Istituto Nazionale di Previdenza per i Dipendenti dell Amministrazione Pubblica Manuale per l'accesso ai servizi di posta elettronica e intranet da postazioni esterne per dipendenti non in Versione 1.4
Pag. I INDICE pag. 1. INTRODUZIONE... 4 2. MODALITÀ DI ACCESSO AL SERVIZIO... 4 3. FUNZIONI DISPONIBILI... 4 3.1 RICHIESTA DI ABILITAZIONE ALLA VISIONE DI EMAIL/INTRANET... 4 3.2 NOTIFICHE AL RICHIEDENTE... 7 3.3 ALTRE FUNZIONALITÀ DISPONIBILI PER IL PERSONALE IN CONGEDO... 11 3.3.1. Modifica l indirizzo di posta elettronica personale... 12 3.3.2. Modifica del periodo di congedo... 14 3.4 FUNZIONALITÀ PER IL DIRIGENTE... 15 3.4.1. Presa visione della richiesta di abilitazione... 16 3.4.2. Blocco della richiesta di abilitazione... 16 4. UTILIZZO DEL PDF ALLEGATO ALLE MAIL DI NOTIFICA... 17
Pag. II INDICE DELLE FIGURE pag. FIGURA A: VOCE DEI SERVIZI PERSONALI... 4 FIGURA B: MODULO RICHIESTA ACCESSO... 5 FIGURA D: ESEMPIO DI AVVISO DI ERRORE... 6 FIGURA E: AVVISO DI AVVENUTA REGISTRAZIONE DELLA RICHIESTA... 7 FIGURA F: EMAIL DI AVVISO AL RICHIEDENTE... 8 FIGURA G: PDF ALLEGATO ALLA MAIL DEL RICHIEDENTE... 9 FIGURA H: EMAIL DI ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO RICHIESTO... 10 FIGURA I: EMAIL DI DISATTIVAZIONE DEL SERVIZIO... 11 FIGURA J: PAGINA DI MODIFICA DELLA RICHIESTA... 12 FIGURA K: MODIFICA DELLA EMAIL... 13 FIGURA L: LA EMAIL È STATA MODIFICATA... 14 FIGURA M: ACCESSO AL CALENDARIO... 14 FIGURA N: MODIFICARE LA DATA UTILIZZANDO IL CALENDARIO... 15 FIGURA P: EMAIL ALLA DIREZIONE... 16 FIGURA Q: MESSAGGIO DI AVVENUTA PRESA VISIONE... 16 FIGURA R: MESSAGGIO DI AVVENUTO BLOCCO... 17 FIGURA S: EMAIL DI NOTIFICA DEL BLOCCO AD OPERA DELLA DIREZIONE... 17 FIGURA T: SELEZIONE PER L INVIO DELLA EMAIL... 18 FIGURA U: ESEMPIO DI INVIO TRAMITE OUTLOOK... 18 FIGURA V: ESEMPIO DI SALVATAGGIO DELLA RICHIESTA DA INVIARE MANUALMENTE... 19
Pag. 4 di 19 1. INTRODUZIONE Questo manuale descrive le modalità di utilizzo dell applicazione Servizi Online per i Dipendenti, disponibile per il personale in assenza giustificata e accessibile dall Area Riservata dei portali internet e intranet dell Istituto. 2. MODALITÀ DI ACCESSO AL SERVIZIO Il servizio è accessibile dal portale internet e intranet dell Istituto tramite la sezione Servizi Personali dal menù proposto sulla sinistra della pagina di Area Riservata. Selezionare la voce Accesso alla Posta Elettronica e Intranet. 3. FUNZIONI DISPONIBILI 3.1 RICHIESTA DI ABILITAZIONE ALLA VISIONE DI EMAIL/INTRANET Nella sezione Servizi Personali della pagina di Area Riservata selezionare la voce Accesso alla Posta elettronica e intranet. Figura A: Voce dei Servizi Personali Si accede immediatamente al modulo di Richiesta Accesso già comprensivo dei dati anagrafici del dipendente richiedente:
Pag. 5 di 19 Figura B: Modulo Richiesta Accesso Per migliorare la visibilità del modulo è possibile adattarlo al proprio schermo modificando il fattore di ingrandimento. Usando il pulsante continuo si riempie la finestra con tutta la pagina per poterla scorrere in modo Nella parte superiore del modulo sono visibili il logo, il titolo del modulo e la descrizione del servizio oggetto della richiesta. Più in basso è visibile l elenco dei destinatari della richiesta, non modificabile, dove compare la direzione della struttura organizzativa di appartenenza dell utente. Immediatamente sotto, il modulo si compone di tre sezioni: A. La prima sezione riporta in automatico i dati del dipendente, non modificabili. B. La seconda sezione è relativa alla scelta dell indirizzo di posta elettronica personale del dipendente, dove va inserito (e confermato) l indirizzo a cui il dipendente desidera ricevere le comunicazioni. E possibile inserire l indirizzo di posta elettronica privato, ovvero un indirizzo diverso da quello assegnato al dipendente dall Istituto. C. La terza sezione è relativa alla motivazione e al periodo di richiesta di attivazione del servizio, che non può essere inferiore a 15 giorni. Espandendo la casella a discesa
Pag. 6 di 19 della motivazione vengono riportanti in automatico alcuni dei principali motivi di assenza dal posto di lavoro, per i motivi non contemplati nell elenco si sceglie la voce: Fuori sede per altri motivi apparirà un campo di testo libero denominato: Specificare il motivo. Nell ultima sezione in basso è presente la data della richiesta, non modificabile, ed il bottone per l invio dei dati. Alla pressione del bottone viene effettuata la verifica dei campi obbligatori (quelli con l asterisco) ed il controllo di congruenza dei dati. In caso di errore viene visualizzato un avviso tipo il seguente: Figura C: Esempio di avviso di errore Premendo OK si ritorna al modulo ed il cursore è posizionato sul campo errato. Se i dati sono stati tutti correttamente inseriti, dopo qualche secondo viene visualizzato il seguente avviso:
Pag. 7 di 19 Figura D: Avviso di avvenuta registrazione della richiesta Premendo OK si torna al modulo, in alto a destra è presente il numero di registrazione della richiesta ( Rif. 070/002139 ). Questo numero identifica univocamente la richiesta appena registrata e va comunicato all Help desk in caso di problemi. Il modulo può essere salvato utilizzando l icona e può ancora essere utilizzato per richiedere in un secondo tempo la modifica del periodo di congedo (ad esempio in caso di inserimento errato) oppure per modificare il proprio indirizzo di posta elettronica (vedi le altre funzionalità del servizio descritte più avanti). 3.2 NOTIFICHE AL RICHIEDENTE Subito dopo l invio della richiesta, il richiedente riceve una mail di segnalazione dell avvenuta presa in carico (vedi la maschera nella figura che segue):
Pag. 8 di 19 Figura E: Email di avviso al richiedente Nella figura sopra riportata si noti che il destinatario della mail coincide con l indirizzo email indicato dall utente al momento dell invio della richiesta. Il pdf allegato alla mail può essere utilizzato per modificare l indirizzo di posta oppure il periodo di congedo:
Pag. 9 di 19 Figura F: PDF allegato alla mail del richiedente E importante considerare che se la data di inizio del periodo di congedo è uguale o antecedente alla data di registrazione della richiesta, l attivazione del servizio avviene immediatamente, altrimenti l attivazione del servizio avverrà alla data - segnalata dal dipendente - di inizio del periodo di congedo. Ad abilitazione avvenuta, il richiedente riceve la seguente mail di notifica:
Pag. 10 di 19 Figura G: Email di attivazione del servizio richiesto Il PDF allegato alla Mail Istruzioni.pdf descrive la procedura per accedere al Anche ad abilitazione avvenuta, il richiedente può ancora effettuare modifiche alla richiesta già inoltrata. Allo scadere del periodo richiesto oppure in caso di blocco del servizio da parte della Dirigenza (come descritto più avanti), il servizio viene automaticamente disabilitato ed il richiedente riceve la seguente Email di notifica:
Pag. 11 di 19 Figura H: Email di disattivazione del servizio 3.3 ALTRE FUNZIONALITÀ DISPONIBILI PER IL PERSONALE IN CONGEDO E possibile effettuare modifiche alla richiesta di abilitazione in qualsiasi momento, ad eccezione dei casi in cui la richiesta risulta scaduta o bloccata. Per modificare i dati, accedere ad Area Riservata come già descritto in precedenza. Verrà presentata la maschera con i dati riepilogativi della richiesta già effettuata (vedi ad esempio la successiva figura I). Si possono modificare il periodo di congedo e l indirizzo di email dove ricevere le notifiche.
Pag. 12 di 19 Figura I: Pagina di modifica della richiesta 3.3.1. Modifica l indirizzo di posta elettronica personale E possibile modificare l indirizzo di posta elettronica personale dove si desidera ricevere le notifiche, limitatamente ad eventi strettamente legati allo stato della richiesta stessa. Per fare ciò, inserire nel campo Email* l indirizzo come desiderato e premere il tasto Tab - cioè il tasto immediatamente a sinistra del tasto Q sulla tastiera del computer - la pagina web apparirà come segue:
Pag. 13 di 19 Figura J: Modifica della Email Scrivere nuovamente l indirizzo di Email nel campo Conferma Email* e premere il pulsante Invia la modifica. Se le informazioni inserite nei campi email e conferma email sono identiche, dopo qualche secondo viene visualizzato il seguente avviso:
Pag. 14 di 19 Figura K: La Email è stata modificata Da questo momento ogni notifica inerente lo stato della richiesta viene inviata al nuovo indirizzo di email segnalato dal dipendente. 3.3.2. Modifica del periodo di congedo E possibile modificare il periodo di congedo, specificando le date di inizio e fine periodo, con l accortezza di indicare un periodo minimo di 15 giorni solari. Per facilitare l inserimento della data è possibile utilizzare il calendario. Portando il cursore del mouse sulla data, premere il pulsantino a destra della data stessa: Figura L: Accesso al calendario
Pag. 15 di 19 Figura M: Modificare la data utilizzando il calendario Impostare la data nel calendario e premere il pulsante Invia la modifica. In assenza di errori sulle date, viene ricevuto il seguente messaggio: 3.4 FUNZIONALITÀ PER IL DIRIGENTE La dirigenza può prendere visione della richiesta di abilitazione effettuata dal dipendente e può bloccare o meno la richiesta. Sarà cura del dirigente verificare la correttezza della richiesta del dipendente, controllando la veridicità della dichiarazione circa il titolo dell assenza. Ad ogni richiesta di abilitazione il Dirigente riceve la comunicazione riportata nella figura che segue nella cassetta postale della Direzione di appartenenza:
Pag. 16 di 19 Figura N: Email alla direzione 3.4.1. Presa visione della richiesta di abilitazione La presa visione della richiesta di abilitazione al servizio da parte di un dipendente viene registrata nel sistema informatico ma non comporta alcun tipo di conseguenza sulla richiesta a cui si riferisce. La registrazione della presa visione viene segnalata al Dirigente con un apposito messaggio: Figura O: Messaggio di avvenuta presa visione 3.4.2. Blocco della richiesta di abilitazione Il blocco della richiesta di abilitazione comporta la disattivazione del Il blocco viene segnalato al Dirigente con un apposito messaggio:
Pag. 17 di 19 Figura P: Messaggio di avvenuto blocco Se il servizio era già stato precedentemente abilitato per il dipendente, il servizio viene disabilitato. Il blocco della richiesta comporta l invio della seguente notifica al richiedente: Figura Q: Email di notifica del blocco ad opera della Direzione 4. UTILIZZO DEL PDF ALLEGATO ALLE MAIL DI NOTIFICA Nei casi in cui l accesso ad Area Riservata sia temporaneamente non disponibile, il Dipendente ed il Dirigente che ricevono una mail di notifica possono ugualmente accedere alle funzionalità messe a loro disposizione - ad esempio la modifica della richiesta oppure la segnalazione della presa visione o il blocco dell abilitazione - tramite gli appositi pulsanti presenti nel pdf allegato alla stessa mail. In questi casi l invio della comunicazione avviene tramite posta elettronica. Alla pressione del pulsante viene visualizzato il seguente messaggio:
Pag. 18 di 19 Figura R: Selezione per l invio della email La scelta di Applicazione desktop per e-mail consente di utilizzare la propria applicazione preferita di gestione della posta elettronica: Figura S: Esempio di invio tramite Outlook A questo punto per inviare la email utilizzare l apposito pulsante, non è necessario modificare nulla. In alternativa, se non si dispone di una propria applicazione di gestione della posta elettronica (es. Outlook, Eudora, Intellimail, ecc.) o semplicemente se si preferisce utilizzare un gestore di posta online (google, tiscali, libero, ecc.), è possibile scegliere E-mail Internet e salvare sul proprio computer i dati della segnalazione:
Pag. 19 di 19 Figura T: Esempio di salvataggio della richiesta da inviare manualmente Successivamente è possibile recuperare il file della richiesta salvato sul proprio computer e inviarlo in allegato ad una email indirizzata a GestPariOpportunita@inpdap.gov.it utilizzando il proprio servizio di posta internet preferito.