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1) COME ABILITARE DOCUMENTI POSTALI NEL MENU Innanzitutto è necessario abilitare il servizio. Dal menù file scegliere la voce opzioni. Selezionare Documenti Postali come servizio di postalizzazione. Confermare con il tasto verde e chiudere il programma. Una volta riaperto comparirà il tasto Documenti Postali in alto a destra. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 2
2) COME ATTIVARE DOCUMENTI POSTALI COME SERVIZIO DI POSTALIZZAZIONE Per attivare Documenti Postali come servizio di postalizzazione andare nella barra del menù. Selezionare dati di accesso al servizio Documenti Postali. ScegIiere l amministratore, inserire le credenziali che Documenti Postali vi ha fornito al momento della registrazione, successivamente confermare con il tasto verde. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 3
3) COME SPEDIRE LE TUE COMUNICAZIONI Simuliamo ora l invio di un bilancio, prima di tutto è necessario selezionare il condominio dalla voce del menù scelta stabile, cliccare due volte sull icona dei puntini, scelgliere lo stabile e confermare. Andare su stampe annuali e selezionare: stampe elenco voci di spesa. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 4
Con la W di word è possibile cambiare il font o impostare i margini del documento, cliccando sull icona di Documenti Postali il sistema mi fornirà le istruzioni per procedere con l invio del mio bilancio. Quindi stampare il documento in anteprima mediante l icona rappresentata dalla lente d ingrandimento. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 5
Effettuare l export in formato PDF e salvare il file nel proprio computer. Per postalizzare il mio bilancio andare su invio documenti nella barra del menù Documenti Postali. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 6
In questa maschera è possibile filtrare a chi mandare la mia comunicazione, se a fornitori o condòmini e se escludere l e-mail. Una volta effettuata la scrematura dell invio, confermo. Selezione dei partecipanti: posso selezionare con sì o no i miei destinatari. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 7
In questa maschera decido le impostazioni di stampa: il tipo di invio, fronte/retro, bianco-nero/colore, l email di notifica e le note da far pervenire a Documenti Postali al momento della stampa. Con la prima delle icone in basso a destra allego il PDF del bilancio che ho salvato o qualsivoglia altro pdf. Cliccando la spunta verde la mia spedizione partirà. Se l operazione è andata a buon fine, lo stato risulterà: ok. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 8
4) INVIO DI COMUNICAZONI PERSONALIZZATE CON I BOOKMARK Simuliamo ora l invio di una comunicazione che prevede la personalizzazione del documento con i bookmark. Il Bookmark è un piccolo codice applicato al documento che serve dividere le pagine. Questo va impostato in caso di comunicazione personalizzate. Innanzitutto scegliere lo stabile. Successivamente andare su stampe annuali e scegliere modifica testi convocazione assemblea. Una volta deciso il testo dell assemblea e word come tipo editor, confermo con il tasto verde. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 9
Posizionarsi in basso a sinistra, successivamente andare in campi unione nella barra del menù in alto, inserire <@bookmarkdp> salvare ed uscire. Questa operazione andrà esguita solo la prima volta, il bookmark rimarrà a salvato. Tornare in stampe annuali, stampa convocazione d assemblea e settare i parametri. Quando la mia Convocazione è pronta per essere spedita, schiacciare il tasto DP in basso a sinistra, il sistema mi fornirà le istruzioni su come procedere con l invio. Quindi stampare il documento in anteprima, selezionare i nominativi, effettuare l export in formato PDF e salvare nel proprio computer. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 10
Per inviare la corrispondenza andare in Documenti Postali nella barra del menù, invio documenti e selezionare nella maschera che si apre: Documento base con Bookmark. In questa maniera ogni persona riceverà il suo documento personalizzato. Selezionare il tipo di invio e le impostazioni di stampa, allegare la convocazione che ho salvato, il sistema assegnerà in automatico i documenti ai nominativi corrispondenti. Allegare eventuali pdf aggiuntivi e cliccare la spunta verde. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 11
Se l operazione è andata a buon fine, lo stato risulterà: ok. 5) FASCICOLAZIONE DI STAMPA La fascicolazione di stampa è la funzione che permette di inviare più comunicazioni create dal programma in un unico file. Come sempre, è necessario scegliere innanzitutto lo stabile, successivamente andare in stampe annuali e selezionare fascicolazione di stampe. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 12
Seleziono i documenti da mandare ai condòmini. Se clicco sull icona di Documenti Postali il sistema mi fornirà le istruzioni su come procedere con la mia postalizzazione. Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 13
Selezionare i partecipanti con sì o no. Effettuare l export in pdf e salvare nel proprio computer. Allegare il file alla spedizione creata tramite la funzione invio documenti dal menù Documenti Postali. Se la mia spedizione è andata a buon fine lo stato risulterà ok. Buon lavoro con DOCUMENTI POSTALI Via Pio XII, 14 35100 Vigonza PD Tel: 049/625142 Fax 049/893973 Numero Verde 800508770 P.I. 03596650279 Documenti Postali srl, Via Pio XII 14 35010 Vigonza, PD Tel: +(39) 049 625142 Mail: info@documentipostali.it Pag. 14