MANUALE D USO 2014 pro.kawan-group.eu 6j/7 : 00 333 85 72 29 90 IL MEGLIO DEL CAMPEGGIO FUORI STAGIONE Una selezione di 640 campeggi Premium in EUROPA
CAMPING CHEQUE IN BREVE Una selezione di 640 Campeggi Premium in Europa Tariffa unica 16 la notte 2 persone Un programma di fidelizzazione unico in Europa 2
SOMMARIO La formula CamPing ChEqUE 4-5 Camping Cheque nel vostro campeggio 6 Ciò che comprende Camping Cheque 7 Le date di accettazione 8 Prenotazione 9 Arrivo e partenza dei clienti 10 Sistemi di pagamento Camping Cheque 11 Offerte speciali PagamEnTi E fatturazione 12 Pagamento dei Camping Cheque 13 NOVITA! Distribuzione delle Silver Card 14 Reso dei Camping Cheques cartacei 15 Riepilogo dei Camping Cheque Elettronici 16-17 Fatturazione gli STrUmEnTi di CamPing ChEqUE 18 In caso di problemi 19 Procedura d urgenza 20-21 Un portale Internet professionale 22 La rivista «3Seasons» 23 Evitare reclami 24 Vostri contatti 3
CAMPING CHEQUE NEL VOSTRO CAMPEGGIO Vostra documentazione Modo d uso Camping Cheque Modo d uso lettore della carta Modo d uso per la distribuzione di Silver Card (maggiori informazioni a pag. 13) il vostro equipaggiamento TOP Camping 2013 Lettore della carta connesso al PC Adesivi/Banner Bandiera Una domanda? Chiamateci 00 333 85 72 29 90 e richiedere il Back Office campings 4
CAMPING CHEQUE SUL WEB Per scaricare i nostri loghi e banners, cliccate su: pro.kawan-group.eu Ti invitiamo a collegare il tuo sito al nostro in modo da migliorare la tua visibilità online www.campingcheque.it 5
LA FORMULA CAMPING CHEQUE La formula comprende: una piazzola standard (auto, caravan, camper o tenda) per 2 persone elettricità nella misura di 6 A o 5 kw uso delle docce calde un animale da compagnia, se il regolamento del campeggio lo prevede La formula non comprende: tasse turistiche o tasse ecologiche (nelle località dove sono obbligatorie) persone supplementari extra servizi (che saranno fatturati come da listino del campeggio) consumo ulteriore di elettricità Il cliente Camping Cheque beneficia degli stessi servizi come qualsiasi altro cliente del campeggio. Qualsiasi camperista, all atto del check-in, deve comunicare al campeggio la modalità di pagamento (presentando i camping cheque cartacei, o elettronici su Silver/Gold card). 16 la notte 2 persone 6
LE DATE DI ACCETTAZIONE Le vostre date di accettazione sono indicate su: la guida sul sito web sull applicazione Smartphone Le informazioni pubblicate sulla guida 2014 sono le stesse che ci avete fornito voi in fase di invio contratto. Le date di accettazione Camping Cheque, sono pubblicate e rese note in tutta Europa, quindi è vostro obbligo mantenerle e rispettarle. In ogni caso, se per ragioni fortuite siete costretti a modificarle, dovete informare il vostro coordinatore o il servizio commerciale in tempi relativamente brevi, al fine di informare rapidamente i nostri clienti. In caso contrario, il cliente potrà pretendere un rimborso, che sarà poi fatturato a vostro carico. Camping Cheques accettati Le date di accettazione si intendono come date di soggiorno. Quindi l ultimo giorno indicato deve sempre corrispondere alla data di partenza del cliente dal campeggio. 7 Camping Cheques accettati
PRENOTAZIONI La formula Camping Cheque è una formula che non richiede alcuna prenotazione. Tuttavia, noi lasciamo la possibilità ai clienti Camping Cheque di prenotare in anticipo se lo preferiscono. 3 possibilità: 1. il campeggio propone la prenotazione gratuita a tutti i clienti Camping Cheque. Questa prenotazione vi arriverà sotto forma di Email, con specifica del periodo. Non esitate a confermare! Vostro dovere è di mantenere la prenotazione valida sino alle ore 17.00 del giorno di arrivo. 2. il campeggio propone la prenotazione gratuita solamente ai clienti gold Card. Questa prenotazione vi arriverà sotto forma di Email, con specifica del periodo (solo per titolari di Gold Card). Non esitate a confermare! Vostro dovere è di mantenere la prenotazione valida sino alle ore 17.00 del giorno di arrivo. 3. il campeggio consiglia vivamente la prenotazione solo in alcuni periodi dell anno Come appena menzionato, applicherete dunque le varie modalità di prenotazione ai clienti Camping Cheque, che gradiscono prenotare. 8
L ARRIVO E LA PARTENZA DEL CLIENTE registrazione del cliente «Camping Cheque» Sin dall atto del check-in il cliente vi dovrà informare su come salderà il proprio soggiorno, se con Camping cheque cartacei o elettronici, altrimenti sarete voi a chiederlo. Se pagheranno tramite cheque elettronici vi forniranno la loro carta Silver o Gold. Il cliente che non ha effettuato alcuna prenotazione non è obbligato a lasciare i propri camping cheque a deposito della prenotazione stessa. Solamente il cliente che ha effettuato in anticipo la prenotazione, all arrivo sarà tenuto a lasciare un deposito. La partenza del cliente I camping cheque cartacei forniti dal cliente devono essere compilati (senza staccare il talloncino) con tutte le indicazioni del cliente. Il cliente ha ricevuto una fattura nel momento di acquisto dei camping cheque, voi non dovete pertanto emettere alcun documento fiscale al cliente. Tuttavia se vi fa richiesta potete lasciare, potete lasciare una semplice ricevuta. Per maggiori informazioni in merito ai pagamenti con carta (Silver o Gold), potete consultare il manuale d uso del lettore carta. 9
MODALITA DI PAGAMENTO La Silver Card E una carta con microchip che permette di acquistare dei Camping Cheque elettronici. Le notti sono accreditate sulla carta e poi addebitate dal campeggio. novita : distribuite le Silver Card e vi sarà riconosciuta una commissione pari al 3% sul valore complessivo degli cheque caricati sulla carta. (per maggiori informazioni vedere pag. 13) La gold Card I titolari di Gold Card sono i nostri migliori clienti in tutta Europa. Tale carta è stata creata per meglio fidelizzare i clienti alla rete Camping Cheque, attribuendo loro dei punti fedeltà per soggiorno (funzione automatica). La carta è caricabile di numero di notti ogni qual volta il cliente lo desideri, persino durante il suo stesso giorno. l with Trave comp o edom lete fre Lo cheque cartaceo Il camping cheque cartaceo è un buono che si compone di due parti, voi dovrete trattenere lo cheque integro (senza staccare il talloncino) il tutto debitamente compilato con i dati personali del cliente. 10 novita : i titolari di Silver Card e Gold Card beneficiano di un programma di fedeltà unico in Europa: per ogni 25 cheque utilizzati, Camping Cheque offre loro uno cheque, quindi una notte.
OFFERTE SPECIALI 6=7 11=14 Al momento della compilazione del questionario, voi avete proposto alcune offerte speciali. Le offerte speciali sono 6=7 (7 notta offerta), 11=14 (12, 13 e 14 notte offerte sono cumulabili nel limite di 28 giorni consecutivi. Esempio: se un cliente soggiorna 21 notti nel vostro campeggio, egli vi darà 17 camping cheque totali (11 cheques che rientrano nell offerta 11=14 + 6 cheques che rientrano nell offerta 6=7). Queste offerte compariranno nella pagina della guida Camping Cheque 2014 dedicata alla vostra struttura e sul sito www.campingcheque.com come anche sull applicazione Smartphone Camping Cheque. Se invece avete dedicata delle offerte speciali ai clienti titolari di Gold Card, queste verranno gestite come le offerte precedentemente menzionate. 11
PAGAMENTO DEI CAMPING CHEQUE Camping Cheques cartacei Camping Cheques elettronici 2013-2014 (15 ) 10,50 11,25 2014-2015 (16 ) 11,20 12,00 12
SILVER CARDS - DISTRIBUZIONE E PAGAMENTO novità! 3 % di remunerazione aggiuntiva Alcuni campeggi hanno scelto di distribuire Silver Cards ai propri clienti, essi saranno ricompensati del 3% sul totale degli cheque caricati sulle carte. i BEnEfiCi Per voi: Vi sarà riconosciuta una provvigione del 3% sul valore degli cheque acquistati Le carte, trasmesse gratuitamente, vi saranno attribuite automaticamente Tale provvigione vi sarà riconosciuta sino a quando il cliente utilizzerà la carta e sino a quando voi sarete un campeggio membro del circuito Camping Cheque. Potrete seguire tutti i movimenti in tempo reale dalla vostra sezione web dedicata. Per i vostri clienti: Un regalo utile con un concreto valore aggiunto: risparmiano 6 Euro (prezzo abituale di vendita) e beneficiano di una tariffa unica di Euro 16.00 a notte su 640 campeggi. 13 1. ORDINATE LE CARTE 2. PRESENTATE I VANTAGGI DI CAMPING CHEQUE 3. OFFRITE LE SILVER CARD AI VOSTRI CLIENTI 4. AIUTATE I VOSTRI CLIENTI AD ATTIVARE LA LORO NUOVA per telefono all agente di Camping Cheque del proprio Paese su Internet, 24h/24, dal menu «Order», poi «Activate your Silver Card» 5. INVOGLIATE IL CLIENTE A CARI- CARE SUBITO ALCUNI CHEQUE per telefono all agente di Camping Cheque del proprio Paese su Internet, 24h/24, dal menu «Ooder», poi «Camping Cheque» modo d USo 6. SEGUITE I VOSTRI PAGAMENTI E I VOSTRI REPORT All interno della vostra sezione PRO pro.kawan-group.eu, Rubrica Financial La vostra provvigione su Silver Card Consultate in tempo reale le vostre carte attivate e gli cheques acquistati. Scaricate i report mensili per procedere alla fatturazione ipad 0:41 AM 16 VIEW MORE VIEW MORE 1 2 3 Safari Mail Vidéos Music 2013 109 Activated cards 6=7 431 Loaded cheques Activity from 1 march to 31 march
RESO DEI CAMPING CHEQUES CARTACEI i camping cheque cartacei devono essere spediti 2 volte a stagione o al raggiungimento di nr. 400 cheque. 1 Conservate il talloncino strappabile (la parte di sinistra dello cheque) come giustificazione contabile. I camping cheque cartacei sono processati da una macchina a lettura ottica. Il numero dello cheque deve essere sempre leggibile e mai danneggiato. 2 raggruppate gli cheque per anno di validità. Utilizzate degli elastici o delle graffette per l invio degli cheque. 3 inviate il tutto per raccomandata o tramite corriere internazionale; meglio se ben confezionati ed imballati, evitando semplici buste, in quanto i coupon persi nel caso non saranno corrisposti. 4 aggiungere al vostro invio, una fattura conforme al modello / esempio che troverete a pag. 17 Conservare il talloncino Spedire colla fattura indirizzo per la spedizione delle fatture Kawan Group Bureau Central Camping Cheque France 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes France 14
I CAMPING CHEQUE ELETTRONICI Per la fatturazione dei camping cheque elettronici, dovrete scaricare la lista mensile delle transazioni dal nostro portale internet a partire dal giorno 5 del mese successivo. (Esempio, la lista di Maggio sarà disponibile a partire dal 5 giugno) Nel menù financial, 1 Connettetevi al sito pro : pro.kawan-group.eu 2 Entrate con vostro login e password* 3 Scegliete «Your statements for digital cheques» 4 Selezionate il mese che desiderate scaricare nel menù a tendina, così come se in lingua Francese o Inglese) 5 Cliccate su OK. Il file PDF rappresenterà il totale delle transazioni realizzate in quel mese, e comprende anche le transazione fatte in procedura d urgenza. La prima pagina riepilogativa può considerarsi già fattura. Se non volete stampare un altra fattura, basterà inviarci questo formato, con vostra firma e timbro ed inviarcela * Avete dimenticato Login o Password? Consultare pagina 20 15
LA FATTURAZIONE Troverete qui di seguito una esempio di fattura da inviarci su carta intestata del vostro campeggio. non dovrete mai far comparire il valore nominale dello cheque, ma il totale al netto delle commissioni. (cf p 13 et facture ci-contre). Quindi mai far comparire l importo di 15 o 16. Siete pregati di distinguere sulla vostra fattura gli cheque a 15 Euro (acquistati prima del 2014) e quelli a 16 acquistati dal 2014. inoltre vogliate inviarci anche le coordinate bancarie corrette del vostro conto corrente (rib/iban + Swift).. 16
ESEMPIO DI FATTURA Intestazione del Campeggio SAS KAWAN GROUP Nome della società 12 rue Alfred Kastler Indirizzo, paese, n registrazione della società F-71530 FRAGNES Partita IVA TVA : FR06418679643 Nome del campeggio Data Fattura: N di Fattura (il num. deve corrispondere al numero di fatturazione della vostra contabilità) Numero dei camping cheque cartacei: 2013 / 2014 x 10,50 = 2014 / 2015 x 11,20 = Numero dei camping cheque elettronici (Silver Card / Gold Card) : 2013 / 2014 x 11,25 = 2014 / 2015 x 12,00 = Rendiconto del mese di Importo totale (tasse e iva inclusa) = Del quale IVA ( %) = 17
IN CASO DI PROBLEMI il vostro lettore di carta non funziona? abbiamo pensato ad una procedura alternativa che vi permette di far partire in tutta serenità il vostro cliente. In quali casi? 1. La carte non funziona o la carta è stata rubata/smarrita. Potete utilizzare tale procedura e domandare al cliente di contattare il nostro servizio clienti, che invierà nei tempi più brevi possibili una nuova carta sostitutiva al cliente, in maniera che non venga penalizzato. 2. il lettore di carta non funziona Dopo aver contattato il nostro servizio dedicato, (numero : 0033 385 72 29 95), potete collegarvi al sito internet ed effettuare l addebito online seguendo la procedura d urgenza descritta di seguito. Voi dovete utilizzare il sito solo in questi 2 casi e solo nel giorno di partenza del cliente. Logicamente la transazione sarà impossibilitata se il saldo del conto carta è insufficiente. helpline 6 giorni su 7 00 333 85 72 29 95 18
PROCEDURA D URGENZA Come fare? Collegatevi al sito Internet Pro di Camping Cheque pro.kawan-group.eu per realizzare l addebito online. 1 Entrate con vostra Login e password* Cliccate su «financial». Nel menù di sinistra selezionate «Emergency procedure» 2 Compilate il formulario I campi «Date», «Login name», «Number of cheques to debit» e «Cause of problem» sono obbligatori. 3 Confermate dopo la verifica dei dati La transazione è registrata sul vostro conto e su quello del cliente. Stampate la pagina. Alain Alain Alain Alain Fragnes Alain Fragnes * Avete dimenticato Login o Password? Consultare pagina 20 19
PRO.KAWAN-GROUP.EU Un portale internet Professionale Il nostro sito Internet Pro è il Vostro referente per tutte le informazioni riguardanti Camping Cheque, Holiday Cheque e Kawan Villages. Per accedervi, cliccate il sito pro.kawan-group.eu, inserite la vostra login e password (se li avete smarriti, basta cliccare su Passwod forgotten? ed una email con i dati vi verrà in breve tempo inviata). 1 Cliccate su Passwod forgotten? 2 Poi scrivete la vostra Email (quella menzionata sulla guida Camping Cheque) 20
PRO.KAWAN-GROUP.EU il sito è disponibile in 2 lingue (inglese e francese) e vi permette di: scaricare I vari loghi e le immagini dei vari prodotti, utilizzandoli così sui vostri depliant e sul vostro sito internet. scoprite le fiere dove noi saremo presenti ogni stagione consultate il manuale d uso e la fatturazione di Silver Card e Gold Card aggiornate i vostri dati personali e amministrativi nella sezione mio conto L aggiornamento delle prossime edizioni della guida si faranno direttamente dall accesso a questo sito. 21
RIVISTE 3 SEASONS aiutateci a parlare di voi! La rivista è un prezioso mezzo di comunicazione e di scambio di informazioni tra la struttura e i clienti Gold Card che viaggiano in bassa stagione. 52 pagine Pubblicazione di 3 numeri all anno (Gennaio, Aprile e Luglio) 5 lingue Diffusione a più di 50 000 tesserati Gold Card in Europa e in 6 Fiere Europee Potrete pubblicare le novità del vostro campeggio (informazioni diverse da quelle pubblicate sulla guida) : Offerte speciali Soggiorni a tema Gli eventi in bassa stagione Le modifiche apportate al campeggio Nuova classificazione (stelle o categoria) Le informazioni dovranno pervenirci entro la fine dei mesi di: ottobre, gennaio e maggio. anche se non siete sicuri, fateci avere in ogni caso tali informazioni, insieme a foto per meglio illustrarle. 22 contact@kawan-group.eu
EVITARE SOLITI LIGITI i litigi solitamente riguardano: le date di accettazione nei campeggi dei coupon camping cheque le date di apertura di alcuni servizi Vi preghiamo dunque di rispettare le date che ci avete comunicato e che compaiono di conseguenza nella guida 2014 Vi ricordiamo inoltre che, solo in caso di forze maggiori, voi siete sempre obbligati ad accogliere ed accettare i clienti Camping Cheque, in conformità alle date pubblicate. La validità di tali informazioni sono di vostra. il pagamento tramite carta. Nell ambito del programma di fidelizzazione, più i clienti utilizzano le loro carte, più essi vengono ricompensati.pertanto, vi preghiamo di ben accettare sempre le loro carte (Silver o Gold) per il pagamento del soggiorno. il forfait del consumo di elettricità. Tale forfait previsto da Camping Cheque comprende un uso pari nel limite di 6 A o 5 kw/al giorno (tranne per accordi particolari). Vi consigliamo di verificare sempre il reale consumo e di evitare di fatturare consumi superiori se non realmente usufruiti. 23
Camping Cheque 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes France Tel. + 33 (0)3 85 72 29 90 Service Back Office campings Il vostro sito internet pro : pro.kawan-group.eu VOSTRO COORDINATORE Camping cheque è un marchio commerciale di SAS KAWAN GROUP