Esercitazione Exel: il foglio di lavoro B.1 Introduzione Exel è un applicazione che serve per la gestione dei fogli di calcolo. Questo programma fa parte del pacchetto OFFICE. Le applicazioni di Office hanno un interfaccia comune, simile a quella di tutte le applicazioni per Windows. Vengono eseguite in una finestra in cui, sotto la barra del titolo, compare la barra dei menu, con menu a tendina che scendono quando vengono selezionati; possono essere presenti una o più barre degli strumenti. È possibile inoltre integrare informazioni provenienti da applicazioni differenti (per esempio inserire in un documento creato con Word un grafico creato con Exel) ma anche creare un unico documento riunendo documenti creati con applicazioni diverse. B.2 La cartella di lavoro Avviando Exel viene presentata una cartella di lavoro (vedi figura B.1) che contiene dei fogli di lavoro in cui è possibile immettere i dati. Si può aprire una cartella di lavoro esistente con il comando Apri del menu File. Il comando Nuovo dello stesso menu permette di aprire una cartella di lavoro nuova. Dopo aver predisposto i dati in una cartella, o apportato modifiche, è necessario salvare la cartella con i comandi Salva o Salva con nome del menu File. Fig. B.1 L ambiente di lavoro Exel Una cartella di lavoro nuova presenta alcuni fogli i nomi dei quali appaiono in basso, sulle linguette dei fogli; il nome del foglio attivo appare in grassetto. Per spostarsi da un foglio all altro basta selezionare la linguetta del foglio desiderato; facendo clic con il pulsante destro del mouse sui pulsanti a sinistra delle linguette, si ottiene un menu con i nomi dei fogli della cartella di lavoro. Si può aggiungere un foglio prima del foglio attivo scegliendo Foglio di lavoro dal menu Inserisci ; il foglio attivo può essere eliminato scegliendo Elimina foglio dal menu Modifica, può inoltre essere spostato o copiato scegliendo Sposta o copia foglio dal menu Modifica o trascinando il foglio nella posizione desiderata (tenendo premuto il tasto Ctrl per ottenere la copia anziché lo spostamento). Per cambiare il nome di un foglio basta fare doppio clic sulla linguetta del foglio e inserire il nuovo nome; è possibile anche utilizzare il comando Rinomina del sottomenu che si ottiene 1
scegliendo Foglio dal menu Formato ; lo stesso sottomenu permette anche di nascondere un foglio o di inserire un immagine grafica come sfondo. I comandi per le operazioni di gestione dei fogli sono disponibili anche nel menu di scelta rapida dei fogli, che si ottiene facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta di un foglio. B.3 Il foglio di lavoro Il foglio di lavoro è diviso in celle, ognuna individuata da una lettera che rappresenta la colonna di appartenenza e da un numero che rappresenta la riga di appartenenza; lettera e numero costituiscono il riferimento alla cella. In ogni cella si può inserire una costante (che può essere un valore numerico, una data, o del testo) o una formula di calcolo. Nella Casella nome, a sinistra della barra della formula, compare il nome (lettera della colonna e numero della riga) della cella su cui è posizionato il cursore. Si può spostare il cursore sul foglio con i tasti freccia o selezionando una cella con il mouse. Per spostarsi più rapidamente si possono utilizzare le combinazioni Ctrl Home e Ctrl Fine che permettono rispettivamente di tornare direttamente alla cella A1 o all ultima cella contenente dati del foglio. È inoltre possibile portare il cursore direttamente in una cella desiderata specificandone il nome nella Casella nome o usando il comando Vai a del menu Modifica. Si possono nascondere delle righe o colonne del foglio per visualizzare o stampare solo i dati desiderati. Per nascondere righe o colonne basta selezionarle e scegliere Riga o Colonna dal menu Formato e poi Nascondi ; per visualizzare le righe o colonne nascoste bisogna selezionare un intervallo che includa le colonne desiderate e scegliere Riga o Colonna dal menu Formato e poi Scopri. La larghezza delle colonne può essere variata scegliendo Colonna dal menu Formato. La voce Larghezza standard del sottomenu permette di impostare la larghezza standard delle colonne; la voce Larghezza permette di variare la larghezza di una o più colonne selezionate; la voce Adatta permette di adattare la larghezza delle colonne al contenuto delle celle selezionate. La larghezza delle colonne può essere variata anche posizionando il cursore sul bordo destro dell intestazione della colonna (assume la forma di una freccia a due punte) e trascinando fino alla dimensione desiderata; facendo doppio clic nello stesso punto la larghezza della colonna viene regolata in base alla voce più lunga presente nella colonna. Lo stesso discorso vale per l altezza delle righe. Infatti è possibile stabilire l altezza scegliendo Riga dal menu Formato. B.4 L inserimento dei dati B.4.1 Inserimento di un dato in una cella Si può inserire un dato in una cella posizionando il cursore sulla cella desiderata e digitando il dato. L immissione nella cella viene completata quando si sposta la selezione su un altra cella con il tasto invio, con uno dei tasti di posizionamento o con il mouse; premendo Invio la selezione si sposta sulla cella sottostante. La cella in cui vengono immessi i dati è la cella attiva, che è evidenziata da un bordo spesso (esiste sempre una sola cella attiva). Ciò che si sta scrivendo compare anche sulla barra della formula; posizionando il cursore su una cella occupata, sulla barra della formula compare il contenuto per esteso della cella stessa, anche se sul foglio appare troncato. 2
B.4.2 Il testo e i numeri Per inserire del testo in una cella basta selezionare la stessa e digitare il testo. Quest ultimo viene normalmente allineato a sinistra nella cella. I numeri vengono normalmente allineati a destra. Se un numero non può essere contenuto in una cella vengono visualizzati dei simboli #. B.4.3 Le formule Le formule sono delle espressioni che indicano delle operazioni da eseguire utilizzando valori inseriti in altre celle. Ad una cella si fa riferimento indicando la lettera della colonna e il numero di riga. Una formula inizia sempre con il simbolo = e può contenere gli operatori +, -, *, %, ^, operatori di confronto o l operatore di testo & che concatena due valori di testo. Ad esempio la formula =C4+D4 richiede che venga sommato il contenuto delle celle A2 e B2. Se una formula non può essere calcolata correttamente viene visualizzato un valore di errore (i valori di errore sono preceduti da un simbolo #). Nella cella che contiene la formula non si vede la formula stessa ma il risultato del calcolo; la formula si può vedere sulla barra della formula posizionando il cursore sulla cella. Per vedere nelle celle le formule anziché i risultati bisogna scegliere Opzioni dal menu Strumenti e attivare la casella Formule nella scheda Visualizza. Il grande vantaggio di un foglio elettronico è che i calcoli vengono fatti automaticamente e aggiornati quando cambia uno dei dati di partenza. B.5 Formattazione dei dati Si può dare ai dati l aspetto desiderato applicando delle opzioni di formattazione mediante il comando Celle del menu Formato. Il comando Celle presenta una finestra di dialogo composta da varie schede che permettono di impostare numerose opzioni di formattazione. La scheda Numero permette di applicare un formato numerico incorporato. Oltre al formato Generale, alcuni dei formati numerici incorporati sono: o il formato Numero che permette di evidenziare i numeri negativi; o il formato Valuta per valori monetari; o il formato Percentuale per valori in percentuale (i numeri vengono moltiplicati per 100 e fatti seguire dal simbolo %) o il formato Testo per rappresentare i numeri come testo; o i formati Data e Ora per la rappresentazione di date e ore; Tra le varie schede presenti è degna di nota la scheda Protezione. Essa permette di proteggere una cella in modo che non possa essere cancellata o modificata e nemmeno spostata o ridimensionata, attivando la casella di controllo Bloccata. Questa opzione ha effetto soltanto se è stata attivata la protezione del foglio che si ottiene scegliendo Protezione dal menu Strumenti e poi Proteggi Foglio. Il comando viene poi modificato in Rimuovi protezione foglio per disattivare la protezione. 3
B.6 Modifica del foglio Per sostituire il contenuto di una cella basta fare clic sulla cella e digitare il nuovo valore. Per modificare il contenuto di una cella bisogna fare doppio clic sulla cella oppure apportare le modifiche sulla barra della formula con il cursore posizionato sulla cella stessa. Il contenuto di una cella può essere spostato o copiato selezionando la cella, o una parte di essa, e utilizzando i comandi Taglia, Copia e Incolla del menu Modifica. Le celle possono essere spostate o copiate per trascinamento, posizionando il cursore sul bordo della selezione e trascinando le celle nella nuova posizione. Per effettuare una copia delle celle bisogna tenere premuto il tasto Ctrl mentre si effettua il trascinamento È possibile inserire nuove righe o colonne o intervalli di celle in un foglio usando i comandi Righe, Colonne e Celle del menu Inserisci, dopo aver selezionato le righe, le colonne o l intervallo di celle che si intende spostare per fare spazio all inserimento. È inoltre possibile eliminare intere righe o colonne o intervalli di celle selezionando le righe, le colonne o le celle e utilizzando il comando Elimina del menu Modifica. Il comando Cancella permette invece di eliminare solo il contenuto delle celle. B.7 Sintassi delle formule Una formula può fare riferimento a singole celle o a intervalli. Per riferirsi a un intervallo si indica la prima e l ultima cella con l operatore di intervallo due punti (:). Esempi di intervalli sono: o C1:C10 le prime 10 celle sulla colonna C; o D6:G9 tutte le celle comprese tra la riga 6 e la 9 e la colonna D e la colonna G; Quando l intervallo include intere righe o colonne si può usare una forma abbreviata: o F:F l intera colonna F; o 7:7 l intera riga 7; o A:H tutte le colonne da A a H; o 6:9 tutte le righe da 6 a 9. Usando l operatore punto e virgola (;) è possibile formare l unione di due o più intervalli non adiacenti; lasciando uno spazio tra i due intervalli si genera l intersezione degli intervalli. o E4;L7 è l unione delle due celle E4 e L7; o C8:F8 E6:E10 è l intersezione dei due intervalli cioè la cella E8. Si possono inoltre inserire dei riferimenti a celle o intervalli in una formula oltre che digitandoli anche semplicemente selezionando la cella o l intervallo. Quando si sposta una cella contenente una formula i riferimenti in essa contenuti rimangono invariati; vengono invece automaticamente modificati i riferimenti alla cella spostata in modo da indicare la stessa cella nella nuova posizione. Quando si copia una formula i riferimenti ad altre celle nella formula di partenza vengono adattati in modo da rispettare la posizione relativa rispetto alla cella di destinazione nella formula. Un esempio chiarirà il discorso. Se nella cella D7 si trova la formula =D5+D6 (quindi la somma delle due celle precedenti sulla stessa colonna) e viene copiata nella cella M7, si ottiene la nuova formula =M5+M6 (le due celle precedenti sulla stessa colonna). 4
Affinché una formula non venga modificata durante un operazione di copia i riferimenti alle celle nella formula devono essere specificati in modo assoluto e non relativo; affinché un riferimento venga interpretato come assoluto deve essere preceduto dal simbolo $. Per esempio, perché in un operazione di copia la formula =F6/P9 rimanga immutata, bisogna scriverla come =$F$6/$P$9. B.8 Le funzioni Una funzione è una formula che svolge alcune operazioni in modo automatico, restituendo un risultato che può essere di vario tipo, per esempio numerico o di tipo testo. Gli argomenti della funzione vanno indicati tra parentesi tonde e separati da un punto e virgola. Ad esempio alcune delle principali funzioni sono le seguenti: o RADQ(X) calcola la radice quadrata del numero X; o POTENZA(X;P) eleva alla potenza P il numero X; o SOMMA(X1; X2; ) restituisce la somma di due o più numeri. B.9 Prima esercitazione: la gestione del foglio B.9.1 Inserimento ed eliminazione di fogli Per inserire un nuovo foglio di lavoro, oltre a quelli presenti occorre: 1. aprire il menu Inserisci 2. selezionare la voce Foglio di lavoro Viene creato un nuovo foglio che appare attivo. È possibile osservare che viene posto immediatamente a sinistra del foglio dal quale si è eseguita la procedura di inserimento. Ora, se vogliamo spostare il nuovo foglio in ultima posizione: 1. selezionare Modifica dal menu 2. dal menu a tendina selezionare la voce Sposta o copia foglio. Si aprirà una finestra di dialogo. 3. selezionare la voce sposta alla fine, quindi fare clic su Ok Il foglio attivo verrà spostato in fondo rispetto agli altri fogli, ossia verrà visualizzato come la linguetta più a destra. Per esercizio si eseguano arbitrariamente spostamenti di fogli. Per eliminare il foglio attivo occorre: 1. dal menu principale scegliere Modifica 2. selezionare quindi la voce Elimina foglio. Appare una finestra di dialogo che chiede la conferma o meno dell eliminazione del foglio. B.9.2 Cambio del nome di un foglio Per rinominare un foglio bisogna: 1. in corrispondenza del foglio da rinominare selezionare Formato 2. quindi Foglio e Rinomina. Digitare il nome prescelto. 5
B.10 Seconda esercitazione: inserimento dei dati Si inseriscano dei dati di formato Generale in corrispondenza delle celle relative alla colonna C, dalla riga 1 alla 10. La lunghezza delle stringhe di caratteri deve essere variabile. Come si può osservare i caratteri numerici vengono (per default) allineati a destra, mentre le lettere sono allineate a sinistra. I caratteri alfanumerici vengono allineati a sinistra. Alcuni dei dati immessi devono avere una lunghezza superiore alla larghezza della colonna C. Così facendo questi ultimi saranno visualizzati interamente, ma andranno a coprire parte della colonna D adiacente alla C. È necessario quindi allargare la colonna C in base alla stringa di caratteri più lunga contenuta nella relativa cella: 1. porsi in corrispondenza del bordo destro dell intestazione della colonna C. Il puntatore assumerà la forma di una freccia a due punte. 2. fare doppio clic; la colonna risulterà allargata in base alla maggiore lunghezza della stringa contenuta nella cella. Si provi a variare la larghezza delle colonne manualmente. B.11 Terza esercitazione: righe e colonne Si aggiungano dei dati alla colonna D, dalla riga 1 alla 10, nello stesso foglio dell esercitazione precedente. Supponiamo ora di voler nascondere i valori inseriti precedentemente nelle celle della colonna C. Il poter nascondere righe o colonne è utile allorquando si desidera, ad esempio, stampare solamente i dati desiderati. Nel nostro caso la procedura da seguire è: 1. selezionare la colonna C mediante un clic sull intestazione della colonna C. 2. dal menu si scelga Formato, poi Colonna e quindi Nascondi L effetto è quello di far scomparire la colonna C; in verità quest ultima è nascosta tra la B e la D. Infatti è possibile notare una linea di demarcazione più netta tra le colonne B e D. Per far riapparire la colonna C occorre: 1. selezionare un intervallo che contenga la colonna C; è sufficiente ad esempio considerare l intervallo B-D. 2. dal menu scegliere Formato, Colonna e quindi Scopri. Riapparirà la colonna C con i relativi dati inizialmente inseriti. Per esercizio nascondere e scoprire righe a proprio piacimento. Il procedimento è del tutto simile a quello effettuato per le colonne. B.12 Quarta esercitazione: utilizzo delle formule B.12.1 Somma di due numeri Supponiamo di dover eseguire la somma tra due numeri. Si inserisca quindi il primo numero nella cella B4 ed il secondo nella cella B5. Lo scopo è quello di visualizzare il risultato della somma tra l operando memorizzato in B4 e quello in B5, nella cella B6. 6
Si rende allora necessario l utilizzo della barra della formula per inserire la formula B6=B4+B5. Si ricordi che qualunque formula inizia con il carattere =. Si selezioni la cella B6 e si digiti: =B4+B5 premendo Invio si ottiene il risultato in corrispondenza della cella B6. Ciò che appare è un numero che corrisponde al risultato della somma, ma in B6 è memorizzata una formula e non un numero! Tale formula fa riferimento alle celle B4 e B5. Si ripeta l esperienza utilizzando gli operatori e *. B.12.2 Valori di errore Può accadere che il risultato di una formula non abbia senso. In questo caso il valore di errore è preceduto da un simbolo #. Vediamo ora come questo possa accadere. Si inserisca in corrispondenza della cella A1 il valore 6 e in A2 il valore 0. In A3 si inserisca la formula: =A1/A2 Da un punto di vista matematico l operazione 6/0 non ha senso, infatti in corrispondenza della cella A3 si ottiene un valore di errore. B.13 Quinta esercitazione: gestione delle celle Si costruisca un foglio elettronico relativo ai risultati conseguiti dagli alunni delle classi prime di un liceo. Più precisamente tale foglio deve illustrare: le classi, il numero degli alunni, il numero dei promossi, la percentuale dei non ammessi alla classe successiva. Si inserisca infine la percentuale totale dei non ammessi per tutte e cinque le sezioni. Si inseriscano i seguenti dati: A B C D E F 1 Classi 1A 1B 1C 1D 1E 2 N. Alunni 28 28 26 27 26 3 Promossi 25 24 25 24 22 4 Non ammessi =(B2-B3)/B2 5 6 Totale Fig. B.2 Tabella dei risultati Come si può osservare dalla figura B.2, in corrispondenza della cella B4 c è una formula che fa riferimento al contenuto delle celle B2 e B3. Tale formula esegue la differenza tra il numero totale degli alunni e quello degli studenti promossi, fratto il numero totale degli alunni. È da tenere in particolare considerazione la presenza delle parentesi. Il risultato di tale formula deve essere espresso in percentuale per cui: 1. si selezioni la cella B4 2. dal menu principale scegliere la voce Formato, quindi Celle. Si aprirà una finestra relativa al formato delle celle. 7
3. si selezioni la voce Numero 4. nel campo sottostante alla voce Categoria selezionare Percentuale. Quindi fare clic su Ok. A questo punto verrà visualizzata la percentuale dei non promossi della classe 1 A. Per calcolare i risultati relativi alle altre classi basta utilizzare delle formule del tutto simili a quella memorizzata nella cella B4. Si potrebbe utilizzare lo stesso metodo visto in precedenza, ma risulterebbe relativamente lungo e dispendioso! Il procedimento più rapido è il seguente: 1. si selezioni la cella B4 2. dal menu si scelga la voce Modifica, quindi Copia. La cella verrà evidenziata da un bordo tratteggiato. 3. si selezionino contemporaneamente le celle C4, D4, E4 ed F4. Tale operazione è resa possibile tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse. 4. dal menu si scelga la voce Modifica, quindi Incolla. Si ottiene così il risultato di figura B.3 A B C D E F 1 Classi 1A 1B 1C 1D 1E 2 N. Alunni 28 28 26 27 26 3 Promossi 25 24 25 24 22 4 Non ammessi =(B2-B3)/B2 =(C2-C3)/C2 =(D2-D3)/D2 =(E2-E3)/E2 =(F2-F3)/F2 5 6 Totale Fig. B.3 Inserimento della funzione somma Per esprimere il risultato in percentuale si effettua lo stesso procedimento visto in precedenza. Occorre ora calcolare la percentuale di non promossi dell intero liceo. A tal fine si utilizza la funzione SOMMA(). 1. si selezioni la cella B6. 2. si digiti =SOMMA(B4:F4). Per esprimere il risultato in percentuale si proceda come in precedenza. B.14 Sesta esercitazione: protezione del foglio Potrebbe accadere che qualcuno abbia intenzione di manomettere i nostri dati. Per far fronte a questo rischio è possibile proteggere il foglio. Il procedimento è il seguente: 1. dal menu selezionare Strumenti. Si apre un menu a tendina. 2. selezionare Protezione, quindi Proteggi foglio. Apparirà la finestra Proteggi foglio. 3. inserire la password in corrispondenza del relativo campo. Fare clic su Ok. Si presenterà una finestra di conferma della password appena digitata. 4. digitare nuovamente la password e premere Invio. Se la password viene dimenticata, non può essere recuperata. Inoltre è necessario riprodurre esattamente la sequenza di lettere minuscole e maiuscole. 8
Se si prova ad effettuare una modifica dei dati, appare una finestra di dialogo che informa l utente che il foglio è protetto. Per rimuovere tale protezione: 1. selezionare la voce Strumenti dal menu principale. Si apre il menu a tendina. 2. selezionare Protezione, quindi Rimuovi protezione foglio. Apparirà una finestra per l inserimento della password. 3. inserimento della password nel relativo campo, quindi premere Invio. Ovviamente occorre ricordarsi la password! 9