1. ACCESSO AL SISTEMA La prima schermata cui si accede consente le seguenti operazioni: Login Registrazione nuovo utente Recupero password e/o nome utente 2. LOGIN E RECUPERO DATI DI ACCESSO L accesso avviene indicando user e password Fare attenzione che nell immissione della password viene verificata anche l esattezza di maiuscole e minuscole. Il recupero della password è possibile attraverso due modalità, inserendo la mail o il nome utente, la password verrà inviata all indirizzo mail di registrazione. In caso di nuovo utente occorre scegliere la funzione di Registrazione. P a g i n a 1
3. REGISTRAZIONE Per registrarsi al sistema occorre inserire: Nome utente: il nome utente deve essere non usato precedentemente da altri utenti, non deve contenere spazi, deve essere lungo al massimo 20 caratteri. Indirizzo email: viene controllata l esattezza formale dell indirizzo email, nel sistema si possono inserire anche mail già esistenti. Si segnala che registrazioni diverse con la stessa mail saranno oggetto di controllo per evitare abusi nell utilizzo del sistema. Tipo di attività: va scelto se ci si registra per le Espressioni artistiche di strada o per i Mestieri Artistici di Strada. Le due tipologie, secondo regolamento accedono con modalità diverse alle prenotazioni. Tipologia di registrazione: ci si può registrare come artista singolo o come gruppo. Una volta inseriti i dati corretti si riceverà una mail, all indirizzo indicato, con una password temporanea che si consiglia di variare. P a g i n a 2
4. Descrizione ambiente La schermata è molto semplice, a sinistra l elenco delle funzionalità disponibili, in alto il nome utente con cui si ha accesso. Due bottoni consentono le seguenti funzionalità: Logout: consente di scollegarsi al servizio, raccomandiamo di farlo al momento in cui si abbandona una postazione pubblica. Cambio password: consente di modificare la password, inserendo la password corrente. Una volta effettuata la variazione si riceverà una mail di conferma. 5. LE FUNZIONALITA L artista ha accesso alle seguenti schede: Dati personali Repertorio Prenotazioni Comunicazioni Alcune funzionalità non sono disponibili a seconda dello stato in cui si trova l utente P a g i n a 3
L utente può trovarsi in uno dei seguenti stati: Nuovo: è lo stato dell utente appena iscritto Da autorizzare: è lo stato dell utente che ha chiesto la approvazione e non è stato autorizzato Autorizzato: è lo stato dell utente che può operare sul sistema Revisione: è l utente che deve rivedere alcuni dati della propria scheda Sospeso: è lo stato dell utente che per qualche motivo è stato sospeso dall uso del sistema e non può operare 6. Dati personali Consente di gestire la scheda dell artista o del grupp o I dati sono: Nome d arte Dati anagrafici Dati di residenza Dati di contatto Alcuni dati sono obbligatori. Tutti i dati sono modificabili nella fase di preparazione o nella fase di revisione. Nelle altre alcuni dati non sono modificabili. Di seguito alcune note relative alla compilazione. Minore: per i minori tutti i dati (tranne nome, cognome, codice fiscale del minore) debbono essere quelli del genitore o del tutore. Analogamente anche il documento dovrà essere quello del del genitore o tutore. Ricordiamo che questi dovrà essere presente durante la esibizione Caricamento e visualizzazione Documento: (CORREGGERE) Le operazioni possibili che appaiono in alto a destra sotto il titolo sono: Salva: consente di salvare i dati immessi. In fase di preparazione o di revisione, se si compilano tutti i campi obbligatori appare il pulsante Chiedi approvazione (Verificare campi obbligatori) Chiedi approvazione: al momento in cui si richiede l approvazione il sistema chiede la approvazione della informativa sulla Privacy, del regolamento del sistema Stradaperta e della liberatoria SIAE. Si apre una finestra che consente di dare o meno il consenso alle varie voci, P a g i n a 4
nonché di visualizzare io scaricare i vari documenti di cui si da l approvazione. Il pulsante Avanti compare solo dopo aver dato il consenso alle parti per cui il consenso è obbligatorio. 7. Prenotazione Spazi per le ESPRESSIONI ARTISTICHE DI STRADA Per la prenotazione si accede alla voce di menù Prenotazione giornaliera. La schermata presenta il dettaglio della prenotazione attiva e la lista delle prenotazioni precedenti. La prenotazione può avere diversi stati schematizzati nella figura seguente: P a g i n a 5
La procedura prevede i seguenti stati: In preparazione Richiesta di approvazione Approvata Archiviata Non conclusa E possibile in ogni momento, sino all inizio del primo spettacolo tornare alla fase di preparazione oppure cancellare la prenotazione stessa. Tutte le operazioni di prenotazione vengono conservate per evidenziare eventuali usi anomali del sistema Preparazione E possibile prenotare turni/postazioni a partire dal giorno successivo a quello in cui si prenota, oppure dal giorno stesso se si prenota entro le 9:00 del mattino. In questo caso però non è garantito che l ufficio comunale provveda in tempi utili ad approvare la prenotazione. Non è possibile effettuare una nuova prenotazione se l artista ne ha già una in corso (questa limitazione riguarda anche i casi in cui gli utenti siano registrati come membri di gruppi artistici che abbiano effettuato una prenotazione; allo stesso modo un gruppo artistico non potrà prenotare se uno dei suoi membri ha una prenotazione in corso). Per un riepilogo delle regole e dei limiti di prenotazione che riguardano il Comune di Milano, si veda questo prontuario: http://milano.stradaperta.it/res/pdf/regolamento_milano.pdf Cliccando sul pulsante Nuova prenotazione si accede alla pagina di inserimento turni/postazioni. P a g i n a 6
Con il pulsante Torna al riepilogo si ritorna alla pagina principale. Nella parte superiore si possono scegliere: Comune presenta la lista dei comuni nei quali l artista può effettuare la prenotazione Repertorio l artista scegli lo spettacolo che vuole rappresentare Data vengono presentate le date nelle quali è possibile la prenotazione secondo il regolamento del comune scelto Nella parte inferiore viene presentata la lista delle postazioni disponibili Per ogni postazione cliccando su dettaglio si accede a tutti i dati descrittivi della postazione, mentre cliccando su posizione si accede alla mappa per verificare dove la postazione è situata. Le colonne a destra mostrano le postazioni disponibili. Se il riquadro è vuoto non è previsto l uso della postazione per quell orario. Se si tratta di postazione disponibile i vari colori indicano la disponibilità: Rosso: la postazione è prenotata. In questo caso cliccando sul pulsante dettagli si vede il nome dell artista che occupa la postazione. In rosso sono segnate anche le postazioni precedentemente possibili ma rese indisponibili (ad esempio per avvenute necessità) e bloccate (a causa di interferenza acustica con altre postazioni occupate) Giallo: la postazione è libera ma non è disponibile. Cliccando sul pulsante dettagli si vede la motivazione della indisponibilità. Le motivazioni possono essere: - Esiste una prenotazione nello stesso orario, impossibile prenotare un'altro punto nella stessa fascia oraria - Esiste già una prenotazione nella stessa postazione dello stesso utente durante la stessa giornata (regolamento Comune di Milano) - Ci sono già prenotazioni dello stesso luogo nell'arco di 30 giorni in numero superiore a quello consentito (4 per il Comune di Milano) - La tipologia dello spettacolo non è compatibile con la postazione - Lo spettacolo non è compatibile con la postazione per emissione sonora - Non è possibile montare strutture - Le dimensioni dello spazio non sono sufficienti Azzurro: postazioni occupate dall artista che sta facendo la prenotazione Verde: postazioni libere P a g i n a 7
Se la postazione è libera è possibile procedere con la prenotazione. Può succedere che nel frattempo la postazione sia divenuta indisponibile ed allora appare un avviso. Via via che si aggiungono prenotazioni i luoghi prernotati appaiono in una lista nella pagina principale. Si possono effettuare le seguenti operazioni: Cancellazione di una prenotazione: dopo la conferma viene liberato lo spazio Cancella tutte: vengono cancellate tutte le prenotazioni fatte Richiesta autorizzazione Viene richiesta la autorizzazione alla occupazione degli spazi. La richiesta deve avvenire entro 2 ore dall inizio della procedura di prenotazione, la data limite viene riportata in testa alla pagina, altrimenti il sistema libera automaticamente i posti. Richiesta autorizzazione Quando la prenotazione si trova in questo stato è possibile solo la revisione cliccando sul pulsante Rivedi Autorizzazione approvata Una volta generata l autorizzazione l utente può stamparla. Quando la prenotazione si trova in questo stato l utente, fino al giorno di inizio del primo turno prenotato, può effettuare la revisione della prenotazione, cancellando o aggiungendo turni/postazioni. Qualsiasi modifica della prenotazione fatta in questa fase riporta prenotazione nello stato Da Approvare. P a g i n a 8
A prenotazione avviata invece (il termine è il giorno di inizio del periodo prenotato) è possibile cancellare uno o più turni. Il sistema genera una nuova autorizzazione pre-approvata (non c è quindi bisogno di attendere di nuovo l approvazione dell ufficio) contenente un nuovo codice. L autorizzazione dovrà essere ristampata. Il codice precedente non risulterà più valido. Per aggiungere nuove postazioni e turni a prenotazione già iniziata, sarà invece necessario cancellare TUTTI i turni precedentemente prenotati e non ancora effettuati e provvedere a riformulare da capo la prenotazione. Eventuali segnalazioni di mancato utilizzo, per giustificato motivo, di uno o più turni di prenotazione, qual ora non sia stato possibile cancellare il turno prima dell orario di inizio, andranno indirizzate al back office (sportello comunale competente). L ufficio provvederà a rimuovere i turni prenotati dall archivio relativo alle prenotazioni dell artista, anche ai fini del computo dei limiti di esercizio per postazione. Autorizzazione archiviata Terminati i turni prenotati sarà possibile effettuare una nuova prenotazione. Per effettuare una nuova prenotazione sarà necessario archiviare la precedente per mezzo della funzione ARCHIVIA che comparirà sulla pagina di prenotazione proprio al termine dell orario dell ultimo turno. Autorizzazione non conclusa E l autorizzazione che non viene perfezionata entro due ore dalla sua apertura P a g i n a 9