Il ciclo di progetto focus su Domande libere, spunti, casi concreti Il PCM nel caso degli eventi: caratteristiche e peculiarità
Il ciclo di vita di un progetto culturale FASI Ideazione DOCUMENTAZIONE Bozza progetto Origini, idea, obiettivi Attivazione Piano fattibilità Fattibilità Pianificazion e Piano operativo Programmazione Attuazione Report periodici Realizzazione, risultati Completamento Report conclusivo Realizzazione, risultato Valutazione Relazione valutazione Riflessione, benefici
La Fase di Pianificazione (1) La fase di pianificazione è il momento nel quale tutti gli elementi dell evento creati, generati e valutati e stabiliti nelle fasi precedenti vanno riorganizzati in piani di lavoro dettagliati e specifici in modo che sia chiaro: cosa va fatto quando vanno fatte le cose e quanto tempo occorre come, chi e che cosa si rende necessario per fare le cose nei tempi stabiliti chi fa che cosa quanto costa, chi paga, come e quando come e quando controlliamo se stiamo rispettando i nostri programmi cosa facciamo se le cose non vanno come previsto
Il piano di produzione generale Il piano di produzione corrisponde alla pianificazione generale di tutto ciò che deve essere fatto per realizzare e portare al termine l evento. Rientrano nel piano di produzione le seguenti attività: organizzative e di produzione specifica di reperimento e gestione economico-finanziaria Contrattuali Amministrative Logistiche tecnico-allestitive di comunicazione e promozione
Schema complessivo Pianificazione: funzioni e documentazione
Prodotti della pianificazione Si sono stabilite le risorse occorrenti ossia ciò che serve per completare ogni azione nei tempi prefissati per quanto attiene: le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di servizio), competenze e tempi presunti di impiego/lavoro le risorse materiali (mezzi, strumenti, attrezzature) Per un evento culturale si creano dei veri e propri gruppi creativi in grado di generare in tempi rapidi meccanismi di funzionamento agili, formali ed informali, conoscenza e performance di alto livello per qualità, forma e contenuti.
Il piano delle burocracies Il piano delle burocracies trova la sua importanza nelle numerose variabili di natura amministrativa e burocratica che l evento culturale richiama. Nell organizzazione di un evento (location e svolgimento) occorre identificare: autorizzazioni necessarie normative inerenti procedure e l iter di concessione, ottenimento e rilascio vincoli collegati uffici abilitati al rilascio tempi permessi di lavoro, movimento merci e polizze assicurative contratti/accordi: partner e finanziatori, appalti/forniture e servizi, di lavoro (artistici e di personale tecnico)
Budget (3) Voci principali di budget COSTI Costi inerenti l idea progetto, artistici, di ideazione e contenuti Costi tecnico allestitivi Costi logistici RICAVI Ricavi commerciali Finanziamenti pubblici Finanziamenti privati Costi organizzativi Finanziamenti comunitari/internazionali Costi di comunicazione - Quota parte costi di funzionamento dell organizzazione e spese generali (da allocare al progetto) -
Budget (1) COSTI Costi inerenti l idea progetto, artistici di ideazione e contenuti: Compensi responsabili artistici, culturali, scientifici, ideatori, curatori;consulenze e supporti alla progettazione; Compensi per direzione artistica e scientifica; Aiuti/assistenti Acquisto, noleggio, riproduzioni di opere (arte, film, ecc.); Cachet e rimborsi formazioni artistiche e/o compensi artisti interpreti; Acquisto e noleggio dei diritti; Oneri sociali previdenziali ed assistenziali; Oneri fiscali; Spese attività collaterali; Studi e ricerche, documentazione. Costi tecnico-allestitivi Compensi per progettazione tecnica, scenografica e degli allestimenti; Consulenze tecniche e collaudi; Realizzazione modelli e plastici; Sala prove; Costruzione o noleggio scenografie, attrezzeria, mobili e arredi; Costumi e make up; Incisione registrazioni e colonne sonore>effetti speciali; Traduzioni, stesure duplicature noleggio testi, partiture>; Noleggio strumenti musicali; Noleggio attrezzature foniche, video; Noleggio apparecchiature speciali; Compensi team tecnico ed oneri sociali;
Budget (2) Pulizia e bonifica area Allestimento strutture, arredo area, dotazioni, coperture, ring luci, bagni; Segnalizzazione, transenne, recinzioni, barriere; Allacci idrici, energetici, telefonici; architettura e noleggio radio intercom; Strutture per gli sponsor; Megascreen; Facchinaggi e mezzi per spostamento/sollevamento; Allestimenti floreali; Lavanderia, tintoria, stireria; Personale tecnico montaggio/smontaggio/serale; Impianti, dotazioni e staff di sicurezza (antincendio, sanitario). Costi logistici Viaggi persone; Trasporti materiali; Imballo e custodie; Trasferimenti interni e da/per aeroporto stazione; Spese di alloggio; Catering e ristorazione; Diarie e indennità di trasferta; Runner; Movimento opere e film; Spedizione e corriere città; Sopralluoghi.
Costi organizzativi Affitto location e diritti occupazione suolo pubblico; Tasse e spese rilascio autorizzazioni, licenze; Assicurazioni luoghi e latri rischi; Compensi team di produzione; Servizi e personale di cassa; Personale di controllo e sicurezza; Personale di accoglienza, hostess; Realizzazione dei badge/passi team, ospiti e autoveicoli; Pulizie; Diritti di autore ed oneri SIAE; Acquisto frequenze radio intercom; Utenze; Noleggio macchine ufficio; Postali; Fitto magazzini; Cancelleria, materiale di consumo; Spese notarili, certificazioni; consulenze; Spese di rappresentanza; Omaggi, cadeau; Spese documentazione; Spese e commissioni bancarie; Interessi passivi; Spese manutenzione. Budget (3)
Costi di comunicazione Immagine; Costi di grafica ed impaginazione, correzione bozze; Deposito marchio; Carta intestata, cartelle; Materiale pubblicitario di stampa; Distribuzione, volantinaggi; Stampati, propaganda; Pubblicità radiofonica e/o televisiva; Mailing list; Promozione diretta verso gruppi, scuole ed associazioni; Pubblicità in movimento; Edizioni, pubblicazioni; Sito internet; Corredo fotografico; Ufficio stampa, press kit, conferenza stampa; Merchandising e gadget; Budget (4)
RICAVI Ricavi commerciali Vendita evento a cachet; Vendita evento % incassi; Vendita biglietti abbonamenti; Cessione e/o utilizzo diritti; Diritto di prevendita; Vendita/nolo spazi pubblicitari; Vendita merchandising; Rimborsi spese; Ricavi da servizi. Finanziamenti pubblici Stato; Regione; Provincia; Comune; Altre istituzioni nazionali ed internazionali; Finanziamenti da privati Sponsorizzazioni in cash; Sponsorizzazioni in merce e servizi; Erogazioni liberali, donazioni; Convenzioni/partnership. Budget (5)
Fig. 1 Gli elementi del modello logico di un programma di eventi culturali (esempio 1) (spiegazione nelle slide successive)
Fig. 2 Il modello logico di un programma di eventi culturali per la promozione turistica (esempio 2) (spiegazione nelle slide successive)
La Figura 1 illustra gli elementi di un ipotetico modello logico di un programma di attività culturali. L esempio adatta e semplifica le informazioni estrapolate da uno studio commissionato dall Agenzia inglese per la promozione delle Arti. Michelle Reeves, Measuring the economic and social impact of the arts, Arts Council England, 2002. L esempio spiega tre aspetti: 1. sono stati chiaramente individuati i piani sui quali si vuole valutare l impatto e le variabili da utilizzare; 2. sono stati individuati gli output e gli outcomes, cioè i benefici sia di breve che di medio termine; 3. sono state individuate le principali voci che definiscono gli input (gli investimenti), le attività e i beni generati dagli investimenti ed, infine, le tipologie di persone, istituzioni e organizzazione che si intendono coinvolgere. L esempio non può ancora considerarsi un modello logico compiuto, perché non sono sia evidenziate le relazioni cause effetto, sia il peso di ogni relazione.
La Figura 2 illustra invece un esempio del modello logico di un ipotetico investimento negli eventi culturali finalizzato ad attivare impatti sull economia turistica. Rispetto all esempio proposto nella Figura 1 qui sono evidenti le relazioni causa-effetto ipotizzate e quelle considerate più importanti (le linee di collegamento sono più spesse) ai fini del raggiungimento dell impatto atteso. In breve, l esempio ci dice che è stato finanziato un programma di eventi culturali che ci si aspetta generi e consolidi valore aggiunto ed occupazione nell economia turistica. Le principali leve sono l attivazione di nuovi flussi turistici (cioè aggiuntivi a quelli esistenti perché motivati dagli eventi culturali) che, tra l altro, hanno una capacità di spesa maggiore della media.
ciclo di seminari su Project Cycle Management Fine dei seminari! Per approfondimenti, via mail antonio.cordella@unisalento.it