ospitalità, l assistenza, la cooperazione dimostrata e per aver messo a disposizione le risorse che hanno consentito la conduzione della verifica. Zollikofen, 27 giugno 2017 IPG/ISL