Welfare aziendale e Flexible Benefit:

Welfare aziendale e Flexible Benefit: Una ricetta per aumentare engagement e produttività del capitale umano

Secondo una recente indagine realizzata da The Economist in collaborazione con Towers Watson, oltre il 50% delle aziende europee ed italiane ritiene che le maggiori criticità da affrontare entro il 2020 nell ambito delle politiche retributive riguardino l adeguamento dell offerta di benefi t all evoluzione della forza lavoro (anche a fronte della crescente diversità culturale, di età e di genere), la fl essibilità del luogo e degli orari di lavoro (es. smart working) e l introduzione di piani di benefi t di tipo fl essibile, che consentano ai dipendenti di scegliere le prestazioni più coerenti con le proprie esigenze. Anche l indagine Staying@work condotta da Towers Watson nel 2013, a cui hanno partecipato 892 aziende nel mondo e 65 in Italia (G r a fi c o1 ), dimostra che nel nostro Paese la capacità dell azienda di offrire soluzioni per la gestione dello stress, generato soprattutto dalla diffi coltà di conciliare i carichi ed orari di lavoro con la vita privata, è il fattore che più incide sulla motivazione dei dipendenti (engagement), seguito dall immagine dell azienda stessa sul mercato del lavoro (employer branding). Grafico 1. Le fonti di stress secondo le aziende 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Difficoltà a conciliare lavoro/vita privata per carichi od orari di lavoro 75 85 Staff insufficiente (mancanza di supporto) 71 74 Aspettative dell'azienda non chiare o conflittuali 71 67 Retribuzione inadeguata 58 37 Rischio di perdere il posto di lavoro 51 58 Tecnologie e strumenti di lavoro inadeguati 50 36 Tecnologie che espandono l'orario di lavoro (es. laptop, BB) 50 65 Cultura aziendale poco basata sul lavoro in team e sulla collaborazione 42 45 Possibile riduzione dei benefit 26 35 Italia Globale 2 towerswatson.com

Non stupisce, quindi, che in Italia il tema del welfare aziendale di tipo flessibile stia diventando centrale nelle politiche di gestione del capitale umano delle aziende, che sono sempre più attente a differenziare la propria offerta sulla base delle reali esigenze dei dipendenti, migliorando la propria Employee Value Proposition e l investimento nel capitale umano. I piani di welfare aziendale consentono, quindi, di incidere sulla motivazione perché offrono soluzioni per aumentare il work-life balance e migliorare il benessere dei lavoratori e dei loro nuclei familiari e perché se ben comunicati consentono di fidelizzare il proprio capitale umano ed attrarre talenti dal mercato. I positivi effetti su engagement e produttività dei dipendenti sono accompagnati da significative agevolazioni fiscali e contributive, riconosciute dalla normativa vigente. A parità di costo per il datore di lavoro, infatti, il beneficio netto per il lavoratore derivante dall erogazione di prestazioni sotto forma di benefit è largamente superiore a quello generato dall erogazione dell importo corrispondente in busta paga. Accanto alla previdenza e all assistenza sanitaria, benefit come le coperture assicurative in caso di morte ed invalidità permanente, il rimborso per le spese di istruzione dei figli (asilo nido, scuole, università, campus estivi, libri scolastici) Grafico 2 ed i contributi per le spese sociali e ricreative (es. palestre e circoli sportivi, assistenza domiciliare ad anziani non autosufficienti, ecc.) stanno diventando sempre più diffusi nelle aziende italiane. A questi si aggiungono beni e servizi messi a disposizione dall azienda (es. mensa, disbrigo pratiche ecc.) ovvero a cui i lavoratori e le loro famiglie possono accedere a loro spese, ma a condizioni di favore (es. convenzioni per sconti, servizio di baby sitting a chiamata, ecc.). Grafico 2. Un esempio: le opportunità nei sussidi per lo studio Cash Asilo nido Compenso Lordo cash 1.000 0 Valore figurativo del benefit 0 1.000 Contributi previdenziali a 100 0 carico del dipendente Irpef 387 0 = Compenso Netto 513 0 + Valore del benefit 0 1000 = Valore totale per il dipendente 513 1.000 Rimborso delle spese per: Asilo nido Scuole private di ogni ordine e grado Università e Master Campus estivi (in Italia o all estero) Libri e materiale didattico +95% Fonti: Art. 51 comma 2 lett. f-bis del TUIR Circolare Agenzia delle Entrate 238/E del 2000 Risoluzione Agenzia delle Entrate 378/E del 2007 Cash Asilo nido Compenso Lordo cash 1.000 0 Valore figurativo del benefit 0 1.000 + Contributi previdenziali 300 0 a carico del datore di lavoro (IVS) + Accantonamento TFR 74 0 = Costo del lavoro 1374 0 + Costo del benefit 0 1000 Potenziale risparmio di imposta (IRAP 3,9%) 0 0 Potenziale risparmio di imposta (IRES 27,5%) (costo del lavoro indeducibile) 378 275 (costo del lavoro deducibile) = Costo Azienda 996 725 (costo del lavoro indeducibile) (costo del lavoro deducibile) -31% Nota: I valori riportati sono a titolo meramente esemplificativo. Welfare aziendale e Flexible Benefit 3

Tutto questo rientra in una visione più integrata del sistema di ricompensa (fisso, variabile, benefit), che permette di ottimizzare le politiche retributive e di recuperare efficienza. Il welfare aziendale consente di conciliare l efficacia e la competitività delle politiche retributive, il contenimento dei costi e la costruzione di un employer brand dell azienda, che, proponendosi al mercato del lavoro come un organizzazione orientata al benessere dei dipendenti, può attrarre e fidelizzare il capitale umano migliore. Towers Watson supporta le aziende nell intero processo di disegno ed implementazione del sistema di welfare di tipo flessibile, come illustrato nel Grafico 3, che non può essere il frutto di un iniziativa estemporanea per beneficiare di agevolazioni fiscali, ma deve essere uno strumento finalizzato al benessere dei dipendenti, da cui scaturiscono benefici per l azienda in termini di produttività e fidelizzazione delle risorse e di immagine nel mercato del lavoro. Grafico 3. Un approccio completo al welfare aziendale: le fasi del processo Opinion survey Focus group Misurazione Misurazione Analisi dell offerta attuale Analisi Analisi sociodemografica Distribuzione per fascia d età Distribuzione per genere Composizione dei nuclei familiari Proiezione nel futuro Sito intranet Brochure Eventi Total Reward Statement Comunicazione Implementazione Cliente Disegno Verifica Indagini online Focus group Benchmarking Implementazione Plan design Accordi aziendali Brokeraggio Processi amministrativi Prestazioni Flessibilità Finanziamento del piano La possibilità di personalizzare tale piano attraverso una selezione delle prestazioni (flexible benefit), seppur a parità di costo per l azienda, consente infatti al dipendente di sentirsi protagonista ed all impresa di massimizzare l utilità generata dalle risorse messe a disposizione (cioè il ROI dell iniziativa). 4 towerswatson.com

Le fasi del processo Audit, analisi popolazione ed analisi esigenze La prima fase del processo è costituita dalla mappatura dei benefit già esistenti, soprattutto in termini di coerenza fra costi e prestazioni, seguita dall analisi delle caratteristiche demografiche della popolazione aziendale, che è fondamentale per cogliere tutte le diversità presenti in azienda (per genere, per fascia di età, per composizione del nucleo familiare, per inquadramento, per livelli di reddito, ecc.) e comprendere pertanto le esigenze di lavoratori e dei nuclei familiari. L analisi può essere integrata con una survey interna e/o alcuni focus group, per giungere ad una rappresentazione delle esigenze dei dipendenti e ad una più efficace segmentazione della domanda interna. Partendo dai risultati dell analisi della popolazione aziendale, il nuovo piano va disegnato tenendo conto del trattamento fiscale e contributivo riconosciuto alle varie prestazioni, delle risorse disponibili, del possibile impatto amministrativo e, soprattutto, del livello di flessibilità che l azienda è disposta ad offrire. La possibilità di personalizzare tale piano attraverso una selezione delle prestazioni (flexible benefit), seppur a parità di costo per l azienda, consente infatti al dipendente di sentirsi protagonista ed all impresa di massimizzare l utilità generata dalle risorse messe a disposizione (cioè il ROI dell iniziativa). Disegno e finanziamento del piano Il range delle opzioni a disposizione dei dipendenti sarà una diretta conseguenza delle fasi di analisi preliminare e dell indagine sulle esigenze. In termini di finanziamento del piano, alcune prestazioni possono essere finanziate solo attraverso atti di liberalità dell azienda a favore di tutti i dipendenti o di gruppi omogenei di essi. Si tratta di opere e servizi di utilità sociale regolati dall articolo 100 del TUIR, che devono essere erogati direttamente dal datore di lavoro o da soggetti terzi convenzionati, a cui l azienda destina eventualmente contributi monetari, purchè non entrino mai nella diretta disponibilità dei lavoratori. Una opportunità interessante consiste nel finanziamento di parte del piano welfare attraverso la conversione di parti variabili della retribuzione o il riconoscimento di risorse aggiuntive sotto forma di prestazioni di welfare anziché di incrementi monetari. Si tratta delle fattispecie previste dall articolo 51 del TUIR e, in particolare, della previdenza complementare, dell assistenza sanitaria integrativa, di eventuali polizze assicurative a favore dei dipendenti o di loro familiari (es. copertura per il caso di morte o di invalidità permanente) e di sussidi per lo studio dei figli (che possono assumere la forma di rimborsi a piè di lista delle rette scolastiche o delle spese per i libri scolastici) o per campus estivi, di prestiti aziendali (o di contributi per il pagamento delle rate dei mutui o di altri prestiti). In questa fase Towers Watson può inoltre fornire supporto nel processo di brokeraggio, attraverso le ricerche delle migliori soluzioni sul mercato assicurativo in modo indipendente e con la massima trasparenza nei costi. Implementazione e gestione del piano Nella fase di implementazione del piano può essere necessaria un attività di negoziazione con le controparti sindacali per la definizione della contrattazione di secondo livello. Towers Watson è in grado di affiancare le aziende nell impostazione e nella conduzione delle trattative sindacali per quanto concerne il tema del welfare aziendale. Supporta inoltre le aziende nella impostazione e realizzazione di programmi di intervento, anche coordinati con il sindacato, atti a riformulare gli apparati del welfare aziendale storico (es. cral, servizi di trasporto collettivo, strenne natalizie, premi di anzianità, ecc.) con l obiettivo di realizzare un rapporto migliorativo sotto il profilo costo-beneficio e sotto il profilo di maggiore attualità della offerta di servizi welfare rispetto alle esigenze dei lavoratori. In questa fase Towers Watson può inoltre fornire supporto nel processo di brokeraggio attraverso la ricerca delle migliori soluzioni sul mercato assicurativo, in modo indipendente e con la massima trasparenza nei costi. Nella fase implementativa è importante scegliere quegli strumenti che abbiano caratteristiche di immediatezza e facilità comunicativa, e che possono consentire ai dipendenti di effettuare le scelte tra i vari benefit o servizi messi a disposizione dal piano. L attivazione di un portale internet/intranet dedicato, personalizzato graficamente secondo l employer branding aziendale, consente ai dipendenti non solo di gestire la propria offerta di welfare, ma di accedere inoltre ad un network di fornitori convenzionati e certificati. La gestione amministrativa del programma prevede la gestione delle erogazioni in modalità rimborso spese (ad es. sussidi scolastici), o ad erogazione diretta, l interfaccia con sistemi payroll e con altri sistemi informativi aziendali per la rendicontazione contabile, la gestione di accordi e rinnovi con i fornitori convenzionati, il supporto all utente tramite contact center (numero verde e email), il reporting mensile all azienda sui dati di utilizzo. Welfare aziendale e Flexible Benefit 5

Comunicazione e monitoraggio La comunicazione ha un ruolo chiave. Occorre, infatti, definire in modo appropriato i contenuti e gli strumenti per attuare efficaci politiche di comunicazione del piano di welfare aziendale. Oltre ai contenuti informativi presenti nel portale e alla realizzazione di materiale comunicativo sull utilizzo e sui vantaggi del piano di welfare, la rappresentazione del profilo retributivo complessivo nell ambito del total reward statement, cioè di un rendiconto personalizzato, atto a valorizzare non solo la componente monetaria (fissa e variabile), ma anche quella non monetaria (benefit e perquisite) dell offerta, consente all azienda di massimizzare il ritorno dell investimento effettuato, poiché il dipendente è pienamente consapevole dei benefici di cui è fruitore. Da ultimo, occorre sottolineare l importanza dell ultima fase, quella del monitoraggio dei risultati. E fondamentale che le aziende introducano stabilmente i benefit e i perquisite fra i temi oggetto di indagine nelle proprie periodiche opinion survey interne. Come le politiche di offerta nei confronti dei clienti esterni, anche i piani di welfare aziendale vanno continuamente rivisti ed aggiornati alla luce dell evoluzione della popolazione di destinatari e di fattori esogeni (es. cambiamenti nella normativa fiscale). Occorre pertanto che il processo diventi circolare, in un ottica di continuo miglioramento dell offerta aziendale in materia di welfare. Grafico 4. Un esempio dei contenuti di un piano People care Piano di assistenza sanitaria Copertura infortuni Copertura caso morte e invalidità Piano pensionistico Consulenza medica e pediatrica Check-up medico Assistenza anziani Time and money saving Consulenza legale e fiscale Disbrigo pratiche Sussidi allo studio e asilo nido Corsi di lingue Corsi di formazione extra-professionale Prestito aziendale o rimborso parziale rate Mensa e palestra aziendale Budget virtuale Mobility Auto aziendale Navette aziendali Convenzioni con mezzi pubblici Easy shopping e tempo libero Convenzioni con fornitori Viaggi 6 towerswatson.com

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Towers Watson Towers Watson è una società leader a livello mondiale nel settore della consulenza direzionale e organizzativa. Supporta le organizzazioni a migliorare i propri risultati attraverso una gestione efficace delle risorse umane, del rischio e degli aspetti finanziari. Con 14.000 dipendenti in tutto il mondo offriamo soluzioni in aree quali la gestione dei programmi benefit, la gestione dei talenti e la remunerazione dei dipendenti oltre alla consulenza nella gestione del capitale e del rischio di impresa. Towers Watson Italia S.r.l. Via Vittor Pisani, 19, 20124 Milano Italia Capitale Sociale 100.000,00 i.v. - a socio unico - soggetta a Direzione e coordinamento della Towers Watson Ltd. Cod. Fisc. P.IVA/RI CCIAA MI 09373410159 REA MI 1316853 Le informazioni contenute nella presente pubblicazione hanno carattere generale e sono a titolo puramente informativo. Nessuna azione potrà essere esperita sulla base di uno qualsiasi degli articoli, senza avere preventivamente richiesto una consulenza specifica. Per disdire l abbonamento, si prega di inviare una mail a eu.unsubscribe@ towerswatson.com indicando il nome della pubblicazione nell oggetto della stessa e specificando nome, titolo e indirizzo della società. Copyright 2014 Towers Watson. All rights reserved. TW-EU-2014-38290. Giugno 2014. towerswatson.com /company/towerswatson @towerswatson /towerswatson